كيف تعمل عن بعد وتحافظ على انتاجيتك ومعنوياتك

كيف تكون عاملًا سعيدًا ومنتجًا عن بُعد
How To Be A Happy And Productive Remote Worker
سواء كنت تعمل عن بُعد لمدة عشر سنوات (مثلي!) أو بدأت للتو في رحلة العمل عن بُعد، هناك طرق للتأكد من أنها ممتعة بدلاً من كونها عائق كُلي.
وفي دراسة حديثة، أفاد ٧٧٪ من المستجيبين عن زيادة الإنتاجية عندما يعملون عن بُعد مقارنًة بالعمل في أحد المكاتب. وفي إستطلاع آخر، أفاد ٨٢٪ من المستجيبين بأنهم يشعرون بسعادة أكبر عندما يعملون عن بُعد.
لكن العمل عن بُعد ليس كل شيء عن أشعة الشمس و ملابس اليوجا. وفي حديثي في مؤتمر قمة أتلاسيان، شاركت على مدى عقد من الزمن في التعلم من كوني عاملًا سعيدًا ومنتجًا عن بُعد. أنا أؤمن حقًا بأن وضع هذه الدروس في مكانها سيساعد أولئك الذين يعملون عن بُعد للمرة الأولى – أو للمرة الأربعين – على أن يكونوا أفضل من يعملون عن بُعد.
ما المقصود بالعمل عن بُعد؟
سأعرّف العمل عن بُعد على أنه “العمل من المنزل (أو في أي مكان تختاره) كنظام.”
وهذا يعني أنك تتعامل مع العمل عن بعد بقدر مناسب من الاحترام والإكتراث على مستوى الفرد والفريق.
فأنت كعامل يقوم بالعمل عن بُعد،تحاول باستمرار تحسين نفسك وبناء ثقافة بعيدة متوازنة داخل فريقك. الشئ التالي الأكثر أهمية هو أن يقوم فريقك بتطوير سياق مشترك. السياق المشترك يعني أن الجميع يلعبون بنفس القواعد ويتفهمون طقوس الفريق وممارساته ويشعرون بأنهم يعملون في بيئة عادلة.
معظم الناس الذين يعملون في تيرلو يفعلون ذلك عن بعد. قررنا أن نذهب في هذا الطريق مبكرًا عندما كنا في بداية العمل لأن العمل عن بُعد مكننا من توظيف أفضل الناس بغض النظر عن الموقع، وتطوير ثقافة موجهة نحو النتائج، وتطوير عملياتنا رقميًا.
اذًا كيف قمنا بذلك؟
دعنا أولاً نستكشف ما يعنيه حقًا أن تكون “عاملاً عن بُعد” لأن هذه هي الخطوة الأولى للنجاح.
العمل من المنزل لا يساوي العمل عن بُعد
في الكثير من الشركات، يعتبر “العمل من المنزل” مرادفًا حقيقيًا لعدم العمل.
فأحد أكبر المفاهيم الخاطئة حول العمل عن بُعد هو أننا جميعًا نجلس بملابس اليوجا، ونستغرق في مشاهدة Netflix ونقوم بغسل ملابسنا. أعتقد أن هذا يأتي من عقلية أنه إذا كنت لا تستطيع رؤية شخص ما، فكيف “تعرف أنه يعمل حقًا ؟”
لذا، يجب أن تكون هذه المفاهيم أول أسطورة ثقافية تتبدد في أي منظمة ترغب بإخلاص في منح العمل عن بعد فرصة عادلة. فعندما يكون العمل عن بعد هو واقعك اليومي، وليس استثناء، يصبح من الضروري معرفة أفضل الطرق للعمل.
وهذا الموقف مثير للجدال، ولكنني أعتقد بشدة أيضًا أن حركة “الرحالة الرقميين” بالكامل لا تمثل أيضًا العمل عن بُعد في أكثر جوانبه صحة وإنتاجية.
بالتأكيد، أود أن أسافر إلى العالم باستخدام حاسوبي المحمول وأعمل من الشواطئ في تايلاند، ولكن بالنسبة للغالبية العظمى من العمال البعيدين الذين يضطرون إلى العمل في المناطق الزمنية، إتصالات الفريق، ولديهم مسئوليات شخصية خارج العمل، هذا لن ينجح.
الآن لا تلتقط العصي الخاصة بك — أحب السفر و أعتقد أننا نقضي الكثير من حياتنا في العمل. أنا فقط لا أعتقد أن الحل يكمن في العمل والسفر سويًا. في هذا السيناريو، لا أعتقد أنك تقوم بأفضل عمل أو تعيش أفضل حياة سفر.
بعض المحاذير: إذا كنت تسافر لفترات أطول من الوقت حيث أنه لا يعطل فريقك ولا يغير مناطق الوقت الزمنية، فقد تكون قادرًا على إقناعي بخلاف ذلك. ولكن ربما لا.
قواعد Trello للعمل عن بعد
لقد وضعنا قائمة بالقواعد والممارسات التي تساعد في الحفاظ على سياق مشترك وتساعد فريقنا على العمل معًا بغض النظر عن مكان تواجدهم.

