ست خطوات لإجراء مقابلة حدث يتعلق بالسلوك
بغض النظر عن كيفية رؤيتك لاقتصاد اليوم، إذا كان عملك ينطوي على اكتساب المواهب لمؤسستك، و تعرف أن إجراء المقابلات و تقييم و اختيار أفضل المتقدميين للوظائف الرئيسية لا يزال تحديًا كما كان من أي وقت مضى.
و الأكثر صعوبة هو العثور على المتقدمين الذين كانوا ذوي الأداء الممتاز في وظائفهم الحالية و الذين من المحتمل أن يكونوا أصحاب الأداء الممتاز في الوظيفة الحالية. وللقيام بذلك، فمن الضروري أولا الحصول على صورة واضحة لما يشكل “الأداء المتفوق” و الكفاءات التي يمتلكها الموظفين ذوي الأداء المتفوق و التي تمكنهم من أن يكونوا متفوقين. و تخدم نماذج الكفاءة الوظيفية مثل هذا الغرض. و تستخدم تطوير نماذج الكفاءات الوظيفية خاصية مقابلة الحدث المتعلق بالسلوك (ويعرف أيضا باسم تقنية aka BEI).
فالمبدأ الأساسي لنهج الكفاءة هو أن ما يعتقده الناس أو يقولون عن دوافعهم ومهاراتهم غير موثوق به. فقط ما يفعلونه في الواقع، في الحوادث الأكثر أهمية التي واجهوها، هو ما يؤمنون به. و الغرض من طريقة BEI هو الحصول على ما وراء ما يقوله الناس و ما يفعلونه لمعرفة ما يقومون به حقا. و يتم ذلك عن طريق مطالبة الناس بوصف كيف تصرفوا بالفعل في حوادث محددة.
المزيد من المعلومات حول الغرض من BEI
و الهدف من إجراء مقابلة الحدث المتعلق بالسلوك هو تحديد الكفاءات اللازمة للقيام بمختلف الوظائف. و الأقرب لها هو المقابلة السريرية البحثية و التي تهدف إلى التعرف على الخصائص الرئيسية للفرد التي أدت إلى سوء التكيف و عدم التوازن. و التركيز هو كل ما يلزم في مقابلة الحدث المتعلق بالسلوك للقيام بعمل معين بشكل جيد. و بما أن الأفراد قد يتكيفون مع العمل بشكل فردي، فمن الضروري إجراء مقابلات مع العديد من شاغلي الوظائف و محاولة تحديد ما يميز أصحاب الأداء الجيد مقارنًة بأصحاب الأداء الضعيف و السيء. و بعيدًا عن الكفاءات المطلوبة، يجب على القائم بالمقابلة أن يضع في إعتباره ما هو قابل للقياس. و عندما يقوم القائم بالمقابلة بصياغة الكفاءات المطلوبة، سيقوم بإختبار هذه الأحكام من خلال إيجاد تدابير و مقاييس لها و تحديد ما إذا كان هؤلاء الذين يؤدون هذه الوظيفة يسجلون أعلى من هذه التدابير أكثر من أولئك الذين يؤدون أداءًا ضعيفًا. عندما يتم التحقق من صحة هذه الفرضيات حول الكفاءات اللازمة للعمل على هذا النحو، يمكن استخدام هذه التدابير لاختيار الأشخاص المؤهلين بشكل أفضل أو لتدريب الناس بشكل أفضل لهذا المنصب.
التقنيات الأساسية
إن واحدة من أفضل الطرق للحصول على المعلومات لتقييم الكفاءات اللازمة للعمل هو الحصول على وصف سلوكي مفصل للغاية لكيفية قيام الشخص بعمله. في بعض الأحيان يمكن القيام بذلك عن طريق طلب عدد من شاغلي الوظائف لكتابة الحوادث الحرجة، في أعقاب التقنية المعروفة أولًا بواسطة فلاناجان عام (1954). و مع ذلك، قد لا تكون هذه الحوادث مفصلة بما يكفي لمعرفة لمعرفة ما الذي يفكر فيه الشخص و يقوم به. و لذلك، فمن الأفضل عادًة إجراء مقابلات مع عدد قليل من شاغلي الوظائف. و هذا يسمح بفحص أكثر شمولا لكل حدث ذكر حتى يتم استخلاص جميع السلوكيات ذات الصلة.لتمييز هذه التقنية عن نهج حادثة فلاناجان المعروفة، فإنه ينبغي أن يشار إلى تقنية مقابلة الحدث السلوكي.
