هل كنتَ تعرف من قبل أن هناك دورة محاسبية يَتبعها أي محاسب في الشركة أو المؤسسة التي يعمل بها؟ إذا كانت هذه هي المرة لك فستتعرف على المراحل الثمانية لتلك الدورة بالتفصيل في هذا المقال.
نظرة عامة على الدورة المحاسبية
يجب أن يكون ماسكو الدفاتر على دراية تامة بالدورة المحاسبية وخطواتها الثمانية، إذ إن كل خطوة تُمثل واجباً ومهمة معينة يجب القيام بها بالترتيب الصحيح.
وغالباً ما تتم أتمتة العديد من هذه المهام من خلال برامج المحاسبة مثل وافق أو غيره من الأدوات التكنولوجية، إلا أن بعض المحاسبين في الشركات الصغيرة على وجه التحديد لا زالوا يتبعون الطرق التقليدية، مع الحصول على مساعدة بسيطة من الأدوات والتطبيقات التكنولوجية، وحتى هؤلاء يجب أن يكونوا على دراية بالدورة المحاسبية.
نقاط رئيسية هامة
تُعرف الدورة المحاسبية بأنها عبارة عن إجراء لتسهيل الحسابات والمعاملات المالية على أصحاب الأعمال.
تتكون الدورة المحاسبية عادة من ثماني مراحل يجب إكمالها.
يتلقى أصحاب الأعمال في نهاية الدورة المحاسبية تقارير مالية شاملة يُستفاد منها في تقييم أداء الشركة.
العمليات الثمانية للدورة المحاسبية هي:
تحديد المعاملات.
توثيق المعاملات ضمن دفتر اليومية.
ترحيل المعاملات.
الحصول على ميزان المراجعة غير المعدل.
إعداد البيانات المحاسبية.
تسوية قيود دفتر اليومية.
إعداد القوائم المالية.
إقفال الحسابات.
على الرغم من أن جميع عمليات المحاسبة تتم إلكترونياً، إلا أنه لا يزال على المحاسبين مراجعتها بعناية.
ما هي الدورة المحاسبية؟
الدورة المحاسبية
هي عبارة عن آلية بسيطة تتألف من ثماني خطوات تشمل تحديد وتسجيل وتوثيق جميع الأنشطة التجارية للشركة، بحيث تبدأ عند أول معاملة وتنتهي مع نهاية الفترة المحاسبية وإصدار التقارير المالية، وتُعتبر الدقة واحدة من أهم العناصر الواجب توافرها في الدورة المحاسبية للحفاظ على تنظيم العملية والحرص على جودة المخرجات النهائية.
وتختلف الفترة المحاسبية المُتبعة في الشركة اعتماداً على العديد من العوامل المتعلقة بها كحجم المؤسسة وطبيعة نشاطها، فبعض الشركات تعتمد فترة سنوية أو فصلية، إلا أن أغلبها تفضل فحص أدائها بشكل شهري.
وعلى أي حال فإن غالبية ماسكي الدفاتر يكونون على دراية تامة بالوضع المالي اليومي للشركة، لأنهم المسؤولون عن تقييد الحسابات أولاً بأول، وبشكل عام يُعد تحديد طول كل دورة محاسبية أمراً بالغ الأهمية لأنه يحدد تواريخ فتح الحسابات وإغلاقها، فعند انتهاء الدورة المحاسبية، تبدأ دورة جديدة وتكون محددةً بمدة محاسبية جديدة، ويتم إتباع الخطوات الثمانية نفسها من الدورة.
خطوات الدورة المحاسبية الثمانية
تتكون الدورة المحاسبية من الخطوات الثماني التالية:
الخطوة الأولى: تحديد المعاملات
المرحلة الأولية للدورة المحاسبية هي تحديد المعاملات، فبمجرد تحديد الفترة المحاسبية ستكون هنالك الكثير من المعاملات التي يجب تسجيل كل منها وحفظها في السجلات بدقة عالية، فعلى سبيل المثال ستُسجل العديد من الشركات معاملات المبيعات باستخدام برامج نقاط البيع المتصلة بسجلاتها، بالإضافة إلى التكاليف التي يمكن أن تتخذ أشكالاً مختلفةً عدة.
الخطوة الثانية: توثيق المعاملات ضمن دفتر اليومية
المرحلة الثانية من الدورة هي توثيق المعاملات في دفتر اليومية، ويمكن اختصار الخطوتين الأولى والثانية في خطوة واحدة عن طريق تقنية نقاط البيع (وهي أنظمة تُستخدم فى إدارة الأنشطة التجارية والشركات الصغيرة، وتعتمد على المنتجات الجاهزة في نظام مبيعاتها)، بالإضافة إلى تتبع نفقاتها.