افترض البعيد (Assume Remote)

إذا كان هناك شخص واحد في فريقك ليس في المكتب، فافترض أنه يعمل عن بُعد. وهذا يعني أنه ينبغي أن تقوم بالاجتماعات من مكتبك، وأن تتأكد من مشاركة كل سياق الاجتماع المذكور في صيغة مكتوبة.
عندما يكون الفريق بأكمله يعمل عن بُعد، تكون هذه نقطة خلافية، ولكن عندما يكون لديك مزيج من الأشخاص الذين يعملون عن بُعد وفي المكاتب، من المهم أن تشارك رقميًا نفس الإشارات التي قد تكون لديك شخصيًا.

امتلك مساحة مخصصة للمكاتب مع أبواب قابلة للغلق (Have A Dedicated Office Space With A Door That Closes)

عندما تعمل عن بعد بدوام كامل، من المهم أن تقوم بتحديد وتحسين مساحة عمل ليست منضدة مطبخك أو أريكة غرفة المعيشة. ففي Atlassian، يحصل العمال الذين يعملون عن بُعد على راتب مقابل إنشاء مكتبهم المنزلي.
فالباب القابل للغلق يدل على التأكد من أنك تخلق مساحة ذهنية للتركيز. وهذا يعني وجود رعاية مخصصة للأطفال أثناء العمل، تمامًا كما لو كنت تعمل في بيئة مكتبية تقليدية.

امتلك الأدوات للقيام بعملك (Have The Tools To Do Your Job)

يحتاج كل فريق إلى استخدام مجموعة أدوات رقمية محددة وكل فرد يحتاج إلى اتصال إنترنت قوي. على سبيل المثال، نستخدم Slack للمحادثات، و Trello لإدارة المشاريع، و Confluence للتعاون، و Google Docs لمشاركة المستندات، و Zoom لجميع اجتماعات الفيديو. قد تكون مجموعة الأدوات الخاصة بك مختلفة، ولكن تعريفها كفريق مهم لتطوير هذا السياق المشترك.

التواصل مرارًا و تكرارًا (Communicate, Communicate, Communicate)

اتبع قاعدة السبعة، التي تنص على أن الناس بحاجة الى سماع الرسالة سبع مرات قبل أن يستوعبوها. إذا كنت تشعر بأنك تبالغ في توصيل المعلومات، فإنك على الأرجح تقوم بتوصيل القدر الصحيح فقط. اطلع على هذا العرض التقديمي من أحد زملاء العمل الذي يدرس وسائل الاتصال استنادا إلى الجمهور والهدف.

جدولة الوقت لإتصالات الفيديو (Schedule Face Time)

تأكد من أن فريقك لديه الفرصة للقاء والترابط شخصيًا. يعد وجود مواقع خارجية منتظمة أمرًا أساسيًا لتعزيز العلاقات البشرية التي تجعل العمل عن بعد أفضل وأكثر سلاسة. أشارك كيف يقوم فريقي بذلك في هذا المنشور. استخدم كل هذه الأموال التي توفرها من المساحات المكتبية المكلفة ووسائل الراحة لتجميع الأشخاص بالطريقة القديمة.

