بقلم : د/ فياض حمزه رملي
ظهرت أهمية رقابة الأداء Performance Control نتيجة لتوسع عمل المنشآت والمنظمات باختلاف أنواعها وتبعاً لذلك ظهور التخصصات الدقيقة المختلفة، مما اقتضي معه الأمر تفويض بعض الاختصاصات والمسئوليات إلى المسئولين عن الإدارات حتى يتمكنوا من أداء الأعمال الموكلة، ومن ثم تحقيق أهداف المنشأة ككل.
■ تتعدد المداخل الفكريه في شأن تحديد مفهوم لرقابة لأداء ومنها على سبيل المثال لا الحصر ما يلي:
هي فحص لعمليات المشروع ابتداءً من مستوياته الدنيا إلى العليا لتحديد ما إذا كانت الإدارة السليمة متبعة أم لا، وذلك لتسهيل الوصول إلى أفضل العلاقات فعالية مع المحيط الخارجي وأكفأ تنظيم إداري وسلاسة في العمل الداخلي.
هي تقويم أنشطة هيئة ما للتحقق مما إذا كانت مواردها قد أديرت بالصورة التي روعيت فيها جوانب التوفير والكفاءة والفاعلية، ومن أن متطلبات المساءلة قد تمت الاستجابة لها بصورة معقولة.
هي قياس وتصحيح أداء الأنشطة التي يقوم بها المرؤوسين للتأكد من أهداف المنظمة والخطط المعدة لبلوغها يجرى تحقيقها.
مما سبق يمكن صياغة مفهوم موحد لرقابة الأداء على أنها: دراسة وتقييم علمي وفق تكليف محدد للتنظيم الإداري بمستوياته المختلفة والسياسات الإدارية السائدة فيه أو لأي قسم داخل التنظيم بغرض التأكد من أن الإدارة تعمل بكفاءة.
■ وتتمثل الأهداف الرئيسية لرقابة الأداء في الآتي:
– ترشيد عملية التخطيط من خلال تزويد القائمين بالتخطيط بما يحتاجونه من معلومات موضوعية تسهم في تنمية وتحسين مستوى وظيفة التخطيط.
– ترشيد القرارات الإدارية عموماً من خلال تزويد الإدارة بمعلومات تمكنها من رصد النشاط ومتابعته خطوة بخطوة، وتزويدها بنتائج تقويم الأداء لجوانب هذا النشاط المختلفة وسبل تطويره، وضمان حسن استخدام الموارد الإنسانية والمادية ومعالجة تدني مستوي الكفاءة وأسباب الهدر والإسراف في الإدارة.
– ترشيد نظم الرقابة الداخلية من خلال دراسة هذه النظم وإجراءاتها ورصد نتائج تطبيقها.
– تشجيع تقويم الأداء الداخلي وتطوير وتحسين نظم المعلومات المتعلقة بإدارة النشاط ونتائجه.
– التعرف على الأهمية الاقتصادية والاجتماعية للنشاط وبيان مدى مساهمته في تحقيق الأهداف التنموية في مجال النمو الاقتصادي والتطور الاجتماعي.
– إرساء دعائم مبدأ المساءلة المترتب على التقويم الموضوعي للأداء، أي تطبيق الثواب والعقاب حيال مخالفة مقررات التنظيم الإداري.
– تزويد السلطة العليا في المؤسسات بالمعلومات الموضوعية عن النتائج التي حققتها الإدارة التنفيذية لتمكين هذه السلطة من متابعة التنفيذ والإشراف عليه وتطوير التوجيه.
■ ولرقابة الأداء مجموعة من الضوابطة تعمل بمثابة معايير ومقاييس ومؤشرات في سبيل التحقق من أن تنفيذ الخطة الموضوعة تم بكفاءة عالية وكما هو محدد له وبتكلفة اقتصادية مناسبة، وتحديد الانحرافات عنها ومعرفة مسبباتها وكيفية إجراء التصحيحات اللازمة.
وتتمثل هذه الضوابط الرقابية للأداء بناءً على التقسيمات المهنية المعيارية لأنواعها والصادرة عن مكتب المحاسب العام الأمريكي (GAO) في الأنواع التالية:
ضوابط الاقتصاد والكفاءة.
ضوابط الفعالية.
ضوابط مراجعة البرامج.
