في بداية الحديث عن الجرد وأنواع الجرد، لا بُد لنا أن نتذكّر مفهوم الجرد، والذي يعني لنا تحديد قيمة المخزون، بالإضافة إلى معرفة قيمة المخزون الموجود. ووفقًا للمفهوم المُحاسبي يتم تحديد تكلفة المخزون في نهاية الفترة المُحاسبية وفقًا لنظامين، هما:
1- نظام الجرد الدوري أو الجرد النهائي:
والذي يعني أن نقوم بعملية جرد للمخزون مرة في نهاية الفترة المُحاسبية؛ لمعرفة قيمة وعدد قيمة المخزون.
2- نظام الجرد المستمر أو الجرد الدائم:
وهذا ما سنتعرف عليه في مقالنا، من مفهوم نظام الجرد المستمر إلى مزايا وعيوب تطبيق نظام الجرد المستمر، بالإضافة إلى توضيح الفرق بين النظام الدوري والنظام المستمر.
في ظل اتباع المنشأة لنظام الجرد المستمر لتحديد تكلفة مخزون آخر المدة، لا بد للمنشأة من أن تقوم بإمساك مجموعة من السجلات القانونية.
يتم إمساك دفتر مخصّص لكل عنصر من عناصر المخزون، ويتم ذلك من خلال تصوير صفحة للصنف بدفتر أستاذ المخزون، ويسمى هذا الحساب ح/الصنف.
ويتضمن حساب الصنف مجموعة من الأرصدة لكل صنف من الأصناف الواردة أو الصادرة أو المخزون.
مكونات حساب الصنف
1. رصيد المخزون أول المدة.
2. كل عملية شراء تتم.
3. كل عملية بيع أو صرف تتم.
4. الرصيد المستمر للمخزون.
حيث يتم استخراج رصيد كل صنف من أصناف حساب الصنف بصفة مستمرة عند الانتهاء بكل عملية شراء أو بيع.
يتم قياس تكلفة البضاعة المباعة، وكذلك يتم تحديد تكلفة المخزون دون الحاجة لعملية العد والحصر الفعلي للمخزون في نهاية الفترة المحاسبية.
ويكون شكل صفحة الصنف بدفتر أستاذ المخزون على النحو التالي:
يحتوي الحساب على كلًا من اسم ورقم الصنف.
يحتوي الحساب على الحد الأدنى للمخزون والحد الأعلى للمخزون.
كما يتم تحديد أساس تقييم المخزون، وهو أساس التكلفة.
يتم تقسيم حساب الصنف إلى ثلاثة خانات رئيسية، وهي:
1. خانة للمشتريات الواردة.
2. خانة للمبيعات المنصرفة.
3. خانة الرصيد، وهي تمثل الرصيد.
ويتم تقسيم كل خانة رئيسية من الخانات الثلاث إلى ثلاث خانات فرعي، وهي:
1. خانة الكمية.
2. خانة لتكلفة الوحدة.
3. خانة القيمة.
ويكون هناك خانة للتاريخ، للتوضيح تاريخ حدوث العملية
يحتوي حساب الصنف على خانة إضافية للبيان لتوضيح ما إذا كانت العملية تختص برصيد أول المدة أو المبيعات أو المشتريات أو استخراج رصيد آخر المدة.
مزايا تطبيق نظام الجرد المستمر أو الجرد الدائم في المنشأة
§ يقومنظام الجرد المستمر بتقديم قيمٍ جديدة بالوحداتوتحديد التكلفة لمخزون بالنسبة لكل عنصر بعد كل عملية شراء أو بيع.
§ يساعد نظام الجرد المستمر في تتتبّع المبيعات والمخزون ومنع حدوث نقص في أي صنف من المخزون.
§ يقوم نظام الجرد المستمر بتوفير تكلفة المبيعات بدون حصر وعد، كما يحدث في نظام الجرد الدوري.
§ يقوم نظام الجرد المستمر بتوفير معلومات مستمرة عن الحد الأدنى وكذلك الحد الأعلى للمخزون،الأمر الذي يساعد على تحديد التوقيت المناسبللشراء.
§ يساهم نظام الجرد المستمر في تحديد ومعرفة أماكن وعدد كل صنف من أصناف المخزون.
§ يقدمنظام الجرد المستمر أساسًا صالحًا لتقدير قيمة أي عجز أو اختلاسات قد تتم. فضلًا عن إمكانية إدخال الحاسب الآلي في عملية التقدير.
§ يساهم نظام الجرد المستمر في معرفة حركة كل صنف من أصناف المخزون ومعدّل السحب من كل صنف.
§ يعمل نظام الجرد المستمر على توفير الوقت والجهد والتكلفة.
وفي نهاية المقال نتمنى أن نكون قد أفدناكم بما يخُصّ نظام الجرد المستمر بمزاياه وعيوبه أثناء جرد المخزون، ونضرب لكم موعدًا جديدًا مستقبلًا مع المزيد من المقالات.