لمحة عن نظام المعلومات المحاسبية

يعرف النظام الذي يجمع ويعالج بيانات العمليات وينشر المعلومات المحاسبية للأطراف المهتمة، بنظام المعلومات المحاسبية. وتختلف نُظم المعلومات المحاسبية من شركة لأخرى تبعاً لطبيعة عمل الشركة، والعمليات التي تدخل فيها، وحجم الشركة، وحجم البيانات التي يجب معالجتها، ودرجة الطلب على المعلومات من قِبل الإدارة والآخرين. وعلى كلٍ، فإن النظام المحاسبي الجيد يساعد الإدارة على الإجابة عن العديد من الأسئلة، ومنها: كم يبلغ مجموع الدين القائم على الشركة وما نوعه، هل كانت مبيعات الشركة أعلى في هذه السنة من السنة السابقة؟ ما هي الاصول التي تمتلكها الشركة؟ ما هي تدفقات الشركة النقدية الداخلة والخارجة ؟ هل حققت الشركة أرباحا في السنه السابقة؟ هل نستطيع زيادة توزيعات الأرباح لمساهمينا بأمان؟

مصطلحــات أساسيــة

تستند المحاسبة المالية إلى مجموعة من المفاهيم لتحديد وتسجيل وتصنيف وتفسير العمليات والأحداث المتعلقة بالوحدة الاقتصادية. ومن الضروري فهم هذه المصطلحات الاساسيه المستخدمة في تجميع البيانات المحاسبية:

حـــدث:
واقعة لها تبعات. وعادة ما يكون الحدث هو مصدر أو سبب التغير في الأصول، والالتزامات، وحقوق المالكين، وقد يكون الحدث داخلي أو خارجي.

عمليـــة:
حدث خارجي يتضن تحويل أو تبادل ما بين وحدتين أو اكثر.

حســـاب:
ترتيب نظامي يظهر اثر العمليات والأحداث الأخرى على اصل معين أو مطالبة معينة. يتم الاحتفاظ بحساب مستقل ومنفصل لكل نوع من أنواع الأصول، والالتزامات، والإيرادات والمصاريف، ولكل حساب من حساب حقوق الملكية (رأس المال مثلاً).

الحسابات الحقيقية والاسمية:

الحسابات الحقيقية (الدائمة) هي حسابات الأصول والالتزامات وحسابات حقوق الملكية، وجميعها يظهر في الميزانية. أما الحسابات الاسمية (المؤقتة) فهي حسابات الإيرادات، والمصاريف، وتوزيعات الأرباح. وفيما عدا التوزيعات، تظهر الحسابات الاسمية في قائمة الدخل. ويتم إقفال الحسابات الاسمية في نهاية كل فترة حالية، أما الحسابات الحقيقية فلا تقفل.

دفتــر الإستـاذ:

الدفتر (مخرجات الحاسوب المطبوعة) الذي يتضمن الحسابات. وعادة ما يكون لكل حساب صفحة مستقلة ومنفصلة. ويقصد بدفتر الأستاذ العام مجموعة حسابات جميع الأصول والإلتزامات وحقوق الملكية والإيرادات والمصاريف. أما دفتر الأستاذ المساعد فيتضمن التفاصيل المتعلقة بحساب من حسابات دفتر الأستاذ العام.

دفتــر اليوميــة:

هو دفتر القيد (التسجيل) الأصلي، حيث تسجل فيه العمليات والأحداث المختارة الأخرى مبدئياً، ويتم نقل المبالغ المتعددة من هذا الدفتر إلى دفتر الأستاذ.

التـــرحيـــل:

هو عملية نقل الحقائق والمبالغ الجوهرية من دفتر القيد الأصلي الى حسابات دفتر الاستاذ.

ميزانية المراجعـة:

لائحة بجميع حسابات دفتر الأستاذ المفتوحة وأرصدتها. ويسمى ميزان المراجعة الذي يعد مباشرة بعد إجراء جميع التسويات وترحيلها إلى الحسابات المختصة بميزان المراجعة المعدل. أما ميزان المراجعة الذي يعد مباشرة بعد أجراء جميع قيود الإقفال وترحيلها إلى الحسابات المختصة، بميزان المراجعة بعد الاقفال. ويمكن اعداد ميزان المراجعة في أية نقطة زمنية خلال الفترة المالية.

