نظم المعلومات المحاسبية ( Accounting Information Systems ( AIS
يعيش الإنسان وسط مجموعة من الأنظمة التي تمده بالبيانات والمعلومات اللازمة لكي يمارس نشاطه اليومي فهو يعيش في ظل نظام أسري معين ويتلقى تعاليمه وفق انظمة تعليمية ودينية واجتماعية وسياسية محددة وبالتالي يمكن أن نعرف النظام على أنه مجموعة من العناصر والمكونات تربط وفق بناء معين أو وسيلة اتصال محددة تتضافر معاً لتحقيق الأهداف العامة وهذه وجهة نظر عامة أما اذا اردنا أن نعرف نظم المعلومات المحاسبية
فيمكننا القول بأنها تتكون من مجموعة من المكونات البشرية والمادية الملموسة وغير الملموسة المترابطة والتي تتفاعل معاً وفق لمفاهيم وإجراءات ومبادئ محاسبية معينة وذلك بهدف تجميع البيانات المدخله وتحويلها إلى معلومات مالية وكذا اعداد المعلومات الأخرى التي يتم الحصول عليها من جراء تجميع وتجهيز المعاملات المختلفة ثم جعل هذه المعلومات أو المخرجات متاحة للجهات الخارجية من جهة وقيام المستويات الادارية الداخلية باستخدام كافة المخرجات في ممارسة وظائف التخطيط والرقابة واتخاذ القرارات .
تعتبر نظم المعلومات المحاسبية أحد مكونات نظام المعلومات الإدارية الذي تقتنيه المنظمة وبالتالي اذا كانت نظم المعلومات الإدارية تهتم بكافة البيانات التي تحصل عليها المنظمة و بدورات تشغيل بيانات كافة النشاطات داخل المنظمة و بمخرجات كافة النشاطات من المعلومات
فإن نظم المعلومات المحاسبية تعد مسئولة عن توليد نوعين من المعلومات أولهما معلومات مالية وثانيهما معلومات أخرى ( كمية ) كنتيجة لتجهيز البيانات مثل كميات المخزون من المواد الخام والمنتجات الجاهزة وكميات المبيعات وكميات الإنتاج تحت التشغيل وما شابه ذلك .
وتعمل نظم المعلومات المحاسبية على توفير هذه المعلومات من خلال :
1- نظام المحاسبة المالية
2- نظام المحاسبة الإدارية
وهذان النظامان يعتبران المكونان الرئيسيين لنظم المعلومات الحسابية ، فنجد أن نظام المحاسبة المالية يقوم بتسجيل بيانات المعاملات المالية وترحيلها وتخزينها والتقرير عنها ويعمل هذا النظام على تحقيق ذلك وفقاً للعديد من المبادئ المحاسبية المتعارف عليها والتي تحكم المعالجة المحاسبية للكثير من المعاملات المالية ، وتحديد محتويات وشكل القوائم المالية المنشورة وهذا يعني ان اتباع المبادئ المحاسبية المتعارف عليها يؤدي في نهاية المطاف الى توحيد التقارير المحاسبية المتمثلة في قائمة المركز المالي وحسابات النتيجة والتي يتم تقديمها لكافة مستخدميها ممثلين في ادارة المنظمة وحملة الأسهم والمحللين الماليين وبعض الجهات الحكومية والعمال وغيرها .
ويتم تصميم هذا النظام بما يكفل ضمان تسجيل كافة المعاملات في ضوء العديد من الاجراءات التي تحقق الرقابة الداخلية .
أما نظام المحاسبة الإدارية فإنه يتم تصميمه ليحقق على الأقل الاغراض الرئيسية الثلاثة التالية :
1- التخطيط الكفؤ وتحليل ما قد يحدث من انحرافات اثناء الأاء الفعلي .
2- تسيير ومتابعة العمليات اليومية .
3- العمل على حل كافة المشكلات التي قد تظهر وذلك بتوفير احتياجات المستويات الإدارية من المعلومات اللازمة لاتخاذ مختلف القرارات .
وعلى هذا الأساس فإن المحاسبة الإدارية تختلف عن المحاسبة المالية من عدة جوانب منها :
1- يهتم نظام المحاسبة الإدارية بتوفر المعلومات اللازمة للاستخدام الداخلي من قبل الإدارة على كافة المستويات الإدارية .
2- ان احتياجات الادارة من المعلومات مرتبط بالمستقبل اكثر من ارتباطه بالماضي .
3- لا يحكم نظام المحاسبة الادارية مبادئ محاسبية متعارف عليها .
4- يهتم نظام المحاسبة الادارية بملائمة البيانات ومرونتها وهو ما لا يحدث بصورة كبيرة في ظل نظام المحاسبة المالية .
5- يتم التركيز في ظل نظام المحاسبة الادارية بصورة كبيرة على البيانات غير المالية .
6- تركز المحاسبة الادارية على أقسام المنظمة اكثر من تركيزها على المنظمة ككل .
7- نظام المحاسبة الادارية مستقى من العديد من النظم منها الاقتصاد والاساليب الكمية .
