كيف تُخطّط لعملك؟

يُقصد بالتخطيط الإداري .. إعداد التدابير اللازمة لمواجهة المستقبل بخطوات منظمة لتحقيق أغراض وأهداف محددة.
فلكل منشأة أو منظمة هدف رئيس تسعى إلى تحقيقه، وتعمل من أجله لتعزز إحساسها بأنها صاحبة رسالة، ولكي يتحقق هذا الهدف لابد من وضع الخطط ورسم السياسات ثم يتم تنفيذها بإحكام.

والتخطيط هو الإطار المادي للآمال والتطلعات في المستقبل، ويقوم على الإعداد لهذا المستقبل، والمستقبل بالنسبة لأي منشأة أو منظمة إنما يعني تحقيق الهدف الأساس الذي من أجله قامت ووُجدت، ومن المعلوم أن الهدف النهائي لأي مرفق عام هو تحقيق نوع معين من الخدمات للمجتمع، والهدف النهائي بالنسبة لأي مشروع تجاري هو تحقيق أكبر قدر من الأرباح.
ويقوم التخطيط على الأعمال التي يجب أن نؤديها والطرق التي يجب أن نسلكها لكي نحقق الهدف المنشود الذي نخطط من أجل تنفيذه وجعله حقيقة واقعة كما يحدد لنا الطرق التي ينبغي الابتعاد عنها، والأخطاء التي يجب تلافيها حتى لا يؤدي بنا الأمر إلى الوقوع في انحرافات قد تضرّ بصالح المنظمة أو المنشأة.

أهمية التخطيط

والتخطيط ذو أهمية كبيرة، فهو الطريق لتحقيق الهدف، ويمنع الإسراف والازدواج ويوفر الكثير من الجهد والمال، ويقوم على دراسات واسعة وافتراضات وتنبؤات متعددة تكون في ذهن المخططين عند وضعهم الخطط، فلا يكون العمل ارتجالياً ينساب طبقاً لمبدأ التجربة والخطأ، بل يقوم على دراسات واسعة، لذلك ترى المخططين يضعون خططاً بديلة تتناسب مع الظروف والأحوال .. والإدارة الرشيدة في المنظمة أو المنشأة تقوم باختيار أحسن وأنسب الخطط للظروف القائمة وقت التنفيذ.
واختيار البديل المناسب مهمة شاقة تجابه الإدارة، ولكنها تتخذ القرار المناسب تمشياً مع الظروف المحيطة التي تؤثر في الخطة، ومنها الظروف والمؤثرات الداخلية التي تنبع من داخلها، والتي يكون لها تأثير بالغ على تحقيق أهدافها، لهذا تقوم الإدارة من جانبها بالدراسة والتمحيص قبل أن تتخذ القرار في شأن البدائل المناسبة، فهي لا تعتمد على مبدأ التجربة والخطأ، بل تعتمد على الدراسة والتفكير وحسن الاختيار حتى تضمن النجاح.

