تتحدد نتيجة ممارسة المنشأة للنشاط عن طريق مقابلة الإيرادات والمصروفات، ويتم ذلك من خلال تقسيم حياة المنشأة إلى فترات دورية تُعرف بالفترات المالية أو فترات مُحاسبية. ويتم مقابلة الإيرادات التي تحققها المنشأة والتي تخص الفترة المحاسبية سواء تم تحصيل الإيرادات أو لم تُحصَّل مع المصروفات التي تخص الفترة، سواء دفعت أو لم تدفع بعد. وهنا نجد أمامنا مصطلح التسويات الجردية لكلًا من المصروفات والإيرادات، وهذا ما سنتعرف عليه في هذا المقال.
أولًا: جرد المصروفات
يُقصد بجرد المصروفات أنها عملية يكون الغرض منها تحديد ما يخص الفترة المُحاسبية من بنود المصروفات المختلفة، ويتم تحديد كلٍ من المصروفات المقدّمة والمصروفات المستحقة على المنشأة.
المصروفات المقدمة PREPAID EXPENSES:
يُقصد بالمصروفات المقدمة التي دُفعت خلال الفترة المُحاسبية الحالية، ولكنها تخصُّ فترات محاسبية مُقبلة، أي أن المصروفات تخص فترات محاسبية تالية.
ويمكننا أن نستخلص ويتضح لنا مما سبق الآتي:
1. المصروفات المُقدمة لا يجب أن تُحمَل على الحسابات الختامية الخاصة بالفترة المحاسبية الحالية، وإلا ظهرت نتائج الأعمال أقل مما يجب.
2. المصروفات المُقدمة عبارة عن مجموعة من الخدمات المجمعة لدى المنشأة، تساهم في مزاولة النشاط خلال فترات مُقبلة.
3. يتم اعتبار المصروفات المُقدمة من قِبل الأصول، ولذلك يتم إظهار المصروفات المُقدمة ضمن عناصر الأصول بالميزانية العمومية للمنشأة خلال نهاية الفترة المحاسبية.
المصروفات المستحقة ACCRUED EXPENSES:
يُقصد بالمصروفات المستحَقة أنها المصروفات التي تخص الفترة المُحاسبية الحالية، ولكن المصروفات لم تُدفع حتى تاريخ نهاية الفترة المحاسبية. ويمكننا القول بأنها خدمات استفادت منها المنشأة خلال مزاولة النشاط ولم يتم دفع قيمتها إلى الغير حتى نهاية الفترة المحاسبية.
ويمكننا أن نستخلص مما سبق الآتي:
1. المصروفات المُستحقة يجب أن يتم تحميلها على الحسابات الختامية التي تخص الفترة المُحاسبية الحالية على الرغم من عدم دفع قيمتها بعد.
2. تُعتبر المصروفات المُستحقة من الالتزامات التي تخص المنشأة للغير في نهاية الفترة المحاسبية. ويجب على المنشأة سدادها.
3. تظهر المصروفات المستحقة ضمن عناصر الخصوم بالميزانية العمومية للمنشأة في نهاية الفترة المالية.
خطوات جرد المصروفات
عندما يقوم موظفو الحسابات بجرد المصروفات من خلال اتباع الخطوات التالية:
1. تحديد المبلغ المدفوع من المصروفات. ويعتبر هذا المبلغ في رصيد حساب المصروف في كلًا من دفتر الأستاذ أو في ميزان المراجعة بالأرصدة.
2. تحديد كل ما يخص الفترة المُحاسبية من مصروفات، وذلك من خلال الرجوع للعقود والمستندات التي تختص بالمصروفات.
3. يتم مقارنة المبلغ المدفوع، والذي يمثل رصيد حساب المصروف بما يخص الفترة من مصروفات.
وينتج عن مقارنة المبلغ المدفوع بالمصروف ثلاث احتمالات تواجه موظفي الحسابات، هم:
الاحتمال الأول
هو أن يكون رصيد حساب المصروف يساوي ما يخص الفترة من المصروف. مما يعني عدم وجود مصروفات مقدمة أو مصروفات مُستحقة.
فيكون رصيد حساب المصروف = المصروفات التي تخص الفترة.
الاحتمال الثاني
هو أن يكون رصيد حساب المصروف أكبر مما يخص الفترة، وبالتالي فإن الفرق يمثل مصروفًا مقدمًا.
ويكون رصيد حساب المصروف > المصروفات التي تخص الفترة المحاسبية.
يتم تحديد ما يخص الفترة دفتريًا. ويجب تخفيض رصيد حساب المصروف بمقدار هذا الفرق.
ما يخص الفترة من مصروفات = رصيد حساب المصروف – المصروف المقدم.
الاحتمال الثالث
هو أن يكون رصيد حساب المصروف أقل مما يخص الفترة المحاسبية.
فيكون رصيد حساب المصروف < رصيد المصروفات التي تخص الفترة.
حيث يتم تحديد ما يخص الفترة دفتريًا، من خلال زيادة رصيد حساب المصروف بمقدار هذا الفرق.
وما يخص الفترة من مصروفات = رصيد حساب المصروف + المصروف المستحق.
وفي نهاية المقال نتمنى أن نكون قد أفدناكم بما يخُصّ هذا الجزء من التسويات الجردية في المحاسبة المالية.