لمحة عن محاسب المقبوضات

محاسب المقبوضات
ينقسم عمل محاسب المقبوضات الى الاتى :-

1 – إصدار فاتورة المبيعات للعملاء مع مراجعة كافة المستنادت المؤيدة لذلك وتسجيلها بسجل فواتيير المبيعات .
2 – متابعة وتسجل سندات مرتجعات المبيعات على حسابات العملاء.
3 – متابعة وتسجل اشعارات الخصم على حسابات العملاء.
4 – متابعة خطة التحصيلات من العملاء وإصدار تقارير بذلك وتحرير طلب توريد نقدية وطلب توريد شيكات من
العملاء والغير للخزينة.
5 – مطابقة حسابات وارصدة العملاء مع العملاء كل فترة محددة يحددها رئيسة المباشر.
6 – متابعة الارصدة المدينة ومتابعة ارصدة المدينون المتنوعون ومواعيد استحقاق المديونيات الخاصة بهم وإصدار
تقارير بذلك على فترات دورية
7 – متابعة تحصيل اوراق القبض المستحقة طرف الخزينة
8 – إعداد كشف بأقساط السلف الشهرية وإرسال نسخة منه الى الشئون الادارية لاستقطاعها من الرواتب المستحقة
9 – إعداد كافة التقارير المطلوبة منه من قبل رئيسة .

اولاً : 1 – إصدار فاتورة المبيعات للعملاء مع مراجعة كافة المستنادت المؤيدة لذلك وتسجيلها بسجل فواتيير المبيعات والحاسب الالى.

المستندات المستخدمة لمحاسب المقبوضات عند إصدار فاتورة المبيعات
1 – صورة طلب اصدار فاتورة من المبيعات .
2 – صورة اذن تسليم منتج تام .
3 – صورة امر توريد العميل.
4 – طلب صرف انتاج تام .
5 – كارتة وزن الانتاج التام من الميزان .
6 – تصريح خروج منتج تام من الشركة يرسل عن طريق المخزن .
7 – تقرير الامن بالسيارات المحملة بالمنتج التام ومرفق به صورة من كارتة وزنة المنتج التام الصادر للعميل
8 – صورة من تقرير الميزان الصادر لمراجعة وزنات المنتج التام الصادرة من المخزن للعملاء مع اذون التسليم

إجراءات العمل لمحاسب المقبوضات فى حالة إصدار فاتورة المبيعات وتسجيلها على حسابات العملاء
1 – يقوم السيد محاسب المقبوضات بمراجعة ومطابقة المستندات السابقة كاملة مع بعضها البعض للتأكد من
سلامة المستندات المؤيدة لعمية البيع وخروج المنتج من المخزن واستلام العميل للبضاعة واستيفاء
جميع التوقيعات اللازمة لذلك .

2- ثم بعد ذلك يتم تحرير الفاتورة وعرضها بمرفقاتها السابق ذكرها عاليه على السيد نائب رئيس الحسابات
لمراجعتها مرة اخرى والتأكد من سلامة الاجراءت المحاسبية المتبعة والتوقيع على الفاتورة بالمراجعة.

3 – ثم يقوم السيد نائب رئيس الحسابات بعرض الفاتورة ومرفقاتها بعد مراجعتها على السيد مدير الحسابات
لمراجعتها مراجعة نهائية وارسالها الى المبيعات للتوقيع عليها بعد ذلك.

4 – بعد ذلك يسلم الاصل الى العميل بدون مرفقات وصورة الى المبيعات بدون مرفقات وصورة بالمرفقات لعمل
القيد المحاسبى على الحاسب الالى ويحفظ القيد بعد ذلك فى اكلاسير حفظ طرف محاسب المقبوضات
وصورة تحفظ فى دفتر فواتيير المبيعات.

5 – ثم يقوم محاسب المقبوضات بتسجيل بيانات الفاتورة فى سجل فواتيير المبيعات لغرض استخراج الاقرار
الضريبى الشهرى الخاص بضرائب المبيعات.

