الهدف و الغرض من الوظيفة:
تخطيط وتنظيم كل الأمور المتعلقة بالمخازن (خامات ، منتج نهائي ، منتج تحت التشغيل ، والمساحات التخزينية) وتحديد الاحتياجات المطلوبة وتنظيم دخول وخروج المخزون طبقاً للإجراءات المعتمدة
الرئيس المباشر:
1- المدير الإداري
2- ممثل الإدارة لنظام الجودة (كجهة إستشارية لأخذ الرأى فقط و كمقيم أداء مباشر)
المهام و المسئوليات:
– المشاركة فى إجتماعات الإدارة العليا و إبداء الرأى فى النتائج و القرارات
– المشاركة و الحضور الفعال فى الإجتماعات الدورية الخاصة بالإدارة
– المشاركة فى صياغة الأهداف و الخطط الرئيسية للمؤسسة
– مسئول عن التخطيط و البرامج التنفيذية الخاصة بالمخازن و التى تصب فى النهاية لتحقيق الأهداف الرئيسية للمؤسسة
– مسئول عن متابعة تنفيذ الخطط الخاصة بإدارة المخازن
– تدريب الأفراد العاملين بإدارة المخازن على أعمالهم و نقل خبرته إليهم بحيث يكونوا مؤهلين للحلول محله فى حالة فراغ المنصب
– مسئول عن تحديد الحدود المخزنية للأصناف وتكويد الأصناف
– مسئول عن إصدار طلبات الشراء لإدارة المشتريات
– المشاركة فى إعداد الإجراءات الخاصة بالمخازن مع ممثل الإدارة لنظام الجودة و مدير تخطيط توكيد الجودة
– مسئول عن إمساك السجلات المخزنية ومتابعة أعمال التخزين وإصدار القرارات بكيفية التخزين
– إقتراح الإجراءات التحسينية و العلاجية و الوقائية التى من شأنها تحسين أداء العمل بإدارته
– إصدار القرارات المناسبة فى حدود سلطاته و التى قد تكون سبباً فى تحسين الأداء المخزني
– إقتراح الميزانية المناسبة لإدارة المخازن فى حدود إمكانيات المنظمة بناءاً على دراسات
– إصدار القرارات المناسبة لكيفية التخزين بما يتوافق مع طبيعة المخزونات
– إجراء جرد دوري للمخازن كل ثلاث شهور ورفع نسخ منه لكل من المدير الإداري ، والمدير التنفيذي ، وممثل الإدارة لنظام الجودة
– رفع تقرير أسبوعى إلى المدير الإدارى لبيان ما تم إنجازه و ما تم تأجيله مع بيان السبب
– جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد لإدارة المخازن
– مدير المخازن مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء المخازن و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
نطاق المسئولية و الإشراف:
مدير المخازن مسئول عن كل ما يخص إدارته و عن سلامة نظام المخازن بالتضامن مع المدير الإدارى و مسئول عن جميع المستندات التى يعتمدها و القرارات التى يتخذها مسئولية كاملة ويجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على كل من:
1- منسقي المخازن
2- أمناء المخازن
3- عمال المخازن
السلطات و الصلاحيات:
– لمدير المخازن الحق الكامل و السلطة المطلقة فى محاسبة و مراجعة أعمال و توقيع الجزاءات الإدارية و إصدار أمر صرف المكافآت و الحوافز لكل من:
1- منسقي المخازن
2- أمناء المخازن
3- عمال المخازن
– مدير المخازن هو الجهة المسئولة عن إصدار واعتماد طلبات الشراء