كيف تخفف إدارة الوقت من الضغوط النفسية الناجمة عن العمل؟

التقدم اليوم لم يعد يتعلق بالقدرة على الإنتاج واستحداث المعدات واستثمارات الموارد بقدر ما يتعلق بالسرعة والمهارة في القيام بذلك، وعليه أصبح الوقت واستثماره وإدارته أحد العناصر الأساسية التي يحكم بها على الجودة في كل المجالات. إن إدارة الوقت تفهم على أنها مرادفة للترتيب والتنظيم وإجراءات العمل اليومية، وهذه العوامل كلها عناصر ذات فاعلية كبيرة، إلا إن إدارة الوقت أكثر تعقيدًا من ذلك، أنها حالة نفسية أنها استعداد للالتزام الشخصي.
بدأ الاهتمام بموضوع إدارة الوقت في أواخر الخمسينيات وبداية الستينيات من القرن العشرين، وكانت أول محاولة في مجال دراسة إدارة الوقت بالشكل العلمي للكاتب جيمس ماكي. إذ وضع كتابه إدارة الوقت عام 1958, وكانت أهم عباراته التي لا زالت تتردد حتى الآن: إذا كنت تشعر بنقص في الوقت فهذا دليل على أن مهاراتك ومعلوماتك الإدارية باتت غير صالحة للمستجدات.
ويعتبر الوقت من المتغيرات البيئية الخارجية التي ليس لأية سلطة قدرة على التحكم فيها، فليس هناك من يستطيع تقديم أو تأخير الوقت أو حتى زيادته أو تقليله، ويأتي الوقت على قمة عناصر أو مؤشرات التقييم حيث يربط النجاح أو الفشل في تحقيق الأهداف بالمدى الزمني المحدد لذلك.
ويعتبر الوقت ذا أهمية قصوى في حياة الإنسان, ولذلك أكدت مصادر التشريع الإسلامي على قيمة وحسن استغلاله، حيث أقسم الله سبحانه وتعالى بالليل قال تعالى: }والليل إذا يغشى. والنهار إذا تجلى{ سورة الليل. كما أقسم جل شأنه بالضحى قال تعالى }والضحى. والليل إذا سجى{ سورة الضحى، وأقسم سبحانه وتعالى بالفجر، قال تعالى }والفجر. وليال عشر{ سورة الفجر، كما أقسم سبحانه وتعالى بالعصر قال تعالى }والعصر. إن الانسان لفي خسر{ سورة العصر، كما حث الرسول صلى الله عليه وسلم على حسن استغلال الوقت، فعن أبي برزة نضاله بن عبيد الأسلمي رضي الله عنه قال: قال رسول الله صلى الله عليه وسلم (لن تزول قدم عبد يوم القيامة حتى يسأل عن أربع: عن عمره فيما أفناه، وعن شبابه فيما أبلاه وعن ماله من أين اكتسبه وفيما أنفقه وعن علمه ماذا عمل به) رواه الترمذي، رقم الحديث 405 باب الخوف.

إن الأفراد الذين لديهم القدرة على التحكم في الوقت وإدارته وعدم الاستغراق في الأمور الشخصية لديهم سمات شخصية تمكنهم من حسن استغلال أوقاتهم مثل المثابرة والمرونة في التعامل مع الآخرين والمواقف الضاغطة، والاتزان الانفعالي والصبر وبذل الجهد دون استنزاف انفعالي أو جسمي، والقدرة على تحديد الأهداف الواقعية، والثقة أي تعلم قول كلمة «لا» وذلك للأنشطة التي قد تعوق إدارة الوقت بكفاءة.

