لمحة عن تأثير استخدام الحاسوب على النظام المحاسبي

تأثير استخدام الحاسوب على النظام المحاسبي

تتمثل بالنقاط التالية:-

1- هداف النظام المحاسبي.
2- مقومات النظام المحاسبي.
3- المنهج المحاسبي.
4- تخزين البيانات المحاسبية.

1- تأثير استخدام الحاسوب على أهداف النظام المحاسبي :-

يهدف النظام المحاسبي إلى تحقيق بعض الأغراض منها:

أ- توفير معلومات عن طبيعة وأوجه نشاط المنشأة وعن نتائج أعمالها ومركزها المالي خلال فترة زمنية معينة هي السنة المالية وتوصيل هذه المعلومات إلى أطراف خارجية ذات علاقة.
ب- توفي معلومات تفيد الإدارة في اتخاذ القرارات والتخطيط والرقابة.
ت- توفي معلومات تساعد في حماية أموال المنشأة وحماية أصولها والرقابة عليها.
إن استخدام الحاسوب يحدث تغيرات في إجراءات التسجيل ومعالجة البيانات الا ان هذا لا يغير من أهداف النظام المحاسبي. إن استخدام الحاسوب يؤدي إلى زيادة فعالية النظام في تحقيق أهدافه، حيث استخدامه يؤدي إلى تقليل فرص ارتكاب الخطأ والغش في البيانات حيث يتم تشغيل هذه البيانات داخل الجهاز وطبقاً لبرامج محددة معدة مسبقاً. حيث أن استخدام الحاسوب يؤثر على درجة كفاءة النظام ولكن دون إن يؤثر على طبيعة هذه الأهداف.

2- تأثير استخدام الحاسوب على مقومات النظام المحاسبي:يقوم النظام المحاسبي على مجموعة من المقومات والتي من أهمها:

أ- الوثائق والمستندات: وتشمل المستندات التي تحوي بيانات عن العمليات المالية بين المنشأة والأطراف الخارجية.
ب- الدفاتر والسجلات: وتشمل دفتر او دفاتر اليومية ودفاتر الأستاذ حيث يتم التسجيل في هذه الدفاتر من واقع البيانات المدونة في الوثائق.
ت- دليل الحسابات: ويمثل اسماء وارقام الحاسبات مصنفه في شكل مجموعات تمثل الاصول والخصوم وحقوق الملكية والايرادات والمصروفات.
ث- القوائم المالية والتقارير الاخرى: وتمثل قائمة نتيجة الاعمال وقائمة المركز المالي.

تأثير استخدام الحاسوب على الوثائق والمستندات:

يتمك تصميم الوثائق والمستندات في ظل النظام اليدوي بشكا معين وتستخدم هذه المستندات كمصدر للقيد في الدفاتر والسجلات.
أما في النظام الالي فإن الامر يتطلب تعديلاً في الشكل او طبيعة المستند أو استخدام مستندات وسيطة تحوي على البيانات المدونة في المستندات الأصلية ومترجمة بطريقة يتعامل مها الحاسوب لأجل تغذيته بهذه البيانات والتي تعد مدخلات النظام.
ومن أهم وسائط حمل البيانات في ظل استخدام الحاسوب ما يلي:
أ- الحبر الممغنط: حيث يتم استخدام هذا الحبر في تسجيل بيانات بعض المستندات حتى يمكن للحاسوب تقبل وقراءة هذه البيانات بصورة مباشرة من واقع المستند الأصلي.
ب- الأقراص: وتعد هذه من اكثر الوسائل استخداما . حيث يتم تخزين البيانات الموجودة في المستندات الأصلية في هذه الاسطوانات، ومن ثم يتم استخدام هذه الأقراص في أجهزة الحاسوب لمعالجتها.
ت- الاسطوانات : وتعد من اكثر الوسائل تطوراً، ، ومن ثم يتم استخدامها في أجهزة الحاسوب لمعالجتها واستخلاص المعلومات المطلوبة .
ث- الطرفيات : حيث يتم تغذية الحاسوب بالبيانات الموجودة في المستندات الأصلية مباشرة عن طريق لوحة المفاتيح المتصلة بالحاسوب وتتم عن طريقها التغذية وفي الوقت نفسه تتم طباعة البيانات على القرص أو الاسطوانة.

