طرق وقيود جرد كل من الخزينة والبنك

جرد الصندوق

يقصد بجرد الصندوق معرفة أو حصر وعد الأموال النقدية الموجودة في صندوق المنشأة بشكل فعلي يوم الجرد في 31/12، وذلك من أجل مطابقة الرصيد الفعلي للصندوق الذي تم التوصل إليه يوم الجرد مع الرصيد الدفتري للصندوق الموجود في دفتر الأستاذ.

لذلك تواجه المنشأة الاحتمالين التاليين:

1) وجود نقص في الصندوق (عجز)

2) وجود زيادة في الصندوق.

أولاً- معالجة النقص في الصندوق (عجز الصندوق)

تتم المعالجة بخطوتين :

الأولى :إثبات العجز في الصندوق وذلك بفتح حساب جديد يسمى حـ/ عجز الصندوق , يجعل مدينا ، وجعل الصندوق دائنا ( كما لو تمت عملية دفع تماما ):

×××× من حـ/ عجز الصندوق

×××× الى حـ /الصندوق

و بترحيل هذا القيد لحساب الصندوق يصبح رصيده ( ينخفض ) مساويا لنتيجة الجرد الفعلي و يظهر هذا الرصيد الجديد في الميزانية في جانب الأصول .

الثانية : يبحث في سبب هذا النقص ، و يعالج و تكون الاحتمالات كما يلي :

أ- تحميل مسؤولية النقص على صاحب المنشأة:إذا كان صاحب المنشأة هو الذي يقوم بوظيفة أمين الصندوق، فإن صاحب المنشأة في هذه الحالة يعتبر هو المسؤول شخصياً عن هذا النقص.

وبناء على ذلك يقفل حساب العجز في الصندوق في حـ/ مسحوبات شخصية بالقيد:

××× من حـ/ مسحوبات شخصية

××× الى حـ/ عجز الصندوق

وبذلك يكون حساب عجز الصندوق قد أقفل ، و النتيجة النهائية : نقص الصندوق(أصل ) , و زيادة المسحوبات الشخصية (أصل ) .

أ‌- تحميل مسؤولية النقص على أمين الصندوق:إذا كان لدى المنشأة موظفاً يقوم بوظيفة أمين صندوق، وتبين أن هناك نقص في الصندوق، ولم يتم التوصل إلى معرفة السبب فإن أمين الصندوق في هذه الحالة هو الذي يتحمل مقدار النقص ليشعر بالمسؤولية وذلك بالقيد التالي:

××× من حـ/ أمين الصندوق

××× الى حـ/ عجز الصندوق

و يظهر حساب أمين الصندوق في الميزانية ضمن الذمم المختلفة في جانب الأصول , و النتيجة النهائية : انخفض الصندوق (أصل ) ، و زاد أصل آخر مكانه هو الذمم المدينة .

ج- اعتبار العجز خسارة للمنشأة ( أي عدم تحميله لأحد ) و بالتالي يقفل في حـ/ أ.خ بالقيد :

××× من حـ/ أ. خ

××× الى حـ/ عجز الصندوق

و النتيجة النهائية : انخفض أصل هو الصندوق , مقابل انخفاض خصم هو الأرباح المدورة .

د – أما في حال عدم تحديد السبب الآن ( 31/12 ) لضيق الوقت مع إمكانية معرفة سبب النقص في المستقبلبمراجعة عمليات الصندوق مراجعة دقيقة لمعرفة سبب النقص، فعندها يعلق العجز في حساب مؤقت يدعى معلق الصندوق ريثما يتم التوصل إلى معرفة سبب النقص ويكون القيد كما يلي:

×××× من حـ/ معلق الصندوق

×××× إلى حـ/ عجز الصندوق

ويظهر في الميزانية في جانب الأصول ويدور إلى الفترة التالية .

في السنة التالية :

يبقى حساب معلق الصندوق ظاهراً في الدفاتر حتى معرفة مصدر النقص وعند اكتشاف سبب النقص يتم إقفال معلق الصندوق في الحساب الذي كان هو السبب وذلك حسب القيد التالي:

××× من حـ/ …..( السبب )

××× إلى حـ/ معلق الصندوق

مثال:في تاريخ 31/12/2007 كان رصيد حساب الصندوق في دفتر الأستاذ 31000 ل.س، بينما كان مجموع قائمة جرد الصندوق بنفس التاريخ 28300.

