أدلة إثبات المراجعة الإلكترونية Electronic Audit Evidence
أدى التطور الهائل في ثورة المعلومات من ناحية وثورة الاتصالات من ناحية أخرى إلى حدوث تقدم كبير في التشغيل الالكتروني للبيانات المحاسبية لدى المنشآت ، الأمر الذي عكس أثره على أساليب وإجراءات المراجعة فعلى الرغم من أن أهداف المراجعة بصفة عامة تعتبر واحدة أيا كانت نوعية التشغيل الخاصة بالبيانات يدوي أو إلكترونية إلا أن إجراءات المراجعة التي يستخدمها المراجع في إجراء الاختبارات قد تغيرت تجاوباَ مع تغير طبيعة كل من عناصر المدخلات وعمليات تشغيل البيانات وطبيعة عناصر المخرجات .
وقد ترتب على بيئة التشغيل الالكترونية ظهور عدة مشاكل منها مشكلة اختفاء المجموعة الدفترية والمستندية حيث أصبحت تتخذ شكلا جديداَ فقد أدمجت عدة مراحل لتظهر كمرحلة واحدة في التشغيل الإلكتروني كما امتد اثر التشغيل الالكتروني للبيانات إلى مكان عملية التشغيل حيث أصبحت تلك العمليات تتم بالكامل داخل المحاسب ذاته ويترتب على ذلك أن أصبح دليل الإثبات غير مرئي في طبيعته بعكس ما أعتاد عليه المراجع في ظل الأنظمة اليدوية .
وتتمثل أدلة الإثبات في ظل التشغيل الإلكتروني للبيانات في البرامج والسجلات ونظم التشغيل ونظام التكوين المتبع والتصميم الهندسي لأجهزة الحاسب والبرامج الجاهزة وتفقد أدلة الإثبات قوتها إذا تعرضت لأي من الأخطاء التي يمكن أن تحدث في قيمة العناصر الأولية عند إدخالها في الحاسب أو عند تحديثها أو عند تخزينها أو عند إجراء بعض التعديلات عليها .
إن التطورات الهائلة لم تقف عند حد استخدام تقنيات المعلومات وأنظمة الكمبيوتر في جمع المعلومات ومعالجتها ونقلها وحفظها وعرضها وتكيف المراجع مع هذه البيئة ، حيث أدى تقارب تقنية المعلومات مع تكامل أنظمة المعلومات إلى تدفق المعلومات دون الحاجة لخط الاتصال .
وتعتبر بيئة أنظمة المعلومات المتكاملة بيئة خالية من الورق حيث يتم تبادل المعلومات بدون قيود وعوائق المكان فيتم نقلها من تطبيق إلى أخر ومن منشأة إلى أخرى أو من بلد إلى أخر وذلك عبر الشبكات الإلكترونية وفي هذا السياق يضطر المراجع إلى جمع المعلومات الإلكترونية باعتبارها أدلة إثبات المراجعة .
المقصود بأدلة المراجعة الإلكترونية
أدلة إثبات المراجعة الإلكترونية هي عبارة عن معلومات تم إنشاءها ونقلها ومعالجتها وتسجيلها وحفظها في صورة إلكترونية ويعتمد عليها المراجع في دعم الرأي الذي يتوصل إليه في تقرير المراجعة وهذه المعلومات لا يمكن الحصول عليها إلا من خلال استخدام معدات وتقنيات مناسبة مثل أجهزة الكمبيوتر والبرامج والطابعات وآلات الماسح الضوئي …..الخ ، وتشتمل أدلة المراجعة الإلكترونية على السجلات المحاسبية والمستندات الأولية وهذه المستندات مثل العقود الإلكترونية والوثائق الالكترونية المتعلقة بالفوتره والتجهيزات والدفع والمصادقات الإلكترونية وكل أنواع البيانات الإلكترونية وثيقة الصلة بالمراجعة وتتخذ المعلومات الإلكترونية أشكال مختلفة فقد تكون في شكل نصي أو في شكل صوت أو في شكل صور أو في شكل فيدو …..الخ .
أوجه الاختلافات بين أدلة الإثبات الإلكتروني وأدلة الإثبات التقليدية
تختلف أدلة إثبات المراجعة الإلكترونية عن أدلة الإثبات التقليدية في أوجه عديدة والمقارنة التالية توضح أهم الاختلافات بين النوعين :
1- المنشأ :
أدلة الإثبات التقليدية : الدليل على المنشأ من السهل تحديده وإيجاده .
أدلة الإثبات الإلكترونية : الدليل على المنشأ م الصعب تحديده بمجرد فحص المعلومات الإلكترونية ولكن يتم تحديد المنشأ باستخدام تقنيات رقابية وأمان والتي تسمح بالتوثيق وعدم النكران .
