معلومات عن الأخطاء المحاسبية التي تظهر في دفتر اليومية العام وطرق تصحيحها

الأخطاء التي تظهر في دفتر اليومية العام وطرق تصحيحها :

لقد أشرنا في الجزء الأول من هذا الكتاب الى أن دفتر اليومية العام هو من الدفاتر المحاسبية الالزامية بموجب القانون. وأشرنا الى أنه لا يجوز إجراء شطب او كشط او محو او تحشية بين سطور هذا الدفتر، لهذا كان لا بد من إيجاد طريقة او طرق لتصحيح الأخطاء التي تظهر في دفتر اليومية العام دون اللجوء الى الشطب او المحو و غیره. ومهما كان نوع الخطأ المكتشف في دفتر اليومية العام فإن هناك طريقتين لتصحيحه هما الطريقة المطولة والطريقة المختصرة.

طرق تصحيح الأخطاء في دفتر اليومية العام :

هناك طريقتان لتصحيح الأخطاء المحاسبية في دفتر اليومية العام وهما :

أ- الطريقة المطولة ( غير المباشرة ) : من خلال هذه الطريقة يتم تسجيل قیدین :

* الأول يسمى قيد إلغاء القيد الخاطيء : حيث يتم عكس القيد الخاطىء بأن يجعل الجانب المدين دائناً والدائن مديناً مع مراعاة عكس القيد كما هو وبأخطائه .

* الثاني يسمى قيد التصحيح : حيث يتم اثبات العملية بشكلها الصحيح وفقاً للمستند المرفق بها.

ب- الطريقة المختصرة ( المباشرة ) : من خلال هذه الطريقة يتم تسجيل قيد واحد ، يتضمن إلغاء الخطأ الوارد في القيد المسجل في الدفاتر واثبات ما هو صحيح .

وعلى الرغم من أن الطريقة المطولة (غير المباشرة ) تصلح لتصحيح كافة الأخطاء الواردة في دفتر اليومية العام، إلا أن بعض المحاسبين يفضلون الطريقة المختصرة ( المباشرة) لأنها تختصر في الجهد والوقت.

ويمكن تصنيف الأخطاء التي تقع في دفتر اليومية العام الى :

1- أخطاء السهو الكلي :

قد يحدث عدم تسجيل عملية مالية بالكامل، وعلى الرغم من صعوبة اكتشاف مثل هذا الخطأ لأنه لا يؤثر على توازن میزان المراجعة إلا أنه يمكن اكتشافه من خلال المراجعة للدفاتر وفحص کشوفات الحسابات المختلفة. ومن السهل تصحيح مثل هذا الخطأ إذ يتم تسجيله بتاريخ اكتشاف نسيان العملية المالية، ومثل هذا الخطأ يتم تصحيحه بنفس الشكل سواء اتبعنا الطريقة المطولة أو المختصرة.

مثال (78):

في 7/21 اكتشف المحاسب في شركة النهضة أنه سها عن تسجيل عملية بيع بضاعة تمت في 5/11 لمحلات القدس على الحساب بقيمة 2500 دینار. ما هو قيد التصحيح (الاجراء المناسب) في هذه الحالة ؟

الحل :

فور اكتشاف السهو أي في 7/21 يتم تسجيل القيد التالي :

2500 من حـ/ محلات القدس

2500 الى حـ/ المبيعات

(بيع بضاعة على الحساب المحلات القدس في 5/11)

وغني عن الذكر أن هذا القيد سيتم ترحيله الى دفتر الأستاذ العام شأنه شأن بقية القيود المسجلة في دفتر اليومية العام .

2- أخطاء إرتكابية كلية في المبلغ :

وهذا يعني أن المحاسب قد أخطأ في كتابة المبلغ في طرفي القيد، مما يعني أن ذلك لن يؤثر على توازن میزان المراجعة، إذ سيتوازن الجانبين لأن الخطأ كان بزيادة المبلغ او تخفيضه في الجانبين، ومثل هذا النوع من الأخطاء يمكن تصحيحه بالطريقة المطولة كما يمكن تصحيحه بالطريقة المختصرة فإذا كان هناك مبالغة في المبالغ المسجلة فإنه يتم بالطريقة المختصرة عكس القيد المسجل بالفرق بين المبلغين المسجل في القيد الخاطىء والصحيح ، أما إذا كان الخطأ بتخفيض المبلغ المسجل عن المبلغ الصحيح فإنه يتم بالطريقة المختصرة إعادة كتابة القيد مرة أخرى بالفرق بين المبلغين الصحيح والمسجل في القيد الخاطيء .

