التخزين Storage
التخزين يمثل وظيفة أساسية في أي منظمة من المنظمات على أختلاف أنواعها سواء كانت صناعية أو تجارية أو زراعية ويكفي أن تعرف أن بعض الدراسات تشير إلى أن نسبة كبيرة من الشركات تستثمر ما يزيد على 70 % من رأسمالها في المخزون مما يعني ضرورة الإهتمام بالمخازن سواء كانت مخازن مواد خام أو مواد تحت التشغيل أو بضاعة تامة أو أدوات أخرى .
مفهوم التخزين
يعرف التخزين بأنه :
الإحتفاظ بالأشياء لحين الحاجه لها أو هو بمعنى أخر عملية الإحتفاظ بالموجودات لفترة من الزمن والمحافظة عليها بحالتها أو تعريضها لظروف طبيعية تحدث فيها تغييراً مطلوباً وتوفير هذه الموجودات حسب الحاجه إليها في المرحلة المحددة .
هذا وتأتي أهمية التخزين من الهداف الأساسية التي تسعى هذه الوظيفة إلى تحقيقها والتي من أهمها :
* تأمين تدفق متوازن للمواد سواء كانت مواد خامة أو نصف مصنعة أو جاهزة .
* توفير احتياجات المنشأة من مستلزمات الصيانة والإصلاح وقطع الغيار .
وأهداف متعددة قد تتحد بحسب نوع نشاط المنشأة .
إختيار موقع المخزن
إن لموقع المخزن أهمية كبيرة في تسهيل عملية إنسياب المواد بالسرعة والدقة المطلوبة ومن المؤكد أن الإختيار الغير علمي لموقع المخزن قد يسفر عنه مشاكل كبيرة يصعب علاج آثارها على المدى القصير إذ قد ينتج عن ذلك ارتفاع تكلفة أداء الخدمات المخزنية الى جانب صعوبة تلبية احتياجات الجهات الطالبة أو العملاء ، وتعرض المواد المخزونة للتلف لعدم توافر الجو والمناخ الملائم لتخزينها .
وهناك مجموعة من الاعتبارات العامة التي تحكم اختيار موقع المخزن وهذه العوامل تختلف باختلاف :
* ما إذا كانت المخازن مستقلة ( خارج أسوار المصنع أو خارج إطار مركز الإنتاج ) .
* أو مخازن غير مستقلة ( داخل أسوار المصنع أو في إطار مركز إنتاج الخدمة ) .
العوامل المؤثرة في اختيار موقع المخازن المستقلة
يقصد بالمخازن المستقلة : المخازن التي تكون خارج إطار أسوار المصنع أو مركز إنتاج الخدمة ويمكن هنا التمييز بين نوعين من المواقع الخاصة بالمخازن المستقلة هي الموقع العام والموقع الخاص ، فالموقع العام يتمثل بالبلد او المدينة الذي يحدد فيها مكان المخزن فيما الموقع الخاص يتحدد بالحي أو قطعة الأرض التي سيشغلها المخزن في نطاق الموقع العام المحدد سلفاً .
أهم العوامل المؤثرة في إختيار الموقع العام للمخزن المستقل هي :
1- الأهداف الرئيسية للمخزن
2- القرب من الطرق الرئيسية
3- توفر القوى العاملة
4- توفر الخدمات الأساسية كالمياه والهاتف والصرف الصحي والكهرباء .
5- توفر الأرض المناسبة
6- تكلفة وقيمة المخزن
7- تكاليف التشغيل
8-القرب من المخازن الأخرى
9-المناخ
10- القوانيين والتشريعات
11- موارد المجتمع
وفيما يلي توضيح لكل عامل من هذه العوامل :
1- الأهداف الرئيسية للمخزن :
إن تحديد الهدف هو أهم عامل يجب أخذخ في الاعتبار عند تحديد موقع المخزن والهدف قد يكون أما خدمة العملاء ( منافذ التوزيع ) وخدمة السوق وأما خدمة إدارة الإنتاج ، فاذا كان الهدف هو خدمة العملاء فإن موقع المخزن يجب أن يكون قريباً من الأسواق والعملاء حيث أن ذلك يساعد على إعطاء المستهلكين خدمات أفضل ويوفر لهم الاطمئنان النفسي بسبب شعورهم بقربه منهم كما وأنه يوفر للعملاء الجهد والوقت والمال بسبب قصر المسافة .
