معلومات عن السياسات والإجراءات المالية لشركة مقاولات قائمة

دليل السياسات والإجراءات المالية لشركة مقاولات قائمة

الفصــل الأول

دليــــل السياســــــــــات والإجراءات
المــــــــــــــــــــــالية لشركة مقاولات قائمة

السياســـات العامـــــــــة
المقدمة

الهدف من السياسات :

تهدف هذه اللائحة إلى بيان القواعد الأساسية للنظام المالي والاداري التي يراعي إتباعها لدى الشركة و تحديد السياسات والإجراءات داخل الادارة المالية و اداريات تنظيم علاقة الشركة بالموظفين.
إن أى مسئول بالشركة يمكنه أن يقدم إقتراحات وتوصيات بخصوص أية تعديلات على محتوى هذا الدليل، إلا أن هذه الإقتراحات والتوصيات يجب أن تمر صعوداً وفقاً للهيكل التنظيمى المعتمد للدراسة والموافقة ومن ثم الإعتماد النهائى من الإدارة العليا.

تعريــف :

تكون المصطلحات التالية والمستخدمة ضمن هذه اللائحة المعاني المبينة بجانبها وفقا لما يقتض السياق خلال ذلك:
الشركــة : الصحابة للتجارة والمقاولات .
الكفيل : الشريك القطرى .
المدير العــام : مدير عام الشركة والشريك المصرى .
المدير المــالي:المدير المالي والمسئول المالي عن كافة الأعمال المالية أو من ينوب عنه والمحاسبية لدى الشركة.
الإدارة الماليـة : إدارة الشئون المالية للشركة.

اعتماد السياسات :

تعتمد هذه اللائحة من قبل المدير العام أو من ينوب عنه ولا يجوز تعديل أو تغيير أي مادة أو فقرة فيها إلا بموجب قرار صادر عنه أو من ينوب عنه بذلك ، وفي حالة صدور أية تعديلات ينبغي تعميمها على كل من يهمه الأمر قبل بدء سريانها بأسبوع علي الأقل .

حدود تطبيق السياسات :

كافة المعاملات المالية و الادارية للشركة وكل ما من شأنه المحافظة على حقوقها و ممتلكاتها كما تنظم قواعد الصرف و التحصيل و سلطات الاعتماد .
تعتبر هذه السياسات والإجراءات المالية الموجودة فى هذا الدليل تتناسق مع معايير المحاسبة الدولية ifrs .
تعتبر هذه السياسات والإجراءات الادارية الموجودة فى هذا الدليل تتناسق مع أحكام نظام العمل القطري .

الباب الأول : السياسات المالية والمحاسبية
مادة (1) : السنة المالية للشركة :
السنة المالية للشركة اثنتا عشر شهراً ميلاديا تبدأ في اليوم الأول من شهر يناير وتنتهي في اليوم الأخير من شهر ديسمبر من ذات العام.
مادة (2) : التسجيل المحاسبي :

• يتم تسجيل الاصول الثابتة للشركة وفقا لمبدأ التكلفة التاريخية وباقي الاصول والخصوم وفقا لمبدأ القيمة العادلة .
• قيد الإيرادات والنفقات وفقاً لأساس الاستحقاق.
• تسجل حسابات الشركة وفقاً لطريقة القيد المزدوج في ضوء القواعد والأعراف المحاسبية المتعارف عليها.
• تفتح حسابات الشركة وفقاً لما هو وارد بدليل الحسابات.
• يتم تسجيل القيود المحاسبية باللغة العربية ومن واقع مستندات معتمدة من الأشخاص أصحاب صلاحيات الاعتماد.
• وتتم الإجراءات المحاسبية لعمليات الشركة باستخدام اجهزة الحاسب الآلي في المقر الرئيسي للشركة.

مادة (3) : القوائم المالية :

يتم إعداد القوائم المالية للشركة وفقاً للمعايير المحاسبية المتعارف عليها والمعمول بها في دولة القطرية .