التعامل مع المواقف الضاغطة..
 إن الصحة النفسية والبدنية للإنسان ينبغي النظر إليها بعين الاعتبار من أجل تحقيق نظام إداري فعال، ووفقًا لنظرية الأنماط التي ترى أن كل فرد لديه سمات شخصية ثابتة نسبيًا تؤثر في تعامله مع المواقف الضاغطة وتختلف باختلاف الأفراد، فقد صنف الباحثون الأفراد من حيث مدى تأثرهم بالضغوط إلى نمط السلوك «أ»، ونمط السلوك «ب» ـ وإن كانت هناك دراسات قد صنفت الأفراد إلى: ثلاثة أنماط ـ ويتسم صاحب النمط «أ» بأنه متنافس وعدواني وسريع الكلام ويشعر بضغط الوقت مما يعرضه لمستويات مرتفعة من الضغوط، وعلى النقيض يكون صاحب النمط « ب» فهو شخص متروٍ ولا يشعر بضغط الوقت وغير متنافس وينتقي لنفسه أساليب حياة سهلة.
ويتعرض العامل إلى الكثير من الضغوط النفسية التي تسهم في إنهاك طاقاته وتحرمه من الاستمتاع بحياته على الوجه الأكمل، وقد ينتابه الصراع النفسي الذي يشغل تفكيره  ما بين الاستمرار في العمل أو اعتزاله، وفي حالة تراكم مثل هذه العوامل وعدم القدرة على مواجهتها قد تؤدي إلى حالة من الاحتراق النفسي، ويعد الاحتراق النفسي من الظواهر التي جذبت اهتمام الباحثين على مدى الثلاثين عامًا الماضية، حيث تناولت أبحاثهم الاحتراق النفسي بوصفه ناتجًا عن الضغوط المهنية وبعض الأسباب الأخرى، ووصف بأنه أكثر حدوثًا لدى أصحاب المهن الخدمية. إن الاحتراق النفسي كما يؤكد الباحثون يؤثر على الكوادر البشرية العاملة، فهو يؤثر سلبيًا في الجانب الاجتماعي، الصحي والنفسي للأفراد الذين يعانون منه أو الذين يفترض فيهم القيام بعملهم بطرائق تتسم بالفعالية، وحينما تزداد شدة الاحتراق النفسي، فقد يفقد الفرد القدرة على التوازن ويغير نمط سلوكه إلى نمط جديد.
ويعتبر الأفراد من ذوي نمط السلوك «أ» أكثر تعرضًا للإثارة والسلبية لضغوط العمل والمتمثلة في الاحتراق النفسي، فهناك علاقة بين خصائص نمط السلوك «أ» وخاصة الاستغراق في العمل، والإرهاق البدني والنفسي للفرد، فالأفراد ذوو نمط السلوك «أ» أكثر استغراقًا في العمل، ومن ثم يحصلون على مكافآت معنوية من نجاحاتهم الدائمة، غير أنهم يدفعون ثمنًا غاليًا في صورة مشقة نفسية وضغوط مهنية وأمراض بدنية إذا ما فشلوا في القيام بأدوارهم المهنية.
هناك عدة أساليب خاصة بتجنب الوصول إلى مرحلة الاحتراق النفسي منها مواجهة المشكلات والتخطيط الجيد وتنظيم الوقت.

إدارة الوقت.. الاهتمام بالأولويات وترتيبها
إدارة الوقت هي «فن وعلم الاستخدام الرشيد للوقت، وهي علم استثمار الزمن بشكل فعال، وهي عملية قائمة على التخطيط والتنظيم والتنسيق والتحضير والتوجيه والمتابعة والاتصال، وهي عملية كمية ونوعية معًا في ذات اللحظة، وهي عملية لا تنظر إلى الماضي أو ترتبط بالحاضر، وإنما هي أساسًا موجهة إلى المستقبل وتقوم باستشراف آفاقه والتنبؤ به والوقوف على مساره واتجاهاته والدروب المختلفة الموصلة للأهداف، ومن  ثم فإن الطريق إلى المستقبل يركز على حسن اختيار بدائل الحاضر واتخاذ الحاضر لقاعدة انطلاق الى المستقبل، فحسن إدارة الوقت في المستقبل تعني التخطيط لذلك في الحاضر وعملية التخطيط في إدارة الوقت تعني السيطرة شبه الكاملة على كل شيء، فإدارة الوقت هي  إدارة لأندر عنصر متاح للمشروع، فإذا لم نحسن إدارته وبشكل فعال، فإننا لن نحسن إدارة أي شيء آخر.
وهكذا فإن إدارة الوقت هي قدرة الفرد ـ أيًا كان موقعه المهني ـ على وضع الأولويات وترتيبها، وإدراك مضيعات الوقت والقدرة على ضبطها وتفويض السلطة وإدراك الذات.
إدارة الوقت هي إدارة نحو الأفضل، نحو تعظيم الإنجاز وزيادة الأعمال الممكن إنجازها وفي أقل وقت، أي التحول إلى ساعات عمل قليلة وفي نفس الوقت تحقيق إنجاز أكبر، وهو أمر يتوقف على إدراك الفرد لذاته ومعرفته الحقيقية بقدراته وإمكانياته، فالمعرفة تتكرر وتتطور وتنمو وتزداد بالتعليم والتدريب وتطبيق المبادئ الخاصة بإدارة الوقت.

