لمحة عن انواع الأخطاء المحاسبية وطرق تصحيحها

الاخطاء ـ انواعها ـ وسائل إكتشافها ـ طرق تصحيحها
[/gdwl]
انواعهــا :

ـ (1) اخطاء السهو والحذف ـ وتكون هذة الاخطاء بعدم إثبات بعض العمليات أوعدم ترحيل العمليات إلي الحسابات الخاصة بها .
ـ (2) اخطاء الارتكاب ـ وهي الاخطاء الناتجة عن عدم الالمام بالقواعد المحاسبية ويكون في كيفية توجيهة القيود المحاسبية .
والاخطاء الارتكابية إما ان تكون فنية وهي السابق الاشارة إليها وقد تكون ناتجة عن التهاون في التدقيق ومن ذلك ( اخطاء عكس الارقام ، اخطاء الجمع والطرح … ) .

وسائل إكتشافها : ♦
ـ (1) من خلال ميزان المراجعة .
ـ (2) من خلال المراجعة المستندية سواء الداخلية أو الخارجية .
ـ (3) الصدفة .ـ

وسنتحدث عن إكتشاف الاخطاء من خلال ميزان المرجعة حيث أن إكتشافها من خلا عمليات المراجعة يكون دوري .

ــ إكتشاف الاخطاء من خلال ميزان المراجعة :

ـ بعد إعداد ميزان المراجعة فإنة لن يخرج عن حالتين لا ثالث لهما فإما أن يكون متوازن وهذا يدل علي عدم وجود أخطاء ولكنة ليس دليل كافي لأنة كما قلنا هناك أخطاء سهو بعدم إثبات قيد بأكملة ومثل هذة الاخطاء لا تؤثر علي توازن المثال لانها أثرت في جانبي القيد المحاسبي ، وكذلك خطأ الارتكاب قد لا يؤثر علي توازن الميزان في بعض الحالات فعلي سبيل المثال إثبات مصروفات الدعاية علي انها مصروفات متنوعة أو إدارية لن يؤثر علي توازن الميزان لأن كلاهما مدين .
ـ وهناك بعض أخطاء السهو والارتكاب التي تؤثر علي توازن الميزان ويمكن عن طريق ميزان المراجعة إكتشافها والعمل علي تصحيحها ومن أمثاة هذة الاخطاء :

(1) الاخطاء الحسابية مثل الجمع والطرح والضرب …
(2) أخطاء الترحيل مثل ترحيل المدين محل الدائن والعكس الدائن محل المدين .
(3) اخطاء حذف الاصفار مثل 100 بدلا من 10 أو 800 بدلا من 8000 …
(4) اخطاء عكس الارقام في القيدأ والترحيل مثل 73 بدلا من 37 .
(5) السهو عن ترحيل أحد طرفي القيد سواء المدين أو الدائن .

وكما هو واضح فالاخطاء التي يكتشفها ميزان المراجعة هي نتاج الاخطاء في اليومية أو في الترحيل أو في إعداد ميزان المراجعة نفســــــــه.

ـ ولا بد من تحديد مصدر ومكان الخطأ لكي يمكن تصحيحه وهناك بعض الاجراءات التي تتبع لتحديد مصدر ومكان الخطأ وسنتكلم عن ذلك في السطور التالية .

ـ الاجراءات يقوم بها المحاسب في محاولة منة لتحديد مصدر ومكان الخطأ وتحقيق التوازن وهي :

1) أن يكون الفرق بين الجانبين 1 أو 10 أو 100 أو 1000 أو 10000 أو 100000 …. الخ فالخطأ هنا يكون في الجمع أو في نقل رقم خطأ من اليومية أو الاستاذ إلي الميزان .
2) أن يكون الفرق يقبل القسمة علي 2 فنكون أمام أحد إحتمالين :

ـ رصيد أحد الحسابات الذي يساوي نصف الفرق بين جانبي الميزان تم نقلة إلي ميزان المراجعة في الجانب العكسي .
ـ تم ترحيل مبلغ يساوي نصف الفرق بين جانبي الميزان إلي جانب خاطيء في حسابات الاستاذ .