مادة (4) : الأصول الثابتة :

أ‌- تسجل الأصول الثابتة بتكلفتها التاريخية متضمنة كافة التكاليف اللازمة لجعل الأصل صالحاً للتشغيل.
ب‌- تظهر الأصول الثابتة بالقوائم المالية بتكلفتها التاريخية مخصوماً منها مجمع الإهلاك المتراكم.
ت‌- تستهلك الأصول الثابتة بإتباع طريقة القسط الثابت ووفقاً للنسب المئوية التي يعدها المدير المالي والتي سيسترشد في إعدادها بالنسب المئوية لإهلاك الأصول الثابتة الصادرة عن الهيئة القطرية للمحاسبين القانونيين أو النسب التي يعدها المدير المالي ويقرها رئيس مجلس الإدارة أو من ينيبه .
ث‌- الفصل بين المصاريف الرأسمالية والإيرادية باعتبار الأولى هي التي تكون غير متكررة وتطيل العمر الإنتاجي والاقتصادي للأصل وتحديد سقف أدنى لقيمة المصروف لاعتبار المصروف رأسمالي.
مادة (5) : المخزون :
• يقيم المخزون السلعي وفقاً لسعر التكلفة أو السوق أيهما أقل ويحدد سعر التكلفة على أساس المتوسط المرجح .
• استخدام طريقة الجرد الدوري للمخزون على ان يتم استخدام الجرد المستمر للمخزون مع بداية عام 2016م .
مادة (6) : العملات الأجنبية :
• يتم تقييم المعاملات التي تتم بالعملات الأجنبية إلى الريال القطري وفقاً لأسعار الصرف السائدة بتاريخ إجراء المعاملات المالية كما تحول الأصول والخصوم المسجلة بالعملات الأجنبية إلى الريال القطري في تاريخ أعداد المركز المالي وفقاً لأسعار الصرف السائدة في نهاية السنة المالية وتسجل فروق التحويل في حساب فروق تقييم العملة في قائمة الدخل .

مادة (7) : مخصص مكافأة ترك الخدمة والإجازات :
• يتم احتساب مخصص مكافأة ترك الخدمة والإجازات للعاملين إن وجد طبقاً للوائح والقوانين المعمول بها داخل الشركة والتي يجب أن لا تتعارض مع أنظمة العمل والعمال الواردة بقانون العمل القطري .
مادة (8) : المدير المالى مسئول عن :
أ‌- تنفيذ و مراقبة احكام اللائحة المالية و القرارات التنفيذية لها .
ب‌- اتخاذ اجراءات التأمين على اموال و ممتلكات الشركة ضد جميع الاخطار .
ت‌- اتخاذ اجراءات التأمين على امناء المخازن و ارباب العهد النقدية و المحصلين و ما فى حكمها ضد جميع الاخطار كالسرقة و الحوادث و خيانة الامانة مع مراعاة كفاية التأمين و استمرارة و ذلك بشرط تطبيق مبدأ التكلفة و العائد.
ث‌- اتخاذ اجراءات الجرد السنوى للخزائن الرئيسية و الفرعية فى موعده ، وكذلك اجراء الجرد المفاجئ بين وقت و اخر للمخزن الرئيسى و المخازن الفرعية (ان وجدت ) ولة سلطة تفويض من يباشر اجراء الجرد نيابة عنه دون ان يخل ذلك بمسئوليته.
ج‌- اجراء الجرد النصف السنوى لكافة الاصول الثابتة للشركة و مطابقتها على سجلات الاصول الثابتة للشركة .
ح‌- على المدير المالى وضع الانظمة المالية التالية ومباشرة تنفيذها وله ان يستعين فى ذلك بخبرة الاجهزة الفنية أو المكاتب الاستشارية المتخصصة اذا لزم الامر.
1- المشاركة في اعداد الموازنة التخطيطية و الموازنة الاستثمارية للشركة .
2- نظام الرقابة الداخلية بما يتضمنة من نظام الضبط الداخلى .
3- النظام المحاسبى المالى بما فى ذلك :-
– المجموعة الدفترية الواجب امساكها على ان يتضمن على الاقل الدفاتر و السجلات التى نصت عليها القوانين السارية على الوجوب امساكها.
– الدورات المستندية .
– التقارير المالية الدورية .
– نظم التكاليف التى تناسب طبيعة عمل الشركة.
يصدر بهذه النظم قرارات من مجلس الادارة أو من ينوب عنهم .
خ‌- عدم الاخلال بنظم الرقابة الداخلية وما تشتمل علية من رقابة داخلية ،يلزم ان تتم مراجعة جميع العمليات المالية قبل الصرف سواء كان الصرف بموجب شيكات أو نقداً أو من خلال السلف أو العهد المستديمة أو المؤقتة .

