كيفية قياس تكاليف الموارد البشرية

قياس تكاليف الموارد البشرية (HR costs، وتسمى أيضًا تكاليف الموارد البشرية)، هي أحد المكونات الرئيسية لمحاسبة الموارد البشرية. وفي هذا المقال، سنشرح ما هي تكلفة الموارد البشرية، ولماذا يجب عليك قياس التكاليف، وكيفية القيام بذلك، ولماذا لا يكفي قياس تكاليف الموارد البشرية فقط.
تقليديًا، كان ينظر إلى إدارة الموارد البشرية باعتبارها مركز التكلفة، أو الأجور الباهظة. ولهذا السبب، هناك دائمًا الكثير من التركيز على خفض التكاليف في الموارد البشرية. وهذا هو المكان الذي تأتي فيه تكلفة الموارد البشرية.
السؤال الأول هو كيف نحدد التكلفة. وفقًا لفلمهولتز 1999، التكلفة هي تضحية تتكبدها للحصول على بعض الفوائد أو الخدمة المتوقعة. وهذا يعني أن جميع التكاليف لها “نفقات” ومكون “أصل”. هذا هو ما تدور حوله محاسبة الموارد البشرية: قياس النفقات وعناصر الأصول للتكلفة.
لماذا عليك قياس تكاليف الموارد البشرية؟
هناك أربعة أسباب رئيسية وراء حاجتك إلى قياس تكاليف الموارد البشرية:
• مراقبة تكاليف الإدارات
• قياس التأثير والنجاح الشامل
• التنبؤ بالتكاليف المستقبلية
• حساب عائد الاستثمار (ROI)
مراقبة تكاليف الإدارات
أولا و قبل كل شيء، أنت ترغب في مراقبة تكاليف الإدارات. ربما هذا هو السبب الأكثر أهمية لمعرفة المزيد عن تكلفة الموارد البشرية.
تكاليف المراقبة ليست خاصة بإدارة الموارد البشرية. ففي هذا اليوم وهذا العصر، تحتاج كل إدارة ومدير إلى معرفة تكاليفهم. على سبيل المثال، قد يكون هذا مطلوبًا لأغراض وضع الميزانية. في بداية العام تتلقى الإدارة ميزانية معينة، وفي نهاية العام، يتعين عليها الإبلاغ عن كيفية إنفاق هذه الميزانية.
تساعد هذه الميزانية في الإجابة عن أسئلة مثل: هل تم تخصيص الأموال للأهداف المناسبة؟ هل كان توزيع الأموال يتناسب مع الميزانية الأولية؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فلماذا كانت هناك أموال أكثر أو أقل تخصيصًا؟
ومن خلال مراقبة تكاليف الموارد البشرية، من السهل إظهار كيفية تغييرها. ويرتبط هذا مباشرة بنقطتنا التالية: إذا زادت التكاليف، هل ستزيد فعاليتنا أيضًا؟
قياس كفاءة تكاليف الموارد البشرية
إذا زادت تكاليف الموارد البشرية في الوقت الذي تقل فيه فعالية الموارد البشرية، فلدينا مشكلة. وهذا يعني أن كفاءة الموارد البشرية تنخفض.
فالكفاءة هي عدد الموارد المطلوبة لتحقيق هدف معين. إذا تم استخدام العديد من الموارد للوصول إلى هذا الهدف، ستكون الكفاءة منخفضة. أمَّا إذا تم استخدام موارد قليلة فقط، فالكفاءة ستكون عالية.
لإعطاء مثال على ذلك: تحاول منظمتان تقليل غياب الموظف. توفر إحدى المنظمات اشتراكًا مجانيًا في اللياقة البدنية للجميع. والآخرى تزيل الوجبات الخفيفة غير صحية من المقصف وتوفر فاكهة مجانية. كلا التدخلين خفض الغياب بنسبة 5 ٪. ومع ذلك، فإن تكاليف المؤسسة الأولى هي 4 أضعاف من الثانية. بمعنى آخر: الثاني أكثر كفاءة.
ومع ذلك ، فإن السبب الثاني لقياس التكاليف هو الحصول على فكرة حول كفاءة إجراءات الموارد البشرية. ملاحظة: هذا لا يخبرك بأي شيء عن تأثير هذه الإجراءات أو نجاحها بشكل عام! نعلم جميعًا أمثلة للمشروعات التي تكلف الكثير من المال ولكنها لم تحقق نجاحًا.
التنبؤ بالتكاليف المستقبلية
و يعد السبب الثالث لقياس تكاليف الموارد البشرية هو التنبؤ بالتكاليف المستقبلية. وهذا أمر واضح للغاية: إذا كان نفس العدد من الأشخاص يفعلون نفس الأشياء في العام المقبل كما فعلوا في العام الماضي، فمن المتوقع أن تكون التكاليف متساوية.
عند تعيين أشخاص جدد، يمكنك تقدير تكاليف أكبر عدد من السكان. إذا زاد عدد الموظفين بنسبة 25٪، فإن تكاليف دعم الموارد البشرية ستزداد أيضًا بنفس النسبة تقريبًا.
