طرق للتحكم في تكاليف الموارد البشرية
الطرق الأربعة المستخدمة للسيطرة على تكاليف الموارد البشرية هي كما يلي: 1. الإدارة حسب الأهداف (MBO) 2. التحليل النسبي 3 . إنتاجية الموظفين 4. تقارير الموظفين والميزانيات.
وتشكل تكاليف الموارد البشرية جزءا كبيرا من مجموع تكاليف التشغيل في العديد من المنظمات الصناعية. ويرد في الجدول التالي عرض عام لمختلف أنواع تكاليف الموارد البشرية.
و تشير الأدلة إلى أن المنظمة ذات التكاليف المنخفضة للموارد البشرية كنسبة مئوية من التكلفة الإجمالية تتمتع بميزة تنافسية. والتي تمكنهم من الظهور كـ “فائزين” في السوق التنافسية. و بالتالي، فإن هناك حاجة إلى التحكم في تكاليف الموارد البشرية. و بناءًا على ذلك، نوقشت هنا بعض الطرق المستخدمة على نطاق واسع لتحليل تكاليف الموارد البشرية و السيطرة عليها.
1. الإدارة حسب الأهداف (MBO)
وفقا لبيتر دروكر، فإن القياس هو الجانب الهام جدًّا في الإدارة. و مع ذلك، كانت إدارة الموارد البشرية ضعيفة فيما يتعلق بالقياس بسبب متغيراته النوعية مثل المشاعر و التوجه و الرضا الوظيفي، الخ. و قد اقترح الخبراء استخدام MBO لقياس المتغيرات النوعية للموارد البشرية.
على سبيل المثال، وقد شرعت رانديريا الإجراء التالية لقياس المتغيرات النوعية للموظف:
(أ#) تعقد تكاليف الموظفين لكل وحدة من وحدات الإنتاج / الخدمة (في سنة الأساس) و تصنف كنسبة مئوية من التكاليف الثابتة و شبه المتغيرة.
(ب#) يجب تحقيق ما لا يقل عن ثلث الزيادة في تكلفة التحسينات في الاتفاق الطويل الأجل مع النقابات التجارية من خلال إنتاجية الموظفين.
(ت#) يجب أن يكون هناك خلال السنوات …. القادمة تخفيض…. في المائة وقت هبوط الآلات و المواد …. في المائة النفايات التي يمكن تجنبها للمواد و …. في المائةفي حالة التغييب عن الإجازة المأذون بها.
(ث#) ضمان توزيع ثلث الوفورات الناشئة عن (ت) أعلاه لضمان تحقيق الأرباح في كل موظف.
(ج#) يجب على الموظف الفردي أن ينتقل إلى أعلى …. الدرجات في فترة عمله من …. سنوات من خلال القوى العاملة الحذرة و المتأنية و خطط التعاقب.
(ح#) شغل ما لا يقل عن ربع الوظائف الشاغرة في الكادر الإداري من بين أصحاب العمل الأدنى عن طريق برنامج التدريب و التطوير المناسبين.
2. التحليل النسبي
و في هذا النهج، تستخدم مؤشرات الأداء الهامة التي تتعلق بمهام الموظفين. و تعد تكلفة التدريب على التوظيف، و ما إلى ذلك، أمثلة على مهام الموظفين.
وتسمى هذه المؤشرات نسب الموظفين وتغطي ما يلي:
(i) تكلفة الموظفين:
و هذا ما يسمى أيضًا تكلفة التعيين. وتستخدم هذه النسبة لقياس تكلفة التوظيف وتشمل تكاليف مثل التكاليف المتكبدة في عملية التوظيف؛ تكلفة الإعلان؛ الرسوم المدفوعة إلى وكالة التوظيف؛ التكلفة المتكبدة في إجراء الاختبارات؛ مجموعة المناقشة والمقابلة الشخصية. و تكلفة الفحص الطبي؛ والنفقات الإدارية مثل الأدوات المكتبية و البريد، و الهاتف، و ما إلى ذلك.
يتم التعبير عن تكلفة التوظيف، أو ما يقال، تكلفة كل تعيين على النحو التالي:
تكلفة التوظيف
تكلفة كل توظيف (بالريال) = تكلفة التوظيف / عدد الموظفين الذين تم تعيينهم / على الموظفين الذين تم الإحتفاظ بهم.