مادة (9) : صلاحيات البيع والشراء والتعاقدات :
مع عدم الإخلال ببنود اللوائح المالية و لوائح المشتريات و أى لوائح اخرى منظمة للعمل بالشركة يلزم موافقة رئيس مجلس الادارة أو من ينوب عنه فيما يلى :
• ابرام قروض مع البنوك أو افراد أو زيادة أو تخفيض راس المال.
• ابرام العقود التى ترتب التزامات على الشركة لاكثر من سنة مالية .
• التصالح أو التنازل أو فسخ العقود.
• انشاء فروع جديدة للشركة و أى استثمارات جديدة.
• بيع وشراء أى اصل من الاصول الثابتة للشركة.
• تعديلات نظم الاجور أو الحوافز للادارة العليا و الادارات المتوسطة.
• تعديلات الهيكل التنظيمى للشركة أو التوصيف الوظيفى.
• تعديلات اللوائح أو السلطات المالية.
مرفق قائمة بالصلاحيات المدير العام سيتم العمل بها بعد اعتمادها من المدير العام وقائمة بصلاحيات مديري الادارات.” مرفق 1 ”

الباب الثاني : الحسابات والقوائم الختامية والتقارير الدورية

مادة (10) : القيود المحاسبية والسجلات :

تنظم حسابات الشركة وفقا لما تقضى به قواعد ونظم واحكام المعايير المحاسبية القطرية وتمسك الشركة مجموعة الدفاتر والسجلات والمطبوعات اللازمة لتطبيق النظام وذلك دون الاخلال بامساك الدفاتر القانونية التى تتطلبها القوانين الصادرة عن هيئة المحاسبين القطريين ويكون مسئول عن ذلك المدير المالى .
يتم القيد باجهزة الحاسب الالى اولا باول من واقع المستندات المعتمدة من الجهة المختصة بالادارة المالية مع ضرورة حفظ المستندات المؤيدة للقيود بطريقة تمكن من الرجوع اليها , ويجب تقسيم العمل بإدارة الحسابات بما يتفق ومبادئ الرقابة الداخلية ولائحتها التنفيذية ويكون مسئول عن ذلك السيد المدير المالى أو من ينوبه دون الاخلال بمسئوليته.

مادة (11) : التقارير الدورية والربع سنوية :

أ‌- يتولى المدير المالي مراجعة واعتماد التقارير المالية الشهرية والربع سنوية والتأكد من صحة البيانات المدرجة فيها وعرضها على الجهات الإدارية المعده من أجلها في المواعيد المحددة لذلك .
ب‌- يتولى المدير المالي تحليل البيانات الواردة في التقارير المالية والحسابات الختامية باستخدام أساليب التحليل المالي المتعارف عليها ورفع تقرير بنتائج هذا التحليل ومدلولاته للادارة العليا .
ت‌- في حال غياب المدير المالي يتولى رئيس الحسابات مهام وواجبات المدير المالي المذكورة وذلك من خلال قرار تفويض صادر من المدير العام .
ث‌- التقارير ربع سنوية تتضمن ما يلى :-
1- القوائم المالية ( مركز مالى – قائمة الدخل – قائمة التدفق النقدى – التغير فى حقوق الملكية ).
2- كشوف تفصيلية بحركة وارصدة الحسابات والدفاتر التحليلية أو دفاتر الاستاذ المساعدة .
3- تقريرا توضح فية الموارد والاستخدامات الفعلية مقارنا بإعتمادات الموازنة التخطيطية المعتمدة واى تقارير اخرى تطلبها الادارة العليا.

