عمليات شراء المخزون تحتل أهمية كبيرة في الشركات التجارية والصناعية على حد سواء , إذ أن نشاط الشركة الرئيسي يتعلق بها , ففي
الشركات التجارية يتم شراء الأصناف لغرض إعادة بيعها والاستفادة من فرق السعر بين الشراء والبيع , وفي الشركات الصناعية يتم شراء المواد الخام ومن تم تحويلها إلى أصناف أخرى وإعادة بيعها , ولا يخفى عليكم أن الكثير من الشركات قد تمارس النشاط التجاري والصناعي في أن واحد .
مع انفتاح الأسواق العالمية بعضها على بعض , أصبحت معظم الشركات تتعامل مع أصناف أكثر سواء لأغراض صناعية أو تجارية , ولا نتصور نظام محاسبي كفؤ يعيش بمعزل عن إدارة عملية الشراء .
ومع أن شراء أي اصل من الأصول الثابتة هو عملية شراء كشراء ماكنة أو سيارة وكذلك شراء بعض المواد المستهلكة مثل القرطاسية أو قطع الصيانة هي عملية شراء أيضا إلا انه محاسبيا عندما يتم ذكر مصطلح المشتريات فان المقصود هو شراء بضاعة المخزون سواء الأصناف التجارية أو الصناعية منها .
من هنا يمكن أن نعرف المخزون بأنه البضاعة التي يتم اقتناؤها من اجل إعادة بيعها ضمن نشاط الشركة الاعتيادي في الشركات التجارية أو البضاعة التي يتم اقتناؤها من اجل استخدامها في عمليات الإنتاج في الشركات الصناعية .
ومن أهم المشاكل التي قد ترافق عمليات الشراء والرقابة على المخزون في حال تم التنازل أو المساومة على جودة النظام .
• ضياع الكثير من صفقات البيع بسبب عدم توفر المخزون المناسب
• استخدام أصناف رديئة في عمليات البيع والإنتاج
• تكدس الكثير من البضاعة غير المباعة وفسادها
• توفير فرصه للتلاعب والفساد داخل الشركة
• تحمل الكثير من المصاريف الاضافيه المرافقة لعملية الشراء كان من الممكن تجنبها
• استثمار مبلغ كبير من موارد الشركة في المخزون يمكن تجنبه باستخدام نظام مناسب
• عدم الحصول على بيانات مالية سليمة عند الحاجة إليها بسبب عدم دقة حسابات المخزون
تسجيل عملية الشراء لا يتم بواسطة إعداد سندات قيد بصورة مباشرة ولكن يتم إدخال البيانات بواسطة نموذج فاتورة الشراء الآلي .
في سند فاتورة الشراء يتم تحديد المورد الذي تم الشراء منه , ويتم تحديد الصنف الذي تم شراءه , ومن الطبيعي أن جميع الموردين وأصناف المخزون السلعي يتم تعريفها سابقا في البرنامج عند اعتماد أي مورد جديد أو طلب صنف جديد .
النماذج الرئيسية التي يتم استخدامها لتنظيم علمية الشراء في البرامج الآلية هي :
طلبية مشتريات
سند استلام بضاعة
فاتورة مشتريات
سند صرف
مرتجع مشتريات
إشعار مدين وإشعار دائن
بما أن نشاط الشركة الرئيسي يتعلق بهذه المشتريات فلا يمكن الاستغناء عن قاعدة بيانات شاملة تحتوي على جميع المعلومات المرتبطة بإدارة المشتريات .
كثير من الشركات التجارية تعمد على جلب مشترياتها من الخارج , وإمكانية جمع البيانات المتعلقة بالتجارة الخارجية في قاعدة بيانات واحده مرتبطة بالبرنامج المحاسبي تعطي ميزة تنافسية , ومن الطبيعي أن تصميم قاعدة البيانات بشكل يخدم النظام مهم جدا ولكن عملية التفكير في جمع البيانات في قاعدة بيانات واحدة لا يقل أهمية عن النتيجة ذاتها .