في نهاية السنة المالية ، كجزء من الدورة المحاسبية ، يتم إقفال عض الحسابات ، بحيث يصبح رصيدها صفرا لأن أرصدة هذه الحسابات تخص
السنة المالية المعينة التي أقفلت فيها ، ولا علاقة لها بالفترات المالية اللاحقة ، وبالتالي ستبدأ مع بداية السنة المالية التالية من الصف ، بينما هناك حسابات أخري تبقي مفتوحة ، لأن أصدتها تخص السنة المالية الحالية والسنوات المالية اللاحقة .
الحسابات المؤقتة والحسابات الدائمة : (Temporary & Permant Accounts)
يتم إقفال الحسابات المؤقتة ، وهي حسابات قائمة الدخل :
أى الإيرادات والمصروفات بالإضافة إلى المسحوبات الشخصية بينما الحسابات الدائمة ، وهي حسابات الميزانية العمومية ، أى الأصول ، الإلتزامات وحقوق الملكية، تبقي مفتوحة .
عملية الإقفال (Closing Process) :
لإنجاز عملية الإقفال ، يتم إنشاء حساب وسيط مؤقت ، يطلق عليه اسم حساب الدخل لإقفال حسابات قائمة الدخل من خلاله ، ومن ثم يقفل حسا الدخل في حساب رأس المال ، بينما يقفل حساب المسحوبات الشخصية مباشرة في حساب رأس المال .
يمكن تلخيص عملية الإقفال من خلال قيود الإقفال التالية:
1 – تقفل حسابات الإيرادات ، بجعلها مدينة ، وحساب الدخل دائنا .
2 – تقفل حساب المصروفات ، بجعلها دائنة ، وحساب الدخل مدينا .
3 – يقفل حساب الدخل فى حساب رأس المال علي ضوء الرصيد الناتج من إقفال أرصدة الإيرادات والمصروفات فإذا كانت أرصدة الإيرادات أكبر من حسابات المصروفات ،نتج عن ذلك صافي ربح ، وبالتالي يقفل حساب الدخل بجعله مدينا وحساب رأس المال دائنا ، والعكس صحيح .
فإذا كانت أرصدة حسابات الإيرادات أقل من حسابات المصروفات نتج عن ذلك صافي خسارة وبالتالي يقفل حساب الدخل بجعله دائنا وحساب رأس المال مدينا .
4 – والقيد الأخير ، يتمثل فى إقفال حساب المسحوبات الشخصية في حساب رأس المال ، بحيث يكون حساب المسحوبات الشخصية دائنا وحساب رأس المال مدينا .