مادة (12) : الحسابات والقوائم الختامية :

أ‌- المدير المالي يتولى إصدار التعليمات الواجب إتباعها لإقفال الحسابات في موعد أقصاه خمسة عشر يوماً قبل نهاية العام المالي للشركة تعد الادارة المالية القوائم المالية السنوية الغير مدققة (مركز مالى ، قائمة الدخل , قائمة التدفق النقدى , قائمة التغير في حقوق الملكية ).
ب‌- رئيس الحسابات يتولى مهمة إعداد موازين المراجعة للشركة تفصيلاً وتقديمها للمدير المالي .
ت‌- المدير المالي يتولى مهمة مراجعة ميزان المراجعة السنوي للشركة والقوائم المالية الختامية مؤيدة بمرفقاتها التفصيلية ومناقشتها مع المراجع الخارجي .
ث‌- المدير المالي يتولى إعداد التقرير المالي السنوي موضحاً نتائج أعمال كافة أنشطة الشركة وإرفاقه مع القوائم الختامية وعرضه على المدير العام ومن ثم عرضها على مجلس الإدارة .
ج‌- المدير المالي يقوم بوضع قواعد ونسب توزيع النفقات غير المباشرة على الأنشطة أو مراكز التكلفة ومناقشتها مع المدير العام ومن ثم اعتمادها من مجلس الإدارة .
ح‌- المدير المالي يكون مسئول ان جميع القوائم المالية اعدت طبقاً للقواعد و الاعراف و المعايير ifrs على ان يراعى ما يلى :
1- اجراء كافة التسويات الجردية قبل اعداد القوائم المالية بحيث تحمل السنة المالية بكافة ما يخصها من نفقات و ايرادات طبقاً للمبادئ المحاسبية المتعارف عليها و بحيث تظهر القوائم المالية الختامية نتيجة اعمال المنشأة فى نهاية هذه الفترة .
2- احتساب الاحتياطيات القانونية .
3- تكوين المخصصات الكافية لمقابلة جميع الالتزامات و المسئوليات و الخسائر المحتملة على سبيل المثال لا الحصر:
– مخصص الديون المشكوك فى تحصيلها بنسبة 100% من قيمة الديون التى مضى عليها 90 يوم فأكثر من استحقاقها و لم تحصل حتى تاريخ الاقفال.
– مخصص لمقابلة الاصناف الراكدة بمخازن الخامات بنسبة 50% اذا لم يتحرك خلال 120 يوم حتى تاريخ الاقفال و بنسبة 100% بعد مرور 180 يوم حتى تاريخ الاقفال

الباب الثالث : الموازنة التقديرية

مادة (13) : تعريف الموازنة التقديرية :

الموازنة التقديرية هي البرنامج المالي السنوي للشركة لتحقيق الأهداف التي يقررها مجلس الإدارة وهي تتضمن جميع الاستخدامات والموارد لأوجه أنشطة الشركة بما يتحقق مع الإستراتيجية الموضوعة.
تسعى الموازنة التقديرية لتحقيق ما يلي :
أ‌- تعبر عن خطة عمل منظمة ومعدة على أساس علمي مستند إلى دراسات واقعية .
ب‌- توضح الاهداف المحددة لنشاط الشركة المستقبلي.
ت‌- تساعد إدارة الشركة على تنفيذ سياساتها والتعريف بتلك السياسات .
ث‌- تستخدم كأداة لقياس الأداء الكلي بالشركة .
ج‌- تستخدم كأداة من أدوات الرقابة والضبط الداخلي وذلك عن طريق المقارنات المستمرة بين الأرقام المقدره والأرقام الفعلية والتي عن طريقها يمكن اكتشاف نقاط الضعف والعمل على تقويتها.
ح‌- تساعد على تقدير احتياجات الشركة من رأس المال العامل وكمية النقد السائل اللازمة لسداد الالتزامات الدورية أولاً بأول.