بالطبع، الواقع أكثر دقة. في وقت لاحق في هذه المقالة، سوف تقرأ عن قيمة المال مع مرور الوقت. يخضع المال للتضخم، مع مرور الوقت مما يقلل من قيمة المال اليوم.
تكلفة الموارد البشرية لحساب عائد الاستثمار
يعد حساب عائد الاستثمار هو السبب الأخير وراء اهتمام مسئولي الموارد البشرية بتقدير تكاليف الموارد البشرية. فالتكلفة عنصر أساسي في صيغة عائد الاستثمار.
الجزء العلوي من صيغة عائد الاستثمار يسمى صافي الفائدة. فالفائدة الصافية هي إجمالي الفائدة مطروحًا منها التكلفة الإجمالية. تنقسم الفائدة الصافية من التكلفة الإجمالية.
على سبيل المثال: بعد محادثات مع أطباء الشركة ، حددت الموارد البشرية أن هناك تواترًا كبيرا لأمراض الأوعية الدموية في المنظمة. وهذا يرجع أساسًا إلى موظفي الشركة الذين تتراوح أعمارهم في الغالب منتصف العمر.
ردًا على ذلك، يتم إطلاق لوحة تتبع لمكافحة هذه المسألة. وتشير لوحة النتائج هذه إلى الخطوات لكل قسم وفريق مما يؤدي إلى منافسة “صحية”. وإذا كان بإمكانك حساب التكاليف وتقدير فائدة مثل هذا التدخل، فيمكنك حساب عائد الاستثمار.

إذا كان عائد الاستثمار أكبر من 1 (وهو ما يساوي 100٪)، فهذا يعني أنه إيجابي. إذا كانت أقل من 1، لنقل 0.5 (50٪)، فهي سلبية. إذا تم استرداد 50٪ فقط من التكاليف، فهذا استثمار سيء.
يعتبر حساب عائد الاستثمار أمرًا صعبًا ومعقدًا. في الواقع، هناك الكثير من النقد حول التركيز على هذا الحساب. خذ بعين الاعتبار ما يلي:
“ما هو عائد الاستثمار في البريد الإلكتروني؟” يمكنك أن تتخيل أن هذا السؤال مستحيل الإجابة. ومع ذلك، لا أحد منا يريد العودة إلى كتابة الرسائل والملاحظات اللاصقة للزملاء.
تصنيف تكاليف الموارد البشرية
عندما نتحدث عن تصنيف التكاليف ، فإننا نتحدث عن مفاهيم من الاقتصاد. في كتابهم “الاستثمار في الناس: الأثر المالي لمبادرات الموارد البشرية”، قائمة واين كاسكيو وجون بودرو (من بين آخرين) هذه التكاليف.
• تكلفة ثابتة ومتغيرة
• تكلفة الفرصة
• قيمة المال مع مرور الوقت
• القيمة المقدرة من وقت الموظف
• تحليل التكلفة والفوائد من حيث التكلفة
• المنفعة كمجموع مرجح لخصائص المرافق
• التحليل الموحد
• الحساسية وتحليل التعادل
وسيستغرق شرح كل واحد منهم وقتًا طويلاً ، ولكن سرعان ما سأنتقل إلى الثلاثة الأولى حيث إنها الأكثر ملاءمة لممارسي الموارد البشرية.
التكلفة الثابتة مقابل التكلفة المتغيرة للموارد البشرية
أهم تمييز لأي مشروع هو التمييز بين التكلفة الثابتة والمتغيرة.
فالتكاليف الثابتة هي التكاليف التي تظل ثابتة، بغض النظر عن الأنشطة في المشروع. بينما تتغير التكاليف المتغيرة كلما تغيرت الأنشطة.
على سبيل المثال، يتضمن إنشاء دورة تدريب تكلفة ثابتة معينة. ومع ذلك، فإن عدد المرات التي تُعطى فيها الدورة مرتبط بتكلفة متغيرة. هذا هو السبب في أن تكلفة تدريب 200 شخص في 10 ورش عمل هي أعلى من تكلفة تدريب 20 شخصًا في ورشة عمل واحدة. تكلفة إنشاء المادة هي نفسها، ولكن من خلال تقديم 10 ورش عمل بدلاً من 1، تقل التكاليف المتغيرة 10 أضعاف.
الموارد البشرية تكلفة الفرصة والادخار
تشير تكلفة الفرصة إلى المكاسب المحتملة التي يمكن تحقيقها إذا تم توجيه الموارد إلى غايات أخرى.
على سبيل المثال ، لا يكلف تدريب مندوبي المبيعات منك إلا رواتبهم (ويقدر AKA بالقيمة المقدرة لوقت الموظف). لا ، كما أن لديها تكلفة الفرصة البديلة: ففي الوقت الذي يقضونه في التدريب ، ربما يكونون قد أغلقوا أيضًا صفقة. هذه هي تكلفة الفرصة البديلة.