3) أن يكون الفرق يقبل القسمة علي 9 فيكون الخطأ ناتج عن عكس الارقام ( 79/97 ) أو عن حذف صفر من يمين أي رقم ( 10 بدلا من 100 …) .
4) أن يكون الفرق يقبل القسمة علي 99 فالخطأ يكون ناتج عن حذف صفرين من يمين أحد الارقام 100 بدلا 10000.
ـ في حالة إتباع الاجراءات السبقة ولم يتم إكتشاف الخطأ فيمكن للمحاسب القيام بالاتي :

1) إعادة جمع جانبي الميزان .
2) مطابقة الارصدة الواردة في الميزان مع الارصدة المثبتة بالاستاذ وكذلك التحقق من ان الارصدة المدينة تظهر في الجانب المدين والارصدة الدائنة تظهر في الجانب الدائن .
3) التحقق من صحة الرصيد عن طريق مراجعة عمليات الترصيد .
4) مراجعة الترحيل من اليومية للاستاذ .
5) التأكد من صحة القيود .
6) التحقق من الغمليات الواجبة القيد .

ـ ملاحظات :

ـ نلاحظ أننا بدأنا الخطوات السابقة من حيث تنتهي مراحل العمل المحاسبي .

ـ نلاحظ أخطاء التوجيهة المحاسبي لا تؤثر في الغالب علي توازن الميزان .

ـ اثر الاخطاء علي الميزان يتوقف علي مدي توافق الخطأ مع مبدأ القيد المزدوج في الاثبات والترحيل .

طرق تصحيحهــا : ♦

ـ بعد تحديد مكان وجود الخطأ والتعرف علي مصدرة تبدأ عملية التصحيح وهناك طريقتين لتصحيح الخطأ وهما :

( أ ) ـ أخطاء السهو عن أثبات بعض العمليات فالتصحيح يكون فقط بإثبات القيد في اليومية العامة فقط سواء كان الخطأ بيومية مساعدة أو يومية عامة ومن أمثلة ذلك :

ـ خطأ سهو بيومية مساعدة / 27/4/ أكتشف أنة سقط من المحاسب سهو إثبات مبيعات آجلة تمت في 21/3/ للعميل حسين قيمتها 500 جنية ؟500 من حـــ / العملاء ( حسين )
500 إلي حــ / المبيعات
إثبات مبيعات آجلة بتاريخ 27/4/ سقط قيدها سهوا
ويكون هذا القيد في اليومية العامة فقط وقد يسأل سائل ما المبرر من وراء ذلك نقول بان هناك سببين وراء الاثبات في اليومية العامة فقط وهما
1/ إبراز الخطأ حتي يتنبأ المتسبب فية .
2/ إكتشاف الاخطاء في اليوميات المساعدة يكون غالبا لاحق لإجراء القيد المركزي الخاص باليومية المساعدة في اليومية العامة .

ـ خطأ سهو بيومية عامة / تم شراء أحد الالات بقيمة 2000 جنية في 20/5/ وتم في 2/6 / أكتشاف أن المحاسب لم يقم بتسجيل العملية 2000 من حــ / الالات
2000 إلي حـــ/ النقدية
إثبات شراء آلة في 20/5 سقط قيدها سهوا

( ب ) ـ أخطاء الارتكاب ولتصحيحها طريقتين وهما :

(1) الطريقة المطولة وتتم علي مرحلتين تبدأ بإلغاء القيد الخاطيء ثم إثبات القيد الصحيح وذلك إن كان الخطأ في اليومية العامة أو المساعدة أما أن كان الخطأ في إحدي حسابات الاستاذ فيكفي شطب الخطأ وتصحيحة علي أن يوقع المدير المسؤول بجانب التصحيح . وفيما يلي عرض لبعض عمليات الاخطاء :

ـ شراء مواد ومهمات بمبلغ 3500 وتسجيلها بحساب مصروفات الصيانة .
3500 من حــ / م . الصيانة
3500 إلي حــ / النقدية
القيد الخاطيء
3500 من حــ / النقدية
3500 إلي حــ / م . الصيانة
إلغاء القيد الخاطيء
3500 من حــ / المواد والمهمات
3500 إلي حــ / النقدية
إثبات القيد الصحيح