6 – يتم متابعة تاريخ استحقاق الفاتورة بعد ذلك من قبل محاسب المقبوضات من خلال تقارير متابعة التحصيلات
من العملاء.
ثانيا 2 – متابعة وتسجل سندات مرتجعات المبيعات على حسابات العملاء.

المستندات المتعامل عليها لتسجيل إرتجاع بضاعة من عميل ( ارتجاع كلى – جزئى ) للفاتورة على الحاسب الالى

1. صورة اخطار ارتجاع منتج تام من المبيعات .
2. صورة اذن ارتجاع انتاج تام من مخزن الانتاج التام.
3. صورة من وزنة المرتجع .
4 – صورة من تقرير الميزان بالوزنات الواردة للمنتج التام من العملاء
5 – صورة من تقرير الامن بالوزنات الواردة فى حالة الارتجاع من العملاء.
6 – صورة من تقرير لجنة الفحص للمنتج التام المرتجع.
7 – اشعار من العميل بالكمية المرتجعة من المنتج التام .
8 – اصل فاتورة المبيعات فى حالة الارتجاع الكلى للبضاعة .

إجراءات العمل لمحاسب المقبوضات فى حالة مرتجعات فاتورة المبيعات او جزء منها .

1 – يقوم السيد محاسب المقبوضات بمراجعة ومطابقة المستندات السابقة كاملة مع بعضها البعض للتأكد من
سلامة المستندات المؤيدة لعملية مرتجعات المبيعات و دخولها مخازن الشركة .
2 – ثم بعد ذلك يتم عرض المستندات السابق ذكرها عاليه على السيد نائب رئيس الحسابات لمراجعتها
مرة اخرى والتأكد من سلامة الاجراءت المحاسبية المتبعة وعملية التوجيه المحاسبى اللازمة والتوقيع
على المستندات بالمراجعة .
3 – ثم يقوم السيد نائب رئيس الحسابات بعرض المستندات السابق ذكرها عاليه بعد مراجعتها
على السيد مدير الحسابات لمراجعتها مراجعة نهائية لاعتماد تسجيلها على الحاسب الالى .
4 – بعد ذلك ترد الى محاسب المقبوضات مرة اخرى لا نهاء عملية التسجيل على الحاسب الالى بحساب
العميل وتخفيضها من حساب العميل لمتابعة التحصيل.
5 – ثم يقوم محاسب المقبوضات بتسجيل المرتجع بعد ذلك فى سجل فواتيير المبيعات بغرض النواحى الضريبية.

3 – متابعة وتسجل اشعارات الخصم على حسابات العملاء.

المستندات المتعامل عليها لاعطاء خصم للعميل على الحاسب الالى

1. صورة مذكرة خصم للعميل من المبيعات معتمدة من مدير عام الشركة .
2. إشعار الخصم من العميل إن وجد .

اجراءات تسجيل اشعار خصم للعميل على الحاسب الالى

1- يقوم السيد محاسب المقبوضات بمراجعة ومطابقة المستندات السابقة كاملة مع بعضها البعض للتأكد من
سلامة الاجراءات المتبعة لعملية الخصم ويقوم بالتوقيع عليها .

2 – ثم بعد ذلك يتم عرض المستندات السابق ذكرها عاليه على السيد نائب رئيس الحسابات لمراجعتها
مرة اخرى والتأكد من سلامة الاجراءت المحاسبية المتبعة وعملية التوجيه المحاسبى اللازمة والتوقيع
على المستندات بالمراجعة .

3 – ثم يقوم السيد نائب رئيس الحسابات بعرض المستندات السابق ذكرها عاليه بعد مراجعتها
على السيد مدير الحسابات لمراجعتها مراجعة نهائية لاعتماد تسجيلها على الحاسب الالى .

4 – بعد ذلك ترد الى محاسب المقبوضات مرة اخرى لا نهاء عملية التسجيل على الحاسب الالى بحساب
العميل وتخفيضها من حساب العميل بتسجيل الخصم المسموح به لمتابعة التحصيل.

