شرح ادلة الاثبات و القرائن في المراجعة

أدلة وقرائن الإثبات

يقصد بالدليل في اللغة العربية المرشد، أما القرينة في اللغة هي المصاحبة .
ان أدلة الإثبات تعني كل ما يمكن ان يحصل علية المراجع من ادلة و قرائن محاسبية تساعدة في تدعيم رأية الفني المحايد حول صحة القوائم المالية، لذلك يعتبر دليل الاثبات بينة قاطعة بحد ذاتها، اما القرائن فتستعمل بدلا عن دليل الاثبات بحيث يلجاأ اليها المراجع عن طريق جمع اكبر عدد ممكن من القرائن في الحالات التي يستعصي عليه وجود دليل اثبات قاطع.
هذا وقد عرف المعيار الدولى للمراجعة ادلة الاثباب في المراجعة بانها: “المعلومات التي يحصل عليها المراجع للتوصل الى استنتاجات يبني على اساسها راية المهني ، وتشمل ادلة الاثبات مصادر المستندات و السجلات المحاسبية المتضمنة للبيانات المالية و المعلومات المؤيدة من المصادر الاخرى”.
ان الاختلاف بين ادلة الاثبات و القرينة يكمن في ان الدليل يتجة الى الحقيقة محل المراجعة مباشرة في حين ان تتجة القرينة بطريقة غير مباشرة من خلال الحقيقة المتصلة بها.
طبيعة أدلة الإثبات- :
أدلة الإثبات هي كل ما من شانه أن يؤثر علي حكم و تقدير المراجع فيما يتعلق بمطابقة ما عرض من معلومات مالية للحقيقة الاقتصادية , و لا تختلف كثيرا النظر في هذه الأدلة بين منطلق وجهة نظر المراجع الداخلي ووجهة نظر المراجع الخارجي .
فان علي المراجع الخارجي أن يتحقق و يستوفي ما جاء بمعايير العمل الميداني و الذي يتطلب (( جمع أدلة الإثبات التي تمثل أساسا معقولا و مناسبا لتكوين الرأي بخصوص القوائم المالية موضع الفحص ))

أنواع ادلة الاثبات:
1- الفحص الفعلي او الوجود الفعلي
وهو قيام المراجع بفحص او جرد الاصول الملموسة مثل المخزون و الالآت و النقدية، فوجود مثل هذه الاصول داخل المنشأة لا يعني ملكية هذه الاصول، كما يجب على المراجع التحقق من كميات و مواصفات هذه الاصول، وكذلك تقييم حالة او جودة هذه الاصول.
كما يجب التميز بين الفحص الفعلي للاصول و الفحص الفعلي للمستندات، فالصكوك قبل توقيعها تعتبر مستندات وبعد التوقيع تعتبر اصولا وعند الغائها تعتبر مستندات مرة اخرى والفحص الفعلي من اكثر انواع ادلة الاثبات استخداما، ومع العلم بان الفحص الفعلي لا ينفع او لا يصلح للاصول غير الملموسة فهي تحتاج الى نوع اخر من الفحص مثل الفحص المستندي.
2- المصادقات:
تعتبر المصادقات من اقوى ادلة الاثبات، لان هذه المصادقات يتم اعدادها خارج المنشأة والمصادقة هي عبارة عن رد كتابي او شفوي يصدر عن جهة من خارج المنشأة ، ويتوقف استخدام المصادقات او عدم استخدامها على مدى توافق بدائل اخرى ، بحيث انه اذا امكن التحقق من وجود اصل ما او عملية ما باستخدام بدائل اخرىمثل الفحص الفعلي او الفحص المستندي، ففي هذه الحالة ليس هناك داعي لاستخدام نظام المصادقات.
ويتم استخدام المنصادقات كثيرا للمصادقة على حساب المدينين حيث اشار المعيار الدولي الى انه عندما تكون حسابات المدينون جوهرية للبيانات المالية وعندما يكون هنالك توقعا معقولاً بان المدينون سيستجبون، يقوم المراجع عادة بالتخطيط على مصادقات مباشرة لحسابات المدينون او لقيود فردية في رصيد هذه الحسابات ، كما اشار نفس المعيار في بند اخر الى انه عندما يكون هنالك توقعات بان المدينون سوف لم يستجبون، على المراجع ان يخطط للقيام باجراءات بديلة.
وهنالك ثلاثة انواع من المصادقات كما حددها المعيار البريطاني وهي :-
أ- ( المصادقات الايجابية) المصادقات الايجابية مع طلب معلومات من المصادق:
في هذه الحالة يطلب من الشخص الذي تسلم المصادقة بان يقوم بارسالها الى المراجع بعد الرد عليها في كافة الاحوال، كما اطهرت دراسة ان الاستجابة لهذا النوع قليل، لانها تتطلب من مستلم المصادقة ان يبذل جهداً لاتمام هذه المصادقة، كما اشار المعيار الدولي الي انه: في حالة عدم استلام اجابة لمصادقة ايجابية، يجب تطبيق اجراءات بديلة او معاملة البند كخطأ.
