يخلط الكثيرون بين مفهومي المحاسبة ومسك الدفاتر أو الدفترة، ويعتقدون بأنهما كلمتان مترادفتان للمنصب الوظيفي نفسه، وعلى الرغم من أن هنالك بعض النقاط والأهداف المشتركة بينهما إلا أن هناك اختلافات واضحة أيضاً، وفي هذا المقال سنتعرف على دور كل من المحاسب وماسك الدفاتر في المساهمة بتحقيق السلامة المالية في الشركة.
تعريف الدفترة والمحاسبة
لنبدأ بأسهل الفروق وأبسطها والتي ستساعدك على فهم المقال بشكل أفضل وهو المفهوم،
شرح مسك الدفاتر
كما وضحنا في الأعلى فإن عملية توثيق المعاملات اليومية كالمشتريات والمبيعات والفواتير والإيصالات تُسمى دفترة وهي عنصر أساسي للحصول على المعلومات المالية المطلوبة لإدارة الشركة بشكل ناجح.
وتشمل عملية الدفترة العناصر التالية:
تقييد سجل المعاملات التجارية والمالية.
تسجيل الحسابات المدينة والدائنة في الدفاتر المخصصة.
إدخال الإيصالات والفواتير.
إعداد القوائم المالية (الميزانية العمومية، بيان التدفقات النقدية، وبيان الدخل).
متابعة وتقييد معاملات الشركات التابعة (القابضة) ودفتر الأستاذ العام بالترتيب الزمني الصحيح والتأكد من موازنتها.
إعداد كشف الرواتب.
تعرف على خطوات إعداد كشف الرواتب على وافق.
مبدأ عمل مسك الدفاتر
واحدة من أهم الطرق التي يمكن اتباعها للحفاظ على دقة مسك الدفاتر هي من خلال تحديث دفتر الأستاذ العام أولاً بأول،والذي يُعرف بأنه مستند بسيط يستخدمه ماسك الحسابات لتسجيل المبالغ التي تم استلامها من إيصالات المبيعات والنفقات، والقيام بنقل تلك العمليات يُعرف باسم عملية الترحيل.
وسيتم ترحيل البيانات إلى دفتر الأستاذ عندما يكون هناك عدد كبير من المبيعات المكتملة في كثير من الأحيان، ويمكن الاستعانة ببرنامج متخصص أو جدول بيانات إلكتروني أو حتى ملف ورقي مقسم إلى أعمدة للقيام بذلك. وقد تختلف درجة تعقيد نظام مسك الدفاتر من شركة إلى أخرى بالاعتماد على عوامل مختلفة، منها حجم الشركة وحجم المعاملات التي تتم معالجتها فيها على أساس يومي أو أسبوعي أو شهري، فكلما كبرت الشركة احتاجت إلى عمل أكثر.
ويتمثل الهدف الأساسي لماسك الدفاتر بالاحتفاظ بسجلٍ كامل ودقيق لكافة العمليات المالية في الشركة بطريقة منظمة ودقيقة، ولهذا يجب إدخال كل عملية بيع وشراء تقوم بها ومن ثم ترحيلها إلى دفتر الأستاذ العام، وقد يحتاج الأمر إلى العودة إلى السجلات والقوائم المالية في الشركة للتأكد من البيانات.
شرح المحاسبة
المحاسبة هي علم واسع يدخل في مجال تصميم أنظمة مسك الدفاتر ووضع ضوابط مناسبة لها للتأكد من تسجيل الأحداث المالية والبيانات التي يجمعها ماسك الدفاتر أو صاحب العمل بشكل صحيح، وتُعتبر عملية المحاسبة أكثر شمولية من مسك الدفاتر، إذ أن هذه الأخيرة جزء من المحاسبة أصلاً.
وتشمل المحاسبة العناصر التالية:
تسجيل المعاملات التي يتم من خلالها إدخال التكاليف التي تحملتها الشركة لكن لم يتم تقييدها في عملية مسك الدفاتر، وتعديلها عند الحاجة.
إعداد الحسابات المالية للشركة.
إعداد تكاليف ونفقات إدارة الأعمال في الشركة.
إعداد التقارير الضريبية السنوية للشركة.