إعداد الخطة

يقول الدكتور السيد عليوة أستاذ الإدارة والتخطيط بجامعة القاهرة: تتطلب العملية التخطيطية معرفة أمور كثيرة، ولابد من توفر بيانات هامة تختلف من حيث النوع أو الكم، فهي في المرفق العام تختلف عنها في المنشأة التجارية، ولكن بصفة عامة، لابد من توفر بيانات ضرورية لإمكان وضع أي خطة، وأهم تلك البيانات:
1 ـ معرفة الهدف وتحديده.
2 ـ الموارد البشرية والخبرات الفنية والإدارية.
3 ـ الموارد المالية المتاحة.
4 ـ العوامل الداخلية والخارجية المؤثرة في إمكانية تحقيق الهدف.
5 ـ الإحصائيات والبيانات المختلفة المتعلقة بموضوع الخطة .
ويتم تجميع هذه البيانات ورصدها وتبويبها وتحليلها حيث يمكن الاستفادة منها . أما إذا كانت الخطة متعلقة بمنشأة إنتاجية فقد يحتاج الأمر إلى مزيد من البيانات عن:
1 ـ الآلات والمعدات والمادة الخام.
2 ـ حجم المبيعات الحالية والمتوقعة في المستقبل على أساس الدراسات التي تقدمها الإدارات المتخصصة في المنشأة والمكاتب الاستشارية.
3 ـ الارتباطات التي تعاقدت عليها المنشأة.
ثم تبدأ الدراسات لوضع الخطة مع الاستفادة من كافة الإمكانيات المتاحة، وعلى أساس التوفيق بين أهداف المنشأة وإمكانياتها.
وتشارك الإدارات المختلفة في المنظمة أو المنشأة بدور فعّال في إعداد الخطة لإقامة مشروع معين بما تقدمه من بيانات وإحصائيات وآراء؛ فينبغي القيام بالدراسات الواسعة لاختيار الموقع على أسس علمية صحيحة، فيُؤخذ في الاعتبار القرب من مصادر المادة الخام ومصادر الأيدي العاملة والمواصلات والأسواق التي يُسوّق فيها، وتحديد نوعية العاملين الذين يحتاج إليهم العمل في مراحله المختلفة، وما يحتاجون إليه من تدريب وترشيد، كذلك تحديد الأموال اللازمة للمشروع وكيفية تدبير هذه الأموال.
والتخطيط يُعتبر أهم مرحلة من مراحل العملية الإدارية، فلو لم يكن هناك خطة واضحة ومحددة لما كان هناك حاجة إلى تنظيم أو رقابة، ولهذا أصبح التخطيط أمراً هاماً تُعنى به الدول أياً كان نظامها الاجتماعي أو السياسي؛ لذلك أصبح لزاماً على الحكومات والمنظمات في المجتمعات الحديثة أن تأخذ بأسباب التخطيط كدعامة أساسية للنهوض بها واستكمال نموها.

تنفيذ الخطة

ويضيف الدكتور السيد عليوة قائلاً: بعد مرحلة وضع الخطة، تبدأ مرحلة التنفيذ، وهذه المرحلة لها أهمية خاصة، ويجب توفير العناصر المادية والبشرية لها.
والخطة الشاملة يجب أن تُقسّم إلى خطط تفصيلية، فإن كانت الخطة موضوعة للتنفيذ خلال خمس سنوات فتوضع في شكل خطط سنوية، وكذلك تُجزّأ إلى خطط شهرية، ويُلاحظ عندئذ أن تُقسّم الخطة إلى أجزاء متتالية بحيث يأتي تنفيذ المرحلة بعد المرحلة السابقة لها مباشرة.
وتضم الخطة العامة للمنشأة أو المنظمة خططاً فرعية تمثل أنشطة متعددة مثل:
1 ـ الخطة المالية: وتشمل ما يتعلق بالإيرادات والمصروفات والتسهيلات الائتمانية والنقد الأجنبي وما يتعلق بالموارد المالية المطلوب إعدادها لأداء الخدمات وتسيير دفة العمليات الإنتاجية.
2 ـ خطة الاستثمار: وتشمل ما يتعلق بتقدير الاستثمارات التي يمكن تحديدها خلال الفترة الزمنية للخطة والمشروعات الاستثمارية بما يتفق مع حاجة الدولة أو المنظمة وقدرتها على إقامة هذه المشروعات.
3 ـ خطة الإنتاج: وتشمل ما يتعلق بنوع الإنتاج وكمية المنتجات وفقاً لاحتياجات المواطنين ووفقاً لسياسات التصدير والاستيراد مع الاهتمام بتقدير تكلفة المنتجات ومجموعاتها، وتقدير إجمالي التكاليف بالنسبة لكل وحدة إنتاجية على حدة.
4 ـ خطة الإحلال والتجديد: وتشمل كل التجديدات الهامة المتوقعة خلال الفترة الزمنية للخطة سواء بالنسبة لوحدات الخدمات أو الوحدات الإنتاجية.
5 ـ خطة العمالة: وتشمل كل ما يتعلق بأعداد الخبراء الفنيين والإداريين والعمال اللازمين لتحقيق الإنتاج ومقدار ما يلزمهم من أجور ومرتبات وخدمات، والعمل على رفع كفاءتهم الإنتاجية ..الخ.