مادة (14) : إعداد الموازنة التقديرية :

أ‌- يصدر مجلس الإدارة أو من ينوبه سنوياً قرار بتتشكل لجنة لاعداد الموازنة على ان يكون المدير العام رئيساً للجنة وكذلك إصدار التعليمات الواجب إتباعها عند إعداد الموازنة التقديرية وفقاً للأسس التي تحقق أغراض الشركة.
ب‌- يتم تقدير الموازنة من إيرادات ومصروفات بالريال القطري ( وعلى أساس سعر الصرف الرسمي السائد في بالريال القطري بالنسبة للعملات الأخرى –إن وجدت- عند تقديم مشروع الموازنة).
ت‌- تعد كل ادارة من إدارات الشركة قبل بدء السنة المالية بثلاثة اشهر على الاقل(في بداية شهر أكتوبر من كل عام) مشروعا للموازنة التخطيطية عن السنة المالية القادمة متضمناً برنامج العمل بها ,على أن يتم الانتهاء من الإعداد قبل نهاية النصف الاول من شهر ديسمبر من كل عام.
ث‌- تقوم الادارة المالية بتجميع البيانات الخاصة بالموازنة التخطيطية من الادارات المختلفة على ان يتم مراجعتها ووضعها فى صورة مجملة و عرضها على لجنة اعداد الموازنة التخطيطية قبل نهاية شهر نوفمبر من كل عام .
ج‌- تتولى لجنة اعداد الموازنة تنسيق و تعديل التقديرات المقدمة من الادارات المختلفة وكذلك الدعم الفنى لتلك الادارات اذا لزم الامر ثم تعد مشروعا متكاملا للموازنة التخطيطية وذلك قبل نهاية النصف الاول من نوفمبر من كل عام .

مادة (15) : تصديق الموازنة والعمل بها :

أ‌- يرفع مشروع الموازنة التخطيطية من لجنة الموازنة الى المدير العام بعد انتهاء اعمال لجنة الموازنة فى موعد غايته الاول من ديسمبر من نفس العام لاعتمادها بعد الدراسة والمناقشة فى اسس الاعداد و مدى تناسق و تحقيق البرامج و الاهداف .
ب‌- بعد اعتماد الموازنة التخطيطية تقوم الادارة المالية بأبلاغ الادارات المختلفة بالإعتمادات المقررة لها و تلتزم تلك الإدارات بالتنفيذ فى حدودها وامكانية الحصول على التجاوز لابد من اعتمادها من المدير العام .
ت‌- يجوز للمدير المالي في حالة تأخر صدور أو تصديق الموازنة اعتماد الإنفاق في السنة المالية الجديدة على غرار اعتمادات الصرف في السنة المالية السابقة .
ث‌- تعد الموازنة التخطيطية وسيلة رقابة مباشرة على نشاط و اعمال الشركة ، تعد الادارة المالية تقريرا دوريا شهرياً فى اليوم الخامس من الشهر التالى موضحا به الموارد و الاستخدمات الفعلية مقارنا بتقديرات الموازنة التخطيطية والانحرافات و مبرراتها و طرق علاجها أو التغلب عليها و مدى مطابقة التنفيذ الفعلى مع البرامج التى بنيت على اساسها تقديرات الموازنة و مشروع التنبؤ لباقى العام .
ج‌- تكون السلطة في التجاوز لبنود الموازنة و نصاب التجاوز المصرح به لكل من ادارات الشركة و ذلك فيما يتعلق بحالات التجاوز التالية :
1. التجاوز في حدود نسبة 10 % من قيمة البنود يسمح به من خلال مديري الادارات بشرط الا يتعدى نسبة 3% من اجمالي الموازنة .
2. التجاوز في حدود نسبة 25 % من قيمة البنود يسمح به من المدير العام بشرط الا يتعدى نسبة 5 % من اجمالي الموازنة
3. التجاوز فى احد بنود الصرف مقابل وفر بند أو بنود اخرى يكون من سلطة المدير المالى و يعتمد من المدير العام.