أما إذا كان الهدف هو خدمة إدارة الإنتاج من خلال استيعاب المخزون الزائد من الانتاج فإن الموقع يجب أن يكون بالقرب من مرفق الانتاج مع إعطاء أهمية ثانوية لوقت التسليم ، وهنا يجب التأكيد على أن لايتم البدء في البحث عن موقع للمخزن حتى يكون قد تم تحديد الهدف من وراء بناء المخزن بشكل واضح ومحدد .
2- القرب من الطرق الرئيسية :
يعتبر النقل من أهم العوامل في تحديد موقع المخزن حيث أن وجودالمخزن قرب خطوط المواصلات يقلل من تكاليف النقل ويسهل من الحصول على العمالة اللازمة من المناطق البعيدة نسبياً وهذا بدوره يساعد في حل أزمة سكن العاملين عن طريق السكن على بعد من المخزن وإمكانية الانتقال إليه والعودة منه إلى منازلهم يومياً .
3- توفر القوى العاملة :
يجب أن يتوفر في الموقع المختار كمية ونوع العمالة المطلوبة وهذا يتطلب دراسة سوق العمل للتأكد من توفر الأفراد المؤهلين الصالحين للقيام بالأعمال المخنية المتعددة لأن عدم توفر هذه القوى قد يؤدي إلى رفع التكاليف بسبب الحصول عليها من مناطق بعيدة .
4- توفر الخدمات الأساسية كالمياه والهاتف والصرف الصحي والكهرباء :
حيث أن عدم توفر هذه الخدمات يجعل المخزن عاجزاً عن القيام بمهامه وبالتالي لا بد قبل اتخاذ قرار اختيار الموقع من التأكد من توفر هذه الخدمات .
5- توفر الأرض المناسبة :
من العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار الموقع طبيعة الأرض وصلاحيتها لإقامة المخزن و أن لا يكون في منطقة معرضة للزلازل أو الفياضانات و أن تحتمل حجم المواد التي ستخزن في المخازن كما يجب مراعاة توفر الأرض من أجل التوسع مستقبلاً .
6- تكلفة وقيمة المخزن:
تعتبر التكلفة عامل رئيسي عند اختيار موقع المخزن وفيما يلي بعض العناصر التي يجب أخذها في الاعتبار عند إجراء مقارنة اختيار الموقع : تكاليف الأرض ، تكاليف بناء المخزن ، تكاليف الإيجار عند عدم الامتلاك ، تكاليف التصاريح والرسوم والتمويل .
7- تكاليف التشغيل :
تختلف تكاليف الأيدي العاملة والمواد الخام من منطقة إلى أخرى فتكاليف الأيدي العاملة مثلاً في جنوب شرق آسيا تقل كثيراً عنها في أوروبا لهذا يجب أخذ هذا العامل في الاعتبار عند اختيار موقع المخزن .
8- القرب من المخازن الأخرى :
حيث أن وجود المخزن بالقرب من مخازن أخرى يحقق إمكانية استقادة المخزن من الخدمات والقدرات المتاحة للمخازن الأخرى .
9- المناخ :
بالرغم من أن المناخ له أهمية خاصة عند المفاضلة بين المواقع إلا أن هذه الأهمية قلت في الوقت الحاضر حيث يمكن التحكم وبتكاليف معقولة في درجة الحرارة والرطوبة والتهوية والأتربة والدخان بداخل المخازن وذلك باستخدام أجهزة التكييف .
10- القوانيين والتشريعات :
تلعب قوانين البناء والضرائب دوراً في اختيار الموقع المناسب للمخزون .
11- موارد المجتمع :
بالرغم من أهمية خدمات النقل والأيدي العاملة وتكاليف التشغيل والتي سبق الإشارة إليها في تحديد واختيار موقع المخزن ألا أن هناك بعض موارد المجتمع التي تؤثر في عملية تحديد الموقع العام للمخزن مثل :
* موقف المجتمع تجاه نوع معين من العمليات المخزنية مثل تخزين المواد الكيماوية .
* فعالية واستجابة أقسام الشرطة .
* توفر المدارس والكليات لأبناء الموظفين وتوفر السكن بأسعار معقولة .
أهم العوامل المؤثرة في اختيار الموقع الخاص للمخزن المستقل :
بعد تحديد الموقع العام للمخزن واختياره ناتي الى اختيار الموقع الخاص للمخزن ، ويقصد بالمخزن الخاص كما سبق الاشارة الحي أو قطعة الأرض التي سيشغلها المخزن في نطاق الموقع العام وهناك عوامل عدة تؤثر في اختيار الموقع الخاص إضافة إلى العوامل التي سبق شرحها عند تحديد الموقع العام وأهم هذه العوامل :
1- التأثير البيئي لموقع المخزن :
بالرغم من أن المخازن تواجه ظروف بيئية أسهل من المصانع الانتاجيه إلا أن هناك بعض العوامل البيئية التي قد تواجهها المخازن وتحد من إمكانية بنائها في مواقع خاصة معينة وأهم هذه العوامل وجود بضائع خطرة في المخازن وتأثير المخازن على المنازل السكنية من حيث الضوضاء والعوادم مما يجعل الأهالي يرفضون وجود مثل هذه المخازن في مناطقهم .