والمطلوب:

إجراء التسوية اللازمة وفق جميع الفروض السابقة :

الحل: 31000- 28300 = 2700 عجز في الصندوق

الخطوة الأولى :إثبات العجز في الصندوق :

2700 من حـ/ عجز الصندوق

2700 الى حـ /الصندوق

الخطوة الثانية : معالجة العجز :

‌أ) إذا كان صاحب المنشأة هو المسؤول (حيث اعتبر مبلغ العجز كمسحوبات شخصية لصاحب المنشأة) فيكون القيد:

2700 من حـ/ مسحوبات شخصية

2700 الى حـ/ عجز الصندوق

ب)تحميل مسؤولية النقص على أمين الصندوق:

2700 من حـ/ أمين الصندوق

2700 الى حـ/ عجز الصندوق

ج- اعتبار العجز خسارة للمنشأة ( أي عدم تحميله لأحد ) و بالتالي يقفل في حـ/ أ.خ بالقيد :

2700 من حـ/ أ. خ

2700 الى حـ/ عجز الصندوق

د – أما في حال عدم تحديد السبب يعلق العجز في حساب مؤقت يدعى معلق الصندوق ريثما يتم التوصل إلى معرفة سبب النقص ويكون القيد كما يلي:

2700 من حـ/ معلق الصندوق

2700 إلى حـ/ عجز الصندوق

بفرض في السنة التالية تبين أن هناك دفعة للمورد عدنان بمبلغ 2700 ل.س غير مسجلة في الدفاتر , عندها تثبت هذه العملية عن طريق حساب معلق الصندوق :

2700 من حـ/ المورد عدنان

2700 إلى حـ/ معلق الصندوق

مثال : أظهر الرصيد الدفتري في 31/12/2008 حـ/الصندوق لإحدى المنشآت رصيداً قدره (250.000) ولدى جرد الصندوق تبين وجود مبلغ (230.000) فقط،و لم يعرف سبب النقص فتقرر تعليقه .

في العام التالي 2009 وعند البحث عن الأسباب تبين ما يلي:

1-دفعت المنشأة فاتورة كهرباء في العام الماضي بمبلغ 5000 ل.س وسجلت في الدفاتر 50000 ل.س.

2-هناك دفعة لأحد الدائنين قدرها 65000 ل.س لم تسجل في الدفاتر.

الحل :

التسويةفي عام 2008 :

20000 من حـ/ عجز الصندوق

20000 إلى حـ/ الصندوق

ثم يعلق بالقيد :

20000 من حـ/ معلق الصندوق

20000 إلى حـ/ عجز الصندوق

و يصبح رصيد حساب الصندوق كما يلي:

حـ/ الصندوق

250000

رصيد سابق

20000

230000

من حـ/ عجز الصندوق

رصيد مدين مرحل للميزانية

250000

250000

أم حساب معلق الصندوق فيظهر كما يلي :

حـ/ معلق الصندوق

20000

إلى حـ/ عجز الصندوق

20000

رصيد مدين مرحل للميزانية

20000

20000

أما الميزانية فتظهر كما يلي

230000

20000

الصندوق

معلق الصندوق

في السنة التالية 2009 : عند اكتشاف السبب :

45000

من حـ/ معلق الصندوق

45000

إلى حـ/ م. سنوات سابقة

65000

من حـ/ دائنون

65000

إلى حـ/ معلق الصندوق

ويظهر حساب معلق الصندوق كما يلي :

حـ/ معلق الصندوق

20.000

رصيد 1/1

65000

من حـ/ دائنون

45000

إلى حـ/ م . سنوات سابقة

65000

65000

ويجب ملاحظة ما يلي في المثال السابق:

1-حساب معلق الصندوق أقفل.

2- يتأثر رصيد الدائنين بالنقص بمقدار 65000 ل.س .

3-يتأثر حساب مصروفات سنوات سابقة بالنقص بمقدار 45000 ل.س

ثانياً: معالجة الزيادة في الصندوق :

تعالج بخطوتين :

الأولى : اثبات الزيادة في الصندوق بالقيد :

××× من حـ /الصندوق

××× إلى حـ/ الزيادة في الصندوق

بنتيجة ترحيل هذا القيد يزيد رصيد حساب الصندوق دفتريا ، و يظهر في الميزانية الرصيد الجديد المعدل.

