شرح نظام الرقابة الداخلية وإجراءات التقييم

إجراءات تنظيمية وإدارية

وتشمل ما يلي:

1- تحديد اختصاصات الإدارة والأقسام
2- توزيع الواجبات بين الموظفين حتى لا ينفرد شخص بعملية من البداية إلى النهاية.
3- توزيع الواجبات بين الموظفين ليساعد على تحديد تبعية الخطأ.
4- توزيع الواجبات بين الإدارة والموظفين بحيث يتم فصل الوظائف التالية:
– وظيفة التصريح بالعمليات والموافقة.
– وظيفة الاحتفاظ بعهدة الأصول.
– وظيفة القيد والمحاسبة
5- تنظيم موظفي الأقسام بحيث يكون موظفو كل قسم في غرفة واحدة.
6- إيجاد روتين معين يتضمن خطوات كل عملية بالتفصيل.
7- منح تعليمات بأن يوقع كل موظف على المستندات لما قام به من عمل كإثبات.
8- استخراج المستندات الأصل وعدة نسخ منطبق الأصل وتوزيعها على الأقسام المعينة.
9- محاولة إجراء تنقلات بين الموظفين من حين لآخر.
10- ضرورة قيام كل موظف بإجازته السنوية دفعة واحدة.

إجراءات محاسبية

تتمثل هذه الإجراءات في :

1- إصدار تعليمات بإثبات العمليات بالدفاتر فور حدوثها لتقليل من الغش والاحتيال.
2- إصدار تعليمات بعدم إثبات أي مستند ما لم يكن معتمدا من الموظفين المسؤولين.
3- استعمال الآلات الحسابية لسرعة ودقة المعلومات.
4- استخدام وسائل التوازن الحاسبي الدوري مثل المراجعة وحسابات المراقبة.
5- إجراء مطابقات دورية بين الكشوف الواردة من الخارج وبين الأرصدة والكشوف والسجلات الواردة من الداخل.
6- القيام بجرد مفاجئ دوريا للنقدية والبضاعة ومطابقة ذلك للأرصدة الدفترية.
7- عدم السماح لموظف مراقبة عمله.

إجراءات عامة

1- التأمين على ممتلكات المؤسسة من كل الأخطار

2- إدخال الإعلام الآلي للمؤسسة لأنه يعمل على:

– تحديد عدد العمليات
– السرعة في معالجة البيانات
– تخفيض نسبة الخطأ في المعالجة
– إمكانية الرجوع أو معالجة المعطيات بسرعة

وهناك إجراءات أخرى تتمثل في:

3- وضع نظام لمراقبة البريد الوارد والصادر

4- استخدام وسيلة الرقابة الحدية.

5- استخدام وسائل الرقابة المزدوجة مثل توقيع الشيكات