مثال (79) :

في 8/7 اكتشف المحاسب أن هناك خطأ في القيد المسجل بتاريخ 2/5 والمتعلق بشراء بضاعة على الحساب من ناصر بمبلغ 553 دينار حيث سجل القيد بذلك التاريخ على النحو التالي :

535 من حـ/ مشتريات 2/5

535 الى حـ/ ناصر

والمطلوب :

تصحيح القيد الخاطيء ؟

الحل :

حسب الطريقة المطولة : يتم الغاء القيد الخاطيء بعكسه تماماً :

535 من حـ/ ناصر 8/7

535 الی حـ/ مشتريات

يتم إثبات القيد الصحيح :

553 من حـ/ مشتريات 8/7

553 الی حـ/ ناصر

 

أما حسب الطريقة المختصرة :

نأخذ الفرق بن الرقمين 553 – 535 = 18 دینار وحيث أن المبلغ الحقيقي أكبر من المبلغ المسجل في القيد بقيمة 18 دينار فإنه يتم إعادة كتابة القيد بالفرق أي :

18 من حـ/ مشتريات 8/7

18الى حـ/ ناصر

مثال (80):

تم دفع رواتب الموظفين البالغة 1200 نقداً في 12/28 وقد اكتشف المحاسب في 12/31 أنه قد سجل القيد السابق خطأ إذ سجله كالتالي :

2100 من حـ/ رواتب الموظفين 12/28

2100 الى حـ/ الصندوق

والمطلوب :

تصحيح الخطأ السابق ؟

الحل :

حسب الطريقة المطولة :

يتم الغاء القيد الخاطيء :

2100 من حـ/ الصندوق 12/31

2100 الى حـ/ رواتب الموظفين

يتم اثبات القيد الصحيح :

1200 من حـ/ رواتب الموظفين

1200الى حـ/ الصندوق

أما حسب الطريقة المختصرة :

تأخذ الفرق بين الرقمين 2100 – 1200 = 900 دينار، وحيث أن المبلغ الحقيقي أقل من المبلغ المسجل في القيد بقيمة 900 دينار فانه يتم عكس القيد الخاطئ بالفرق اي :

900 من حـ / الصندوق 31/12

900 الى حـ/ رواتب الموظفين

3- أخطاء ارتكابية جزئية في المبلغ :

وهذا يعني أن المحاسب قد أخطأ في كتابة المبلغ في أحد طرفي القيد، الأمر الذي سيؤثر على توازن میزان المراجعة. ومثل هذا النوع من الأخطاء لا يمكن تصحيحه بالطريقة المختصرة لذلك يتم اللجوء دائماً إلى الطريقة المطولة لتصحيح مثل هذا النوع من الأخطاء . ويمكن اكتشاف مثل هذا الخطأ من خلال المراجعة الحسابية .

مثال (81):

في 8/10 سددت محلات زیاد التجارية فاتورة كهرباء بقيمة 39 دینار نقداً وقام المحاسب بتسجيل العملية كالتالي :

39 من حـ/ فاتورة كهرباء 8/10

93 الى حـ/ الصندوق

وعند جمع جانبي اليومية العامة في 9/15 اكتشف المحاسب الخطأ والمطلوب : بیان كيفية تصحيح هذا الخطأ ؟

الحل :

هذا الخطأ الإرتكابي لا يمكن تصحيحه إلا بالطريقة المطولة و كالتالي : قيد إلغاء القيد الخاطيء:

93 من حـ/ الصندوق 9/15

39 الى حـ/ فاتورة كهرباء

قد إثبات القيد الصحيح :

39 من حـ/ فاتورة كهرباء 9/15

39 الى حـ/ الصندوق

 

4- أخطاء ارتكابية جزئية في إسم الحساب :

معنى ذلك أن المحاسب قد أخطأ في كتابة إسم الحساب في دفتر اليومية كأن يكتب محمد بدلاً من محمود او حمد بدلاً من أحمد وهكذا …، الأمر الذي لا يؤثر على توازن میزان المراجعة، ويمكن اكتشاف مثل هذه الأخطاء عند إجراء مطابقة ما بين الأرصدة الدفترية للعملاء والموردين مع الكشوفات التي ترد منهم لبيان مستحقاتهم والمستحق لهم، ويمكن تصحيح هذه الأخطاء بالطريقتين المطولة والمختصرة. حيث يتم في الطريقة المختصرة عكس موقع الحساب الخاطىء أي جعله دائناً إن كان مديناً وجعله مديناً إن كان دائناً ثم يسجل في الجانب الآخر من القيد الحساب الصحيح.

مثال (82):

في 2004/3/3 م سدد التاجر مؤيد حساب صالح البالغ 250 دینار نقدًا وقام المحاسب بإثبات القيد التالي في دفاتر التاجر مؤيد :

250 من حـ/ صلاح

250 الى حـ/ الصندوق

المطلوب : تصحيح الخطأ في يومية مؤيد بالطريقتين .

