تتمثل وظيفة جميع المشاريع والأنشطة التجارية التابعة للمؤسسات والشركات في شراء البضائع والمنتجات أو تصنيعها، ومن ثم بيعها بسعر أعلى من تكلفتها، حيث يكون الفرق بينها هو مجمل الربح أو الخسارة.
كما يعتمد نجاح تلك الشركات في تطبيق سياستها وتحقيق أهدافها على العديد من العوامل، لعل أبرزها توفير احتياجاتها ومتطلباتها لإتمام العملية الإنتاجية، وذلك من خلال توفير أفضل جودة وأقل سعر ممكن.
وفي المحاسبة، دائمًا ما يوجد العديد من المشتريات مثل البضائع التي يتم شراؤها لإعادة بيعها وتحقيق الربح، بجانب مشتريات المؤسسة من الأصول لغرض مزاولة النشاط.
جديرًا بالذكر، أن طبيعة عمل ونشاط المؤسسة يعد عاملًا أساسيًا في تحديد إذا ما كانت مشتريات المؤسسة بضائع بغرض البيع أو أصول تستخدم في العمليات الإنتاجية والتشغيلية.
فعلى سبيل المثال، تعد السيارات بالنسبة لمعرض السيارات مشتريات، وذلك لأنها سلع بغرض البيع، أما السيارات بالنسبة لنشاط تجاري آخر قد تكون أصول تستخدم في مزاولة النشاط التجاري للشركة.
وتقوم الشركات والمؤسسات فيما بعد بشراء تلك المشتريات سواء عن طريق النقد أو الإئتمان، ومن ثم يتم تسجيلها، حيث تعد عملية قيد وتسجيل هذه المشتريات أدلة على وجود هذه المعاملات.
وبالحديث عن المشتريات، يتناول هذا المقال كل ما يتعلق بحساب المشتريات في شجرة الحسابات.
مفهوم حساب المشتريات في شجرة الحسابات
يمكن القول أن شجرة الحسابات هي فهرس لجميع الحسابات المالية في دفتر الأستاذ العام للشركة، وهي بمثابة العمود الفقري للنظام والإدارة المالية للشركة، وذلك لأنها تساعد على إعداد القوائم والتقارير المالية.
حيث يتم تقسيم الحسابات في هذه الشجرة إلى خمس مجموعات، وهي: أصول، التزامات، حقوق ملكية، إيرادات، ومصروفات، ثم يتم ترقيم كل مجموعة من هذه المجموعات والحسابات الفرعية التابعة لها إلى أرقام متسلسلة.
ولذلك يمكن القول أن حساب المشتريات في شجرة الحسابات، هو الحساب الذي يسجل جميع المشتريات التي تقوم بها الشركة خلال فترة محددة، وهو يتضمن جميع عناصر المخزون التي تم شراؤها لإعادة بيعها لتحقيق الربح.
وتتضمن تكلفة المشتريات أيضًا قيمة الفاتورة، بجانب كافة المصروفات المترتبة على البضائع لحين وصولها للمخازن، مثل مصاريف النقل، الشحن، التفريغ، التأمين، عمولة الشراء، والرسوم الجمركية.
وقد تكون المشتريات ضمن حساب المصروفات، والمصروفات هي كل ما تصرفه المؤسسة من أموال من خلال عمليات الشراء.
أما المخزون الذي لم يتم بيعه خلال المدة المحددة، فيندرج تحت حساب الأصول، والذي يندرج منه حساب الأصول المتداولة.
والأصول المتداولة هي كل ما تملكه المؤسسة من أموال بالإضافة إلى البضائع القابلة للبيع.
ويساعد حساب المشتريات الشركات على تتبع مقدار ما يتم إنفاقه على المخزون، كما يوفر أيضًا سجلاً لجميع معاملات الشراء، وهو ما يساعد فيما بعد في عملية إعداد الميزانية، التحليل المالي، بجانب عمليات التدقيق والمراجعة.
أين يظهر حساب المشتريات في شجرة الحسابات
تحتوي شجرة الحسابات على حسابات المركز المالي وقائمة الدخل، وهو ما يسمى المستوى الأول، ويضم خمس حسابات، وهي كالتالي: الأصول، الالتزامات، حقوق ملكية، مصروفات، وإيرادات.
ويندرج من هذا المستوى مستويات فرعية، ومستويات تفصيلية تشرح الحسابات الخمس للمستوى الأول، وما يندرج منها.
وتتمثل أهمية حساب المشتريات في حساب تكلفة شراء أو إنتاج الوحدات والسلع التي تم بيعها خلال فترة مالية محددة، وهو يظهر في قائمة الدخل.
وفي حالة الجرد الدوري تنقسم المشتريات قسمين، وهي كالتالي:
أولًا: المشتريات التي تم بيعها خلال الفترة المالية المحددة، وفي هذه الحالة يتم خصمها فى قائمة الدخل من حساب الإيرادات، وبالتالي تعتبر مصروفات.
