إذا كنت تمتلك شركة أو محل تجاري وانت القائم على إدارته أو كنت محاسب لاحدهم ، فأنت تعلم أن الشركات مسؤولة عن تسجيل جميع النفقات والإحتفاظ بسجل خاص بالمعاملات التي يتم أجروها بشكل يومي للحفاظ على اموال الشركة.
تتسبب العديد من المعاملات غير المسجلة في اختلال توازن البيانات المالية مثل الميزانية العمومية ، مما يؤدي إلى إدارة مالية غير فعالة. يتم الاحتفاظ بهذه السجلات بمساعدة عدة مستندات ، أحدها هو دفتر اليومية.
دفتر اليومية في المحاسبة هي الخطوة الأولى نحو تسجيل معاملات الشركة في دفتر اليومية. يأتي بعد ذلك إنشاء دفتر الأستاذ ، والذي يمكن أن يساعد بشكل أكبر في إعداد البيانات المالية للشركة.
جدول المحتويات
مفهوم دفتر اليومية في المحاسبة؟
تطور الإدخالات في دفاتر اليومية
هل يجب أن يكون دفتر اليومية متوازن دائمًا؟
طرق الإدخال في دفتر اليومية
– نظام مسك الدفاتر مزدوج القيد
– نظام مسك الدفاتر الإدخال الفردي
الفرق بين دفتر الأستاذ ودفتر اليومية
ملخص | دفتر اليومية في المحاسبة
مفهوم دفتر اليومية في المحاسبة؟
تحتوي دفاتر اليومية المحاسبية على جميع المعلومات المتعلقة بالمصروفات أو المعاملات التي تتم بشركة ما. يمكن للشخص أيضًا الرجوع إلى دفتر اليومية على أنه دفتر الإدخالات الأصلية حيث يتم تسجيل المعاملات التي تمت أولاً في الدفاتر اليومية.
يتم نقل الإدخالات من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ العام ، والذي يسمح للمحاسبين بتحويلها إلى بيانات مالية.
توفر هذه البيانات المالية معلومات حول الاستقرار المالي ونطاق النمو للشركات. تتضمن إدخالات دفتر اليومية للمحاسبة أساسية النفقات اليومية مثل توسيع المخزون ، أو شراء أصول جديدة ، أو سداد الإلتزامات ، إلى جانب الديون المعدومة.
حتى وقت قريب ، كان المحاسبون قادرين على الحفاظ على الدفاتر اليومية المحاسبية عن طريق إدخال مدخلات يدوية في الدفتر اليومي. حيث يٌقدم المحاسب مدخلات يدوية عن طريق إدخال إدخالات منفصلة لكل معاملة.
ومع ذلك ، فإن التقدم الرقمي جعل الأمور أسهل حيث أن برامج المحاسبة المتوفرة في السوق تتعامل مع دفتر اليومية المحاسبية بكفاءة. مثل هذه البرامج قللت من فرص إدخالات دفتر اليومية الخاطئة وجعلت الأمور أكثر شفافية للشركات.
تسمح الدفاتر اليومية المحاسبية للشركات \ المحلات بتسجيل صفقاتها على مدار اليوم ، مما يسمح للشركة \ المحل التجاري بالتعرف على الصفقات والقرارات التي تؤدي إلى الخسائر.
ستساعدهم دفاتر اليومية على التعلم من المواقف السابقة واتخاذ خيارات مستنيرة. يمكن أن تؤدي الخيارات الأفضل إلى زيادة الربحية والنمو.
تطور الإدخالات في دفاتر اليومية
لإدخال إدخالات دفتر اليومية ، يجب على المرء تحديد معاملات الخصم والائتمان لأن دفتر يوميات المعاملات التجارية يتطلب تصنيفها في عمودين.
طريقة القيد المزدوج في مسك الدفاتر هي الطريقة الأكثر شيوعًا. في هذه الطريقة ، يتم تسجيل المعاملة في عمودين مختلفين ، الخصم والائتمان.
خذ مثالاً على رجل أعمال يشتري أثاثًا لمكتبه. عند تحديث هذا الحساب ، تسجل الدفتر اليومية إدخالين مختلفين لهذه المعاملة.
نظرًا لأن الأثاث يأتي ضمن المعدات المكتبية ، وهو أحد الأصول ، فإن المبلغ الذي يتم إنفاقه يتم خصمه في حساب المعدات المكتبية ، بينما توجد حالة ائتمان نقدًا. وبالتالي ، فإن طريقة دفتر اليومية ذات القيد المزدوج تسمح بمسك دفاتر النفقات بشكل أفضل.
في حالة طريقة مسك الدفاتر ذات الإدخال الفردي ، يسجل المرء جميع المعاملات كتدفقات نقدية داخلة أو تدفقات نقدية في حساب واحد.
هل يجب أن يكون دفتر اليومية متوازن دائمًا؟
دفتر اليومية لا يتطلب التوازن. ومع ذلك ، هناك نطاق لموازنة المدين والدائن “الائتمان والخصم” في نظام دفتر الأستاذ مزدوج القيد. يجب على المرء التأكد من أن المعاملات التي تجريها شركة ما يتم إدخالها في دفتر اليومية وتصنيفها في الديون والائتمانات بالتساوي.
تمثل المدينات القيمة المضافة للحساب ، بينما تمثل الأرصدة تخفيض القيمة من حساب آخر. عند إجراء معاملة ، يجب إجراء هذه الإدخالات في أعمدة منفصلة ، حيث يحد نظام إدخال سطر واحد من موازنة الدائن والمدين.
طرق الإدخال في دفتر اليومية
هناك طريقتان مقبولتان على نطاق واسع في دفتر اليومية للمحاسبة ، إحداهما هي طريقة Double-Entry Bookkeeping “الإدخال المزدوج“. يستخدم هذا على نطاق واسع ويسمح للشركات بإزالة الأخطاء.