القوائـــم الماليــة:

هي القوائم التي تعكس عمليات التجميع، والتبويب، والتخليص النهائي للبيانات المحاسبيه، وتشمل هذه القوائم مايلي:
(1) الميزانية، والتي تظهر الوضع المالي للوحدة الاقتصادية في نقطة زمنية معينة.
(2) قائمة الدخل، والتي تقيس نتائج العمليات خلال فترة زمنية معينه.
(3) قائمة التدفقات النقدية، والتي تعرض النقدية المتأتية من والمستخدمة في كل من الأنشطة التشغيلية والاستثمارية والتمويلية خلال فترة زمنية معينه.
(4) قائمة الارباح المحتجزة، والتي تظهر تفاصيل تسوية (تعدل) رصيد الأرباح المحتجزة في بداية الفترة الى رصيد الأرباح المحتجزة في نهاية الفترة.

قيــود الإقفـــال:

العملية الموثقة والتي يتم من خلالها تخفيض أرصدة جمع الحسابات الاسمية إلى الصفر، وتحويل صافي الربح أو صافي الخسارة إلى حساب من حسابات حقوق الملكية.

المــدين والدائـــن

يقصد بمصطلح مدين الجانب الأيمن، وبمصطلح دائن الجانب الأيسر. وعادة ما يختصر هذين المصطلحين بـ (من) أو (منه) للإشارة إلى الجانب المدين أو (إلى) أو (له) للإشارة إلى الجانب الدائن. ولا يعني مدين زيادة ولا يعني دائن نقص. ويقصد بجعل الحساب مدينا،ً إدخال مبلغ إلى الجانب الأيمن من الحساب، ويقصد بجعل الحساب دائناً إدخال مبلغ إلى الجانب الأيسر من الحساب. وعند مقارنة مجموعا جانبي الحساب الأيمن والأيسر (المدين والدائن)، فإن الفرق يمثل رصيد الحساب: فإذا كان مجموع الجانب المدين اكبر من مجموع الجانب الدائن سيكون رصيد الحساب مديناً، وإذا كان مجموع الجانب الدائن اكبر من مجموع الجانب المدين سيكون رصيد الحساب دائنا.ً وتنطبق قاعدة المدين (الأيمن) والدائن (الأيسر) على جميع الحسابات.

إن تساوي المبالغ المدينة مع المبالغ الدائنة في كل قيد محاسبي يوفر الأساس لنظام القيد المزدوج لتسجيل العمليات. وطبقاً لهذا النظام يتم دائماً تسجيل ثنائي لاثر كل عمليه في الحسابات الملائمة. ويوفر هذا النظام طريقة منطقية لتسجيل العمليات ويقدم وسائل توفر الدقة لتسجيل تلك المبالغ. فاذا تم تسجيل جميع العمليات بمبالغ مدينة ودائنة متساوية؛ سيكون مجموع جميع المبالغ الظاهرة في الحسابات في الجانب المدين مساوية لمجموع جميع المبالغ الظاهرة في الجانب الدائن.

تزداد جميع حسابات الأصول والمصاريف في الجانب المدين (الأيمن) وتنقص في الجانب الدائن (الأيسر). وبالمقابل تزداد جميع حسابات الالتزامات، وحقوق الملكية، والإيرادات في الجانب الدائن، وتنقص في الجانب المدين. لاحظ ان بعض حسابات حقوق الملكية قد تزداد في الجانب المدين وتنقص في الجانب الدائن، ومن هذه الحسابات، حساب توزيعات الأرباح، وحساب اسهم الخزينة.

المعادلة المحاسبية الأساسية

في ظل نظام القيد المزدوج المحاسبي، لكل مدين لا بد من وجود دائن والعكس صحيح.
وهذا يقودنا إلى المعادلة المحاسبية الاساسيه:

الأصول = الالتزامات + حقوق الملكية

أما المعادلة المحاسبية الموسعة فتشمل:

الأصول = الالتزامات + رأس مال الأسهم + الأرباح المحتجزة-التوزيعات +الإيرادات – المصاريف

وفي كل مرة تحدث فيها عملية مالية قد تتغير عناصر المعادلة المحاسبية الفرعية لكن يتم المحافظة على تساوي جانبي المعادلة.

القوائــم الماليـــة وهيكــل الملكيــة

ُيعرض كل من رأس مال الأسهم والأرباح المحتجزة في قسم حقوق المساهمين في الميزانية. وتعرض توزيعات الأرباح في قائمة الأرباح المحتجزة، أما الإيرادات والمصاريف فتعرض في قائمة الدخل. ولكن الأثر النهائي لكل من التوزيعات والإيرادات والمصاريف فيحول إلى الأرباح المحتجزة في نهاية الفترة المالية. وكنتيجة لذلك، فإن أي تغير في تلك البنود سيؤثر على حقوق المساهمين.

