دفتر التسويدة هو دفتر يقوم صاحب العمل بنفسه بالتسجيل فيه، سواء للعمليات المالية أو غيرها ، وهو مجرد مذكرة بسيطة للتسجيل من طرف واحد.
ويختلف دفتر التسويدة عن دفتر اليومية في أن الأول – دفتر التسويدة – يطبق نظام القيد المفرد، في حين يطبق الثاني – دفتر اليومية – نظام القيد المزدوج.
فمثلا عند بيع بضاعه بالأجل للعميل محمد حسن قيمتها 5000 جنيه بتاريخ 1/1/2012، يكون القيد في دفتر التسويدة هو :
5000 ج مبيعات محمد حسن في 1/1/2012 بالأجل
في حين يكون القيد في دفتر اليومية:
1/1/2012 5000 حـ/ العملاء (محمد حسن)
1/1/2012 5000 حـ/ المبيعات
[ بيع بضاعة بالأجل للعميل/ محمد حسن ]
ويختلف دفتر التسويدة في أنه يعتبر مجرد دفتر لتدوين الملاحظات وليس العمليات المالية فقط .
وهو دفتر مفيد وعملي، ولكن يعيبه أنه عند البحث عن معلومة بعينها، يتم التقليب في العديد من الصفحات والبحث بين السطور، وخاصة إذا كان حجم البيانات كبيرا والتعاملات المالية خلال الفترة كثيرة .
وكلما كان العمليات المالية متعددة ومرتبطة في حين أنها غير منظمة في دفتر التسويدة، كلما كان استخراج المعلومة من البيانات المدخلة صعبا ويستغرق وقتا طويلا.
في حين أن دفتر اليومية يتم تسطيره بطريقة معينة تجعل عمليات البحث والتحليل والتبويب والتصنيف أسرع وأدق.