2- تكاليف الموقع الإجمالية وعناصر أخرى ذات العلاقة :
فتكاليف الأرض المرتفعة بالإضافة إلى طبيعة التربة التي ستقام عليها المخازن وعدم توفر بعض الخدمات كضعف ضغط الماء الواصل الى المنطقة ، واتجاهات الرياح وعدم وجود مواسير إطفاء الحرائق وغيرها كلها عوامل تؤثر في اختيار الموقع الخاص للمخزن .
3- أنظمة وقيود البناء :
ففي بعض المناطق يصعب استخدام بعض أنواع مواد البناء كما لا يجوز البناء بارتفاعات عالية و بأنماط مغايرة لطبيعة المنطقة وكلها عوامل تؤثر على تحديد واختيار الموقع الخاص للمخزن .
4- سهولة وصول الشاحنات :
يعتبر قرب الموقع من الطرق العامة والسريعة والطرق الفرعية من العوامل المؤثرة في اختيار الموقع الخاص للمخزن .
5- ملاءمة المنطقة المجاورة :
من العناصر التي تؤخذ بعين الاعتبار فيما يتعلق بالمنطقة المجاورة :
* هل المخزن يسبب إزعاجاً لسكان المنطقة التي يقع فيها .
* هل المخزن موجود في منطقة تشتهر بحوادث السرقة والتخريب المتعمد .
* هل تتوافر خدمات أمنية في المنطقة .
العوامل المؤثرة في اختيار موقع المخازن الغير مستقلة :
المخازن الغير مستقلة هي المخازن الموجودة داخل أسوار المصنع أو في إطار مركز إنتاج الخدمة ويمكننا تحديد أهم الإعتبارات الواجب مراعاتها عند اختيار موقع المخزن الغير مستقل ( الموجود داخل المصنع ) بالاتي :
1- قرب المخزن من مراكز التشغيل :
يجب أن يكون موقع المخزن بجوار مراكز التشغيل التي تستخدم المواد الموجودة منه والهدف من ذلك هو تقليل عمليات المناولة وتخفيف مسافة النقل إلى أقل قدر ممكن .
2- طبيعة المواد المطلوب تخزينها :
إن طبيعة المواد المطلوب تخزينها تفرض بعض الاشتراطات المتعلقة بموقع المخزن حيث أن بعض المواد تتطلب أن يكون تخزينها في ظروف معينة كما في حالة المواد المتفجرة التي يجب تخزينها على عمق مناسب من سطح الأرض .
3- المساحة المطلوبة للتخزين :
قد تفرض المساحة المطلوبة للتخزين نقل موقع المخزن من أسوار المصنع إلى مكان أخر .
تصميم مبنى المخزن
الخطوة التالية بعد تحديد موقع المخزن هي تصميم المبنى الخاص به ووضع مواصفاته الهندسية بما يتلائم مع طبيعة الأعمال المخزنية ، وهناك عدة عوامل لا بد من أخذها بعين الإعتبار عند تصميم مبنى المخزن ومن أهم هذه العوامل :
* مدى كفاية المساحة لإقامة المبنى مقابل الطاقة الإستيعابية المطلوبة من المخزن .
* الإعتبارات الخاصة بالمكاتب والمرافق وأماكن الاستراحة ومواقف السيارات .
*الأرضيات ومدى تحملها لأثقالاً كبيرة .
* مواد البناء حيث أن مواصفات المواد التي يبنى منها المخزن يتطلب أن تكون غير قابلة للاشتعال وعازلة للأجواء الخارجية .
* عدد الطوابق المطلوبة .
*الشكل العام للسطح .
* اعتبارات الخدمات الداخلية كالسباكة والإضاءة والصرف الصحي وأنظمة الحريق .
* أنواع الأبواب والأعمدة الداخلية للمخزن .
* الطلاء واللمسات الجمالية الداخلية للمخزن .
* المظهر الخارجي للمخزن حيث تزايد الاهتما بالمظهر الخارجي لما له من تأثير على الروح المعنوية للعاملين من جهة ولما يوحي به إلى العملاء من انطباع جيد عن المخازن .