الحل : بالطريقة المطولة :

1- إثبات قيد إلغاء القيد الخطأ بالشكل التالي :

250 من ح/ الصندوق

250 الى حـ/ صلاح

2- إثبات القيد الصحيح على النحو التالي :

250 من حـ/ صالح

250 إلى حـ/ الصندوق

بالطريقة المختصرة :

250 من حـ/ صالح

250 إلى حـ/ صلاح

هذا ويمكن أن يقع أكثر من خطأ في العملية الواحدة كأن يقع خطأ في المبلغ وإسم الحساب معاً ولتوضيح ذلك تأخذ المثال التالي :

مثال (83):

في 2004/7/1 م إشترى التاجر ساهر أثاثاً من معرض أيمن للأثاث بمبلغ 816 دینار بشيك . وقام المحاسب بإثبات القيد التالي في دفتر يومية ساهر :

186 من حـ/ المشتريات

186 إلى حـ/ البنك

(إثبات شراء أثاث من معرض أيمن للأثاث بشيك بمبلغ 816 دينار)

المطلوب :

تصحيح الخطأ في يومية ساهر بالطريقتين .

الحل :

بالطريقة المطولة :

1- إثبات قيد الإلغاء بالقيد :

186 من حـ/ البنك

186 إلى حـ/ المشتريات

2- إثبات القيد الصحيح على الشكل التالي : ـ

816 من حـ/ الأثاث

816 إلى حـ/ البنك

 

بالطريقة المختصرة :

816 من حـ/ الأثاث

إلى مذكورين :

630 حـ/ البنك

186حـ/ المشتريات

5- أخطاء ارتكابية جزئية معوضة ( متكافئة ) :

حيث يرتكب المحاسب خطأين في قيدين مختلفين غير أن الخطأ الأول يعوّض من حيث القيمة الخطأ الثاني كأن يظهر في القيد الأول حساب الصندوق مديناً بأكبر من قيمته بمبلغ 20 دينار مثلاً ثم يظهر في القيد الثاني حساب الصندوق دائناً بأكبر من قيمته بمبلغ 20 دینار وبالتالي يتحقق التوازن لحساب الصندوق ، ومثل هذا النوع من الأخطاء لا يؤثر على توازن میزان المراجعة وفي الغالب لا يمكن تصحيحه إلا بالطريقة المطولة .

مثال (84) :

إليك العمليات التالية والتي تمت لدى محلات الرازي التجارية : في 5/10 إشتری بضاعة بمبلغ 120 دينار من محلات العبدلي على الحساب ، وتم القيد في الدفاتر في ذلك التاريخ كما يلي :

120 من حـ/ المشتريات

102 الى حـ/ محلات العبدلي

في 6/25 باع بضاعة إلى محلات خالد بمبلغ 86 دينار على الحساب وتم قيد العملية في دفاتر الرازي في نفس التاريخ كما يلي :

68 من حـ/ محلات خالد

86 إلى حـ/ المبيعات

المطلوب : تصحيح هذه الأخطاء بالطرق الممكنة .

الحل :

هناك خطأن أحدهما نقص في المبلغ الدائنة به محلات العبدلي يقابله نقص في المبلغ المدينة به محلات خالد بنفس القيمة (18) دینار. فعند إكتشاف هذه الأخطاء تصحح بإتباع الطريقة المطولة كما يلي :

العملية الأولى :

1- قيد الإلغاء للقيد الخطأ :

102 من حـ/ محلات العبدلي

120 إلى حـ/ المشتريات

2- إثبات القيد الصحيح على النحو التالي :

120 من حـ/ المشتريات

120 إلى حـ/ محلات العبدلي

العملية الثانية :

1- إلغاء القيد الخطأ كما يلي :

86 من حـ/ المبيعات

68 إلى حـ/ محلات خالد

2- إثبات القيد الصحيح كما يلي :

86 من حـ/ محلات خالد

86 إلى حـ/ المبيعات

6- الأخطاء الفنية :

مثل هذه الأخطاء تظهر نتيجة قلة خبرة المحاسب أو نتيجة جهله في قواعد ومبادىء المحاسبة ولمسميات الحسابات، والأخطاء الفنية لا تؤثر على توازن میزان المراجعة ويمكن تصحيحها بالطريقتين المطولة والمختصرة .

مثال (85) :

بتاريخ 2/1 إشترت محلات ربيع آلة بمبلغ 5500 دینار من الشركة الدولية على الحساب وقام المحاسب بإثبات العملية في الدفاتر بالقيد :

5500 من حـ/ المشتريات

5500 إلى حـ/ الشركة الدولية

المطلوب : تصحيح هذا الخطأ بالطريقتين المتعارف عليهما .

الحل :

الخطأ هنا بأن جعل المحاسب حـ/ المشتريات مديناً بدلاً من حـ/ الآلات .

حسب الطريقة المطولة :

1- إلغاء القيد الخطأ بالشكل التالي :

5500 من حـ/ الشركة الدولية

5500 إلى حـ/ المشتريات

2- إثبات القيد الصحيح بالشكل التالي :

5500 من حـ/ الآلات

5500 إلى حـ/ الشركة الدولية

وبالطريقة المختصرة :

5500 من حـ/ الآلات

5500 إلى حـ/ المشتريات