يحكم نوع هيكل الملكية المستخدم في الوحدة الاقتصادية أنواع حسابات حقوق الملكية. ففي الشركة المساهمة هنالك حساب رأس مال الأسهم، وحساب رأس المال المدفوع الإضافي، والتوزيعات، وأرباح محتجزة. أما في شركات الأشخاص أو المنشآت الفردية فيوجد حسابات رأس مال والتي تظهر استثمارات كل شريك من الشركاء، أو حساب راس مال واحد في حالة المنشأة الفردية. أيضا يستخدم حساب المحسوبات لإظهار المبالغ المحسوبة من قِبل كل شريك أو من قِبل مالك المنشأة.

الــدورة المحاسبيــة

هنالك عدد من الخطوات التي تتبعها الوحدات الاقتصادية لتسجيل العمليات وإعداد القوائم المالية وتسمى هذه الخطوات بالدورة المحاسبية:

1- تحديد وتسجيل العمليات والأحداث الأخرى
أي أن المشكلة الأولى هي تحديد ما يجب تسجيله. ولا توجد قواعد بسيطة لتحديد فيما إذا كان يجب تسجيل الحدث أم لا. فرغم أهمية التغير في القوى العاملة لدى الوحدة الاقتصادية، وأهمية التغير في السياسات الإدارية، وقيمة الموارد البشرية، إلا انه يوجد اتفاق على عدم تسجيلها. وبالمقابل إذا قامت الشركة بشراء أو بيع بضاعة نقداً يجب تسجيل العملية. ولكن طبقاً للمبادئ المحاسبية المتعارف عليها، فإنه يجب الاعتراف بالبند بالقوائم المالية إذا كان أحد عناصر القوائم المالية، وكان قابلاً للقياس بوحدة النقد، وكان ملائماً وموثوقاً.

وتقسم الأحداث إلى نوعين:
1- أحداث خارجية: وتتضمن التفاعل ما بين الشركة وبيئتها؛ كعمليات مع شركات أخرى، والتغير في أسعار شراء الخدمات أو البضائع، والفيضانات والزلازل، وتطوير تكنولوجيا قام بها المنافس.

2- أحداث داخلية: وتقع ضمن الوحدة الاقتصادية نفسها. كاستخدام المباني والمعدات في عمليات الشركة، أو تحويل أو استهلاك أو استخدام المواد الخام في عمليات الإنتاج. وهنالك أيضاً العديد من العمليات التي لها عناصر داخليه وخارجية. فمثلاً الحصول على خدمات من العاملين لدى الشركة تتضمن عنصر خارجي وهو تبادل مع طرف خارجي، وفي نفس الوقت تتضمن عنصر داخلي وهو استخدام هذه الخدمات وهو جزء من الإنتاج. كذلك قد تكون الأحداث خاضعة لرقابة الشركة (كشراء آلات) أو خارجه عن رقابة الشركة (كتغير سعر الفائدة، أو السرقة، او فرض الضرائب).

أما العمليات فهي نوع معين من الأحداث الخارجية تتضمن التبادل ما بين وحدتين كلاهما يضحي ويستلم قيمة، كما في حالة شراء او بيع الخدمات أو البضائع. أو قد تكون العملية تحويل في اتجاه واحد، كتقيد الشركة لألتزام أو تحويل احد أصولها الى جهة أخرى دون استلام قيمة بالمقابل بشكل مباشر؛ كأستثمارات المالكين، والتوزيعات للمالكين، ودفع الضرائب، والهدايا، والتبرعات الخيرية، والسرقات، وخسائر الحوادث.

2- التسجيل
يتم إثبات العمليات والأحداث المختارة في دفتر اليومية أولاً وباستخدام نظام القيد المزدوج المحاسبي. ويشمل دفتر اليومية العام على أربعة أجزاء هي (1) الحسابات والمبالغ التي ستجعل مدينه، (2) الحسابات والمبالغ التي ستجعل دائنه، (3) التاريخ، (4) توضيح. يتم إدخال الحسابات والمبالغ المدينة أولاً متبوعة بالدائنة مع ترك فراغ بسيط في بداية السطر بالنسبة للجانب الدائن، ويتبع ذلك توضيح قد يأخذ سطراً أو اكثر. أما عمود المرجع فيستخدم عند الترحيل مع دفتر اليومية إلى الحسابات الملائمة في دفتر الإستاذ. وهنالك العديد من الشركات التي تستخدم دفاتر يوميه خاصة كدفتر يومية المقبوضات النقدية، ويومية المبيعات، ويومية المشتريات، ويومية المدفوعات النقدية. إن استخدام اليوميات الخاصة يقلل من الوقت اللازم لإتمام مهام مسك الدفاتر لأن هذه الدفاتر تلخص العمليات ذات الخصائص المتشابهة.