ثانيًا: بضاعة آخر المدة، أي البضائع والسلع التي لم يتم بيعها خلال هذه المدة وتتحول لمخزون، وتعد في هذه الحالة أصول متداولة.
وبالتالي، يقع حساب المشتريات تحت حساب الأصول المتداولة الذي بدوره يندرج من حساب الأصول.
ويتم الفصل بين الجزئين عن طريق الجرد الفعلى، من ثم يمكن القول أن المشتريات تظهر في قائمة الدخل، بينما يظهر المخزون في قائمة المركز المالي.
كيفية إضافة حساب المشتريات إلى شجرة الحاسبات
لضمان دقة ونجاح الشركة في تحقيق أهدافها المالية، يجب التركيز على دقة تصميم شجرة الحسابات، حيث تعد عملية إضافة أي حساب لشجرة الحسابات مثل أي عملية، فهي تتم وفقًا للعديد من الخطوات، والتي يجب مراعاة الدقة في تطبيقها.
وفيما يلي كيفية إضافة حساب المشتريات في شجرة الحسابات:
أولًا يتم الضغط على شجرة الحسابات في البرنامج المحاسبي الخاص بها ، ثم نقوم باختيار إضافة حساب جديد.
ثم يتم تحديد نوع الحساب سواء كان رئيسي أو فرعي.
في حالة الحساب الفرعي، يتم تحديد مكان الحساب سواء كان ضمن الأصول أو الخصوم أو المصروفات على سبيل المثال.
بعد تحديد مكان الحساب، وفي هذه الحالة يكون حساب المصروفات، حيث يتم تحديد الحساب الفرعي الذي يندرج منه حساب المشتريات، وإذا كان الحساب الرئيسي هو حساب الأصول، فيندرج منه الأصول المتداولة، ثم مخزون بضائع بغرض البيع.
ثم نقوم بالضغط على إضافة حساب جديد.
وبعد ذلك تتم كتابة الاسم الخاص بالحساب بالإنجليزية والعربية، ثم إضافة وصف تفصيلي للحساب.
ثم تتم مرحلة ترقيم تكويد وترقيم الحساب بأرقام متسلسلة، وذلك حسب السياسة المتبعة في الشركة أو المؤسسة.
حساب المشتريات في شجرة الحسابات مدين ام دائن
تعد مصطلحات المدين والدائن من أهم أساسيات ومصطلحات المحاسبة المالية، حيث يساهم المدين والدائن في عملية التسجيل وإدارة الحسابات.
ويُقصد بالمدين الطرف الذي يأخذ المبلغ المالي، أما الطرف الدائن فهو الذي يُعطي المبلغ المالي.
وبالنسبة لحساب المشتريات، فهو دائمًا ما يكون مدين، ويمكن القول أن هناك العديد من بنود حساب المشتريات قد تعد مدينة.
ولكن هناك بعض الحالات التي يمكن أن يكون حساب المشتريات فيها دائنًا.
وفيما يلي أبرز هذه الحالات:
في حالة وجود خصم مكتسب في حالة الشراء: يكون الحساب دائنًا.
عند الإقفال: يكون حساب المشتريات دائنًا، أي من حساب المتاجرة إلى حساب المشتريات.
عند رد قيمة البضائع والسلع التي تم شراؤها: يكون الحساب دائنًا.
عند حدوث الخطأ في التسجيل والقيد، ومن ثم تصحيح الأخطاء، أو في حالة التسوية: تكون المشتريات دائنة، أي من حساب الصندوق إلى المشتريات.
في حالة تحويل المشتريات لأحد فروع الشركة أو المؤسسة: يكون الحساب دائنًا، أي من حساب الفرع التي تم التحويل له لحساب المشتريات.
عند تحويل المشتريات لأصل ثابت: يكون الحساب دائنًا، أي من حساب الأصول ( الأصل الثابت) لحساب المشتريات.
في حالة المسحوبات الشخصية للشركاء بسعر التكلفة، أي إذا قام أحد الشركاء بسحب السلع والبضائع للاستخدام الشخصي: يكون الحساب دائنًا، أي من حساب الشريك لحساب المشتريات.
ختاماً
يعد حساب المشتريات من أهم الحسابات التي يتم تسجيلها في دفاتر الحسابات أو النظام المحاسبي الخاص بالشركات والمؤسسات.
وتضم هذه المشتريات جميع المواد والسلع التي يتم شراؤها بغرض البيع لتوليد الأرباح والإيرادات.
ومن الضروري تحديد إذا ما كان هذا الحساب دائن أو مدين، وذلك لكي تتم عملية تسجيل العمليات المالية والمحاسبية بشكل صحيح ودقيق.
ولكن بشكل عام، يعتبر هذا الحساب حسابًا مدينًا، وهو ما يعني أن عمليات الشراء التي يقوم بها الطرف الأول أي المؤسسة أو الشركة، ستحتاج إلى تسجيلها في الجانب المدين من الحساب.
ولكن قد يكون الحساب أيضًا دائنًا في بعض الحالات أيضًا.