التنظيم الداخلي للمخازن
المقصود بالتنظيم الداخلي للمخزن هو الكيفية التي بموجبها يتم تقسيم المساحة الداخلية للمخزن بطريقة تحقق أعلى كفاءة في التخزين وهناك عدة عوامل يجب أخذها في الإعتبار عند التصميم الداخلي للمخزن أهمها :
1- اقتصاديات وسهولة تخزين وصرف المواد
2- طبيعة وحجم المواد المخزنة
3- مدى تكرار الاستلام والصرف
4- المعدات المستخدمة في المخزن
5- المساحة الكلية للمخزن
6- طريقة التخزين
7- المساحة المخصصة للتخزين والمساحات الأخرى للمرافق
وفيما يلي توضيح موجز لهذه العناصر :
1- اقتصاديات وسهولة تخزين وصرف المواد :
وتتحق اقتصاديات التخزين من خلال :
* الاستخدام الاقتصادي للمساحات المتاحة بحيث يتم استغلال المساحات المخزنية أفضل استغلال .
* تسهيل عملية استقبال وصرف المواد
* تصنيف المواد وتمييزها بالشكل الذي يمكن من التعرف على مكان الصنف وسهولة الوصول إليه
* تخفيض تكاليف النقل والمناولة داخل المخزن إلى أدنى حد ممكن عن طريق استخدام معدات ووسائل مناسبة
* وقاية المخزون من التلف ومخاطر الحريق والسرقة من خلال عزل المواد واستخدام أرفف معدنية بدلاً من الخشبية
* تسهيل عملية الجرد لمحتويات المخازن من خلال حسن ترتيب المواد
2- طبيعة وحجم المواد المخزنة :
يؤثر طبيعة وحجم المواد على أسلوب التنظيم الداخلي للمخازن فالمواد الكبيرة الحجم أو الثقيلة الوزن تحتاج الى مساحات واسعة على الأرض لتخزينها وإلى وسائل نقل خاصة ، والمواد الخفيفة القابلة للكسر تحتاج إلى أماكن خاصة للتخزين أما على الأرفف أو حاملات خاصة وهناك مواد يمكن تخزينها على شكل أحزم وأخرى على شكل أكوام وهناك مواد تحتاج إلى ظروف خاصة للتخزين من حيث الحرارة والرطوبة ، كل هذه الاختلافات تعكس أثرها على التنظيم الداخلي للمخازن وبالتالي لا بد من أخذها في الإعتبار .
3- مدى تكرار الاستلام والصرف :
عندما تتكر عدد مرات الاستلام والصرف لأصناف معينة فإن الأمر يستدعي فرز هذه المواد جانباً في مجموعات ثم تحديد مكان ثابت لكل مجموعة بحيث يسهل عملية التعرف على مكان كل مجموعة والوصول إليها بسهولة وهذا بدوره يؤثر على التنظيم الداخلي للمخزن .
4- المعدات المستخدمة في المخزن :
تؤثر المعدات المستخدمة في عملية النقل والمناولة الداخلية على التنظيم الداخلي للمخازن حيث عند استخدام الوسائل الأرضية ذات الممرات الثابتة مثل الناقلات التي تجر عدداً من المقطورات والرافعات والأشرطة المتحركة والعربات التي تتحرك في ممرات وعلى قطبان كل هذه الوسائل تحتاج إلى ممرات كافية لتؤدي عملها بنجاح .
أما في حالة استخدام الوسائل المطلوبة التي تتحرك حاملة المخزون معها على ارتفاع من سطح الأرض كالمصاعد الكهربائية فإنها لا تحتاج إلى ممرات أرضية وبالتالي يستفاد من هذه الأرض في عملية التخزين .
5- المساحة الكلية للمخزن :
يتوقف التنظيم الداخلي للمخزن على حجم المساحة الكلية للمخزن ومدى كفايتها لاستيعاب الأصناف المطلوب تخزينها والحاجة لترك مساحات لمعدات النقل الداخلية وتخصيص أماكن لازمة للخدمات المخزنية كالمكاتب الإدارية .
6- طريقة التخزين :
يتم التخزين عادة على الأرفف أو على الأرض مباشرة أما على شكل أكوام أو رص وقد تستخدم الأرض والأرفف معاً وكل هذا يؤثر على تخطيط المخزن الداخلي .
7- المساحة المخصصة للتخزين والمساحات الأخرى المرتبطة بها كالمكاتب :
عند تحديد المساحة المحددة للتخزين يتم احتساب مساحة الطرق والممرات الرئيسية والفرعية والأعمدة والمكاتب ومرافق الخدمات ومن ثم خصمها من المساحة الكلية لاحتساب مساحة الأرضية الصافية المتوفرة للخزن .