أولا : الأضافة للمخازن :-
عــند ورودبضاعة [ مشتريات بغرض البيع ] أو[ خامات ] أو [ مستلزمات للتشغيل ] يتم الآتى
:-
1- أستلامها بمعرفة لجنة الفحص والأستلام وتجنيب التالف وغير الصالح للأستخدام أو للبيع وعدم أستلامه ورده للمورد .
2- يقوم أمين المخزن بأستلام الكميات الواردة على أذون أضافة مخزنية مسلسلة ( من أصل +2 صورة ) ويفضل أن يتم استلام كل نوع من المجموعات الرئيسية [ خامات – مشتريات بغرض البيع – مستلزمات ] فى أذن أضافة منفصل .
– يتم ارسال الأصل إلى الإدارة المالية .
– صورة لقسم حسابات مراقبة المخزون
– صورة طرف أمين المخزن للتسجيل منها فى كروت الصنف
ثانيا : عند الصرف من المخازن :-
1- يتم الصرف بناء على طلب صــــرف معتمد من إدارة البيع و إدارة الشـركة [ والتأكد من السداد أو موافقة الإدارة على البيع الآجل ] .
2- يتم تحرير أذن صرف مخازن مسلسل من أصل +2 صورة يدون به كافة الأصناف المطلوب صرفها طبقا لطلب الصرف الوارد وتسجيل رقم طلب الصرف والتاريخ وأسم العميل أو المستلم .
– يتم أرسال الأصل إلى الإدارة المالية .
– صــــــورة للعميل ترفق مع الفاتورة .
– صــــــورة بالمخـــزن للتسجيل منها .
ثالثا : حركة المخزون بين المخازن الفرعية داخل الشركة :-
* عند أضافة أصناف مخزنية محوله من مخزن آخر يتم تحرير أذن تحويل وارد من أصل +2 صورة بكافة الأصناف الواردة وأسم المخزن الوارد منه والتاريخ .ويـــــــتم :-
– أرسال الأصل إلى الإدارة المالية .
– صـــــــورة للمخزن المحوله منه .
– صــــورة بالمخزن للتسجيل منها .
* عند صرف أصناف مخزنية محوله إلى مخزن آخر يتم تحرير أذن تحويل صادر من أصل +2 صورة يدون به كافة الأصناف المحوله واسم المخزن المحول إليه والتاريخ .
ويتـــــم أرسال :-
– الأصـــــــل للإدارة المالية .
– صورة للمخزن المحول إليه .
– صورة بالمخزن للتسجيل منها .
رابعا : عند رد أو أرتجاع أصناف مخزنية مـن العملاء ( مرتجعات وارده ) يتم تحرير أذن أرتجاع أصناف وارده من أصل +2 صورة مسلسل يدون به كافة الأصناف المرتجعه وكميتها واسم العميل صاحب هذه الأصناف .
ويتـــم أرســال :- الأصل للإدارة المالية لعمل التسوية اللازمة وذلك لتحرير اشعار خصم بقيمة هذه الأصناف المرتجعه وخصمها من مديونية العميل المستحقة عليه.
– صـــــــورة لإدارة المبيعات .
– صورة بالمخزن للتسجيل منها .
خامسا : عند رد أصناف مخزنية للموردين ( صادرة ) :-
يتم تحرير أذن أرتجاع أصناف صادرة من أصل +2 صورة يدون به كافة الأصناف التى تم ردها للمورد وكميتها وبيانات المورد والتاريخ .
ويتـــــم أرسال :-
الأصل للإدارة المالية لتحرير أشعار أضافة على حساب المورد بقيمة هذه الأصناف المرتجعه إليه وتحميلها على حسابه طرف الشركة .
– صـــــورة لإدارة المشــتريات .
– صــورة بالمخزن للتسجيل منها .
سادسا : الأصناف التالفة ( المعيبة ) و الراكده و بطيئة الحركة :-
فى حالة وجود أصناف مخزنية تالفة ومعيبة أو راكده أو بطيئة الحركة يقوم أمين المخزن بحصر هـــذه الأصناف وتسجيلها فـــى كشف جرد خاص بها مــــن أصل +2 صورة فى نهاية السنة المالية وقبل الجرد السنوى .
