يجب على المحاسبين فحص القوائم والسجلات المالية حتى بعد الانتهاء منها، وذلك لأنها غالباً ما تتطلب تسوية القيود للحصول على المخرجات الصحيحة. وتُعرف قيود التسوية على أنها التسويات التي يتم إجراؤها في نهاية الفترة المحاسبية، حيث تُسجل الإيرادات والتكاليف المرتبطة بها، وتُعد هذه خطوةً أساسية في كل دورةٍ محاسبية، وإلا فإننا لن ننجح بتنفيذ مبادئ المحاسبة على أساس الاستحقاق ولن نحصل على أرصدةٍ دقيقة.
وفي هذا المقال ستتعرف أهمية قيود التسوية، وأنواعها.
ما أهمية قيود التسوية؟
يُعد عمل قيود التسوية قبل نشر البيانات المالية أمراً ضرورياً للتحقق من دقة الحسابات والدفاتر وتوافقها مع مبدأ المحاسبة على أساس الاستحقاق، وفيما يلي سنعرض ثلاثة أمثلة نوضح من خلالها أهمية قيود التسوية:
الحالة الأولى
تُساعد البرامج المحاسبية المتقدمة مثل وافق على التعامل مع مختلف أنواع المعاملات المالية في نهاية الفترة المحاسبية، وتعديلها بشكل تلقائي بناءً على المُعطيات المُدخَلة.
لكن لنفترض أن شركة ما لا زالت تعمل بالطرق المحاسبية التقليدية، ويريد المحاسب معرفة قيمة فاتورة الكهرباء في نهاية السنة المالية في شهر ديسمبر، والتي سيتأخر إصدارها حتى تاريخ 10 من شهر يناير للسنة القادمة، فحينها سيتم فحص العدادات في 1 يناير وتحديد مقدار الطاقة المستهلكة حتى ذلك التاريخ، ومن ثم تجميع الفواتير وإرسالها عبر البريد.
تُساعد البرامج المحاسبية المتقدمة مثل وافِق على التعامل مع مختلف أنواع المعاملات المالية في نهاية الفترة المحاسبية، وتعديلها بشكل تلقائي بناءً على المُعطيات المُدخَلة.
لكن لنفترض أن شركة ما لا زالت تعمل بالطرق المحاسبية التقليدية، ويريد المحاسب معرفة قيمة فاتورة الكهرباء في نهاية السنة المالية في شهر ديسمبر، والتي سيتأخر إصدارها حتى تاريخ 10 من شهر يناير للسنة القادمة، فحينها سيتم فحص العدادات في 1 يناير وتحديد مقدار الطاقة المستهلكة حتى ذلك التاريخ، ومن ثم تجميع الفواتير وإرسالها عبر البريد.
الحالة الثانية
حالة أخرى من الحالات تتضمن التكاليف المؤجلة، وهي المصروفات التي تم تسجيلها في دفاتر المحاسبة لكن لم يتم اكتسابها أو تحقيق الخدمة المُقدمة مقابلها بعد، بحيث يتم دفع مبلغ في الفترة المحاسبية الحالية، لكنه في الحقيقة يغطي الفترة المحاسبية القادمة.
ومن الأمثلة على ذلك نفقات تأمين السيارة، إذ لنفترض أن عليك دفع مبلغ مقداره 12 ألف ريال سعودي كتأمين على سيارتك لتغطية الفترة من 1 يناير حتى 30 يونيو لعام 2023، أي الشهور الستة الأولى من السنة، فحينها ستدفع المبلغ كاملاً في نهاية شهر ديسمبر 2022، ولكنه سيُقيد كبيانات شهرية مقدار كل منها 2000 ألفي ريال سعودي.
الحالة الثالثة
في حالة ثالثة مشابهة بعض الشيء للحالة الثانية، قامت شركة ما في تاريخ 1 مايو بشراء معدات لاستخدامها في العمل، وقامت بدفع ثمنها بالكامل الذي يبلغ 240 ألف ريال سعودي.
وما دام العمر الإنتاجي المُقدر لتلك المعدات هو 10 سنوات، فإنه بناءً على طريقة القسط الثابت سيتم تسجيل 2 ألفي ريال سعودي في قائمة الدخل بمعدلٍ شهري لمدة 120 شهراً (240 ألف تقسيم 120 شهراً يساوي ألفي ريال سعودي)، ولن تُسجل للمعدات قيمة إنقاذ (القيمة المتبقية للأصل بعد نهاية عمره الإنتاجي).