ب- ( المصادقات العمياء) المصادقات الايجابية مع تضمينها معلومات يجب المصادقة عليها:
وفي هذه الحالة يمكن لمستلم المصادقة ان يوقع عليها ويعيدها دون ان يهتم بفحص البيانات و المعلومات الوارده بهذة المصادقات.
ج- المصادقات السلبية:
وفي هذه الحالة يطلب من المستلم ان يرد فقط في حالة عدم صحة المعلوماتز فقد اشار المعيار الدولي الى انه: في حالة طلب الادارة من المراجع الحصول على مصادقة ارصدة معينة لحسابات معيتة تحت التحصيل، يقوم المراجع بدراسة فيما اذا كانت هنالك اسباب صحيحة لمثل هذا الطلب، كما اشار في بند اخر بانه قبل الموافقة على عدالة الرفض على المراجع اختبار ايه ادلة متوفرة لدعم تفسيرات الادارة.
وعلى المراجع ان يراقب هذا النوع من الادلة منذ الاعداد وحتى استلام الاجابات على هذه المصادقات، فاذا تخلى المراجع عن مراقبة المصادقات فلا يمكن الاعتماد عليها كدليل اثبات.
3- التوثيـــق:
يتمثل التوثيق في فحص الدفاتر و المستندات التي تدعم المعلومات المدرجة بالقوائم المالية وبما ان لكل عملية مالية مستند واحد على الاقل يدعم هذه العملية فسيكون هناك العديد من المستندات التي تدعم هذه العمليات المالية، وبالتالي يسهل استخدام عملية التوثيق بشكل واسع كادلة اثبات ويوجد نوعان من المستندات هي/
أ- مستندات خارجية: وهي المستندات التي يتم اعدادها خارج المنشأة وقد تستخدم داخل المنشأة و خارجها ، مثل فواتير الشراء.
ب- مستندات داخلية: وهي المستندات التي يتم اعدادها واستخدامها داخل المنشأة مثل مستندات المناولة داخل المخازن.
وتعتبر المستندات الخارجية اكثر تدعيم وصحة من المستندات الداخلية وكذلك المستندات التي تكون داخل فترة المراجعة اقوى من المستندات التي تكون خاج فترة المراجعة ، بالاضافة الى ان هناك شروط للمستندات منها يجب ان يكون المستند اصلاً وليس صورة ، وان يكون المستند موجة للمنشأة محل المراجعة ، و يكون مستوفي الشروط القانونية المعمول بيها داخل المنشأة ولا يحوى اى شطب او محو.
4- الملاحــظات :
تستخدم الملاحظات كدليل اثبات من خلال تقيم انشطة معينة بحيث يمكن للمراجع ملاحظة سير العمل على مدى واسع ولتكوين هذه الملاحظات قد يحتاج المراجع زيارة ميدانية وتكوين انطباع معين، كما يمكن ان يلاحظ مدى الالتزام في تنفيد خطط العمل ومدى التوافق و التناغم بين الاقسام المختلفة. كما انه من خلال الملاحظة يمكن الحكم بمدى ضرورة الحصول على ادلة اخرى ام لا.
5- الاستفسارات:
يمكن للمراجع القيام بالاستفسارات للحصول على معلومات كتابية كانت او شفوية وذلك من خلال طرح مجموعة من الاسئلة، فالاستفسار لا يعتبر دليلاً حاسماً، لانه لا يتم التوصل الية من طرف محايد. ولهذا يحتاج الاستفسار الى مجموعة من الادلة الداعمة لكي يتم الاعتماد علية، فمثلا اذا اراد المراجع ان يحصل على معلومات عن كيفية التسجيل و الرقابة بالنسبة للعمليات المالية فعلية ان يسأل العميل عن الكيفية التي يعمل من خلالها نظام الرقابة الداخلية، ثم القيام ببعض اختبارات المراجعة باستخدام وسائل اخرى مثل التوثيق و الملاحظة للتأكد من ان هذه العمليات قد تم تسجيلها و الرقابة عليها وفقاً لمتطلبات نظام الرقابة الداخلية وايضاً كما صرح العميل.
6- إعادة التشغيل أو ما يعرف بالمراجعة الحسابية:
يقصد باعادة التشغيل ، اعادة فحص عينة من العمليات الحسابية وتحويل المعلومات خلال تلك الفترة التي تتم المراجعة عنها وقد تشمل اعادة فحص العمليات الحسابية اختبار الدقة الحسابية ومثل ذلك يتضمن اجراءات مثل: ترحيل فواتير البيع و المخزون، وكذلك عمليات الجمع في الدفاتر و السجلات وايضاً فحص العمليات الحسابية لمصاريف الاهلاك و المصاريف المدفوعة مقدما، وكذلك تشمل اعادة فحص تحويل المعلومات . وللتاكد من ان المعلومات التي تم ادراجها في اكثر من مكان واحد قد تم تسجيلها بنفس القيمة في كل مرة، فمثلاً يختار المراجع عملية عشوائية تخص احد العملاء مثل البيع بالاجل و يتأكد من ان المعلومات المدرجة في يومية المبيعات قد تم تسجيلها بنفس المعلومات في يومية المدينين وكذلك في الاستاذ العام بنفس المعلومات.