رابعا – متابعة خطة التحصيلات من العملاء وإصدار تقارير بذلك وتحرير طلب توريد نقدية وطلب توريد شيكات من العملاء والغير للخزينة.

اولا: متابعة خطة التحصيلات من العملاء وعمل التقارير بذلك

المستندات المتعامل عليها عند متابعة خطة تحصيل المستحقات
1. بيان الاستحقاقات النصف شهرى لتحصيلات العملاء
2– بيان المستحقات اليومى طرف الغير والشيكات واجبة التحصيل

إجراءات عمل محاسب المقبوضات لمتابعة الخطة
1 – يعد محاسب المقبوضات بيان نصف شهري بالدفعات والفواتييرالمستحقة التحصيل خلال 15 يوماً التالية ، ويتم إعداد البيان يوم 1 , 15 من كل شهر .

2 – يراجع هذا البيان من قبل السيد نائب رئيس الحسابات ويوقع عليه ويقوم بدوره بعرضه على السيد مدير الحسابات لمراجعته.

3 – ويعد هذا البيان من نسختين توزع على النحو التالي :

ترسل النسخة الأولى من بيان الإستحقاقات إلى المدير المالى للمتابعة والتنسيق مع خطة سداد إلتزامات الشركة .
تحفظ النسخة الثانية من بيان الإستحقاقات في ملف مخصص لهذا الغرض عند منسق المبيعات وايضاً
للاتصال بالعميل والتنسيق معه لارسال له مندوب التحصيل.

4 – إعداد البيان اليومى للدفعات والفواتيير المستحقة طرف الغير ومتابعة عملية التحصيل مع المندوب
المختص ورفع تقارير بذلك الى الرئيس المباشر ومن ثم الى المدير المالى .

ثانيا : تحرير طلبات توريد نقدية وطلبات توريد شيكات من العملاء والغير للخزينة.
1 – التوريد النقدى من الغير
1 – يقوم محاسب المقبوضات بتحرير طلب توريد نقدى موجه الى الخزينة لاستلام النقدية من الغير.

به البيانات التاليه :
الشركة……………………..
الادارة المالية
طلب توريد نقدية
قرش جنيه
المبلغ ……. ……..
التـــــــاريخ : / / 200
السيد امين الخزينة ………………………………………….. ………………………………………….. ………………….
يرجى استلام مبلغ وقدره فقط ………………………………………….. ………………………………………….. ………
من السيد / السادة ………………………………………….. ………………………………………….. ………………….
كود رقم ………………………………………….. ………………………………………….. ……………………………..
وذلك مقابل :…………………………………………. ………………………………………….. ………………………….
………………………………………….. ………………………………………….. ………………………………………..
محاسب المقبوضات
االاصل للخزينة – الصورة لدى الحسابات

– التحصيل بشيكات من العملاء
نفس المستندات المتعامل عليها والاجراءات المتعامل بها فى حالة التحصيل النقدى تطبق كما هى عدا طلب توريد النقدى يستبدل بطلب إستلام شيك .
ويحرر من اصل وصورة
الاصل يحتفظ به لدى محاسب المقبوضات
الصورة ترسل الى السيد امين الخزينة لا ستكمال باقى اجراءات إستلام الشيك .
الشركة…………………….
الادارة المالية
طلب توريد شيكات
قرش جنيه
المبلغ ……. ……..
التـــــــاريخ : / / 200
السيد امين الخزينة
يرجى استلام الشيكات الاتى بيانها :-
من السيد / السادة ………………………………………….. ………………………………………….. …………..
كود رقم ………………………………………….. ………………………………………….. …………………….