و لتمييز هذه التقنية عن نهج حادثة فلاناجان المعروفة، فإنه يجب أن يشار إلى تقنية مقابلة الحدث المتعلق بالسلوك. يجب على المحاور أن يدرك في جميع الأوقات أن الغرض من المقابلة هو الحصول على البيانات السلوكية الخام التي يمكن استخدامها لتصور الكفاءات المطلوبة للقيام بهذه المهمة بشكل جيد.
و قبل كل شيء، يجب على القائم بالمقابلة أن يتجنب الوقوع في مفاهيم الشخص المتحاور معه بشأن ما يتطلبه عمله. فكل شخص لديه بعض الأفكار بشأن ما يحبه الشخص و كيفية قيامه بالأشياء. و في بعض الحالات قد تكون هذه الأفكار دقيقة و لكن في كثير من الأحيان لا تكون كذلك، و يجب على المحاور تجنب طرح الأسئلة التي تستثير ببساطة مفاهيم الشخص الذي تجري معه المقابلة. يجب على القائم بالمقابلة أن يواصل دفع السلوكيات – الأفكار والأفعال – التي أظهرها الشخص الذي أجرىت معه المقابلة في مناسبة معينة.
و يوصى بإستخدام شريط مسجل لحفظ كل تفاصيل المقابلة للإستخدامات المستقبلية، مثل تطوير مواد القضية و غيرها من الوسائل التعليمية. و استخدامها الأكثر إلحاحًا لمساعدتك على إعادة بناء ملاحظات المقابلة الخاصة بك عن قيامك بكتابة الملخص. و مع ذلك، فليس هناك بديل عن تدوين الملاحظات، خاصًة إذا كان لديك عطل ميكانيكي. لا تتوقع استخدام المسجل مثل الركيزة أو الدعامة وسوف تكون ملاحظاتك هى كل ما ستحتاج إلى كتابة المقابلة، مما يوفر لك الوقت الذي عادًة ما يكون لقضاء الاستماع إلى المقابلة من جديد.
كيفية إجراء المقابلة
الخطوة الأولى: الشرح.
كل فرد سيريد أن يعرف لماذا يتم مقابلتة. و يمكن أن يذهب تفسيرك مثل هذا القبيل:
“لقد طلب مني محاولة معرفة الكفاءات التي يحتاجها للقيام بعملك. و يبدو أن أفضل طريقة هى أن تطلب من الشخص الذي يقوم بعمل ما أن يفعله. أنت الخبير الواضح فيما يتطلبه الأمر أن يكون (أيًا كان ما يقوم به الشخص). و سوف نتحدث عن بعض الأمثلة عن كيفية عملك”.
اختياري،اعتمادًا على فضول الشخص الذي تجري معه المقابلة أو تفويضك:
“هذا هو جزء من البرنامج الذي ينبغي أن يؤدي إلى الإختيار و التدريب الأفضل لهذه الوظيفة. إذا تمكنا من تحديد الكفاءات اللازمة للعمل، يمكننا اختيار الأشخاص الذين لديهم الكفاءات اللازمة للعمل أو تدريب شاغلي الوظائف لتطوير الكفاءات اللازمة إلى أقصى حد “.
