شكل مبسط للدورة المستندية بالطريقة البسيطة

الدورة المستندية للمشتريات
•••• تقوم إدارة المشتريات بإستلام طلب المواد الصادر من إدارة المخازن و عمل الأتى:

1- القيام بطلب عروض أسعار من الموردين “أقل سعر و أعلى جودة .
2- المفاضله بين عروض الأسعار المقدمة و اختيار الأفضل منها.
3- إصدار أمر التوريد إلى المورد لتوريد تلك الأصنـاف الموضحة به مع التنويه عن السعـر المتفـق عليه وشروط الدفع المتفق عليها و يكون موقع من مدير المشتريات و يكون مكون من ” أصل+ صورتين ” .
4- أرسال أحدى صور أمر التوريد إلى إدارة المخازن لمطابقته مع الأصناف الواردة من المورد .
5- إرسال أحدى صور أمر التوريد إلى الإدارة المالية ” محاسب المشتريات ” و لمتابعة حسابات الموردين .
6- القيام بأصدار أذن مرتجع للمورد وذلك بالنسبة للاصناف الغير صالحة للاستخدام او المنتهية أو الراكدة ويكون من ” أصل+ صورتين ” .
7- إرسال أحدى صور أذن ارتجاع مواد للمورد إلى الإدارة المالية ” محاسب المشتريات ” و لمتابعة حسابات الموردين
8- أرسال أحدى صور أذن ارتجاع مواد للمورد إلى المورد لخصم قيمتها من حسابنا لديهم.
9- وعند وصول فاتورة المورد يتم إرسالها إلى الإدارة المالية مرفقاً بها أصل الأذون ( امر التوريد / طلب المواد /أذن الاضافة / اذن الاستلام )لإجراء التسوية اللازمة.

*-*- الدورة المستندية للمخازن
•••• تقوم إدارة المخـازن بأصدار طلب مواد موقع من المدير المسؤل إلى إدارة المشتريات لعمل اللازم لإستكمال تلك الأصناف المرسلة في الطلب .
1- القيام بعمل فحص للمواد المستلامة من المورد .
2- القيام بإصدار أذن إضافة إلى المخزن عند إستلام البضاعة من المورد ومطابقتها مع أمر التوريد الصادر من إدارة المشتريات وأذن الاستلام الصادر من المورد و يكون اذن الاضافة مكون من ” أصل + صورتين ” ويتم إرسال أحدى صور الاذن إلى الإدارة المالية ” محاسب المراقبة ” .
3- القيام بإصدار أذن صرف بالأصناف إلى الجهة الطالبة للصرف بعد تقديم طلب مواد موقع من المدير المسئول و يكون مكون من ” أصل + صورتين ” ويتم إرسال إحدى الصور من الإشعارات إلى الإدارة المالية ” محاسب المراقبة / محاسب المشتريات ” ) .
4- القيام بعمل جرد يومى للمخزن لتحديد الأصناف المراد إستكمالها طبقـاً لحد الطلـب المقترح ..

*-*-الدورة المستندية للمدفوعات

اولا:- المدفوعات النقدية

1- يقوم الشخص الطالب صرف النقدية بتحرير إذن صرف نقدية موضح به الغرض من الصرف والمبلغ المطلوب ويوقع عليه بما يفيد الاعداد ثم يعتمد من مدير الإدارة التابعة وأيضاً من مدير الإدارة المالية .
2- ثم يتقدم طالب الصرف بإذن الصرف إلى أمين الخزينة الذى يسلمه النقدية ويحتفظ لديه بإذن الصرف لإرفاقه بملخص حركة الخزينة اليومى لإتخاذ الإجراءات المحاسبية اللازمة بشأنه ( اعداد قيد اليومية اللازمة ). ولأحكام الرقابة على المدفوعات النقدية يجب أن تعتمد إذون الصرف من السادة المفوضين لهم بإعتماد الصرف المقررة باللائحة المالية كل فى حدود السلطات المنوطة له

الدورة المستندية للمدفوعات
ثانيا :- المدفوعات بشيكات

1- تتقدم الجهة الطالبة للشيك إلى إدارة الحسابات التى تتولى تحرير أذن صرف الشيكات
2- ويوضح بإذن صرف الشيك كل من : مبلغ الشيك .. وتاريخ الاستحقاق .. وسبب الصرف .. والجهة المصدر إليها.. ويتم اعتماده من مدير الإدارة الطالبة للشيك ومن مدير الحسابات .
3- ثم يتم تحرير الشيك بمعرفة إدارة الحسابات مرفق المستندات الدالة على اصدار الشيك (كشف حساب / مستخلص/ كشف تسوية عهدة).
وتتولى توقيع الشيك واعتماده من المفوض له سلطة توقيع الشيكات بالشركة ( المدير العام )
4- يسلم الشيك للجهة الطالبة وتوقع على اذن الصرف بالاستلام وتتخذ الإجراءات المحاسبية على ان يتم تصوير الشيك والتوقيع علية بالاستلام

،

الدورة المستندية للمقبوضات
ثانيا :- للمقبوضات بشيكات أو نقدا

1- تقوم ادارة الحسابات قبل استلام المقبوضات من التاكد من صحة المبالغ والبيانات وتقوم بتحرير ايصال استلام نقدية او شيكات
2- يقوم امين الخزينة باستلام النقدية أو الشيكات
3- يتم اعداد كشف حركة الخزينة اليومى ويتم ارفاق صورة من الشيك وايصال الاستلام بكشف الحركة لاعداد القيود والمراجعة .
4- اعداد حافظة شيكات وارسالها للبنك للتحصيل

الدورة المستندية للعهد
اولا :- صرف العهدة
1- تقوم الادارة الطالبة للعهدة بتحرير طلب صرف عهدة مؤقته موضح به الغرض من العهدة والمبلغ المطلوب ويتم اعتماده من المدير التابع للادارة ومن مدير الحسابات
2- يقوم المحاسب او امين الخزينة باعداد اذن صرف نقدية/ شيكات
3- يتم تسليم المستفيد النقدية/ الشيكات
4- يتم ارفاق اذن الصرف فى حركة الخزينة اليومية لاعداد القيود المحاسبية
ثانيا :- تسوية العهدة
1- يقوم صاحب العهدة باعداد كشف تسوية عهدة مرفق به كافة المستندات الدالة على العهدة ( أذن اضافة – فاتورة – اذن تسليم – LPO )
2- يتم اعتماد كشف تسوية العهدة من مدير الادارة التابع لها
3- يتم تسليم الادارة المالية كشف التسوية
4- تقوم الادارة المالية بمراجعة العهدة وطباعة كشف حساب للتأكد من ارصدة العهد ولا يتم صرف عهدة جديد الا بعد تسويه العهدة السابقة .