3- الترحيل
يجب نقل (ترحيل) البنود التي أدخلت الى دفتر اليومية العام إلى دفتر الأستاذ العام، ويمثل الترحيل جزءً من عملية التلخيص والتصنيف. وتبدأ عملية الترحيل بإدخال مبالغ الحسابات التي ظهرت في الجانب المدين من القيد في الجانب المدين من الحساب (الحسابات) الملائمة في دفتر الأستاذ، ومن ثم يتم إدخال مبالغ الحسابات التي ظهرت في الجانب الدائن من القيد في الجانب الدائن من الحساب أو الحسابات الملائمة في دفتر الأستاذ، ومن ثم يتم إدخال رقم صفحة اليومية التي يظهر فيها القيد تحت عمود المرجع في الحساب الذي تم الترحيل إليه ومقابل المبلغ المرحل، أخيراً يتم إدخال رقم صفحة كل حساب في دفتر الأستاذ الذي رحل إليه في خانة المرجع أمام القيد الذي تم الترحيل من واقعه. وتخدم خانه المرجع كحلقه وصل ما بين بيانات دفتر اليومية ودفتر الأستاذ، كما انه يفيد في الإعلام عن أن عملية الترحيل قد تمت بالنسبه لذلك القيد المعني.

4- ميزانية المراجعة
يتم عرض الحسابات في ميزان المراجعة حسب ظهورها في دفتر الأستاذ. ويجب ان يتساوى مجموع الارصدة المدينة مع مجموع الارصدة الدائنة. إن الهدف الأول لميزان المراجعة هو إثبات التوازن الحسابي للجانب المدين مع الجانب الدائن. كذلك يساعد ميزان المراجعة على اكتشاف أخطاء في عملية التسجيل أو الترحيل، كذلك فهو مفيد في عمليه إعداد القوائم المالية. وتتضمن إجراءات إعداد ميزان المراجعة الخطوات التالية: (أ) أعد قائمه بأسماء الحسابات وأرصدتها، (ب) اجمع عمود المدين وعمود الدائن، (ج) تحقق من تساوي الجانبين.

لاحظ ان ميزان المراجعة لا يثبت ان جميع العمليات قد سجلت وأن دفتر الأستاذ صحيح. فهنالك العديد من الأخطاء التي لا تؤثر على توازن ميزان المراجعة، ومنها: (1) عدم تسجيل عملية (2) قيد صحيح ولم يرحل، (3) ترحيل قيد مرتين، (4) استخدام حسابات غير صحيحه في التسجيل والترحيل، (5) وجود أخطاء متكافئة في عملية التسجيل

5- قيــود التسويـــة
حتى يتم تسجيل الإيرادات في الفترة التي اكتسبت خلالها وتسجيل المصاريف في الفترة التي استحقت خلالها، لابد من إجراء قيود تسوية في نهاية الفترة المالية. وباختصار نحتاج إلى قيود التسوية لضمان التقيد بمبدأي الاعتراف بالإيراد والمقابلة.

إن استخدام قيود التسوية يضمن عرض البنود الملائمة للأصول والالتزامات وحقوق الملكية بمبالغ صحيحه في الميزانية، كما ويضمن عرض صافي الربح او صافي الخسارة الملائمة في قائمة الدخل. ولكن بالمقابل فإن ميزان المراجعة قد لا يتضمن معلومات كاملة ومحدّثة، ويعود ذلك إلى الاسباب التالية:

1- بعض الأحداث لا تسجل يومياً كاستخدام اللوازم والرواتب.
2- بعض التكاليف لا تسجل خلال الفترة المالية لأنها تستنفذ بمرور الوقت ومنها التأمين والإيجار واستخدام المباني والمعدات.
3- بعض البنود غير مسجلة، كفواتير تخص خدمات الفتره الحالية وستسلم في فتره مالية لاحقة.

وعليه نحتاج إلى قيود تسويه في كل مره نعد فيها قوائم مالية. وهنالك تصنيفين لقيود التسوية:

1- المقدمات
2- المستحقات

وتشمل المقدمات على:
‌أ- المصاريف المدفوعة مقدماً؛ وتمثل مصاريف دفعت نقداً وسجلت كأصول قبل استخدامها او استهلاكها.
‌ب- إيرادات غير مكتسبة؛ وتمثل إيرادات استلمت نقداً وسجلت قبل اكتسابها (كالإيداعات).

اما المستحقات فتشمل على:
‌أ- الإيرادات المستحقة؛ مثل إيرادات اكتسبت ولم يتم قبضها نقداً بعد ولم تسجل.
‌ب- مصاريف مستحقه؛ وتمثل مصاريف استحقت ولم تسجل.