عند هذه النقطة يجب أن تحصل على إذن من الشخص الذي تجري معه المقابلة لتسجيل الشريط. يمكنك شرح ذلك بهذه الطريقة:
“بإذن منك، أود أن أسجل أجزاء من هذه المقابلة لمساعدتي مع ملاحظاتي. كل ما تقوله سوف يبقى سري و لن يتم مشاركته مع أي شخص آخر في (المنظمة). و لكن إذا كان هناك أي شيء تريد أن تقوله خارج التسجيل أو لا تريد مني أن أقوم بتسجيله، فقط اسمح لي أن أعرف و أنا سوف أقوم بإيقاف الشريط “.
الخطوة الثانية: الواجبات و المسئوليات
من المفيد كسر الجليد بجعل الشخص المتحاور معه يتحدث عما يفعله بشكل عام، أي بشأن واجباته و مسئولياته.
“دعنَّا نبدأ من خلال الحديث عن مسئولياتك في عملك. أنا حقًا لا أعرف شيئا عن ما يلزم لتكون ( شرطي، ضابط البحرية، مدير، الخ) جيدًا. ماذا تعمل؟ أين تعمل؟ من الشخص الذي تعمل معه؟ ما هي ساعات العمل الخاصة بك؟ من الذي تبلغ عنه؟ من الذي يقدم تقارير إليك؟”
و الهدف هنا هو أن يتكلم الشخص الذي أجري معه المقابلة بطريقة حرة و مسترخية قدر الإمكان عن وظيفته. وفي بعض الأحيان يجد الأشخاص الذين تتم مقابلتهم صعوبة في البدء، و لكن معظمهم يجدون أنه من السهل التحدث عن عملهم و يحبون إخبار الأخرين بما يقومون به. و من الحكمة عدم دفع نهج الحدث السلوكي عليهم في وقت قريب جدًّا؛ و لكن أدي إلى ذلك تدريجيًا.
و في كثير من الأحيان في سياق وصف عملهم، سيقول المتحاور معه الأشياء التي تحيرك أو التي تريد توضيحها. على سبيل المثال، قد يقول قائد لشرطة:” حسنًا، أنا أقوم بالإشراف على الملازمين”. و هنا يقوم ببساطة بنقل الوصف الوظيفي الخاص به لك و تكمن مشكلتك في التعرف على ما يعنيه. و لذلك قد تقول” هل يمكن أن تفسر أكثر عمَّا تقصده بكلمة (الإشراف)؟ هل يكتبون تقارير لتتمكن من قراءتها؟ هل يأتون للتحدث معك أول شيء في الصباح، أو عندما يغادرون؟ هل تراقبهم وهم يعملون مع رجال الدورية؟ ما هي الفرصة التي ستحصل عليها لمعرفة أنهم كانوا يفعلون شيئًا خاطئًا أو لمنحهم بعض التوجيه؟ ويساعد ذلك كثيرا إذا كان بإمكانك وصف حالة فعلية حيث أشرفت على شخص ما “.
الخطوة الثالثة: الحدث السلوكي الأول
نأمل أن يؤدي هذا الإستجواب بشأن الواجبات إلى حدث حاسم و الذي يمكنك أن تطلب من الشخص الذي تمت مقابلته أن يصف بالتفصيل بحيث يمكنك الحصول على فكرة أفضل عن كيفية القيام بالعمل و ما هي الخصائص التي يحتاجها للقيام بذلك بشكل جيد. قد تقول شيئا مثل:
“للحصول على فكرة أفضل عمَّا يتكون منه الإشراف، يمكنك التفكير حالة حيث كنت قادرًا على مساعدة شخص ما للقيام بعمله بشكل أفضل،أو منعته من ارتكاب خطأ؟ فأنا بحاجة إلى مثال على كيفية عملك”.
و من الصعب التعميم حول مدى وصولك في الحدث الأول لأنه ينبغي أن يأتي بشكل طبيعي في سياق مناقشة مختلف المسؤوليات. ولكن بمجرد أن تتحدث مع الشخص الذي يتحدث معه عن حدث معين، يجب أن تدفع بجد للتفاصيل السلوكية.
