يمكن تحليل عملية التفاوض إلى العناصر التالية:
الموقف التفاوضي
أطراف التفاوض
القضية التفاوضية
الهدف التفاوضى
أولا: الموقف التفاوضي:
وفقًا للتعريف السابق يعد التفاوض موقفًا ديناميكيًا أي حركيًا، يعتمد على الفعل ورد الفعل، وهو موقف تعبيري يستخدم فيه اللفظ والكلمة والإشارة والجملة والعبارة، استخدامًا دقيقًا، وهو أيضًا موقف مرن يتطلب قدرات هائلة للتكيف السريع والمستمر مع متغيرات العملية التفاوضية.
وبصفة عامة فإن الموقف التفاوضي يتضمن عدة عناصر يجب أن يعيها المفاوض جيدًا مثل:
1- الترابط
وهو يستدعى أن يكون هناك ترابط على المستوى الكلي لعناصر القضية التي يتم التفاوض بشأنها، وإن كان يسهل الوصول إلى العناصر والجزئيات الخاصة لهذا الموقف العام.
2- التركيب
ويقصد به أن يكون هذا التركيب السابق – المكون من عام وخاص أو كلي وجزئي – هو تركيب بسيط وواضح بلا غموض.
3- إمكانية التعرف والتمييز
يجب أن يتصف الموقف التفاوضي بهذه الصفة، دون فقد لأي من أجزائه أو معالمه.
4- الاتساع المكاني والزماني
ويعنى به المرحلة التاريخية التى يتم التفاوض فيها وكذلك المكان الجغرافي الذي تشمله القضية التفاوضية.
5- التعقيد
الموقف التفاوضي هو في الغالب موقف معقد، يتكون من مجموعة من العوامل وله العديد من الأبعاد التي يجب الإلمام بها جميعًا، حتى نقدر على التعامل مع الموقف ببراعة.
6- الغموض
حيث يحيط بالتفاوض ظلال شك وغموض نسبي، مما يدفع المفاوض إلى محاولة تقليل دائرة عدم التأكد عن طريق جمع المعلومات التي تكفل توضيح الموقف.
ثانيًا: أطراف التفاوض:
يتم التفاوض فى العادة بين طرفين، وأحيانًا يتسع النطاق ليشمل أكثر من طرفين وذلك نظرًا لتشابك المصالح والتعارض الذي يحدث أحيانًا بين الأطراف المتفاوضة وبعض الأطراف المتأثرة بنتيجة هذا التفاوض.
ومن هنا يمكن تقسيم أطراف التفاوض إلى:
أطراف مباشرة؛ وهى الأطراف التى تجلس على مائدة التفاوض وتقوم بالعملية التفاوضية
وأطراف غير مباشرة؛ وهي الأطراف التي تؤثر بشكل ما في عملية التفاوض، وذلك لوجود مصالح خاصة بهذه الأطراف تتأثر بنتيجة العملية التفاوضية، ويمكن أن تؤثر هذه الأطراف في سير عملية التفاوض بالسلب أو الإيجاب، وتؤثر أيضًا على نتائجها ولكن هذه الأطراف لا تجلس على مائدة المفاوضات بل تتوارى خلف الكواليس، وتشرف على إدارة العملية التفاوضية وتلقين بعض الأطراف المتفاوضة ما يجب أن يقوموا به لتحقيق أهدافها المعلنة أو غير المعلنة.
ثالًثا: القضية التفاوضية:
التفاوض أيًا كان نوعه، وأيًا كان من يقوم به، لابد وأن يدور حول ” قضية أو موضوع معين ” يمثل هذا الموضوع محور العملية التفاوضية، وقد يكون الموضوع قضية إنسانية عامة، أو قضية شخصية، أو اجتماعية، أو اقتصادية، أو سياسية…….. الخ، ومن خلال القضية المتفاوض بشأنها يتحدد الهدف التفاوضي، وأيضًا يتحدد غرض كل مرحلة من مراحل التفاوض، والنقاط والعناصر التي يجب تناولها، وأيضًا الأدوات والاستراتيجيات الواجب استخدامها في كل مرحلة، وتوزيع الأدوار على فريق التفاوض، وفقًا لكل مرحلة، وأيضًا من خلال معرفتنا بعناصر القضية التفاوضية نقوم بتحديد الإطار الذي يجب أن تدور في نطاقه المفاوضات، وبالتالي تمثل هذه العناصر حدودًا لا تتعداها العملية التفاوضية.
رابعًا: الهدف التفاوضي:
لا تتم أي عملية تفاوض بدون هدف أساسي تسعى إلى تحقيقه أو الوصول إليه وتوضع من أجله الخطط والسياسات، وتستخدم الأدوات والتكتيكات وتحفز من أجله الجهود، وبناء على الهدف التفاوضي يتم قياس مدى تقدم الجهود التفاوضية وتعمل الحسابات الدقيقة، بل وتستبدل الأدوات والتكتيكات التفاوضية، بل والمفاوضون أنفسهم ويحل محلهم آخرون بناء على مدى تقدمهم وبراعتهم فى كسب الجولات التفاوضية واقترابهم من الهدف النهائي الموضوع.