سبعة مبادئ مهمة للوقت..
تتمثل مبادئ إدارة الوقت فيما يلي:
(أولاً) إدارك أهمية الوقت :
يحتاج الفرد إلى إدراك أهمية الوقت وإلى تقدير مهارات إدارة الوقت لديه، فهذه عملية مهمة جدًا، ومن أهم الممارسات التي تقود إلى النجاح، حيث يصبح لدى الفرد القدرة على تفحص العمليات التي من خلالها يمكن تحسين العادات التي تهدر وقته.
(ثانيًا) تحليل الوقت :
يساعد على استخدام الفرد لعنصر الوقت بطريقة مثمرة وفعالة، وتجنب قضاء وقت طويل في أمور غير هامة، كما يساعد على التعرف على أهداف الفرد وتحويلها إلى أنشطة تنفيذية ذات مراحل متعاقبة محددة، بحيث يمكن ترتيب هذه المراحل وتحديد الزمن أو الوقت المناسب لكل مرحلة وتحديد الوقت الإجمالي للأهداف.
(ثالثًا) تخطيط وتحديد الأهداف:
تتضمن هذه الخطوة تحديد الكيفية التي ينبغي أن ينفق فيها الوقت بما يحقق الاستغلال الفعال للوقت وما قد يتطلب ذلك من إعادة ترتيب الأنشطة التي تمارس حاليًا أو تخفيض وقت بعضها أو التخلص منها كلية، أو إضافة أنشطة جديدة وهذا لا يتم بدون تحديد أهداف وترتيبها.
(رابعًا) ترتيب الأولويات:
إن النتائج الأكثر فعالية يتم تحقيقها بشكل عام من خلال السعي الدؤوب وراء الأهداف المخطط لها وليس من قبيل الصدفة، وينبغي تخصيص الوقت المتاح للأولويات مرتبة تنازليًا، لذا يجب على الفرد أن يقوم بترتيب أولوياته ويلتزم بها .
(خامسًا) مبدأ المرونة:
إن الاتصاف بالمرونة في جدولة الوقت الشخصي قد يكون أمرًا ضروريًا لاستيعاب الأحداث الخارجة عن سيطرة المرء، وينبغي عدم الإفراط أو التفريط في جدولة الوقت.
(سادسًا) مبدأ باريتو/ التركيز:
في القرن التاسع عشر اكتشف باريتو أحد الاقتصاديين الإيطاليين أن الأشياء المهمة من مجموعة معينة من الأشياء تؤلف عادة نسبة ضئيلة منها، بمعنى آخر يؤدي تركيز الجهد الأكبر على العشرين بالمائة المهمة من النشاطات إلى تحقيق 80% من النتائج.
(سابعًا) مبدأ التفويض:
إن قدرة المدير أو متخذ القرار على تحقيق النتائج ترتبط ارتباطًا وثيقًا بإدارة موظفيه، أي أن جهود المدير الفردية ليست هي الفيصل بل الجهود الجماعية لمرؤوسيه، وكلما كان المدير يميل إلى العمل بنفسه فلن يستطيع أن يستخدم وقته الاستخدام السليم، وسيقضي وقتًا طويلاً جدًا في أشياء ليست مهمة، ويقضي وقتًا غير كاف في الأشياء الهامة التي تحتاج إلى عناية أكثر.