“الآن اسمح لي أن الحصول على الإعداد مباشرة. دعنَّا نبدأ في البداية. أين كنت؟ في أي وقت من اليوم كان ذلك؟ ماذا كنت تفعل عندما ظهر ذلك؟ ماذا تعتقد / ما هو رأيك؟ ”
قد تريد أن تسأل أي نوع من اليوم كانت ( السماء تمطر؟) أو كيف كان يشعر الشخص الذي تمت مقابلته ، لإعادة السيناريو كله. و هنا يمكنك أن تصبح مراسل التحقيق، و تدفع للحصول على صورة واضحة في عقلك فقط عمَّا حدث. و غالبًا ما يساعد السؤال عن الزمان و المكان و الحالة المزاجية المتحاور معه على استدعاء الحدث، لأن كل شخص يترك في ذهنه غالبًا بعض الذاكرة عن كيف اتضح كل ما قاله لك أولا على أي حال. يجب أن تضع في اعتبارك الأسئلة التالية عندما يبدأ الشخص الذي تتم مقابلته في إخبار القصة:
– ما الذي أدى إلى هذا الحدث؟
– ماذا كان الشخص يفكر؟ (من الذي كان يتفاعل معه، الموقف، إلخ).
– ما الذي كان يفعله الشخص، و لماذا؟
– ما هو شعور الشخص؟
– كيف حدث ذلك؟
انت مهتم بالشخص الذي تجري معه المقابلة:
– تصورات الأفراد و الوضع أو الموقف.
– الأفكار.
– التصرفات.
– المشاعر.
استنتاجات للرجوع إليها في المستقبل
حاول أن تجعل المتحاور يبدأ المقابلة في البداية و يأخذك من خلال القصة كما ظهرت للعيان. و إلا قد تحصل على الخلط حول ما حدث ومن فعل ماذا. قد يكون ذلك صعبا لأن الشخص الذي تتم مقابلته سيبدأ عادة بتذكر نتيجة الحدث. عليك فقط أن تقول “هذا بالضبط ما كان في ذهني. الآن دعونا نبدأ في البداية حتى أستطيع أن أفهم ما حدث “. فبينما يخبرك الشخص الذي أجريت معه المقابلة ، فإنك تتعلم أشياء عنه، و يجب عليك أن تسأل أسئلة من شأنها أن تفحص أو تتحقق من الاستدلالات التي بدأت في رسمها عن كفاءاتها. و لكن في كل الإستجواب و الأسئلة، تأكد من إعطاء الشخص الذي تمت مقابلته الكثير من التعزيز لما يقوله لك. فأنت لست مكتب التحقيقات الفدرالي. يجب عليك أن تضحك مع الشخص الذي تجري معه المقابلة، و أن تخبره بالقصص الخاصة بك إذا لزم الأمر للحفاظ على تدفق الحديث غير الرسمي و الممتع، قم بتعزيز الشخص بإستمرار من أجل مساعدته على التوضيح لك ما يجرى في هذه الوظيفة.
فهدفك هو الحصول على الشخص الذي تجري معه المقابلة ليمدك بوصف دقيق و قصير ،و سيناريوهات عن الأشياء التي حدثت له بعض الناس بحاجة إلى الكثير من التشجيع و التحفيز للمشاركة حقًا في عملية سرد القصة.
الخطوة الرابعة: المزيد من الأحداث السلوكية
قد تجد من السهل في الحديث عن حدث في مجال الإشراف للانتقال إلى مثال عندما لا تسير الأمور على ما يرام:
” هذا يساعدني على فهم ما ينطوي عليه الإشراف بشكل أفضل. و الأن، هل يمكنك التفكير في المثال الذي كنت تشعر فيه أنك لم تنفذ الإشراف و كذلك قد يكون لديك؟ و هذا سيساعدني أيضا، لأنه سيحدد السمة المميزة التي يجب أن تظهر في مثل هذه الحالات “.
