المراجعة الداخلية من الامور الهامة والحيوية جداً عند الحديث عن الرقابة والتحكم داخل أى مؤسسة وبالتحديد فى المؤسسات الكبرى التى تعمل بإستثمارات كبيرة والتى تحوى بين جنباتها أعداد كبيرة من العاملين .
والمراجعة الداخلية في الشركات لها دور ولكن ليس بالفاعلية المطلوبة نظراً لإختلاط بعض الامور وحدوث تشابك فى المهام يؤدى الى تقليص دور الرقابة ، ولعل أهم الاسباب التى تؤدى الى ذلك التشابك وهذا الخلط هو عدم وجود رؤيا واضحة لهيكل تنظيمى واضح المعالم يوضح العلاقة بين الاختصاصات ومن يتبع من ومن يرفع تقارير لمن .
ولعل الغير مفهوم فى دور المراجع الداخلى لدى الكثير من المعنيين هو ان المراجعة الداخلية لا تقتصر على المراجعة المالية فقط ، فهذا من أقل الادوار اهمية لدى المراجعة الداخلية ، فالمراحعة الداخلية يجب ان تهتم بالاتى :-
– التشغيل – تطبيق السياسات -المالية
ولذلك نجد ان بعض الشركات الكبرى على مستوى العالم والتى تنتهج سياسة الرقابة الداخلية الصارمة من الممكن ان تستعين بشخص فنى فى مجال التشغيل لمعاونة افراد المراجعة فى متابعة التشغيل على مستوى كل مرحلة ، ففى شركات البترول والزيوت والصابون من الممكن ان تستعين بمهندس كيميائى ، وشركات الادوية والمستشفيات قد تستعين بطبيب لمساعدة المراجعة الداخلية فى احكام الرقابة على المراحل الانتاجية وهكذا .
أما بخصوص تطبيق السياسات فهى من اهم المسئوليات التى يجب على المراجعة الداخلية تحملها سواء كانت هذه السياسات هى سياسات الدولة او سياسات وضعتها ادارة الشركة واجراءات ونظم لتنظيم العمل .
وبالنسبة للمالية فعلى المراجعة الداخلية متابعة النظم والسياسات المالية والمحاسبية المتبعة فى العمل والتاكد من صحتها عن طريق اتباع مبادىء المراجعة المتعارف عليها .
مما سبق ذكرة يجب ان نسأل أنفسنا سؤال ، المراجعة الداخلية ما هو دورها ، والاجابة على هذا السؤال فى الحقيقة هى إجابة ليست مرضية إذ ان مهمة المراجعة الداخلية في الشركات الان تنحصر فى النواحى المالية وحتى هذه لم تكتمل حيث انها لا تشمل الا القشور فى النواحى المالية وهذا أمر خطير ،،
س:- ماذا تفعل المراجعة الداخلية فى شركاتنا الان
بالرغم من اهمية الدور الذى تلعبة المراجعة الداخلية الا انة دور أسمي ” مبتور ” اذ انة ينتقص الى اهم الاشياء التى من اجلها شرعت المراجعة الداخلية الا وهو”” الرقابة “” على الثلاثة عناصر الرئيسية وهي ( التشغيل ، تطبيق السياسات ، المالية ) ، فدور المراجعة الداخلية فى الشركة ينحصر فى التعامل مع المستندات وعلى وجة الخصوص المستندات المتعلقة بصرف نقدية ( فواتير العلاج ، صيانة السيارات ، المصروفات عن طريق الخزينة ، فواتير الشراء ….. ) هذا أمر جيد ولكن ليس بالضرورة أن يقوم بة مراجع داخلى فمن الممكن ان يقوم بة محاسب عادى ، فهى مهمة تدقيق وتنفيذ قوانين موضوعة لا غير ، المراجعة الداخلية اعم واشمل من ذلك ، المهام التى من الواجب ان يقوم بها المراجع الداخلى وأيضا ما الذى لا يجب علية ان يفعلة .
1- يجب ان يكون للمراجع الداخلى دور واضح فى مراجعة القيود المحاسبية قبل الترحيل ومراجعة الاجراءات المالية التى تتم خلال الشهر سواء كانت اجراءات خاصة بالمعالجة المحاسبية أو اجراءات خاصة بأى نشاط داخل الادارة المالية .
2- لا يجب على المراجع الداخلى أن يحرر اى مذكرة أو اى مستند ، فمهمة تحرير المذكرات والمستندات من أى نوع هى مهمة المحاسب أو من توكل الية هذه المهمة وليست مهمة المراجع ، وتنحصر مهمة المراجع فى المراجعة على هذه المستندات واعتمادها فى حالة ثبوت صحتها .
