المجموعة الدفترية والسجلات المالية :
تتكون المجموعة الدفترية من :-
4 / 1 الدفاتر الاصلية :
4 / 1 / 1 دفتر اليومية العامة .
4 / 1 / 2 دفتر الجرد .
4 / 2 اليوميات المساعدة :
4 / 2 / 1 دفتر يومية خزينه المصنع .
4 / 2 / 2 دفتر يومية البنوك .
4 / 2 / 3 دفتر يومية مشتريات خامات و مستلزمات انتاج .
4 / 2 / 4 دفتر يومية المبيعات .
4 / 2 / 5 دفتر يومية التسويات .
4 / 3 دفاتر الاستاذ :
4 / 3 / 1 دفتر أستاذ عام .
4 / 3 / 2 دفاتر أستاذ مساعد :
4 / 3 / 2 / 1 دفتر أستاذ مساعد عملاء .
4 / 3 / 2 / 2 دفتر أستاذ مساعد موردين .
4 / 3 / 2 / 3 دفتر أستاذ مساعد حسابات مدينه .
4 / 3 / 2 / 4 دفتر أستاذ مساعد حسابات دائنه .
4 / 3 / 2 / 5 دفتر أستاذ مساعد المخازن .
4 / 4 السجلات التحليلية :
4 / 4 / 1 سجل تحليل الاعتمادات المستندية .
4 / 4 / 2 سجل متابعة خطابات الضمان .
4 / 4 / 3 سجل تحليل المصروفات الجارية .
4 / 4 / 4 سجل الاصول الثابتة .
4 / 4 / 5 سجل متابعة الشيكات برسم التحصيل .
4 / 4 / 6 سجل الموردين .
4 / 4 / 7 سجل متابعة أوامر الشراء .
وقد تم اقتراح هذه المجموعة الدفترية طبقاً للطريقة الفرنسية مع إضافة يومية التسويات للمميزات التالية .
• وجود يومية عامه يقيد بها جميع عمليات الشركة سواء يومياً ـ للعمليات التى ليس لها يومية مساعدة ـ أو شهرياً مع اليوميات المساعدة .
• وجود يوميات مساعدة للعمليات المتكررة الحدوث مثل النقدية ، البنوك ، المبيعات ، المشتريات.
• وجود دفاتر احصائية أو تحليلية تتفق واحتياجات الادارة العلياً .
وتعتبر هذه الطريقة فى القيد خليطاً بين الطريقتين الفرنسية والانجليزية بما يسمح بالاستفادة من مزايا كل منهما .
وسنورد فيما يلى شرحاً لهذه المجموعة الدفترية :-
4 / 1 الدفاتر الأصلية :
4 / 1 / 1 دفتر اليومية العامة :
وهو يمثل دفتر القيد الرئيسى ، ويتم التسجيل فيه من واقع أذون قيد اليومية العامة .
وتسجل فيه القيود التالية :
أ – القيود المركزية الشهرية لدفاتر اليوميات المساعدة .
ب-العمليات التى ليس لها دفتر يومية مساعدة .
ج – قيود التسويات الجردية التى تجرى عند اعداد المراكز المالية الشهرية أو السنوية للشركة .
د – قيود فتح واقفال الدفاتر فى بداية ونهاية كل عام مالى .
4 / 1 / دفتر الجرد :
وفيه يتم تسجيل قوائم الجرد السنوية التى تعدها الشركة فى نهاية كل سنه مالية والموقع عليها من القائمين بالجرد