لتحديد هذه التكاليف ، يجب عليك إنشاء قائمة بجميع الأنشطة التي لا يمكن للموظف القيام بها بسبب التدخل. بعد ذلك ، يمكنك تحديد تكاليف الفرصة البديلة لكل من هذه الأنشطة. على سبيل المثال ، إذا كان مندوب المبيعات يعمل 5 ساعات أقل لأنه في التدريب ، ويأخذ منه في المتوسط 200 ساعة لإنشاء صفقة تبلغ 40.000 دولار ، فإن تكلفة الفرصة البديلة لتدريب المبيعات ستكون 1.000 دولار.
تقدير الموارد البشرية السلوكية
يتم استخدام الأساليب المذكورة أعلاه من قبل وين كاسكيو للقيام بتكلفة الموارد البشرية السلوكية. عندما نطبق تكلفة الموارد البشرية ، هناك اعتباران:
• تكلفة التراكب (المادة) + تكلفة الوقت
• التكلفة الثابتة + التكلفة المتغيرة + تكلفة الفرصة
أسهل طريقة لحساب تكلفة الوقت هي تحديد كل المهام التي يجب القيام بها لإكمال المشروع. تحتاج بعد ذلك إلى تقدير عدد الساعات لكل مهمة وتحديد تكلفة الوقت وتكلفة الفرصة البديلة.
بعد ذلك، حدد التكلفة الثابتة والمتغيرة ويجب أن يكون لديك نظرة عامة جيدة على التكلفة الإجمالية للمشروع. هذه هي المدخلات التي تحتاج إليها لحساب عائد الاستثمار المذكور أعلاه.
تكلفة الموارد البشرية دون فوائد
تكلفة الموارد البشرية هي آلية مهمة وراسخة لإدارة التكلفة. ومع ذلك، هناك جانب مهم يجب عليك الاحتفاظ به.
لقد بدأنا هذا المقال بالقول إن الموارد البشرية غالباً ما ينظر إليها كمحرقة رسوم. الخطر هو أن الموارد البشرية تركز أكثر من اللازم على خفض التكاليف والكفاءة. في النهاية، لا ينبغي الحكم على الموارد البشرية من خلال فعالية التكلفة – ولا ينبغي أن نسعى لتحقيق ذلك.
ما يهم في النهاية هو القيمة المضافة. إذا كان بإمكان الموارد البشرية إظهار قيمة مضافة، فإن التكاليف تكون غير ذات صلة. اسمحوا لي أن أشرح هذا.
عندما تظهر زيادة تكلفة الموارد البشرية زيادة إيجابية في العائد ، سيكون من دواعي سرور الشركة استثمار المزيد في الموارد البشرية. في هذه الحالة ، يؤدي الاستثمار في الموارد البشرية إلى زيادة إنتاجية الناس!
لإثبات هذه القيمة المضافة، تحتاج الموارد البشرية إلى تحويل تركيزه من مقاييس الكفاءة إلى الموارد البشرية ونتائج الأعمال.
أمثلة على مقاييس الكفاءة هي:
• تكلفة التوظيف
• تكلفة الموارد البشرية لكل ما يعادل العمل بدوام كامل
• وقت التوظيف
• نفقات التدريب لكل يعادل العمل بدوام كامل
• الخ.
لذا ، هل من المرغوب فعلًا تقليل هذه المقاييس؟ يعتبر تخفيض تكلفة التعيين أمر سهل، أمَّا التوظيف عالي الأداء ليس كذلك. إن تخفيض نفقات التدريب أمر بسيط أيضًا، ولكن التأكد من تحسن أداء الأشخاص يعد قصة أخرى.
ومن أجل إضافة قيمة حقيقية، يجب على الموارد البشرية الابتعاد عن التحليل وخفض التكلفة والتركيز بدلاً من ذلك على إظهار وخلق القيمة. وهذا له علاقة بكل شيء يجب القيام به مع سلسلة قيمة الموارد البشرية، وهذا هو المكان الذي تأتي منه تحليلات الموارد البشرية. وتساعد التحليلات في الإجابة على السؤال: كيف يمكننا تحسين أداء أعمالنا؟
لقد كتبت هذا لتقديم نظرة شاملة عن موضوع تكاليف الموارد البشرية. لقراءة المزيد عن تكاليف الموارد البشرية، أود أن أوصي بكتاب “الاستثمار في الموظفين” لـ واين كاسكيو وجون بودرو. في كتابهم، يصفون كل ما سبق بمزيد من التفصيل ويقدمون عددًا من الأمثلة الملموسة للغاية على حساب الأثر المالي لمبادرات الموارد البشرية.
لقراءة المزيد عن تحليلات الموارد البشرية، أوصي بمقال “ما هي تحليلات الموارد البشرية” و مقال “التحليلات التنبؤية في الموارد البشرية”. وفي غضون أسابيع قليلة، سأقوم بنشر المزيد حول سلسلة قيمة الموارد البشرية ومدى ارتباطها بالتحليلات. وسأقوم بتضمين الرابط بمجرد نشر هذه المقالة.