ـ عند إتيان الملخص الشهري ليومية المشتريات عن شهر مارس والذي يساوي 46980 ج. تم إثباتة بمبلغ 64980 ج. بالقيد التالي :
64980 من حــ/ المشتريات الاجلة
64980 إلي حــ / إجمالي الموردين
القيد الخاطيء
64980 من حــ / إجمالي الموردين
64980 إلي حــ / المشتريات الاجلة
الغاء القيد الخاطيء
46980 من حــ / المشتريات الاجلة
46980 إلي حــ / إجمالي الموردين
إثبات القيد الصحيح(2)

الطريقة المختصرة وتتم علي مرحلة واحدة وتسمي بالطريقة الفنية ولا يتم فيها إلغاء القيد الخاطيء إلا إذا دعت الضرورة لذلك كما سنري

ـ المثال الاول ( الوارد في الطريقة المطولة )
قيد التصحيح
3500 من حــ / المواد والمهمات
3500 إلي حــ / م . الصيانة

ـ نلا حظ ان الحساب الذي سجل خطأ في القيد الاول ( م. الصيانة ) قد تم إلغائة بنفس المبلغ الذي حمل بة في القيد الخاطيء وهو 3500 وتم تحميل الحساب الصحيح وهو المواد والمهمات والذي لم يذكر في القيد الاول الخاطيء إي ان الذي تأثر بتصحيح الخطأ هما حسابي م. الصيانة ، والمواد والمهمات أما النقدية فلم تتأثر لأن توجيهها في القيد الاول كان سليم .

ــ المثال الثاني ( خطأ الارقام )

يتم كتابة القيد بالفرق بين المبلغين وهو 18000 فيكون القيد
18000 من حــ / إجمالي الموردين
18000 إلي حــ / المشتريات

ــ أما بالنسبة للحالات التي لابد ولن يتم فيها إلغاء القيد الخاطيء هي تلك التي يكون فيها التوجيهة خاطء تماما فعلي سبيل المثال :
إثبات الخصم النقد علي أنة خصم مسموح به بقيد خاطيء كما يلي

127 من حـــ / الخصم المسموح به
…………127 إلي حـــ / العملاء
ويتم التصحيح بإستخدام الطريقة المطولة كما يلي
127 من حـــ / العملاء
…………127 إلي حـ / الخصم المسموح به
127 من حــ / الموردين
…………127 إلي حــ / الخصم المكتسب

وسائل القضاء على الأخطاء المحاسبية

توجد عدة رسائل تستخدمها المنشآت على الأخطاء بقدر الإمكان ومن هذه الوسائل :
أ‌) استخدام نظام الحسابات الإجمالية ودفاتر الأستاذ ذات ميزان المراجعة المستقل إذ بواسطتها يمكن اكتشاف وقوع أي خطأ في حسابات العملاء والموردين فعن طريق مطابقة رصيد حساب إجمالي العملاء مع مجموع أرصدة حسابات العملاء يمكن اكتشاف أي خطأ وكذلك الحال بالنسبة لحسابات الموردين.
ب‌) عمل ميزان مراجعة العام على فترات متقاربة شهرياً أو أسبوعياً حتى يكون من السهل البحث عن الأخطاء في حالة عدم التوازن جانبي ميزان المراجعة عن الفترة من تاريخ إعداد ميزان المراجعة الحالي وهنا سيكون البحث قاصراً على العمليات التي تمت في هذه الفترة القصيرة.
ت‌) تكوين إدارة خاصة للمراجعة الداخلية داخل المنشأة تكون مهمتها الأساسية مراجعة المستندات الأساسية المالية والتأكد من صحتها قبل تقييدها في الدفاتر والسجلات ثم نقوم بمراجعتها بعد التنفيذ وبذلك يمكن اكتشاف الأخطاء حين وقوعها ومعالجتها في الحال.
ث‌) إرسال كشوف دورية للعملاء بأرصدتهم طبقاً لما ورد بحساباتهم بدفتر أستاذ العملاء وتلقي الردود منهم للتأكد من صحة الرصيد الدفتري وتفيد هذه الخطوة حيث أن حسابات العملاء تكون غالباً الجزء الأكبر من حسابات المنشأة.
ج‌) استخدام المراجع الخارجي والذي يقوم بالمراجعة المستمر خاصة أنه في وضع يسمح له بذلك حيث أنه طرف خارجي محايد ومستقل.