يحتوي دفتر الاستاذ كما سبق وشرحنا على جميع حسابات الشركة, ويجب ان يتم ترتيب هذه الحسابات بطريقة تسهل على المحاسب استخراجها عند ترحيل العمليات المالية اليها وعند اعداد التقارير المالية, ومع وجود البرامج المحاسبية اصبح من الضروروة على المحاسب ان يتعلم طريقة عمل دليل الحسابات او ما تسمى بشجرة الحسابات.
دليل الحسابات (شجرة الحسابات):
هي قائمة تحتوي على اسماء وارقام الحسابات والتي تحدد موقعها في دفتر الاستاذ, ومن الطرق المستخدمة في اعداد هذا الدليل هو ان يتم تقسيم الحسابات الى خمس مجموعات (اصول, التزامات, حقوق ملكية, ايرادات, مصاريف) بحيث يتم ترقيم كل مجموعة من هذه المجموعات والحسابات الفرعية التابعة لها الى ارقام متسلسلة , وتختلف طريقة الترقيم من شركة الى اخرى, وهذه احدى الطرق التي يمكن استخدامها في اعداد دليل الحسابات :
مجموعة الاصول تاخد الارقام (100-199) رقم الحساب اسم الحساب
100 الاصول
110 الاصول المتداولة
111 الصندوق
112 البنك
113 المدينون
114 اوراق القبض
115 المخزون
116 ايرادات مستحقة
117 مصروفات مدفوعة مقدما
120 الاصول الثابتة
121 الاراضي
122 المباني
123 السيارات
124 الاثاث
125 كمبيوترات
130 الاصول غير الملموسة
131 العلامة التجارية
132 براءة الاختراع
133 الشهرة
مجموعة الالتزامات تاخد الارقام (200-299) رقم الحساب اسم الحساب
200 الالتزامات
210 الالتزامات المتداولة
211 الدائنون
212 اوراق الدفع
213 قروض قصيرة الاجل
214 ايرادات مقبوضة مقدما
215 مصروفات مستحقة
220 الالتزامات غير المتداولة
221 قروض طويلة الاجل
مجموعة حقوق الملكية تاخد الارقام (300-399) رقم الحساب اسم الحساب
300 حقوق الملكية
310 راس المال
320 المسحوبات الشخصية
330 جاري صاحب الشركة
340 الاحتياطيات
350 الارباح المحتجزة
مجموعة الايرادات تاخد الارقام (400-499) رقم الحساب اسم الحساب
400 االايرادات
410 ايرادات النشاط الرئيسي
411 المبيعات
412 مردودات المبيعات
413 الخصم على المبيعات
420 الايرادات الاخرى
421 ايرادات الاستثمار
422 ايرادات الايجار
مجموعة المصاريف تاخد الارقام (500-599) رقم الحساب اسم الحساب
500 المصروفات
510 تكلفة المبيعات
511 المشتريات
512 مصاريف المشتريات
513 مردودات المشتريات
514 الخصم على المشتريات
520 مصاريف البيع والتسويق
521 مصاريف المبيعات
522 عمولات بيع
523 دعاية واعلان
530 مصاريف ادارية وعمومية
531 رواتب واجور
532 ايجار
533 كهرباء
534 هاتف وانترنت
535 صيانة
536 مصاريف حكومية
537 مياه