إذا لم يستطع الشخص الذي تجري معه المقابلة أن يفكر في أحد، يمكنك تقديم بعض الإقتراحات(“هل سبق لك أن قمت بفصل شخص ما عن العمل؟” “هل سبق لك أن واجهت مشاكل مع أي من مرؤسيك؟”) و إذا كان الشخص الذي تجري معه المقابلة لا يزال يمتنع (حدث غي عادي! ) يمكنك الذهاب إلى منطقة أخرى (“حسنا، هل يمكنك التفكير في الوقت الذي لم تسير فيه الأمور على ما يرام في العمل؟”). مرة أخرى، عندما يأتي الشخص الذي تجري معه المقابلة بالحدث، اسأل أولا عن الوقت و المكان و الإطار، و من ثم قم بالدخول في التفاصيل.
و في كل شيء، فمن الأفضل لمحاولة الحصول على وصف تفصيلي لثلاثة أحداث حيث كان الشخص الذي تمت مقابلته فعال و ثلاثة أحداث حيث كان الشخص الذي أجريت معه المقابلة غير فعال. و لكن ليس هناك شيء سحري حول هذه الأرقام. و السؤال الحاسم هو ما إذا كنت عرفت ما يلزم للقيام به بهذه المهمة بشكل جيد.
و أحيانًا ستلتقي مصادفًة بالشخص الذي يمانع عندما تسأله على سبيل المثال عن أي شيء حدث بشكل جيد أو بشكل سيء. لا يمكن أن يُبدي الشخص الذي أجريت معه المقابلة مجرد التفكير في شيء مهم. و في هذه الحالة، لا تستمر باضغط عليه، فإن هدفك الرئيسي المتمثل في استجواب الشخص الذي يجري المقابلة معه حول كيفية أدائه لعمله قد لا يتداخل إلا مع شعوره بالإحباط أو الإزعاج بسبب عدم قدرته على فعل ما تريد. و بالتالي، يجب عليك استخدام أساليب أخرى لحث الشخص الذي تجري معه المقابلة على الحديث، مثل أن تطلب من الشخص أن يعرفك بما قام بفعله بالأمس ، أو التحقيق بالتفصيل، أو كيف يشرع في الإشراف على شخص ما من خلال المثال الذي يحتذى به.
تذكر أن الهدف هو الحصول على الشخص الذي تجري معه المقابلة ليتحدث عن طريقة عمله. و أي طريقة للقيام بذلك تعتبر مشروعة.
الخطوة الخامسة: السمات و الخصائص
و غالبًا ما يكون من المفيد في نهاية المقابلة أن تسأل الشخص الذي يجرى معه المقابلة ما هي الخصائص و السمات التي يعتقد أنه يجب أن يقوم بها شخص ما للقيام بعمله بشكل جيد. و هذا يخدم الغرض المزدوج المتمثل في إقامة علاقات طيبة من خلال طرح رأي الشخص الذي أجري معه المقابلة و أيضًا إعطاءك مزيدًا من التبصر في ما يراه مهمًا. على سبيل المثال، إذا لم يفكر أي من شاغلي الوظائف الجيدين في ذكر مهارات العلاقات و التواصل بين الأفراد، فقد ترغب في استنتاج أن شاغلي الوظائف في هذا العمل يتقدمون و يتماشون مع بعضهم البعض دون إيلاء المزيد من الإهتمام للعلاقات الشخصية.
الخطوة السادسة: التلخيص و الكتابة
بعد انتهاء المقابلة فإنها خطة جيدة للجلوس بهدوء لمدة ساعة و تلخيص ما تعلمته. و قد يتضمن ذلك توصيف مختصر للشخص الذي قابلته للتو. كما أنه يساعدك على تحديد الأشياء التي كانت لا تزال غير واضحة. و بعبارة أخرى، فقد حان الوقت لجعل الفرضيات الناشئة الخاصة بك صريحة بحيث يمكنك التحقق منها في المقابلات في وقت لاحق. إذا كان لديك الوقت، فإن هذا هو أفضل نقطة لكتابة المقابلة بأكملها، حي أن الذاكرة الخاصة بك لا تزال جاهزة و حاضرة.