8- نظام المحاسبة الادارية ليس إجبارياً .
ويعتبر نظام محاسبة التكاليف بمثابة الجزء الاكثر وضوحاً في نظام المحاسبة الادارية واذا كانت نظم المعلومات المحاسبية تعتبر المصدر الرئيسي للمعلومات في المنظمات فإن معظم هذه المعلومات ينتجها النظام التكاليفي لكونه يتصل مباشرة بالممارسات اليومية ويتولى تسجيل احداثها وتصنيفها وتحليلها واعداد الكثير من التقارير التي تستخدمها المستويات الادارية في مباشرة مهامها المختلفة سواء في اتخاذ القرارات المتعلقة بالشراء والانتاج والتوزيع أو في الحصول على قاعدة للبيانات التاريخية يستند اليها في اعداد الكثير من الخطط هذا بالإضافة الى تحقيق الرقابة وذلك من خلال استخدام التكاليف المعيارية كوسيلة للمقارنة من جهة واشعار الادارة ( المحاسب الأول مثلاً ) في الوقت المناسب عن وجود انحرافات الاداء وبالتالي معرفة القسم أو الشخص المسئول عن احداث مثل تلك الانحرافات من جهة ثانية .
وحتى يتم اتخاذ الاجراءات اللازمة لتحديد انحرافات الأداء فإن الأمر يتطلب تحديد الجهة المسئولة عن الانحراف وهذا يفرض على المنظمات انشاء ما يسمى بنظام محاسبة المسئولية Responsibility Accounting System والذي يقوم على ركنين هامين أولهما تحديد مراكز المسئولية ويعتبر الهيكل التنظيمي للمنظمة بمثابة المنطلق الرئيسي لتحديد مراكز المسئولية والتي تشير الى النشاطات وما يرتبط بها من مسؤليات تلقى على عاتق شخص معين يتولى الاشراف على تسيير أمورها بيد أن هذه المسئوليات تتفاوت في نطاقها مع التفاوت في مهام مراكز المسئولية ، فمسئولةي مركز التكلفة ينحصر في تكلفة المواد المستخدمة في تسيير النشاطات كما أن نطاق مسئولية مراكز الربحية يتسع ليشمل كلا من تكلفة المواد المستخدمة في تسيير النشاطات وفي الايرادات الناتجة عن بيع الوحدات المنتجة أما مسئولية مراكز الاستثمار فإنها تمتد لتشمل بالإضافة إلى التكاليف والايرادات والأصول المستثمرة في مباشرة النشاط وفي العائد المترتب على ذلك الاستثمار .
أما الركن الثاني الذي يقوم عليه نظام محاسبة المسئولية فهو ضرورة الفصل بين العناصر الخاضعة وغير الخاضعة للرقابة إذ أن كل مركز مسئولية يعتبر مسئولاً عن العناصر المالية الخاضعة لتحكم ورقابة المسئولين في ذلك المركز والذين يمكن أن يؤثروا فيها بالزيادة أو النقص خلال فترة زمنية معينة .
وبالإضافة إلى نظام محاسبة التكاليف فإن نظام المحاسبة الإدارية يعتمد أيضاً على نظام الخطة System Budgeting وتعبر الخطة عن افضل تقدير قامت به الادارة عن عملياتها المالية خلال فترة زمنية معينة ويتم اعدادها في ضوء البيانات التاريحية التي يتم جمعها من كافة الانظمة الفرعية مع تعديل تلك البيانات في ضوء وجهات نظر الإدارة عن الاوضاع الاقتصادية والاجتماعية والسياسية القائمة والمتوقعة ، كما يتم استخدام الكثير من الاساليب الكمية في اعداد خطط الأقسام المختلفة التي تشتمل عليها المنظمة ولنظام الخطة اثر ملموس على كافة الأقسام ولذا يجب الاتصال والتنسيق بينها .
وتعتبر الخطة من الوسائل الفعالة للرقابة حيث يتم بموجبها مقارنة عناصر الخطة الواردة في الموازنة الاداء الفعلي المحقق في نهاية الفترة واعداد التقارير وتحديد الانحرافات واسبابها وكيفية علاجها .
إن مقومات أو أركان أي نظام محاسبي يعتبر من أهم الجوانب التي يجب على محللي ومصممي الانظمة معرفتها لضمان تصميم نظام يتسم بالكفاءه والفعالية وسأكتفي بسرد هذه المقومات أو الأركان الأساسية لنظم المعلومات المحاسبية ولاحقاً وفي تدوينة جديدة بمشيئة الله عزوجل سيتم التطرق إليها بنوع من التفصيل :
1- معرفة دورة تجهيز البيانات في نظم المعلومات المحاسبية
2- معرفة أهداف نظم المعلومات المحاسبية
3- معرفة بيئة نظم المعلومات المحاسبية
4- معرفة شبكة اتصال نظم المعلومات المحاسبية
5- معرفة مكونات نظم المعلومات المحاسبية
6- معرفة جهاز الرقابة لنظم المعلومات المحاسبية