يجب أن يكون للفرق تداخل الزمني (Teams Must Have Time Overlap)

بالنسبة إلى Trello، يجب أن تتداخل كل الفرق من ١٢ إلى ٤ مساءًا بتوقيت شرق أمريكا. يؤدي ذلك إلى إنشاء وقت مشترك يكون الجميع متاحًا للتعاون أو الاجتماع. تصبح المناطق الزمنية أقل مشكلة بكثير إذا كان الجميع على نفس الصفحة تقريبًا عندما يكونوا متاحين للتعاون، ويمكنهم إستخدام يوم العمل المتبقي للاجتماعات الأخرى أو العمل العميق.
لنتحدث عن الإنتاجية الشخصية (Let’s Talk About Personal Productivity)
مع تنسيق سياق فريقك وتحديد مساحة عملك، حان الوقت الآن للتفكير في كيفية تغيير عاداتك المعتادة للعمل في بيئة بعيدة. أهم جزء من الإنتاجية الشخصية (عن بعد أم لا) هو إدارة الوقت.
اسأل نفسك: هل أنت صانع أم مدير؟
بول جراهام لديه مقال مذهل صمد أمام اختبار الزمن حول حاجة الصناع/ المخترعين إلى مساحات كبيرة من وقت التركيز للقيام بعملهم والمديرين في الغالب في الاجتماعات. إذا كان لدى الصانع/ المخترع الجدول الزمني للمدير، فمن المحتمل أن يصاب بالجنون ولا ينجز أي عمل. إذا كان المدير لديه الجدول الزمني للصانع/ المخترع ، فسوف يشعربالوحدة و بأنه عديم الفائدة. الآن ونحن نستخدم في الغالب التقويمات الرقمية، من السهل إلقاء نظرة على التقويم الخاص بك والتأكد من أن الجدول الزمني الخاص بك يعكس دورك. و أنا أشجع صناع فريقي على تخصيص ساعات من الوقت “كوقت تركيز”، حتى أننا حددنا “أيام الصانع” حيث يتم تثبيط الناس عن جدولة الاجتماعات أو حضورها للحصول على رقم $#!* يتم ذلك (المعروف أيضًا باسم GSD).
و فيما يلي بعض نصائح إدارة الوقت الأخرى:

تعيين/ وضع حدود واضحة. تجنب طمس الخطوط الفاصلة بين العمل والوقت الشخصي. قم بتعيين إشعاراتك بشكل مناسب حتى لا تستجيب لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل أثناء اللعب مع طفلك في الحديقة أو الالتزام بجدول التأمل. هذا هو السبب في أن مساحة المكاتب المخصصة مهمة للغاية. في نهاية اليوم، أغلق الباب واترك العمل في العمل (أو كلما احتجت إلى العمل التالي).
التحكم في الجدول الزمني الخاص بك. نظم يومك وتقويمك لتحسين إنتاجيتك. خصص الوقت في التقويم الخاص بك لتعكس أولوياتك.
تحسين البيئة الخاصة بك. يحتاج بعض الأشخاص إلى مكاتب فارغة تحتوي على عناصر قليلة فقط لتكون منتجة، وتعكس مكاتب الآخرين فوضىهم (إبداع الإبداع!). يوصي العديد من العاملين عن بُعد بجعل مكتبك بالقرب من الضوء الطبيعي واستخدام النباتات مثل نبات العصاري لخلق جو ترحيبي. أنا مؤيد كبير لمكاتب الوقوف والمشي لتقليل وقت الجلوس. اعرض عملك عن بعد باستخدام #WhereITrello على Instagram!

هل أنت مستعد لقبول العمل عن بُعد؟
من أفضل الأمور حول العمل عن بعد أنك المسئول عن بيئتك، لذا إذا كان هناك شيء لا يعمل من أجلك.. يمكنك تغييره!
أعتقد أنه من المهم جدًّا تطوير وعي ذاتي قوي كعامل بعيد. بعض الناس مخلوقات إجتماعية ويجب أن يكونوا في الخارج وعلى وشك أن يشعروا بالإلتزام. وقد يستفيد أشخاص مثل هذا من الانضمام إلى مكان عمل مشترك بدلا من العمل من المنزل كل يوم.
أنا مذنب لكوني ناسكًا ونسيت الخروج، لذلك سأحدد موعدًا لتناول الغداء أو استراحة القهوة خلال الأسبوع للتأكد من أنني سأغادر المنزل.
لا يجب أن يشعر العُمال عن بُعد بأن يكون بعيدًا: يمكن أن يكون الأمر يتعلق بالتواصل المفرط في عصر التكنولوجيا سريعة التغير التي تجعل من السهل القيام بأفضل عمل في حياتك دون أن تكون في نفس المكان مثل زملائك في العمل. جربها وأخبرنا برأيك!