تزويد مالك الشركة بالسجلات والبيانات التي تساعده على اتخاذ القرارات المالية السليمة لمصلحة العمل.
مبدأ عمل المحاسبة
تتضمن عملية المحاسبة مراجعة المعلومات المالية للمساعدة في اتخاذ الخيارات الأفضل للشركة، وهو ما يَمد أصحابها بفهم أعمق للقيمة الحالية للشركة وأصولها والتزاماتها المالية وأي نشاط آخر يساعدها على تحقيق الأرباح المنشودة.
كما تقوم المحاسبة بتحويل البيانات الموجودة في دفتر الأستاذ العام إلى مستند شامل يساعد صُناع القرار على رؤية الصورة الكلية للمؤسسة، ومعرفة العديد من الأمور العامة عنها مثل التدفق النقدي، والتخطيط الضريبي الاستراتيجي، وتقييم أداء الشركة وتحليل وضعها المالي الحالي، ووضع التنبؤات والتوقعات المستقبلية المنطقية، وتقديم التقارير الضريبية، لذلك فإننا لا نبالغ بالقول أن المحاسبة هي العمود الفقري لأي مؤسسة صغيرة كانت أم كبيرة.
إقرأ المزيد عن أهم مبادئ الإدارة المالية للمشروعات الصغيرة.
مزيد من الاختلافات الرئيسية بين المحاسبة والدفترة
يتقاطع عمل المحاسب وماسك الدفاتر في الكثير من النقاط إلا أن هنالك خصائص فريدة وميزات وظيفية حصرية لكل منهما، فعلى سبيل المثال: تتمثل المسؤولية الأساسية لماسك الحسابات في تسجيل المعاملات والتأكد من أن الأمور المالية الخاصة بالعملاء منظمة بشكل جيد، في حين يُعتبر المحاسبون خياراً أفضل لتقديم الاستشارات والتحليلات المالية كما في المسائل والشؤون الضريبية على سبيل المثال.
المؤهلات المطلوبة لماسك الدفاتر
عادة لا تتطلب مهنة ماسك الحسابات الحصول على مؤهل تعليمي متقدم، إذ يكفي الإطلاع على المفاهيم المالية الأساسية وفهمها بشكل جيد، والتميز ببعض المهارات الضرورية مثل الدقة والتنظيم من أجل إنجاح العمل.
كما يخضع ماسك الحسابات للإشراف من قِبل صاحب العمل أو محاسب الشركة، الذين يقومون بإكمال سجلاته ومراجعتها، وبناءً على ذلك لا يُسمح لماسك الدفاتر باستخدام لقب “محاسب”.
المؤهلات المطلوبة للمحاسب
لكي تكون محاسباً يجب أن تحمل درجة البكالوريوس كحدٍ أدنى لشغل هذه الوظيفة، أو أيٍ من اختصاصات كلية الاقتصاد المتصلة بالمحاسبة، مثل العلوم المالية المصرفية وإدارة الأعمال والتمويل وغيرها.
وعلى عكس ماسك الدفاتر، يُعد المحاسب مؤهلاً للحصول على شهادات مهنية إضافية، أهمها المحاسب العام المعتمد أحد أكثر الشهادات المعتمدة والشائعة في مجال المحاسبة، وينالها المحاسبون بالتدريب والتعليم اللازمين، كما يمكن للمحاسب الارتقاء بالسلم الوظيفي والحصول على لقب “محاسب قانوني” بعد اجتياز اختبار المحاسب العام المعتمد الموحد والحصول على خبرة محاسبية مهنية مناسبة، والجدير بالذكر أن أجره يزداد بعد الحصول على تلك الشهادات.
على الرغم من أن كليهما -المحاسبة ومسك الدفاتر- يتعلق بالأمور المالية بالشركة إلا أن لهما معنىً مختلف ودوراً وظيفياً مختلفاً أيضاً، إلا أنهما مهمان للشركة ومكملان لبعضهما البعض، وسواء أكنت محاسباً أو ماسك دفاتر فعليكَ أن تتمتع بفهم جيد للمفاهيم والمصطلحات المالية مثل المحاسبة على أساس الاستحقاق، والميزانية العمومية وغيرها.