الثانية : معالجة الزيادة :

‌أ. عدم إمكانية معرفة سبب الزيادة في المستقبل:وتعتبر ربحاً للمنشأة سواء أكان الصندوق بعهدة صاحب المنشأة أم أمين الصندوق.و تقفل في حـ/ أ.خ بالقيد:

××× من حـ/ الزيادة في الصندوق

××× إلى حـ/ أ. خ

إقفال زيادة الصندوق في حـ/ أ.خ

ب – إمكانية معرفة سبب الزيادة في المستقبل : و في هذه الحالة لا يقفل حساب الزيادة و انما يعلق للسنة القادمة بحيث يرصد و يكون رصيده دائنا و يظهر في الميزانية في جانب الخصوم . و ذلك بالقيد :

××× من حـ/ الزيادة في الصندوق

××× إلى حـ/ معلق الصندوق

مثال:في 31/12/2007 كان رصيد حساب الصندوق في دفتر الأستاذ 32400 ل.س بينما كانت النقدية الموجودة فعلاً في الصندوق بنفس التاريخ 33000 ل.س.

والمطلوب:

إجراء قيود التسوية والإقفال وفق الفرضين :

1- عدم امكانية معرفة السبب في المستقبل .

2- امكانية معرفة السبب في المستقبل .

الحل:

32400 – 33000 = 600 ل.س (الزيادة).

600

من حـ/ الصندوق

600

إلى حـ/ زيادة الصندوق

إثبات الزيادة في الصندوق.

أ ) عدم امكانية معرفة السبب في المستقبل :

600

من حـ/ زيادة الصندوق

600

إلى حـ/ أ.خ

إقفال الزيادة في حـ/ أ.خ

ويظهر حساب الصندوق في الميزانية برصيده الفعلي بمبلغ 33000 ل.س.

حـ/ الصندوق

32400

600

رصيد الميزان

إلى حـ/ زيادة الصندوق

33000

رصيد مدين مرحل للميزانية

33000

33000

و تتأثر الأرباح بالزيادة و يظهر في الميزانية كما يلي :

الميزانية

33000

الصندوق

+600

الأرباح

‌ب.إمكانية معرفة سبب الزيادة في المستقبل:

600 من حـ / زيادة الصندوق

600 إلى حـ/ معلق الصندوق

و يظهر حساب معلق الصندوق كما يلي :

حـ/ معلق الصندوق

600

رصيد دائن مرحل للميزانية

600

من حـ/ زيادة الصندوق

600

600

أما الميزانية فتكون كما يلي :

الميزانية

33000

الصندوق

600

معلق الصندوق

جرد المصرف

يقصد بجرد المصرف مطابقة رصيد المصرف الموجود في دفاتر المنشأة مع رصيد حساب المنشأة الموجود في البنك ,و الذي يعرف من خلال الكشف الذي يرسله البنك بشكل دوري أن عند الطلب , حيث أنه من المفترض نظرياً أن يتطابق هذين الرصيدين إلا أنه عملياً لا يتطابق في كثير من الأحيان وذلك يعود لعدة أسباب يمكن حصرها في ثلاث مجموعات:

1- وجود أخطاء عند التسجيل بدفاتر البنك أو المنشأة:

2- وجود عمليات سجلتها المنشأة ولم يسجلها المصرف (لم ترد في الكشف).

3- عمليات سجلها المصرف ووردت في الكشف ولم تسجلها المنشأة.

أولاً- أخطاء التسجيل:

أ- الخطأ في التسجيل الحاصل لدى المصرف: حيث يرسل إشعار إلى المصرف بوجود خطأ في الكشف ويصحح الخطأ لدى المنشأة في مذكرة التسوية.

مثال :ورد في الكشف مبلغ30000 ل.س مسدد لشركة الآفاق , و تبين أن المنشأة لا تتعامل مع شركة الآفاق إطلاقا ، تم الاتصال مع البنك و إبلاغه بذلك ، فيقوم البنك بتصحيح ذلك لديه .

في المنشأة يتم إعداد مذكرة تسوية حسابية (+- بدون قيود)، حيث يتم اضافة 30000 ل.س إلى رصيد المنشأة الوارد في الكشف .

ب- الخطأ في التسجيل الحاصل في المنشأة: حيث نقوم بتصحيح الخطأ في دفاتر المنشأة بقيود يومية وبترحيلها إلى حساب المصرف يكون رصيد حساب المصرف في دفاتر المنشأة قد تم تعديله .