كما يسمح للمحاسبين بجعل البيانات المالية أسهل نسبيًا من إمساك الدفاتر ذات الإدخال الفردي ، وهي الطريقة الأخرى. لا تجد تقنية مسك الدفاتر ذات القيد الفردي استخدامًا منتظمًا.
سيساعدك الشرح التفصيلي على فهم أيهما مفيد لك ، والذي يلي هذه الفقرة.
نظام مسك الدفاتر مزدوج القيد.
نظام مسك الدفاتر المفرد.
– نظام مسك الدفاتر مزدوج القيد
تستخدم معظم الشركات هذه الطريقة ، لأنها تؤثر بشكل مباشر على ممارسات مسك الدفاتر ، مما يجعلها أكثر كفاءة.
يتضمن كل إدخال معاملة يتم إجراؤه بواسطة شركة بهذه الطريقة تبادلًا بين حسابين ، أحدهما يواجه مدين ، بينما يحصل الآخر على الدائن.
على الرغم من أننا قدمنا مثالاً ، دعنا ندخل في التفاصيل ونتعلم كيفية استخدام نظام الدفاتر المزدوجة. دعونا نفكر في سيناريو يقوم فيه المطعم بتوسيع أعماله ، وللقيام بذلك يشتري ما قيمته 2000 دولار من الأثاث وأدوات المائدة.
عندما يتم تسجيل هذه المعاملة بالتوافق مع نظام مسك الدفاتر مزدوج القيد ، يتغير حسابان.
الأول هو الحساب النقدي ، والذي سيواجه دائن قدره 2000 دولار. من ناحية أخرى ، ستتلقى أصول الشركة خصمًا “مدين” قدره 2000 دولار ، مما يؤدي إلى دفتر يومية متوازن.
– نظام مسك الدفاتر الإدخال الفردي
أصبحت هذه الطريقة في مسك الدفاتر قديمة جدًا ونادرًا ما تستخدم في كتابة اليوميات. يعد نظام إمساك الدفاتر المفرد هو الشكل الأساسي للدفاتر ويشبه إلى حد كبير دفتر الشيكات ، والذي سيحتوي على تغييرات في حساب واحد.
سيؤثر المثال المستخدم أعلاه على دفتر اليومية بشكل مختلف إذا تم استخدام هذه الطريقة. بالنسبة لنفس المعاملة التي تم ترحيلها أعلاه ، سيواجه الحساب النقدي فقط تخفيضًا قدره 2000 دولار. يتم توفير الرصيد المتبقي في الحساب النقدي بعد هذه المعاملة أسفل إدخال المعاملة الأخير.
الفرق بين دفتر الأستاذ ودفتر اليومية
على الرغم من استخدام كل من دفاتر الأستاذ ودفتر اليومية للاحتفاظ بسجل للمعاملات التي تجريها الشركات بمرور الوقت ، إلا أنها تختلف عن بعضها البعض في العديد من الجوانب.
تهدف دفاتر اليومية إلى تسجيل المعاملات بترتيب زمني ، بينما يهدف دفتر الأستاذ إلى تلخيص ونشر المعلومات التي تم الحصول عليها من إحدى دفاتر اليومية.
تدوين المعاملات هو الخطوة الأولى في الإجراءات المحاسبية للشركة. يتم تحليل المعاملات وتسجيلها في دفاتر اليومية بالترتيب الزمني.
غالبًا ما يُشار إلى دفتر الأستاذ باعتباره امتدادًا للأول. يتم تسجيل إدخالات دفتر اليومية للنشاط التجاري في حساب دفتر الأستاذ ، مما يساعد في إعداد البيانات المالية.
عادةً ما تكون دفاتر اليومية وصفية وتشرح المعاملات التي تجريها الشركة بينما في حالة دفاتر الأستاذ ، فإن الأوصاف ليست إلزامية.
ملخص | دفتر اليومية في المحاسبة
يعد تتبع نفقات ومعاملات الشركة أمرًا في غاية الأهمية ، كما أن الاحتفاظ بدفتر اليومية المحاسبي هو الخطوة الأولى في هذا الاتجاه. يجب على الشركات الاحتفاظ بحساباتها بكفاءة لتجنب الأخطاء في البيانات المالية.
طريقة مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج هي الطريقة الأكثر شيوعًا، لأنها تسمح بإجراء إدخالات وصفية وموجزة للمعاملات.
ومع ذلك ، ليس كل رجل أعمال بارعًا جيدًا في ممارسات مسك الدفاتر ، وهم بحاجة إلى مساعدة من المحاسبين او مساعدة البرامج المحاسبية التى بسطت الامور كثيرا.
يمكن أن يتطلب تعيين فريق من المحترفين الكثير من الموارد والأموال من الشركات التي قد تكون نأشئة او بدأت للتو.
تسجيل إدخالات دفتر اليومية هو شيء يمكن لـ برنامج المحاسب سوفت الاهتمام به بكفاءة عالية. حيث يوفر المحاسب سوفت حزمة من برامج سهلة الاستخدام ، والتي يمكن أن تساعد الشركات على تنفيذ ممارسات مسك الدفاتر بكفاءة.
يمكن أن يساعدك برنامج المحاسب سوفت الشركات \ المحلات التجارية في إنشاء دفتر الأستاذ المتوازن والحفاظ عليه نتيجة لمسك الدفاتر بدقة.
هل ما زلت غير متأكد من القيام بذلك بنفسك؟ لا تقلق ، تقدم شركة المحاسب خدمة مسك الدفاتر عن بُعد حيث يقوم فريق من المحاسبين الخبراء بتسجيل المعاملات نيابة عنك بدقة.