7- الاجراءات التحليلية:
تشتمل هذه الاجراءات استخدام المقارنات و العلاقات المختلفة لتحديد مدى منطقية رصيد حساب معين حيث يمكن استخدام المقارنات عن طريق النسب المالية للمقارنة بين السنة الحالية و السنة السابقة، وفي بعض الحالات قد تكون الاجراءات التحليلية هي الدليل الوحيد اذا كانت الاهمية النسبية معدومة، كما انه في الحالات التي يكون فيها ارصدة الحسابات اكثر منطقية يتم التقليل من الاجراءات التحليلية ، وبالتالي تخفيض حجم ادلة الاثبات المطلوبة.
كما تستخدم الاجراءات التحليلية في فصل حسابات او عمليات مالية عن بعضها ليتم فحصها بشكل معمق والتأكد من انها لاتحتاج الى خطوات اخرى .
كما يمكن الاشارة الى بعض الانواع الاخرى من ادلة الاثبات مثل :
1- سلامة نظام الرقابة الداخلية:
ان وجود نظام رقابة داخلية يعكس سلامة البيانات التي يتم الحصول عليها من داخل المنشأة و بالتالي الاعتماد عليها و اعتبارها ادلة اثبات ، كما ان وجد نظام رقابة داخلية جيد يعني انتظام الدفاتر و السجلات و عمليات القيد و العرض، وغيرها من العمليات المحاسبية الاخرى.
كما يجب التاكيد على ان يكون نظام الرقابة الداخليةمطبق فعلا وليس حبراً على ورق.

2- النتائج اللاحقة للأحداث :
قد تقع في فترات لاحقة لعملية المراجعة احداث يمكن اعتبارها دليل اثبات يعبر عن صحة او عدم صحة بعض العمليات التي تحدث بعد انتهاء عملية المراجعة ، فعلى سبيل المثال يمكن التاكد من صحة التزام ما تم اظهارة بالميزانية وذلك خلال ملاحظة ان هذا الاتزام قد تم تسديدة في فترة لاحقة، والتاكد من صحة وسلامة عرضة كما ظهر بالميزانية لاول مرة.
أهمية أدلة الاثبات في المراجعة:
تكمن اهمية ادلة الاثبات في المراجعة في انها هي الاساس الذي يبني عليه المراجع عملية المراجعة ، وبالتالي دقة و صحة هذه الادلة يعود بالمنفعة على المنشاة محل المراجعة من خلال التالي:
1- وجود ادلة اثبات صحيحة و دقية تدعم البيانات المحاسبية و المعلومات المالية الموجوده في القوائم المالية من شانه زيادة الاعتماد على هذه البيانات و المعلومات من قبل المستخدمين الداخلين و الخارجيين للمنشاة و بالتالي زيادة الثقة في هذه المنشاة.
2- تقرير المراجع، وهو المحصلة النهائية من جمع ادلة الاثبات التي تساعد المراجع في الوصول الى الحقيقة ، كما يساعد تقرير المراجع المستفيدين منه في اتخاذ قرارات صحيحة و المبنية على اساس سليم.
وما يمكن ملاحظتة هنا ان العملية مرتبطة ببعضها البعض ، فالذي يتوصل اليه المراجع من حقائق يعكس حقيقة ادلة الاثبات، وبالتالي على ضوء راي المراجع الفني المحايد يمكن للمستثنرين او المستفيدين و غيرهم اتخاد قرارات سليمة تساعد في بناء اقتصاد قوي يمكن الاعتماد عليه، وهنا تبرز اهمية ادلة الاثبات.
اهداف ادلة الاثبات في المراجعة
قيام المراجع بجمع الادلة الكافية و الوافية، هدفه الاساسي من وراء ذلك تدعيم المنشاة . ولكي يصل المراجع الى تلك الاهداف التي سمو اليها ، علية القيام بالعديد من الامور التي تساعده في الوصول الي ذلك، مثل قيامة بالتالي:
1- التاكيد على وجود الاصول التي يمكن التاكد منها، و التاكيد على حدوث العمليات المالية المقيده بالدفاتر.
2- التاكيد على شمول القوائم المالية لجميع الحسابات .
3- التاكيد على حقوق المشروع ، و التاكد من ان ملكية الاصول حقيقية، وكذلك التاكيد على التزامات المنشاة، والتاكد من هذه الالتزامات حقيقية و ليست وهمية.
4- التأكيد على ان قيام الأصول و الالتزامات و الإيرادات و المصروفات هي قيم حقيقية تعبر عن الوضع المالي للمنشاة و كذلك التأكيد على ان التوزيع تم بطريقة صحيحة و منتظمة على الفترات المالية و خاصة بالنسبة للاهلاكات .
5- التأكيد على ان طريقة العرض و الافصاح في القوائم المالية قد تم بصورة صحيحة ، وتعبر عن الوضع المالي للمنشاة محل المراجعة.