وتوضح هذه السيناريوهات الثلاث ضرورة عمل قيود التسوية في المحاسبة من أجل تقديم بيانات مالية دقيقة.
كيف يتم عمل قيود التسوية؟
هناك مجموعة من الإجراءات التي يجب اتباعها عند عمل قيود التسوية هي:
تحديد الحسابات المتأثرة بالتعديلات، سواء أكانت اثنين أو أكثر.
يُعد حساب الميزانية العمومية أحد الحسابات الرئيسية لذلك.
أما الحساب الثاني فيكون حساب قائمة الدخل.
قبل عمل قيود التسوية يجب تحديد المبالغ المتعلقة بها.
سيتم إدخال كل الحسابات وتسويتها في دفتر اليومية.
يجب تحديد الحسابات المَدينة والدائنة.
ما هي أنواع قيود التسوية؟
يمكن تقسيم قيود التسوية في خمس مجموعات أساسية، هي:
1. الدخل المستحق
ويُعرف على أنه الإيرادات المستحقة التي تكسبها الشركة مقابل شراء منتج معين أو تقديم خدمة ما، ويجب على الشركة الكشف عن جميع المبالغ المستحقة التي حققتها على مدار فترة محاسبية معينة وفقاً لطريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق.
فقد تكون الشركة قد تلقت مدفوعات من العملاء مقابل خدماتها، لكن الإيرادات والمبالغ المستحقة القبض لم تظهر بعد في سجلاتها المحاسبية، وهنا تَبرز ضرورة وجود بند في البيانات المالية يتيح إمكانية تسوية القيود وتعديلها لتعكس الإيرادات والمبالغ المستحقة المرتبطة بها.
فعلى سبيل المثال إذا كانت مبيعات إحدى الشركات تبلغ 10 آلاف ريال سعودي ولكنها لم تُسجل في نهاية الفترة المحاسبية فستظهر على الشكل الآتي:
الذمم المَدينة: 10.000 ريال سعودي
إيرادات الخدمات: 10.000 ريال سعودي
2. التكاليف المُستحقة
وتُعرف التكاليف المستحقة على أنها المصروفات التي تحملتها الشركة خلال فترة زمنية معينة ولم تقم بدفعها بعد، فوفقاً لطريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق فإنه يجب أن تتضمن البيانات المالية للشركة جميع النفقات والذمم الدائنة المرتبطة بها التي تمت خلال فترة محاسبية، مثل رواتب الموظفين والضمان الاجتماعي والتأمين الصحي.
فعلى سبيل المثال لنفترض أن شركة ما استعانت بخدمات موظف في تاريخ 27 ديسمبر بشكل مؤقت، على أن تتلقى فاتورة بالمال الذي يستحقه في تاريخ 2 يناير وتقوم بدفعها في تاريخ 9 يناير، فحينها ستقوم الشركة بتسجيل التكاليف والالتزامات المالية في 31 ديسمبر وتعديلها في قيود التسوية على النحو الآتي:
نفقات المساعدة المؤقتة: 400 ريال سعودي
الالتزامات المستحقة: 400 ريال سعودي
3. الدخل المؤجل
وتعني الإيرادات التي تم استلامها أو دفعها وتسجيلها في الدفاتر المحاسبية لكن لم يتم اكتسابها بعد، فبناءً على طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق فإنه يتم تأجيل الأموال المستلمة قبل كسبها وترحيلها إلى حساب الالتزامات إلى أن يتم تحصيل الخدمة أو المنتج.
ولتوضيح ذلك لنفترض أن شركة وَصلك لتوصيل الطرود والطلبات ستتلقى مبلغ مقداره 8 آلاف ريال سعودي في تاريخ 10 ديسمبر كدفعة مقابل الخدمات التي تُقدمها، ولكن ومع حلول نهاية السنة المالية أي 31 ديسمبر فإن 6 آلاف ريال سعودي فقط قد سُجلت كإيرادات لشهر ديسمبر، وهي التي تم تحقيقها فعلياً. وبناءً على ذلك فإن ما سيحدث هو تسجيل 6 آلاف المكتسبة في حساب إيرادات الخدمات، بينما يتم ترحيل الألفي 2 ريال سعودي المتبقية من 8 آلاف ريال سعودي كمبلغ غير مكتسب أو دخل مؤجل في بند الالتزامات إلى الفترة المحاسبية التالية.