مثال :سددت المنشأة لأحد الموردين مبلغا قدره 5800 ل.س , فسجل في القيد 8500 ل.س :ل. 8500 من حـ/المورد

8500 إلى حـ/ المصرف

و عند اكتشاف الخطأ ، تثبت المنشأة قيد التصحيح التالي :

8500-5800= 2700

2700 من حـ/ المصرف

2700 إلى حـ/ المورد

ثانياً- عمليات سجلها المصرف ولم تسجلها المنشأة:

هناك الكثير ممن العمليات التي يقوم بها البنك و لا تكون مسجلة في دفاتر المنشأة لعدم علمها بها ، تعلم بها عند ورود الكشف , و حينئذ تسجل القيود اليومية الخاصة بهذه العمليات ، من هذه العمليات :

أ- مصاريف وعمولات مصرفية وفوائد مدينة و رسوم و طوابع على الشركة وردت في الكشف ولم تسجلها المنشأة بعد: نقوم بتسجيلها :

من مذكورين

××× حـ/ مصاريف و عمولات مصرفية

××× حـ/ فوائد مدينة

××× حـ/ رسوم و طابع

××× إلى حـ/ المصرف

أ‌- المبالغ التي يدفعها المصرف نيابة عن المنشأة مثل: أقساط تأمين أو أقساط قروض أو فواتير هاتف خصمها المصرف من الحساب ووردت في الكشف ولم تسجلها المنشأة.تسجل أصولاً.

من مذكورين

××× حـ/ أقساط تأمين

××× حـ/ قرض طويل الأجل

×× حـ/ م. هاتف

××× حـ/ م. كهرباء

××× إلى حـ/ المصرف

جـ – إيداعات في حساب المنشأة لدى المصرف وتحصيلات لحسابها وردت في الكشف ولم تسجلها المنشأة مثل:

* إيرادات أسهم وفوائد سندات يحصلها البنك نيابة عن المنشأة

* تحصيل كمبيالات مسحوبة لأمر المنشأة أو شيكات أرسلت إلى المصرف للتحصيل .

* تسديد من الزيائن في حساب المنشأة في المصرف .

يكون القيد : ××× من حـ/ المصرف

إلى مذكورين

××× حـ/ إيرادات أوراق مالية

××× حـ/ أوراق قبض برسم التحصيل (أو الخصم )

××× حـ / شيكات واردة برسم التحصيل

××× حـ/ الزبون 000

د – فوائد على الحساب الجاري وعلى إيداعات المنشأة لدى المصرف ظهرت في الكشف ولم تسجل بعد فنقوم بتسجيلها.

××× من حـ/ المصرف

××× إلى حـ/ فوائد دائنة

هذه المجموعة ترحل لحساب المصرف في دفاتر المنشأة و نحصل على رصيد جديد .

ثالثاً- عمليات سجلت في دفاتر المنشأة ولم يسجلها المصرف (لم ترد في الكشف):

بما أن العمليات سجلتها المنشأة فهي صحيحة و لكن لم يسجلها المصرف بعد لسبب ما ، و بالتالي لا داعي لأي تسوية محاسبية في الدفاتر إنما نعد مذكرة التسوية لتعديل الرصيد الوارد في الكشف ومطابقته مع الرصيد الدفتري من هذه الأمور نذكر:

أ‌- شيكات سجلتها المنشأة على حسابها الجاري لأمر الدائنين وسجلتها
لا أن أصحابها لم يتقدموا لصرفها وبالتالي لم يسجلها المصرف.

إذاً سجلتها المنشأة و انخفض رصيد المصرف في دفاتر المنشأة ،و هذا صحيح،لكن باعتبار أن الموردين لم يتقدموا ، فرصيد المنشأة الوارد في الكشف غير صحيح ، لأن سيتقدمون لصرفها في أي لحظة و عندها سيثبت المصرف ذلك ، فإن تصحيحها يكون فقط في مذكرة التسوية ( +- بدون قيود لأن قيدها في دفاتر المنشاة صحيح)

جـ-إيداعات نقدية من قبل المنشأة لم ترد في كشف الحساب ،لورودها متاخرة فرضا في 31/12/ السعة الواحدة و النصف ظهرا، استلمها البنك و لكنه ارجا تسجيلها ال يوم 2/1 العام التالي .