كما يجب تحديد الطريقة المحاسبية التي سيتم اعتمادها في توثيق المعاملات، فإذا كانت الطريقة النقدية سيتم الاعتراف الفوري بالإيرادات والمصروفات، بينما تقوم طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق على مطابقة الإيرادات والمصروفات وتسجيلها لحظة حدوث البيع.
وعند دفع أي مبلغ نقدي أو استلامه يتم مباشرة تسجيل المعاملة وتوثيقها في الحسابات، لكي يتم التعامل معها في الميزانية العمومية وقائمة الدخل وبيان التدفقات النقدية، وتتطلب تلك العملية بالطبع استخدام نظام القيد المزدوج بالضرورة، والذي ينص على أن أي عملية مالية يجب تقييدها في حسابين؛ دائن ومدين وبنفس المبلغ، ويشبه هذا الإجراء دفاتر الشيكات إلى حدٍ بعيد إذ إنها لا تتطلب أي إدخال إضافي وتعطيكَ ملخصاً جيداً عن الرصيد.
الخطوة الثالثة: ترحيل المعاملات
بمجرد تسجيل المعاملة ضمن دفتر اليومية فإنه يجب توثيق هذه المعاملة في حساب خاص ضمن دفتر الأستاذ العام، وهو ما يُمكن ماسك الدفاتر من تتبع التغييرات المالية لكل حساب على حدة، ويُعتبر الحساب النقدي أحد أهم تلك الحسابات وأكثرها تداولاً لأنه يعطي صاحب العمل فكرة عن النقد المتوافر بحوزة شركته.
والجدير بالذِكر أن دفتر الأستاذ العام لم يعد مهماً اليوم كما كان في السابق إذ إن أغلب العمليات تتم الآن بشكل تلقائي.
الخطوة الرابعة: الحصول على ميزان المراجعة غير المعدل
تُعد هذه الخطوة أولى خطوات التحقق من أن الخطوات السابقة قد طُبقت بشكل صحيح، إذ تتضمن المرحلة الرابعة حساب ميزان المراجعة بعد الفترة المحاسبية، وبهذا تكتشف الشركة أي مبالغ غير معدلة أو أي أخطاء في كل حساب من ميزان المراجعة.
وتَهدف هذه الخطوة إلى إعداد ميزان المراجعة بما يضمن تساوي الأرصدة المدينة مع الأرصدة الدائنة في السجلات المالية للشركة، وبمجرد انتهاء الفترة المحاسبية واكتشاف جميع المعاملات وتوثيقها وترحيلها إلى دفتر الأستاذ العام نكون قد انتهينا من الإجراء الأولي الذي غالباً ما يتم عمله إلكترونياً وبشكل تلقائي.
الخطوة الخامسة: إعداد البيانات المحاسبية
تتضمن المرحلة الخامسة في الدورة المحاسبية تحليل وإعداد البيانات المحاسبية للتأكد من أن حسابات المدين والدائن متساوية، وإجراء كافة التعديلات اللازمة في حال وجود أي اختلافات أو فروق في الأرصدة.
وعند استخدام طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق قد يحتاج المحاسب لتعديل الإدخالات من أجل مطابقة الإيرادات والنفقات أو اكتشاف أي أخطاء أخرى.
الخطوة السادسة: تسوية قيود دفتر اليومية
وهي نتاج للتصحيحات التي تم القيام بها في الخطوة السابقة، حيث تتم تسوية قيود دفتر اليومية في نهاية الفترة المحاسبية.
الخطوة السابعة: إعداد القوائم المالية
تقوم الشركة في الخطوة السابعة بإعداد البيانات المالية كالميزانية العمومية وقائمة الدخل وبيان التدفقات النقدية بعد الانتهاء من جميع التعديلات.
الخطوة الثامنة: إقفال الحسابات
تُكمل الشركة الدورة المحاسبية بإغلاق دفاترها وإقفال حساباتها مع حلول تاريخ آخر يوم في الفترة المحاسبية، وحينها يُقدم المحاسب تقريره الختامي حول تحليل أداء الشركة وتقييمها وتقديم الوثائق المالية المطلوبة.
ويتم البدء بدورة محاسبية جديدة فور الانتهاء من هذه الدورة، ووضع خطط مالية للفترة المحاسبية الجديدة بعد التعرف على جدول الأعمال والأنشطة التجارية.
ختاماً
سَهلت الدورة المحاسبية بخطواتها الثمانية مهمة المحاسب، وجعلت المحاسبة أكثر سهولة وبساطةً على أصحاب الأعمال أيضاً، إذ مكنتهم من إدارة مهماتهم والتعرف على أداء الشركات وتقييمها المالي بدقة عالية خلال فترات قصيرة. وإذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن المحاسبة، إقرأ مقالنا “ما الفرق بين مسك الدفاتر والمحاسبة” في وافق.