2- التبديل :
أدلة الإثبات التقليدية : الدليل الورقي من الصعب تبديله بدون أن يتم اكتشافه .
أدلة الإثبات الإلكترونية : من السهل تبديل الدليل وهناك صعوبة إن لم يكن مستحيل اكتشاف عملية التبديل عن طريق فحص المعلومات الإلكترونية .
3- التصديق والاعتماد :
أدلة الإثبات التقليدية : المستندات الورقية تبين بوضوح دليل المصادقة والموافقة عليها .
أدلة الإثبات الإلكترونية : هناك صعوبة في إظهار المصادقة للمستند الإلكتروني ويحتاج إلى تقنيات رقابية متطورة لإظهاره .
4- الاكتمال والشمولية :
أدلة الإثبات التقليدية : كل المفردات المتعلقة بالعمليات عادة تكون مشتملة في نفس المستند .
أدلة الإثبات الإلكترونية : المفردات ذات العلاقة غالبا ما تكون محفوظة في ملفات بيانات عديدة .
5- القراءة :
أدلة الإثبات التقليدية : لا يحتاج إلى وسائل وتقنيات خاصة للقراءة .
أدلة الإثبات الإلكترونية : تتطلب معدات وتقنيات متعددة للقراءة ( ورد ، أكسل ، أكروبات …الخ)
6- الصيغة :
أدلة الإثبات التقليدية :جزء متكامل من المستند .
أدلة الإثبات الإلكترونية : منفصل عن البيانات ويمكن تغييره .
7- إتاحة وإمكانية الوصول إليها :
أدلة الإثبات التقليدية : عادة لا تمثل قيد أثناء عملية المراجعة .
أدلة الإثبات الإلكترونية : مسار المراجعة المتعلق بالبيانات الإلكترونية ربما لا يكون متاح في وقت المراجعة والوصول إلى البيانات قد يكون أكثر صعوبة .
8- التوقيع :
أدلة الإثبات التقليدية : يعتبر التوقيع على المستند الورقي مسألة بسيطة ويمكن التحقق من صحته بسهولة .
أدلة الإثبات الإلكترونية : تتطلب عملية التوقيع تقنيات مناسبة كما يحتاج تقنيات خاصة للتحقق من صحته وإمكانية اعتماده .
إمكانية الاعتماد على أدلة الإثبات الإلكترونية
عند تحديد كفاية وملائمة أدلة الإثبات الإلكترونية التي تم جمعها بغرض مساعدة المراجع في إبداء الرأي الفني في القوائم المالية ، يجب على المراجع أن يأخذ في اعتباره المخاطر المصاحبة لاستخدام هذا النوع من الأدلة حيث لا يمكن تحديد مدى الكفاية الملائمة من خلال عملية الفحص لدليل الإثبات الإلكتروني كما هو الحال في دليل الإثبات الورقي ، فطباعة مخرجات المعلومات الإلكترونية أو قراءتها من على الشاشة ما هو إلا صيغة واحدة ولا يمكن أن تعطي دلالة على منشأ المعلومة أو صلاحيتها كما لا يمكن أن تؤكد اكتمال أو شمولية المعلومات وبالتالي يجب على المراجع أن يتأكد من أن أنظمة الرقابة والتقنيات المتعلقة بإنشاء ومعالجة ونقل وحفظ المعلومات الإلكترونية كافية حتى يمكن ضمان مصداقية المعلومات .
ويوجد عدد من المعايير التي يستخدمها المراجع في تقييم مدى الاعتماد على المعلومات الالكترونية كأدلة إثبات في المراجعة وتتمثل هذه المعايير في الأتي :
1- التصديق : هو إمكانية القيام بإجراء مصادقة مع المنشأة أو الشخص الذي أنشأ المعلومات الإلكترونية .
2- الأمانة : تتضمن الشمولية والدقة والطبيعة الحالية والشرعية للمعلومات والأمانة هو التأكيد من أن المعلومات شرعية ( قانونية ) ولم تتغير بقصد أو بغير قصد أثناء تكوينها أو معالجتها أو نقلها أو حفظها .
3- الصلاحية وسلطة الاعتماد : هو التأكد من أن المعلومات يتم إعدادها ومعالجتها وتعديلها وتصحيحها وإرسالها واستلامها والوصول إليها يتم عن طريق أشخاص مخولين ومسئولين عن ذلك العمل .
4- عدم النكران والإنصاف : هو التأكد من أن الشخص أو المنشأة الذي أرسل أو استلم المعلومة لا يمكنه أن ينكر من مشاركته في تعديل محتوى المعلومات وبالاعتماد على الدليل الذي لا يكن دحضه على منشأ المعلومات الإلكترونية أو استلامها أو محتواها فإنه يجب الاعتراف بمنشأ تلك المعلومات أو استلامها أو محتواها .