الدورة المستندية للمخازن :-
1. محضر الفحص والاستلام .
2. إذن الإضافة .
3. إذن الصرف .
4. إذن الإرتجاع .
5. كارت الصنف .
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
1. محضر الفحص والاستلام …
يحرر محضر الفحص والاستلام عند معاينة واستلام البضاعة الواردة من أي مورد مع مطابقتها فنياً وكمياً مع المواصفات المطلوبة وبواسطة لجنة مشكله لإجراءات الفحص والاستلام .
· يحرر محضر الفحص والاستلام
ü الأصل يسلم للإدارة المالية ليرفق مع إذن الإضافة والفاتورة .
ü صورة للمشتريات للمتابعة والمطابقة مع امر التوريد .
ü صورة ثابتة بالدفتر ولأمين المخزن .
2. إذن الإضافة …
يحرر إذن الإضافة للأصناف الواردة التي يتم قبولها بإنتهاء إجراءات الفحص على أن يقوم أمين المخزن بإضافة الأصناف بعهدته وإثبات استلامه النهائي لها وقيد إذن الإضافة في كارت الصنف .
· يحرر إذن الإضافة
ü الأصل يسلم للإدارة المالية مرفق به محضر الاستلام والفحص .
ü صورة لأمين المخزن للقيد بكارت الصنف .
ü صورة ثابته بالدفتر .
3. إذن الصرف …
يحرر إذن الصرف أمين المخزن طبقاً لأصل طلب العميل الوارد له من موظف الاستقبال .
· يحرر إذن الصرف
ü الأصل يسلم للإدارة المالية ليرفق به فاتورة البيع الواردة من قسم
المبيعات .
ü صورة لأمين المخزن للقيد بكارت الصنف .
ü صورة لقسم المبيعات مرفقاً بها صورة طلب العميل .
ü صورة ثابتة في الدفتر .
يحرر إذن الإرتجاع في حالة ارتجاع أي بضاعة سبق وأن حرر لها إذن صرف .
· يحرر إذن الإرتجاع
ü الأصل يسلم للإدارة المالية لتخفيضه من حساب العميل بدفتر العملاء ومن كارت أو دفتر مراقبة المخازن .
ü صورة لأمين المخزن لإجراء إضافة الأصناف المرتجعة بكارت الصنف .
ü صورة ثابتة في الدفتر .
5. كارت صنف …
يتم إثبات كافة عمليات إضافة أو صرف أو ارتجاع البضاعة في كارت الصنف على أن يخصص كارت لكل صنف على حده .