الباب الرابع : المـــوارد

أ‌- يقصد بالموارد الايرادية كل ما تحصل علية الشركة من ايرادات عن كافة عملياتها الجارية و الناتجة عن ممارستها لانشطتها المختلفة.
ب‌- يقصد بالموارد الراسمالية كل ما تحصل علية الشركة نتيجة بيع اصل من الاصول.
ت‌- تراعى ادارة الشركة عند اعداد البرامج اللازمة لتحقيق نشاطها ان يكون تمويل عملياتها الجارية معتمدا اساسا على الموارد الايرادية الناتجة من مباشرتها لانشطتها المختلفة و عليها ان تتخذ فى جميع معاملاتها مع الغير ما يضمن حقوق المنشأة و انتظام مواردها.
ث‌- يفتح حساب أو اكثر لدى بنك أو اكثر و الذى تحدده ادارة الشركة تورد اليه كافة المتحصلات (نقدية – شيكات أو كمبيالات للتحصيل – مستخلصات أو موارد اخرى …..) تقوم الادار المالية بمتابعة هذا الحساب و عمل مذكرات التسوية اللازمة – عدم اصدار أى شيكات على هذا الحساب بدون غطاء .
ج‌- يجب توريد المتحصلات النقدية أو الواردة بشيكات أو بحولات أو بغيرها الى البنك فى ذات اليوم أو فى موعد غايته الساعة الثانية عشر ظهرا من يوم العمل التالى للتحصيل.
ح‌- الإدارة المالية تتابع تحصيل حقوق الشركة في أوقات استحقاقها وإعداد تقارير ترفع للمدير العام عن أي حقوق استحقت وتعذر تحصيلها لاتخاذ الإجراءات المناسبة بشأنها على أن يتم مراقبة أعمار الذمم المدينة بصفة شهرية .
خ‌- لا يجوز التنازل عن أي حقوق للشركة يتعذر تحصيلها إلا بعد استنفاد كافة الوسائل اللازمة لتحصيلها ويجوز بقرار من مجلس الإدارة أو من ينوبه إعدام الديون المستحقة للشركة بعد استنفاد كافة الوسائل الرسمية الممكنة للتحصيل.
د‌- يتم تحصيل الأموال المستحقة للشركة لدى الغير إما نقداً أو بشيكات أو بأي محرر ذي قيمة نقدية وتقبض حقوق الشركة بواسطة أمين الصندوق أو من يكلف بالتحصيل ويحرر بها سند قبض ، مع مراعاة أن تحرر كافة الشيكات الواردة باسم الشركة فقط وليس بأسماء أشخاص.
ذ‌- يتعين على المدير المالي متابعة إيرادات الشركة المحصلة بشيكات والتأكد من تحصيلها في مواعيدها والقيام بالإجراءات اللازمة لحفظ حقوق الشركة في حالة رفض هذه الشيكات من قبل البنوك ورفع تقرير لمجلس الإدارة أو من ينوبه بالشيكات التي تم رفضها والإجراءات التي تم اتخاذها لحفظ حقوق الشركة.
يجوز للشركة ان تدبر ما تحتاج اليه من موارد اضافية بكل أو بعض الطرق الاتية :-

1. التمويل عن طريق الشركاء أو اضافة كفلاء جدد) .
3.التسهيلات الائتمانية .
6. التمويل بالمشاركة أو المرابحة
5.القروض .
2.زيادة راس المال .
4.تسهيلات موردين .

على ان تختار الادارة العليا من بين هذه الطرق لكل حالة ما يجمع بين النسب الشروط و بين تحقيق اكبر عائد ممكن مع عدم الاخلال بما ورد فى اللائحة من ضوابط تحكم هذه الامور .

الباب الخامس : المدفوعات

مادة (16) : مكونات نفقات الشركة :
1. تكاليف المشتريات الداخلية والخارجية .
2. تكاليف الإنتاج / تكاليف المشروع .
3. تكاليف البيع والتسويق . الدعاية والاعلان .
4. تكاليف اقتناء الأصول الثابتة.
5. المصروفات المترتبة لقاء الخدمات المقدمة من الغير.
6. المصاريف الإدارية والعمومية.
7. المصاريف المختلفة.
مادة (17) : لصحة المدفوعات يشترط توافر الشروط التالية :
• أن تتم بموافقة المديرالعام أو من ينوب عنه بمذكرة مسبقاً يحدد فيها ما إذا كانت المدفوعات رأسمالية أم إيراديه ماعدا المدفوعات المعقودة حكما المشار إليها بالمادة (18) أدناه.
تكون المشتريات أو الأشغال أو الخدمات المنفذة كلياً أو جزئياً لصالح نشاط الشركة.
توفر مستند يثبت مطالبة الغير بقيمة توريد الخدمة أوالأصل كالفاتورة مثلاً.
توفر مستند أصولي يثبت استلام الشركة فعلياً للبنود المشتراة أو الخدمات المقدمة.