3- يجب ان يكون للمراجع الداخلى دور رئيسى فى متابعة التشغيل أو على الاخص فى أماكن التشغيل الحساسة التى تستخدم فيها المواد الخام بكميات كبيرة ، حتى يكون هناك رقابة فاعلة على هذه المراحل ولعل هذا يكون ذو تأثير كبير فى تخفيض الهالك من المواد الخام ومن المنتج وفى إرساء مبدىء الجدية فى التعامل مع الخامات ومع الانتاج بوجة عام .
4- لا يجب ان يجلس المراجع الداخلى على مكتبة الخاص الا فترات قليلة من ساعات عملة اليومية ، وهذا عكس ما يحدث .
5- المراجعة الداخلية يجب ان تتبع الادارة العليا مباشرة وترفع التقارير اليها مباشرة حتى تكون الرقابة فعالة .
6- يجب ان تكون هناك تقارير محددة تخرج من المراجعة الداخلية اسبوعية وشهرية بل ويومية ايضاً .
هذا الدور الذى يجب ان تقوم بة المراجعة الداخلية فى منشأة صناعية ، والشىء الخاطىء الذى نشأنا علية هو إعتبار دور المراجعة مقتصر على اكتشاف الاخطاء فقط لا غير ولكن ما اثبتة العلم الحديث هو ان المراجع الداخلى ليس من ضمن مسئولياتة ضمان اكتشاف الاخطاء وإنما هو يسعى لإكتشافها ويتم الحكم علية من خلال التأكد من أنة اتبع طرق واساليب ومبادىء المراجعة عند البحث والتدقيق ولم يخل بهذه الاسالبيب وكان هذا الاخلال هو سبب مرور خطأ ما علية اثناء المراجعة ، فقد تحدث أخطاء لا يوجد من يستطيع اكتشافها كأخطاء التواطؤ وما اشبة ذلك .
اذا اكتشاف الاخطاء هو فى المرتبة الاولى من اختصاص الادارة التى يرفع اليها المراجع الداخلى التقارير .
من هنا يجب تفعيل دور المراجعة الداخلية بالشركة عن طريق البدء فى عقد اجتماع مع المراجعين الداخليين لتوضيح المهام المكلفين بها ووضع النظم والاطر الاساسية للمراجعين الداخليين واشراكهم فى قضية التنمية والتطوير بالشركة لأن هذا مفيد للغاية ويفعل دور الرقابة المنشودة وخاصة أرى فى نواحى التشغيل التى لا دور للمراجعة الداخلية فيها
ولكن ماذا عن دورها في الإدارة؟ يجب أن تتقدم إدارة المراجعة الداخلية بمقترحات التطوير التي تساعد على رفع الكفاءة العامة للتشغيل اعتماداً على الخبرة الماضية في كشف الأخطاء والثغرات. ويجب أن تتقدم المراجعة الداخلية بخطة متكاملة لتطوير وحماية أصول المنشأة الثابت منها والمتداول. وهي في ذلك لا تبحث عن آليات الرقابة المحاسبية والمالية والتشغيلية فقط بل تتعداها إلى كفاءة الاتثمار وتعظيم الربحية.
وتتقدم المراجعة الداخلية بخطط لتطوير أداء العاملين على كافة الأصعدة مستفيدة من التقارير السابقة والتي تشير بوضوح إلى ثغرات في أداء هؤلاء قد لا تعود بالضرورة إلى سبب سوى نقص مهاراتهم وحاجتهم للتطوير المستمر.
وكذلك تتقدم المراجعة الداخلية بمرئياتها حول موازنات المنشأة ومدى ملاءمتها للأهداف وأهم الملاحظات الفنية التي تظهر عند مقارنات الأداء وتفعيل النتائج. كما تتولى المراجعة الداخلية عملية تطوير نظم العمل الداخلية التي تدور دائماً حول مخالفات تتعلق بالعمل الإداري والمالي والمعلوماتي والتشغيلي.
ولكن قبل أن تمارس المراجعة الداخلية دورها في الضبط والتدقيق، يجب عليها أن تمارس دورها في تطوير هذه النظم من الزوايا التنظيمية وبناء الآليات واختيار الكوادر المناسبة وتحويل كل ذلك إلى منظومة مساندة للمدير العام في ضمان تدفق العمليات. وعندها ستكون مهمة المراجعة الداخلية أكثر يسراً وشمولية ودقة حيث أن النظم السليمة تضمن إلى حد كبير التنفيذ السليم.
أخيراً، تقوم المراجعة الداخلية بدور المستشار للإدارة العليا تعرض عليه التقارير وتناقشه في النتائج وتشاركه في التوجيه والمساندة القوية لقراراته. وهي أيضاً الممثلة له عند المراجع الخارجي والمستثمرين، وهي المساعدة في تحقيق الأهداف العامة للمنشأة. لذلك نتوقع أن يكون فريق العمل في أية إدارة للمراجعة الداخلية من المتخصصين القادرين على تقديم التوصيات واقتراح تطوير النظم والرقابة على التنفيذ في المنشأة كلها.