أصل او التزام
تمتاز جميع قيود التسوية بأنها تتضمن في أحد أطرافها حساب من حسابات الميزانية (أصل او التزام) وفي الطرف الآخر حساب من حسابات قائمه الدخل (إيراد أو مصروف). كذلك تتميز بأنها جميعها تتضمن دائماً الاعتراف بمصروف أو التزام. ونتيجةً لذلك فإن عدم تسجيل قيد مقدمات سيؤدي إلى تضخيم الأصول أو الالتزامات وتخفيض الإيرادات أو المصروفات. وبالمقابل ينتج عن عدم تسجيل قيد مستحقات تخفيض اصل أو التزام وتخفيض إيراد أو مصروف.

6- ميزان المراجعة المعدّل
بعد تسجيل جميع قيود التسوية وترحيلها إلى الحسابات الملائمة واعادة ترصيد الحسابات يتم إعداد ميزان المراجعة المعدل من واقع ألا رصده المحدثة. والهدف من إعداد هذا الميزان هو بيان آثار جمع الأحداث المالية التي حدثت خلال الفترة المالية. ومن واقع هذا الميزان يتم إعداد القوائم المالية.

7- إعداد القوائم المالية (تغطى تفاصيل هذا البند في فصول المادة اللاحقة).

8- قيود الإقفال
‌أ- المخزون والحسابات ذات العلاقة. تختلف إجراءات نهاية الفترة بالنسبة للمخزون طبقاً لنظام المخزون المستخدم. ففي ظل نظام الجرد المستمر يمثل رصيد حساب مخزون سلعي في نهاية فترة مخزون أخر المدة، لأن المبيعات والمشتريات تسجل مباشرة في هذا الحساب. وعليه لا حاجة لقيود تسوية. أما في نظام الجرد الدوري فإن حساب المخزون السلعي لا يتغير رصيده خلال العام لأن المشتريات تسجل في حساب منفصل، وعليه يمثل رصيد مخزون سلعي مخزون أول المدة. وبالتالي لا بد من تعديل رصيد المخزون في نهاية الفترة ليظهر مخزون أخر المدة. ويتم ذلك من خلال إحلال مخزون سلعي آخر المدة محل مخزون سلعي أول المدة.
‌ب- الحسابات الأخرى. تسمى عمليه تخفيض أرصدة الحسابات الاسمية إلى الصفر بقيود الإقفال. ويتم ذلك من خلال جعل كل حساب إيراد مديناً برصيده وحساب ملخص الدخل (حساب مؤقت) دائناً بمجموعها، ومن ثم جعل كل حساب مصروف دائناً برصيده وحساب ملخص الدخل مديناً بمجموعها. أخيرا يقفل حساب ملخص الدخل في حساب الأرباح المحتجزة. فإذا كان رصيد ملخص الدخل دائناً يقفل بجعله مديناً بمقدار رصيده والعكس صحيح.

9- ميزان المراجعة بعد الإقفال
ويُظهر ان مبالغ مدينة ودائنة قد رحلت إلى حساب ملخص الدخل، ويتضمن أرصدة الحسابات الحقيقية فقط أصول والتزامات وحسابات حقوق المساهمة الحقيقية.

10-القيـود العكسيــــة
بعد ان يكون قد تم إعداد القوائم المالية وتم إقفال الحسابات من المفيد عادة إجراء قيود عكسيه لبعض قيود التسوية قبل البدء بتسجيل العمليات الاعتيادية للفترة الجديدة. وتسمى هذه القيود بالقيود العكسية. فالقيد العكسي يسجل في بداية الفترة المالية الجديدة وهو العكس تماماً لقيد التسوية الذي تم إجراؤه في نهاية الفترة المالية السابقة. إن عمليه تسجيل القيود العكسية عمليه اختياريه تهدف إلى تبسيط تسجيل العمليات الاعتيادية خلال الفترة المالية الجديدة، ولا يؤدي تسجيل القيود العكسية الى تغيير المبالغ المعروضه في القوائم المالية للفترة السابقة. وتستخدم القيود العكسية لعكس نوعية معينة من قيود التسوية هي الإيرادات المستحقة والمصاريف المستحقة، ولا يوجد قيود عكسيه للمقدمات بنوعيها إلا إذا كانت مسجله مبدئياً كمصروف أو إيراد وليس كأصل أو التزام. ولا يوجد قيود عكسيه لقيود الاهتلاكات او الديون المعدومة.
__________________
لا الـــــــــــه إلا الله