في نهاية السنة المالية جرى العرف المحاسبي على إقفال الدفاتر أي بمعنى إقفال جميع حسابات الأستاذ المساعد في نهاية السنة المالية ، بحيث يجرى قيد
مركب يحتوي على أرصدة الحسابات التي لم يتم إقفالها بالحسابات الختامية ، وهي أرصدة حسابات الأصول والخصوم الظاهرة في الميزانية الختامية .
والواقع أن حسابات الأصول الثابتة لا تقفل بشكل فعلي إلا عند التخلص الكلي من الأصل سواءً عند بيعه والحصول على مقابل يقفل به رصيده ، أو عند هلاك الأصل وإقفاله في رصيد مخصص إهلاكه ، وعلى الجانب الآخر فإن حسابات الخصوم يتم إقفالها فعلاً عند السداد الكامل لها وتلاشى أرصدتها ، وعملية إقفالها هي عملية إجرائية تتم في كثير من المشروعات كنوع من التنظيم الدفتري لاستقلال السنوات المالية ، ولذلك فإنه يتم عمل قيد افتتاحي لهذه الحسابات في بداية السنة المالية التالية وذلك بقيد عكس لقيد الإقفال ، وذلك في ضوء القاعدة الأساسية لإقفال الحسابات وهي أنه عند إقفال حساب مدين نجعله عكس حالته الأساسية أي بجعله دائناً ، ولإقفال حساب دائن ينقل إلى عكس حالته بجعله مديناً وبذلك فإن :
- الأصول أرصدتها في الأصل مدينة لإقفالها نجعلها دائنة .
- الخصوم أرصدتها في الأصل دائنة لإقفالها نجعلها مدينة .