وسيًقيد حينها مبلغ 8 آلاف ريال سعودي في الحسابات الدائنة لإيرادات الخدمة لشركة وَصلك في تاريخ 10 ديسمبر، بينما ستظهر قيود التسوية في 31 ديسمبر على النحو الآتي:
إيرادات الخدمات: 2000 ريال سعودي
الإيرادات مؤجلة: 2000 ريال سعودي
أما إذا تم إيداع مبلغ 8000 ريال سعودي بالكامل في الإيرادات المؤجلة في 10 ديسمبر، فإن قيود التسوية ستظهر مع نهاية العام (31 ديسمبر) على النحو الآتي:
الإيرادات المؤجلة: 6000 ريال سعودي
إيرادات الخدمات: 6000 ريال سعودي
مثال من الواقع على الإيرادات المؤجلة
في عام 2012، قامت شركة Adobe المعروفة في مجال البرمجيات بالانتقال من نموذج التراخيص الدائمة إلى نموذج الاشتراك بإطلاق Adobe Creative Cloud. أثر هذا التحول على ممارسات المحاسبة في الشركة، خاصة فيما يتعلق بالإيرادات المستقبلية.
قبل التحول، كان العملاء يدفعون رسوماً مرة واحدة للحصول على ترخيص البرنامج، مما يتيح لشركة Adobe تسجيل الإيرادات على الفور. أما مع نموذج الاشتراك، أصبح العملاء يدفعون رسوماً متكررة، مما أدى إلى توليد إيرادات مستقبلية لـ Adobe حيث تم استلام الدفعات مقدماً لتوفير الخدمات في المستقبل.
ولهذا، قامت Adobe بتعديل ممارساتها المحاسبية للإقرار بالإيرادات تدريجياً على مدار فترة الاشتراك، وتعديل الإقرار بالإيرادات مع توفير الخدمات الفعلية. يُبرز هذا المثال الواقعي أهمية حساب الإيرادات المستقبلية بشكل دقيق في القوائم المالية.
4. التكاليف المؤجلة
وتعني التكاليف المستقبلية التي تتحملها الشركة ولكن لا يتم إدراجها كتكاليف وإنما تُسجل في بند الأصول في الميزانية العمومية وفقاً لمبدأ المحاسبة على أساس الاستحقاق.
ولتوضيح ذلك فلنفترض أن شركة ما ستدفع مبلغ مقداره 12 ألف ريال سعودي في تاريخ 27 ديسمبر مقابل التأمين على أحد سياراتها، وذلك لمدة 6 شهور تبدأ من 1 يناير وحتى 30 يونيو، وبناءً على ذلك يجب أن يحتوي حساب الأصول في الشركة على مبلغ 12 ألف ريال سعودي خلال الفترة ما بين (27- 31) ديسمبر.
ويجب على الشركة إجراء قيود التسوية لخفض حساب الأصول في كل شهرٍ من شهور التأمين الستة (من يناير حتى يونيو) على النحو الآتي:
مصاريف التأمين: 2000 ريال سعودي
تأمين مسبق الدفع: 2000 ريال سعودي
5. مصاريف الإهلاك
تَمتلك الشركات ما يُعرف بالأصول الثابتة كالممتلكات والمعدات والآلات التي تستخدمها في عملياتها التشغيلية من أجل تحقيق الأرباح، وتُعرف أيضاً بالاستثمارات طويلة الأجل التي يتخطى عمرها الإنتاجي العام الواحد مما يجعلها تخضع للإهلاك على طول تلك المدة، وتُستثنى الأراضي من هذه الفئة.
وعندما ينتهي عمر الأصول الإنتاجي تقوم الشركة بالتخلص منها، إما ببيعها بقيمة التصفية أو ما يُعرف بقيمة الإنقاذ وهي القيمة المقدرة للأصل عند بيعه كاملاً أو بأجزائه المتعددة، فالمعدات المكتبية ذات العمر الإنتاجي لمدة 5 سنوات على سبيل المثال، والتي لا يوجد لها قيمة إنقاذ تكون رسوم إهلاكها الشهرية تساوي سُدس 1\6 من تكلفة المعدات.
ومثال آخر، العقار الذي له عمر إنتاجي مقداره 25 عاماً والذي لا يوجد له قيمة إنقاذ أيضاً فإن تكاليف إهلاكه الشهرية ستساوي 1\300 من التكلفة الأصلية للهيكل، (25 سنة مضروبة بـ 12 = 300 شهراً).
كما ترى فإن إجراء قيود التسوية تُعد خطوةً أساسية في المحاسبة على أساس الاستحقاق، من أجل التحقق من القوائم والبيانات المالية وتدقيقها، وإذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن الحسابات بشكل عام، فراجع إحدى مقالاتنا السابقة.