*محمد أحمد عبدالجواد
•ضع جهاز الهاتف بالقرب من يدك اليسرى.
•ضع أجندة وقلماً، للتسجيل بالجهة اليمنى، لكي تستطيع أن تكتب وأنت تتحدث, مع العلم أن وجود مكبر للصوت في جهاز الهاتف مفيد جداً إذا كنت تحب أن تمارس مهام أخرى وأنت تتحدث في الهاتف.
•استعمل الملفات الخاصة بالأوراق المختلفة:
ملف الوارد.. الأوراق القادمة إليك.
ملف الصادر.. الأوراق المنتهية والذاهبة إلى مكان آخر.
ملف الانتظار.. الأوراق التي لم تكتمل بعد.
•يجب وضع علامات مميزة لكل ملف من هذه الملفات ويمكن استخدام ألوان مختلفة.
•ضع قائمة المراجعة (أجندتك اليومية) بجوارك.
•ضع الأوراق التي تحتاجها أمامك، إذ لا يمكنك أن تقوم إلا بشيء واحد فقط في المرة الواحدة، وما عدا ذلك يجب وضعه في مكانه الصحيح حتى يمكن استعادته عند الحاجة.
•يجب أن تكون قادراً على رؤية سطح المكتب في كل وقت، فالمكتب الذي تتراكم فوقه الأوراق يمكن أن يقلل من تركيزك على المشروع الذي تعمل على إنجازه.
•تخلص من كل الأشياء المجتمعة فوق مكتبك، ولكن لا تضعها كلها في درج واحد، إذ أن هذا يؤخر المشكلة فقط كما أنها ستكون بعيدة عن مجال رؤيتك.
•حدد نظاماً لأولويات الأشياء التي توضع في أدراج المكتب، وفكر في التخلص من الأشياء التي لا تعرف ماذا تفعل بها؟
•يجب وضع الأوراق والأدوات على المكتب بشكل يقلل من المجهود بحيث لا يكون خارج الحد الأقصى، والحد العادي لتحريك اليد اليمنى واليد اليسرى.
•ميّز بين الملفات النشطة in active files وهي التي يجب الاحتفاظ بها إلي وقت محدد والملفات غير المرغوب فيها discarded files التي لا تحتاجها، فالأولى يجب الاحتفاظ بها.. والثانية تحفظ في مكان آخر خارج المكتب والثالثة تلقى في سلة المهملات.
•لابد من وجود معيار لديك لما ينبغي أن يلقى وما ينبغي أن يبقى من الأوراق.
•لابد من تخليص المكتب بشكل دوري من الأوراق غير الضرورية وإعداد نظام مكتوب لفرز الأوراق.. فالأوراق التي تتطلب اتخاذ بعض الإجراءات توضع في الجهة اليمنى من المكتب مع ضرورة تحديد نوع الإجراءات المزمع اتخاذها ومن الذي يقوم بها والأوراق التي لابد أن تقرأ توضع في الجهة اليسرى.
المصدر: كتاب كيف تنظم شؤونك وشؤون الآخرين