تأثير استخدام الحاسوب على الدفتر والسجلات:

وفي النظام اليدوي تتكون المجموعة الدفترية من دفاتر اليومية ودفاتر الأستاذ وهي تأخذ شكل دفاتر وسجلات يتم بها إثبات القيود وتبويب الحسابات، كما يتمكن من يطلع عليها أن يقرأ ما فيها من بيانات وأرقام. أما في ظل استخدام الحاسوب فإن الدفاتر والسجلات آخذت شكل أقراص واسطوانات ممغنطة ولا يتمكن القارى من الاطلاع على البيانات المسجلة عليها بصورة مباشرة كما هو الحال في النظام اليدوي حيث يتم إعداد القيد واثباته في دفتر اليومية وترحيله إلى الأستاذ وحساب الأرصدة داخل الكمبيوتر، مما يؤدي إلى صعوبة تتبع مسار العملية المحاسبية، وبالتالي احتمال حدوث الأخطاء أو التزوير.

تأثير استخدام الحاسوب على دليل الحسابات:

إن وجود دليل الحسابات في الأنظمة التي تستخدم الحاسوب يعتبر أمرا ضرورياً وذلك لان الحاسوب لا يتمكن من توجيه بيان معين إلى حساب معين إلا إذا كان هناك رموز بأرقام واسماء الحسابات الإجمالية والفرعية. وعليه فأن دليل الحسابات لن يتغير سواء كان النظام المستخدم ألياً أو يدوياً.

تأثير استخدام الحاسوب على التقارير والقوائم المالية:

ان استخدام الحاسوب في تشغيل البيانات قد أدى الى التأثير على التقارير والقوائم المالية من حيث نوعية التقارير والقوائم من جهة ومن حيث وسيلة عرضها.
فمن حيث نوعية التقارير والقوائم نجد ان استخدام الحاسوب قد ادى الى السرعة والدقة في اعداد التقارير والقوائم إذا اصبح بالامكان معالجة كميات هائلة من البيانات في زمن قياسي.
ومن ناحية أخرى اصبح عرض النتائج يتم على شاشات مما يمكن من تدقيقها وتصحيح الأخطاء إن وجدت بسرعة قبل طباعة النتائج وكذلك إجراء التغيرات بسرعة وكفاءة.

– تأثير استخدام الحاسوب علىالمنهج المحاسبي
:ومن اجل ذلك تمر العمليات المالية عند استخدام النظام اليدوي بالخطوات التالية:
أ- تسجيل العمليات بدفتر اليومية وهو ما يعرف بالقيد.
ب- تبويب القيود .
ت- تلخيص الحسابات أي إيجاد أرصدة الحسابات واعداد ميزان المراجعة.
ث- عرض النتائج حيث يتم مقابلة الايرادات بالمصروفات واعداد القوائم المالية التي تبين المركز المالي.
اما عند استخدام الحاسوب فإنه يتم اختصار هذه الخطوات الى ثلاثة:
أ- تسجيل العمليات وتشمل تسجيل العمليات بدفتر اليومية والاستاذ.
ب- معالجة البيانات أو تشغيل النظام.
ت- عرض النتائج على شكل تقارير وقوائم مالية.

4- تأثير استخدام الحاسوب على تخزين البيانات:

في ظل استخدام النظام اليدوي يتم تخزين البيانات المدونة في الوثائق والمستندات عن طريق حفظ المستندات الأصلية في ملفات خاصة.
أما في ظل استخدام الحاسوب فإن الأمر يختلف حيث يمكن تخزين البيانات بأحد أسلوبين أو كلاهما:

الأسلوب الأول: تخزين داخلي : أي تخزين البيانات داخل الحاسوب بواسطة وحدة التخزين الداخلي .
الأسلوب الثاني: التخزين الخارجي الذي يتم على شكل أشرطة أو اسطوانات ممغنطة وهناك نوعان من التخزين الخارجي:
1- تخزين خارجي يمكن بواسطة الوصول الى البيانات مباشرة.
2- تخزين خارجي لا يمكن بواسطة الوصول الى البيانات مباشرة