ويتـــــم أرسال :-
– الأصل للإدارة العليا بالشركة .
– صــــورة لــلإدارة المـالية .
– صـــــورة تحفـظ بالمخزن .
ويتم تحديد هذه الأصناف كالآتى :-
بـــيان
الشــرح
– أصناف تالفه [ معيبة ]
– الأصناف الراكده
– الأصناف بطيئة الحركة
– العيب واضح و ظاهر بها بشكل قاطع .
– التى لم تتحرك خلال العام المالى نهائيا
– الـــــتى تتحرك بشـــكل بــــــطئ [ لا تتعدى الحـركة عليها خــــلال العام ثلاث مرات ] .
سابعا :
يقوم أمين المخزن بأمساك كارت صنف لكل صنف مخزنى يسجل فيه من واقع أذون الأضافة وأذون الصرف واذون الأرتجاع وأذون التحويل سواء الواردةأو الصادرة بحيث يكون دائما الرصيد المسجل بالكارت مطابقا للموجود فعليا .
ثامنا :
يقوم أمين المخزن شهريا بتحرير كشف جرد من أصل + صورة يدون فيه كافة الأصناف المخزنية وكميتها ويرسل الأصل للإدارة المالية ويحتفظ بالصورة طرفه للمراجعة .
نظام الرقابة الداخلية بالإدارة المالية
– يعتمد نظام الرقابة الداخلية على :-
1- مجموعة دفترية [ نظام محاسبى ] .
2- مجموعة مستندية .
(1) المجموعة الدفترية [ النظام المحاسبى ] :
يتكون النظام المحاسبى من مجموعة دفترية تعتمد فى التسجيل على الطريقة الأمريكية بالنظام اليدوى .
بيـــــــان المجموعــــة الدفترية
أولا : الدفاتر القانونية ( الموثقة ) :-
أسم الدفتر
مواصفات الدفتر
ملاحظات
دفتر اليومية العامة
دفتر2 خانة وبيان أزورية100 ورقة
دفتر الجـــرد
دفتر4 خانة وبيان أزورية100 ورقة
ثانيا : المجموعة الدفترية [ الدفاتر المالية والمحاسبية ] :-
أسم الدفتر
مواصفات الدفتر
ملاحظات
دفتر يومية أمريكية
دفتر4 خانة وبيان أزورية100 ورقة
دفتر تحليلى مصروفات التشغيل
دفتر54 خانة وبيان أزورية100 ورقة
دفتر تحليلى المصروفات التسويقية
دفتر36 خانة وبيان أزورية100 ورقة
دفتر تحليلى المصروفات العمومية والإدارية
دفتر36 خانة وبيان أزورية100 ورقة
دفتر تحليلى الأصول الثابتة و مجمع أهلاك
دفتر8 خانة وبيان أزورية100 ورقة
دفتر تحليلى النقدية بالبنوك
دفتر4 خانة وبيان أزورية100 ورقة
دفتر تحليلى الودائع بالبنوك
دفتر4 خانة وبيان أزورية100 ورقة
دفتر تحليلى النقدية بالصندوق
دفتر4 خانة وبيان أزورية100 ورقة
دفتر تحليلى الحسابات المدينة
دفتر6 خانة وبيان أزورية100 ورقة
[ أو4 خانة ]
دفتر تحليلى الحسابات الدائنة
دفتر6 خانة وبيان أزورية100 ورقة
[ أو4 خانة ]
دفتر تحليلى دائنون و أوراق الدفع
دفتر6 خانة وبيان أزورية100 ورقة
[ أو4 خانة ]
دفتر تحليلى مدينون و أوراق قبض
دفتر6 خانة وبيان أزورية100 ورقة
[ أو4 خانة ]
دفتر تحليلى إيرادات النشاط
دفتر6 خانة وبيان أزورية100 ورقة
[ أو4 خانة ]
دفتر تحليلى الإيرادات المتنوعة
دفتر6 خانة وبيان أزورية100 ورقة
دفتر تحليلى رأس المال
دفتر4 خانة وبيان أزورية100 ورقة
دفتر تحليلى جارى الشركاء
دفتر6 خانة وبيان أزورية100 ورقة
دفتر أصناف المخزون [ كمية ]
دفتر6 خانة وبيان أزورية100 ورقة
كروت صنف [ كمية ]
