تعتمد فعالية الاستقطاب على قيام بمجموعة من العوامل التي تستعد على جذب وترغب القوى العاملة و زيادة عدد الراغبين في العمل لديها وبالتالي زيادة بدائل الاختيار أمامها , ومن هذه العوامل:
1 ـ توفير تصميم تنظيمي حديث ، حيث يتصف هذا التصميم بما يلي :
مشاركة الجميع في اتخاذ القرارات .
حرية التعبير عن الرأي .
ضمان استمرارية العمل للعاملين .
محاولة تحديد واستخدام مداخل في إدارة العنصر البشري .
2 ـ النظرة الحقيقية المسبقة عن العمل :
تعني إعطاء الفرد الذي يراد استقطابه فكرة واقعة عن طبيعة وماهية العمل في المنظمة بوجه عام , والوظائف الشاغرة لديها بوجه خاص .
3 ـ توسيع مسارات الترقية :
تستطيع المنظمة تقوية جاذبيتها وقدراتها على زيادة عدد الأفراد المستقطبين والمحافظة على القوى العاملة ، التي تعمل لديها حاليا عن طريق توفير مسارات ترقية جديدة ومتعددة أمام العاملين لديها , ولمن تقوم باستخدامه , هذا وقد أظهرت بعض الـــــدراسات أن الأفراد المستقطبين من خلال إعلانات الصحف أقرّ أدائها من ناحية الجودة و الاعتماد عليهم بـــــدل الأفراد الذيـــن بادروا و اتـــصلوا بصفــة شخصية مع المنظمة .
وأخبرا يمكن القول بأنه كل منظمة لابد تحدد خطوات لتحديد المصدر الأمثل والأكثر فاعلية لاستقطاب أفرادها .
إن أهمية تخطيط واستقطاب الموارد البشرية ترجع إلى حاجة المنظمة في معرفة وتقدير إمكانية سد إحتياجاتها من الموارد البشرية كلما تغيرت ظروفها الداخلية أو الخارجية , وتغيرت مشاريعها أو إستراتجيتها ويؤثر التغير على عرض وطلب العاملة بما يتطلب ، وبالتالي إعادة النظر من طرف المنظمة الجديد , ويمكن تلخيص أهمية عملية تخطيط العاملة في أنها تساعد على :
1)- تزويد المنظمة بالمعلومات الخاصة بالموارد البشرية بالمنطقة الشاغرة ، وعلى معرفة مخزونتها من الكفاءات فــي كل وقــت .
2)- كشف إحتياجات المنظمة الفجائية ، وعلى التعرف على عرض وطلب العمالة .
3)- تزويد المنظمة بالعمل ذوي الكفاءات اللازمة كلما تطلب الأمر ذلك .
4)- ترشيد استخدام الموارد البشرية وعلى تقليل تكاليفها.
5)- القيام بمختلف الوظائف المتعلقة بالموارد البشرية ( التوظيف – التكوين – الترفيه …..الخ)
6)- إدماج التغيرات الداخلية و الخارجية ، وعلى ربط مختلف البرامج الخاصة بالموارد البشرية .
7)- تغطية احتياجات المنظمة التنظيمية من وظائف . هياكل ….الخ .
8)- ما أن التغيير المقدم من طرف المنظمة يؤدي على زيادة إنتاجهم وبذل مجهود إضافي ، وذلك بتحسيسهم بأن لهم أهمـــية كبيرة بالمؤسسة .