رقم الشيك
تاريخ الاستحقاق
البك المسحوب علية
مبلغ الشيك

وذلك مقابل :…………………………………………. ………………………………………….. …………………..
………………………………………….. ………………………………………….. …………………………………
تـــــوقـــــيـــع محاسب المقبوضات
االاصل للخزينة – الصورة لدى الحسابات
5 – مطابقة حسابات وارصدة العملاء مع العملاء كل فترة محددة يحددها رئيسة المباشر.
المستندات المتعامل عليها فى حالة مطابقة حسابات وارصدة العملاء.
1 – كشف حساب العميل من واقع الحاسب الالى عن فترة المطابقة
2 – كشف حساب العميل من طرف العميل عن فنرة المطابقة
3 – صور من فواتيير البيع المسلمة الى العميل عن فترة المطابقة
4 – اشعارات الخصم المسجلة على حساب العميل عن فترة المطابقة
5 – صور من سندات التوريد النقدى – الشيكات الواردة من العميل عن فترة المطابقة.
6 – بيان مصادقة ارصدة عميل يرسل الى العميل عند المطابقة.

إجراءات عمل محاسب المقبوضات فى حالة مطابقة ارصدة العملاء

1 – يقوم محاسب المقبوضات كل فترة محددة يتم تحديدها طبقا لتعليمات السيد المدير المالى بإرسال
مصادقات على ارصدة العملاء الى العملاء لمطابقة الحسابات والارصدة طرف العملاء.

1 – فى حالة اختلاف العميل على الرصيد الوارد اليه بالمصادقة على محاسب المقبوضات تحديد نقاط الخلاف
مع العميل وعليه إعداد كافة المستندات التى تؤكد صحة رصيد العميل طرف الشركة.

2 – ثم يتم إخطار العميل بذلك واذا طلب الامر يتم ارسال صور من هذة المستندات الى العميل مرة اخرى او ان
يقدم العميل ما يؤكد صحة رصيد حسابه طرفه ويتم الاتفاق على نقاط الخلاف وتقديم المستندات لتتم
المطابقة بين الطرفين

3 – اذا تم الاتفاق على الرصيد يتم المصادقة من الطرفين فيقوم محاسب المقبوضات بعرض مذكرة المطابقة
على السيد رئيس الحسابات لمراجعتها والتوقيع عليها وعرضها على السيد مدير الحسابات لاعتمادها

4 – ثم ترسل صورة من المطابقة الى العميل وفى المقابل يقوم محاسب المقبوضات بإستلام مطابقة موقعة
ومعتمدة من العميل على الرصيد المتفق عليه مع العميل وبذلك يكون قد تم الاتفاق بين الطرفين على
صحة الارصدة بين العميل وحسابات الشركة.

6 – متابعة الارصدة المدينة ومتابعة ارصدة المدينون المتنوعون ومواعيد استحقاق المديونيات الخاصة بهم وإصدار
تقارير بذلك على فترات دورية

8 – متابعة تحصيل اوراق القبض المستحقة طرف الخزينة
المستندات المستخدمة :
· طلب توريد الشيكات .

إجراءات عمل محاسب المقبوضات فى حالة متابعة تحصيل اوراق القبض
فى بداية كل شهر يتم حصر الشيكات واجبة التحصيل ويعرض ذلك على المدير المالى للعلم.

فى حالة رفض الشيك من قبل البنك فى تاريخ الاستحقاق

يتم رجوع االشيك الى الخزينة مره اخرى ويحرر سند استلام شيكات ثم يتم اخطار محاسب المقبوضات برفض الشيك من خلال مذكرة يرسلها امين الخزينة ويتم التوقيع عليها من قبل محاسب المقبوضات وتحويلها الى رئيس الحسابات للتوقيع عليها بتسجيل رفض الشيك على الحاسب لزيادة مديونية العميل مره اخرى وبدور رئيس الحسابات يخطر مسئول المبيعات والتنسيق معة والاتفاق على نظام السداد الجديد ويتم تحرير مذكرة الى رئيس الحسابات من طرف مسئول المبيعات لاخطارة بنظام السداد الذى تم الاتفاق علية بما لايتجاوز الحد المسموح به ويوقع عليها رئيس الحسابات بالعلم وارسلها الى محاسب المقبوضات مره اخرى لمتابعة التحصيل.