كيف تتجنب «الاحتراق النفسي»؟
 الاحتراق النفسي عند علماء النفس هو مجموعة أعراض فيزيقية وانفعالية مشتملة على مفهوم ذات سالب واتجاهات سالبة نحو العمل، وفقدان الجانب الإنساني في التعاملات الاجتماعية وانخفاض المشاركة الوجدانية للآخرين واللامبالاة بالعرف والتقاليد وعدم القدرة على مواجهة الإجهاد المزمن في العمل. يرى بعض الباحثين أن الاحتراق النفسي يرجع في أساسه إلى الضغوط النفسية والاضطرابات النفسية الجسمية مثل الصداع وآلام الظهر والمعدة، ويجب ألا ينظر إلى الاحتراق النفسي على أنه حالة مطلقة، بل يجب النظر إلى الدرجة التي وصل إليها، فقد تكون مشاعر الاحتراق لدى البعض أكثر أو أقل نسبيًا مما هي لدى البعض الآخر، وقد اتضح من معظم التعريفات، أنها تكاد تتفق على أن الاحتراق النفسي حالة نفسية يمر بها الفرد كرد فعل للضغوط النفسية الناجمة عن العمل والتي تتسم بالشدة والتكرار.
إن هناك شبه اتفاق بين الباحثين في مجال السلوك التنظيمي على أن الفرد الأكثر التزامًا وإخلاصًا في عمله يكون أكثر عرضة من غيره للاحتراق النفسي ، فالفرد الملتزم والمخلص يقع ـ بالإضافة لظروف العمل الضاغطة ـ تحت ضغط داخلي للعطاء، وفي الوقت نفسه يواجه ظروفًا ومتغيرات خارجة عن إرادته وتقلل من فاعليته في القيام بعمله بالصورة التي تعكس دافعه الشخصي. في دراسة عن أساليب التعامل مع الضغوط لدى المرأة المديرة، أن معظم مفحوصات الدراسة لديهن أعراض نمط السلوك «أ» نتيجة لضغوط العمل واستنزاف طاقاتهن النفسية والجسمية فيه، كما أن المديرة تستخدم بعض الأساليب لمواجهة الضغوط مثل الاسترخاء والتأمل وتدريبات الإيروبيك واستراتيجيات إدارة الوقت وذلك لتخفيف حدة الضغوط التي تتعرض لها.
وتعتبر الضغوط سمة طبيعية للحياة، وحينما تشتد وطأة الضغوط الواقعة على كاهل المرأة العاملة وتستجيب لها بصورة سلبية عندئذ تتطور مع الوقت لتحدث الاحتراق النفسي، وفي هذا الصدد يشار إلى أنه عندما يجتمع الضغط الشديد مع عوامل أخرى مثل ضعف القدرة على استخدام استراتيجيات إيجابية لمواجهتها وبعض سمات الشخصية مثل التوتر والاندفاعية والعصابية فإن الفرد قد يكون عرضة للاحتراق النفسي، ويبدو أن شخصية الفرد تحدد مدى إحساسه بالاحتراق النفسي.
كما أن أساليب المواجهة الفعالة التي يتبناها الفرد بصفة عامة تحدد الأساليب التي يستخدمها في مواجهة مواقف الحياة الضاغطة ، ومن الأساليب الفعالة التي يجب على الفرد أن يتبناها هي قدرته على إدراك أهمية الوقت وتقدير مهارات إدارة الوقت لديه، فهي من أهم الممارسات التي تقود إلى النجاح في المستقبل حيث يصبح لدى الفرد القدرة على تفحص العمليات التي من خلالها يمكن تحسين العادات التي تهدر الوقت.

أخيرًا أربع خطوات مهمة..
وأخيرًا في ضوء ما سبق من المهم أن نلتفت للآتي:
– يجب أن تهتم جميع مؤسسات الدولة بإعداد دورات بصفة منتظمة عن إدارة الوقت لدى جميع الفئات العاملة.
– الاهتمام بالتأمين الصحي لكافة العاملين بالدولة.
– الاهتمام بإنشاء عيادات نفسية أو مراكز للاستشارات النفسية في كافة الدوائر الحكومية والخاصة
– الاهتمام بالعلاقات الإنسانية بين العاملين وتفعيل دورها الإنساني حتى يشعر كل مواطن بالتعاطف والتكافل الاجتماعي وأنه ليس وحده.