دفتر مراقبة حسابات المخزون [ كمية / قيمة ]
دفتر8 خانة وبيان أزورية100 ورقة
كروت صنف [كمية / قيمة]
ثالثا : المجموعة الدفترية [ ضريبة المبيعات ]
أسم الدفتر
مواصفات الدفتر
ملاحظات
دفتر تحليلى المبيعات
دفتر8 خانة وبيان أزورية100 ورقة
دفتر تحليلى المدخلات [ المشتريات ]
دفتر8 خانة وبيان أزورية100 ورقة
دفتر تحليلى مردودات المبيعات
دفتر8 خانة وبيان أزورية100 ورقة
دفتر تحليلى مردودات المشتريات
دفتر8 خانة وبيان أزورية100 ورقة
دفتر ملخص توريد الضريبة
دفتر8 خانة وبيان أزورية100 ورقة
(2) المجموعة المستندية :
أى عملية مالية تتم بالشركة لابد أن يكون لها مستند يؤكد حدوث هذه العملية المالية مثل :-
– مستند المبيعات فاتورة مستخرجة من الشركة للعميل
– مستند المشتريات فاتورة واردة من المورد
– مستند السداد النقدى أذن صرف نقدى
– مستند استلام نقدية أذن استلام نقدية
– مستند استلام بضاعة / خامات أذن أضافة مخازن
– مستند صرف بضاعة / خامات أذن صرف مخازن
– مستند تحويل أصناف مخزنية أذن تحويل صادر أو وارد
– مستند إيداع بالبنك أشعار إيداع أو قسيمة إيداع
– مستند سحب من البنك أشعار خصم أو أشعار سحب
* القيد المحاسبى :-
يتم معالجة مســتندات العملية المالية بأنشاء قــيد محاسبى [ يسمى قيد يومية ] يعتمد على نظرية القيد المزدوج والتى تتضمن الشروط التالية:-
1- أن لكل عملية مالية طرفان :-
طـــــرف مدين ( آخـــــذ )
طـــــرف دائن ( أعـــطى)
2- أن المبلغ المتداول واحد للطرفين .
3- أن كل عملية غير مرتبطة بما قبلها أو بعدها .
وبالتالى فإنه يجب أن يحرر قيد اليومية ويرفق به المستند أو المستندات الداله والمؤيدة له حتى يكون القيد صحيحا ومكتملا ، ويجب أن يوقع عليه المحاسب محرر القيد ويتم مراجعته بدقه وأعتمادة قبل التسجيل بالدفاتر .
– يتم تسجيل القيود المحاسبية يوميا بدفاتر اليومية الأمريكية والترحيل إلى الأساتذه الفرعية يوميا حسب مسلسل القيد مع مراعاة التأكد من صحة التسجيل بالدفاتر .
* الموازين المالية الشهرية :-
فى نهاية كل شهر يتم عمل مركز مالى يتمثل فى :-
– استخراج ميزان مراجعة عام من اليومية الأمريكية .
– استخراج موازين تحليلية من الأساتذه الفرعية .
– مطابقة قيمة إجماليات وأرصدة الموازين التحليلية [ الفرعية ] مع قيمة إجماليات وأرصده ميزان المراجعة العام .
– يتم تصوير حسابات النتيجة [التشغيل / المتاجرة / الأرباح والخسائر]
– يتم تصوير المركز المالى فى تاريخ نهاية الشهر .
فى نهاية السنة المالية :-
– يتم فى نهاية السنة المالية أستخراج ميزان المراجعة العام .
– وكذلك موازين المراجعة التحليلية ( الاساتذة الفرعية ) .
– يتم تحرير قيود الأقفال وذلك بأقفال أرصدة الحسابات فى حساب التشغيل و حساب المتاجرة و حساب الأرباح والخسائر ( وهى ما تسمى حسابات النتيجة ) .
– وكذلك عمل الميزانية فى تاريخ انتهاء السنة المالية .
– عمل التحليل المالى اللازم ليظهر نتيجة كفاءة الإدارة ونتيجة النشاط وموقف السيولة .