عملية تخطيط الموارد البشرية تمر ببعض المستويات والمراحل كالتالي:
أولاً: دراسة خطط المنظمة وأهدافها: حيث تساعد هذه الدراسة على تحديد احتياجات المنظمة من الموارد البشرية خلال الفترة الزمنية القادمة.
ثانياً: تحليل بيئة المنظمة: ويكون التحليل باتجاهين:
تحليل البيئة الخارجية: حيث يتم دراسة كل العوامل الخارجية ذات العلاقة والتي تؤثر على سوق العمل، مثل تكوين الموارد البشرية من حيث العمر والجنس ومستوى التعليم والثقافة، وكذلك دراسة التشريعات الحكومية المؤثرة على سوق العمل، والظروف الاقتصادية العامة، والعوامل الجغرافية، وظروف المنافسة على الموارد البشرية، والتطور التكنولوجي، والتغيير في شغل الوظائف (خاصة مزاحمة النساء لرجال في كثير من الوظائف)، بالإضافة إلى دراسة القيم الاجتماعية وعلاقتها بالتوظيف.
تحليل البيئة الداخلية: ويكون ذلك من خلال دراسة حجم ونوع المهارات والخبرات والقدرات ومقارنتها بالعرض والطلب في سوق العمل، ومن خلال هذا التحليل نقوم بمراجعة الوظائف الحالية بهدف معرفة نقاط القوة والضعف في الوظائف والموظفين، بالإضافة إلى عملية تدقيق المهارات حيث يتم إجراء تحليل مفصّل للموظفين ومستوى مهاراتهم لمعرفة الفجوة بين ما هو موجود وبين ما يجب أن يكون.
ثالثاً: التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية من الموارد البشرية: ويتم ذلك من خلال الاستفادة من المعلومات التي تم جمعها في المرحلة السابقة.
رابعاً: مقارنة العرض والطلب على الأيدي العاملة: ويتم ذلك من خلال ما يتوفر للمنظمة من وظائف شاغرة والتي تمثل جانب الطلب، وبين ما يتوفر في سوق العمل من أيدي عاملة والتي تمثل جانب العرض.
خامساً: اقتراح الخطة واعتمادها: وذلك في ضوء مقارنة العرض والطلب في الخطة السابقة، وإذا أظهرت المقارنة نقصاً في الأيدي العاملة يتعين على المنظمة سد هذا النقص من خلال استقطاب عمالة جديدة أو تدريب العمالة الحالية، وإذا أظهرت المقارنة فائضاً في الأيدي العاملة فإن ذلك يحتاج إلى حلول مناسبة تتمثل في بتسريح جزء من العمال أو تجميد الوضع الحالي أو حث العاملين على طلب التقاعد المبكر أو التسريح المؤقت لبعض العاملين.