أولاً: ضوابط الاقتصاد والكفاءة – Economy And Efficiency Restraints:
هي مجموعة المقاييس التي تستخدمها الوحدة بهدف تحليل وتقييم مدى فعالية نشاطها للتأكد من التضطلع بالمسئوليات الاقتصادية على أتم أوجهها، أي من خلال المحافظة على الموارد، ولأجل تقييم اقتصادية العمليات وما يرتبط بها من تخصيص واستخدام للموارد بهدف التحسين والتطوير مستقبلاً.
بناءً عليه فإن ضوابط الاقتصاد والكفاءة تختص بتحقيق أنسب توازن بين التكاليف والنتائج، وعند تنفيذ هذه الوجهة يهتم المراقب بتقييم جهود تخفيض التكاليف ويركز عليها، ولكن ليس إلى الحد الذي يعرقل النتائج، بالإضافة إلى ذلك تحليل زيادة الإنتاجية، ولكن ليس إلى الحد الذي يزيد من التكاليف، فعند تقييم المراقب أو المراجع لاقتصادية الوحدة فإنه يحلل مدى استغلال الموارد من قبل المستخدمين، فالاقتصاد يعني الاستغلال الأمثل للموارد المتاحة بأقل ما يمكن من تكاليف، والكفاءة تعنى التأكد من تحقيق أقصى مخرجات ممكنة من استغلال هذه الموارد، أو أن أقل مستوى من الموارد قد تم استخدامه لتحقيق مستوى محدد من المخرجات.
ثانياً – ضوابط الفعالية – Effectiveness Restraints:
هي مجموعة المقاييس التي تعنى بالتأكد من أن المخرجات قد تمت بالمستوى المطلوب من جودة الأداء أي تحقيق الأهداف المخططة للوحدة. وهذه الضوابط تحقق الآتي:
-تقييم نظام الوحدة التخطيطي فيما يختص بالأهداف والخطط المفصلة.
-تقييم كفاية النظام الإداري في قياس الفعالية.
-تحديد مدى تحقيق النتائج.
-تحديد العوامل التي تعيق الأداء المرضي للنتائج.
وذلك عموماً بدافع التقييم لما إذا كان النشاط بشكل عام يحقق أغراضه المخططة أم لا في ضؤ منهج المقارنة بين المخططات والفعليات.
ثالثاً: ضوابط مراجعة البرامج – Programs Auditing Restraints :
هي مجموعة المقاييس التي تهدف إلى التحقق عن المدى الذي حقق فيه البرنامج غايات الوحدة الاقتصادية ككل أو القسم داخل الوحدة، بالإضافة إلى كفاية هذا البرنامج، وما إذا كانت الوحدة ككل (أو القسم) تتسم بالانسجام مع القوانين والأنظمة النافذة فيما يتعلق بالبرنامج المطبق. وتهدف هذه الضوابط بشكلٍ عام إلى:
-تحديد مدى إنسجام الوحدة ككل أو القسم مع القوانين والأنظمة فيما يتعلق بحيازة وحماية واستخدام الموارد.
-التحقق من وجود نظام كافي لقياس الأداء بفعالية واقتصادية والتقرير عن ذلك.
-تقويم كفاية البرامج أو عناصر البرامج.
-تحديد ما إذا كانت الإدارة قد أخذت البدائل بالحسبان عند إقرار البرنامج الذي يستهدف النتائج المرغوب فيها والمقارنة في ضوء هذه البدائل المتاحة والتأمين على أفضلها الذي يحقق النتائج بكفاية عالية وبتكلفة أقل.
-تحديد ما إذا كان البرنامج يتمم أو يكرر أو يتواكب أو يتعارض مع برامج أخرى.
-تحديد الطرق الكفيلة بجعل البرنامج يعمل بأقصى كفاءة ممكنة.
-تقويم كفاية النظام الإداري لقياس الكفاية والتقرير عنه.
وبشكل عام حتى يمكن تحقيق رقابة أداء فاعلة بالمؤسسة المستهدفة لا بد من توافر هيكل تنظيمي واضح يوضح خطوط السلطة والمسئولية والاختصاصات والصلاحيات، إضافة إلى توافر الكوادر ذات الكفاءة العاملة في المواقع المناسبة، إضافة إلى اعتماد معايير أو مؤشرات واضحة مسبقاً عن الأداء لمقارنتها بالأداء الفعلي.