، فإن تصحيحها يكون فقط في مذكرة التسوية ( +- بدون قيود لأن قيدها في دفاتر المنشاة صحيح)

الشكل العام لمذكرة التسوية:

رصيد المنشأة كما ورد في الكشف

×××

±عمليات سجلتها المنشأة ولم ترد في الكشف

×××

±أخطاء واردة في الكشف

×××

=الرصيد الدفتري بعد التعديل

×××

مسألة:

في 31/12/2007 ظهر رصيد حساب المصرف في دفاتر إحدى المنشآت مدين بمبلغ 425200 بينما ورد في كشف المصرف المرسل للمنشأة بتاريخه رصيداً قدره 467500.

ولدى البحث عن الأسباب (الجرد) تبين مايلي:

1) ورد في كشف المصرف أن المصرف سجل بحساب المنشأة مايلي:

22000 إيرادات أ. مالية.

75200 سداد من الزبون وحيد.

38200 كمبيالة محصلة.

6800 فوائد الحساب الجاري.

2) خصم المصرف من حساب المنشأة المبالغ التالية التي وردت في الكشف ولم يردها إشعارا حتى تاريخها (لم تسجل في دفاتر المنشأة):

5600 عمولات مصرفية.

1500 م. تحصيل.

2500 أقساط تأمين.

7400 فوائد القرض.

3) حررت المنشأة شيكاً لأمر أحد الدائنين قدره 15700 وورد في الكشف إلا أن العملية سجلت في دفاتر المنشأة بمبلغ 17500.

4) حصَّل المصرف شيكاً للمنشأة مبلغه 43000 وسجلت العملية في دفاتر المنشأة سابقاً بشكل صحيح إلا أن المبلغ ورد في الكشف بمقدار 34000.

5) أودعت المنشأة نقدية في المصرف بتاريخ31/12/2007 قدرها 142000 وسجلت العملية في دفاترها إلا أن المبلغ لم يرد في الكشف.

6) حررت المنشأة الشيكات التالية ولم يتقدم أصحابها لصرفها حتى تاريخها:

25000 شيك لأمر سعيد/41000 شيك لأمر وليد.

المطلوب:

أ) إثبات قيود اليومية اللازمة للعمليات السابقة (قيود التسوية)

ب) تصوير حـ/المصرف وإعداد مذكرة التسوية.

142500 من حـ/ المصرف

إلى مذكورين

22000 حـ /ايرادت أوراق مالية

75500 ؛ـ/ الزبون وحيد

38200 حـ/ أوراق قبض برسم التحصيل

6800 حـ/ فوائد دائنة

اثبات عمليات لصالح المنشأة

من مذكورين

5600 حـ/ عمولات مصرفية

1500 حـ/ م. تحصيل

2500 حـ/ أقساط تامين

7400 حـ/ فوائد قروض

17000 إلى حـ / المصرف

1800 من حـ/ المصرف

1800إلى حـ/ الدائنين

تصحيح قيد خاطئ لدى المنشأة

حـ/ المصرف

425200

رصيد ( قبل التسوية)

17000

من مذكورين

142500

إلى مذكورين

552500

رصيد مدين (بعد التسوية)/(الميزانية)

1800

إلى حـ/الدائنين

569500

569500

مذكرة التسوية

رصيد المنشأة كما ورد في الكشف 467500

(+) فرق في قيمة الشيك المحصل 9000

(+ ) نقدية في الطريق 142000

(-)شيكات للموردين لم تقدم للصرف بعد (66000)

( 25000 سعيد + 41000 وليد ) 552500 وهو يطابق رصيد حساب المصرف في دفاتر المنشأة بعد التعديل

ملاحظات حول الحل:

1- بعد إجراء التسويات في دفاتر المنشأة يؤخذ بعين الاعتبار أي تعديل يجري على أي حساب قبل إقفاله في الحسابات الختامية أو عرضه في الميزانية.

2-بعد إجراء التسوية على حـ/المصرف وإجراء التسوية على كشف المصرف ( في مذكرة التسوية) يجب أن يتطابق الرصيد الدفتري ( بعد التعديل) مع رصيد مذكرة التسوية .

3-من الممكن أن يكون حـ/المصرف رصيده مدين ويتحول بعد التسوية إلى رصيد دائن (سحب على المكشوف)،العكس ممكن أيضاً أي يمكن أن يكون الرصيد الدفتري دائن ونتيجة التسوية يصبح مدين وهذا الأمر ينطبق على الرصيد الوارد في الكشف.

* عندما يكون رصيد حـ/المصرف في دفاتر المنشأة مدين يكون الرصيد الوارد في كشف المصرف دائن.