شرح تقييَم فعالية نظام الرقابة الداخلية

“بعد قيام المراجع بتجميع البيانات والوثائق التي تفيد في فهم كيفية عمل نظام الرقابة الداخلية ،وطريقة الحصول على البيانات الكافية،وطرق الحصول عليها من الشرح الوصفي للنظام ،واستخدام خرائط التدفق للنظام واستخدام قوائم

الاستقصاء الخاصة بالرقابة الداخلية” .و يعني تقييم فعالية نظام الرقابة الداخلية في منع أو اكتشاف الأخطاء الجوهرية والغش والتحريف وسوء العرض في تأكيدات القوائم المالية خلال فترة معقولة من تاريخ وقوعها،ويتم تنظيم هذا التقييم من خلال تأكيدات القوائم المالية باستخدام دورات العمليات،ففي حالة السياسات والإجراءات الرقابية المعروفة بضعف فعاليتها في منع واكتشاف الأخطاء يتم تحديد المستوى المخطط لمخاطر الرقابة عند أعلى مستوى (الحد الأقصى للمخاطرة)وهنا لا يقوم المراجع باختبارات رقابة على تلك السياسات والإجراءات الرقابية إذ لا جدوى منها،ولذا يلجأ المراجع لاختبارات التحقق التفصيلية(اختبارات التحقق من صحة واكتمال العمليات المسجلة)،أما في حالة السياسات والإجراءات الرقابية التي يبدو أنها فاعلة فإن المراجع قد يتخذ واحد من قرارين:

أولاً: إذا كان المراجع يعتقد أن إجراء اختبارات التحقق التفصيلية لوحدها وبصورة مكثفة سيكون أقل تكلفة من الجمع بين اختبارات التحقق التفصيلية واختبارات الرقابة فإنه يحدد المستوى المخطط لمخاطر الرقابة عند الحد الأقصى ولا يقوم بأي اختبارات رقابة وإنما يقوم باختبارات التحقق التفصيلية.

ثانياً: إذا كانت السياسات والإجراءات الرقابية تبدو فاعلة وكان المراجع يعتقد أن الجمع بين إجراء اختبارات الرقابة واختبارات التحقق التفصيلية في نطاق مخفض سيكون أقل تكلفة من إجراء اختبارات التحقق التفصيلية بصورة مكثفة فإنه يحدد مخاطر الرقابة الداخلية المخططة عند مستوى أقل من الحد الأقصى ويجمع بين اختبارات الرقابة واختبارات التحقق التفصيلية في نطاق مخفض،ولتدعيم هذا النوع من التقييم بالأدلة يلزم المراجع بأن يقوم بما يلي:

1-تحديد سياسات وإجراءات رقابية معينة يعتقد أنها تمنع أو تساعد على اكتشاف الأخطاء والغش والتحريف وسوء العرض قي تأكيدات القوائم المالية.

2-القيام باختبارات الرقابة لتقييم فعالية تلك السياسات والإجراءات الرقابية..وهناك ثلاث حالات لا يقوم فيها المراجع بإجراء اختبارات رقابة إضافية بعد حصوله على الفهم الكافي لنظام الرقابة الداخلية لغرض تخطيط عملية المراجعة، وهذه الحالات هي:

-عندما تكون الأساليب الرقابية (السياسات والإجراءات)غير كافية وغير فعالة،فلا جدوى من اختبارات الرقابة وعليه فإن المراجع يحدد مخاطر الرقابة الداخلية عند الحد الأقصى.
-عندما يعتقد المراجع أن الأساليب الرقابية فعالة ولكن اختبار فعاليتها مكلف، وعلية يتم تحديد مخاطر الرقابة الداخلية عند الحد الأقصى.
– عندما يعتقد المراجع أن الأساليب الرقابية فعالة وأن الأدلة والقرائن التي تم الحصول عليها في مرحلة الدراسة والتقييم المبدئي تعتبر كافية للدلالة على أن تلك الأساليب الرقابية ملائمة لمستوى مخاطر الرقابة.

ثالثا: إجراء اختبارات الرقابة: وذلك لمعرفة فعالية تصميم أو فعالية تنفيذ الأساليب الرقابية(السياسات والإجراءات الرقابية)، ويستخدم المراجع عدة طرق للحصول على الأدلة والقرائن عن فعالية تصميم وتنفيذ السياسات والإجراءات الرقابية وهي:

1-استفسار الموظفين في مجالات عملهم.
2-فحص المستندات(القرائن المستندية).
3-ملاحظة الموظفين من خلال تنفيذهم للسياسات و إجراءات الرقابة.
4-إعادة تنفيذ السياسات والإجراءات الرقابية بمعرفة المراجع.

*الوقت المناسب لأدلة الإثبات: يقوم المراجعون عادةً بإجراء اختبارات الرقابة في تاريخ سابق لنهاية العام المالي للمنشأة لأسباب تتعلق بواقعية وكفاءة عملهم، ولا يمكن تطبيق ذلك دائما لما ينطوي عليه من مخاطر، وقد تجرى اختبارات رقابة إضافية لفترات لم يشملها الاختبارات.

رابعا: إعادة تقييم مخاطر الرقابة: يقوم المراجع بذلك في ضوء نتائج اختبارات الرقابة التي يقوم بها،وفي حالة تخفيض مستوى الرقابة فإن المراجع يقوم بتعديل طبيعة وتوقيت ونطاق اختبارات التحقق التفصيلية،فيمكن تخفيض الاختبارات إلى اختبارات اقل فعالية مثل توجيه الاختبارات إلي أطراف داخل المنشاة بدلا من خارجها،أما نطاق الاختبارات فيمكن تخفيضه عن طريق اختيار عينة أصغر.وعليه يمكن أن نقول أن هناك علاقة عكسية بين مستوى مخاطر الرقابة ومخاطر اكتشاف الأخطاء والغش والتحريف وسوء العرض،وعندما تكون مخاطر الرقابة المتعلقة بنوع معين من تأكيد القوائم المالية عند الحد الأقصى فإن المراجع مطالب بتوثيق تلك التأكيدات ولكنه غير مطالب بتوثيق الأسس التي بني عليها استنتاجه بأن مستوى مخاطر الرقابة لتلك التأكيدات هو الحد الأقصى،أما في حالة التأكيدات التي يكون مستوى مخاطر الرقابة المتعلقة بها اقل من الحد الأقصى فإنه يجب على المراجع توثيق الأسس التي بني عليها استنتاجه بأن أساليب الرقابة المتبعة ملائمة لذلك المستوى من مخاطر الرقابة الداخلية.