المعرفة بشأن تكلفة التعيين يساعد المديرين على ترشيد وتحسين كفاءة عملية التوظيف.
(ii) وقت دورة التوظيف:
و هذا يعني الوقت المستغرق من بدء عملية التوظيف. و الهدف الرئيسي من تحليل وقت دورة التوظيف هو معرفة الوقت المثالي اللازم لبدء و استكمال عملية التوظيف / التعيين.
و من شأن تحليل الوقت المستغرق لإكمال كل مرحلة من مراحل التوظيف أن يوحي بالحاجة إلى اتخاذ خطوات لتقليل وقت الدورة. فالمقايس مثل مواصفات وظيفة واضحة، و حوسبة الفراغات التطبيق، و توحيد إجراءات الفرز، و ما إلى ذلك، تساعد على الحد من دورة الوقت في عملية التوظيف.
(iii) تكلفة الدوران:
إن دوران الموظفين أمر مكلف لأنه ينطوي على التكاليف المباشرة و غير المباشرة. وتشمل التكاليف المباشرة التي تسمى أيضا تكاليف الاستبدال جميع تكاليف تعيين الموظف والتدريب وتكلفة الانقطاع، وما إلى ذلك. و يعتبر التدهور في دوافع الموظفين ومعنوياتهم هي تكاليف غير مباشرة.
و يمكن حساب تكلفة الدوران بإستخدام الصيغة التالية:
معدل الدوران (٪) = عدد حالات انتهاء الخدمة / متوسط عدد الموظفين × 100.
(iv) تكلفة التدريب:
التدريب هو نشاط مستمر في المنظمات لتعزيز مهارات الموظفين وكفاءتهم. وعلى الرغم من صعوبة قياس فعالية التدريب في مجملها، إلا أن هناك طرقًا لخفض التكاليف التي ينطوي عليها تنفيذ برامج التدريب.
وعادة ما يتم التعبير عن تكلفة التدريب بالطرق التالية:
(أ#) تكلفة التدريب لكل متدرب = تكاليف التدريب / عدد الموظفين المدربين.
(ب)تكلفة التدريب لكل موظف = تكلفة التدريب / عدد الموظفين.
(ت) نسبة التدريب = عدد الدورات التدريبية / عدد الموظفين.
3. إنتاجية الموظفين.
و يتم التعبير عن الإنتاجية كنسبة مدخلات المنظمة أي السلع و الخدمات إلى مدخلاتها، أي الموارد المادية و المالية و البشرية. و من طرق التحكم في تكاليف الموارد البشرية هى زيادة إنتاجية الموظفين العاملين في المنظمة.
يمكن للمنظمات رفع إنتاجية موظفيهم من خلال بعض التقنيات مثل الدراسات O و M، و تبسيط العمل، و دوائر الجودة، و المكافآت المرتبطة بالإنتاجية ، و الاستخدام السليم للقوى العاملة على مختلف المستويات.
و بالتالي، عندما تكون النسبة المئوية للزيادة في إنتاجية الموظفين أعلى من الزيادة المئوية في تكاليف الموظفين، فسيتم تخفيض كل وحدة تكاليف خاصة بالموظفين. و يتيح ذلك للشركات أن تزيد باستمرارمن مكافأت موظفيهم مع انخفاض تكلفة الموظفين أو إبقاء تكاليف الموظفين ثابتة.
4. تقارير الموظفين و الميزانيات.
و توفر تقارير الموظفين معلومات مفيدة طبقًا لإستخدام القوة العاملة. و يمكن استخدام هذه التكاليف للتحكم و السيطرة على تكاليف الموارد البشرية. و تعتبر ميزانية الفرد أو الموظف هي برنامج الموظف الذي يتم التعبير عنه بصيغة نقدية بالنسبة للمجالات الرئيسية مثل مكافأة الموظفين، و التسهيلات، و التدريب، و التطوير، وما إلى ذلك. وتقوم المقارنة بين التكاليف الفعلية و التكاليف المدرجة في الميزانية بمساعدة المدير على اتخاذ تدابير تصحيحية للسيطرة على تكاليف الموظفين.