مادة (18) : المدفوعات المعقودة :

تعتبر المدفوعات التالية معقودة حكماً ولا تحتاج لموافقة مسبقة من المدير العام أو من ينوب عنه:-
– المدفوعات الناشئة عن العقود المبرمة بمجرد توقيعها المدير العام أو من ينيبة مثل الإيجارات والتأمينات الاجتماعية وما شابهه……الخ.
– وكذلك المدفوعات العائدة للخدمات المقدمة من الجهات الحكومية ذات الأسعار المحددة مثل مصروفات البريد والهاتف والكهرباء ….الخ.

مادة (19) : اجراءات المدفوعات والسداد :

يضع المدير المالى بالاشتراك مع مدير عام الشركة نظاما يكفل وفاء المنشأة بالتزاماتها لمستحقيها فى المواعيد المحددة طبقاً لما هو قائم من عقود أو ارتباطات.
يتم سداد النفقات بموجب سند صرف أو أمر دفع بإحدى الطرق التالية :
– نقداً من العهدة النثرية،على أن لا يتجاوز السقف المحدد للصرف النقدي.
– بشيك على إحدى البنوك المتعامل معها.
تحويل على البنك ( حوالة بنكية – اعتماد مستندي – …… وما شابهه ذلك) ، يتم ذلك بعد التأكد من استكمال المعاملة لجميع مسوغات الصرف وإرفاق المستندات الدالة علي ذلك وكذلك اكتمال التوقيعات عليها من الموظفين المختصين واعتماد الصرف من صاحب الصلاحية وطبقاً للإجراءات الموضحة في النظام المالي ، يتم ختم المستندات متى تم صرفها بخاتم مدفوع ليشير إلى سداد قيمتها.
لا يجوز الصرف الا فى حدود الموازنة التخطيطية المعتمدة ، و على المدير المالى التأكد من قيام الطرف الاخر بتنفيذ الارتباط أو التعاقد أو عند الاستحقاق و يجوز للمدير العام أو من ينيبة صرف مبلغ مقدماً تحت الحساب اذا استدعيت الظروف ذلك بشرط الحصول على الضمانات الكافية قبل الصرف.
لا يجوز تحرير شيكات لحاملها أو على بياض ويجب أن يكون الشيك مسحوباً باسم شخص طبيعي أو شخصية اعتبارية ولا يصرف إلا للمستفيد الأول فقط ويراعى التوقيع على مستند الصرف من قبل المخول بالاستلام بناء على تفويض مسبق و بالمقابل إصدار سند قبض يفيد استلامه الشيك مع أهمية الاحتفاظ بكعوب الشيكات في مكان أمين تحت رقابة المدير المالي. وفى جميع الحالات لا يجوز لاحد العاملين أو المديرين اعتماد صرف مبالغ خاصة به الا بإعتماد السلطة الاعلى منه .
لا يجوز سحب شيكات بدل فاقد إلا بعد اتخاذ الإجراءات اللازمة للتأكد من فقد الشيك الأصلي من ناحية وضمان عدم صرفه في المستقبل من ناحية ثانية.
يجوز لاى مستوى ان يفوض المستوى الادنى منه مباشرة فى كل أو بعض سلطاته بقرار كتابى منه لفترة محدودة ، و لا يجوز اعادة تفويض السلطات الممنوحة لة من المستوى الاعلى لغيره .
ينبغي اتخاذ الإجراءات الرقابية عند طبع سندات القبض والصرف للنقد وسندات الاستلام والدفع للشيكات مع ضرورة الاحتفاظ بهذه السندات في مكان أمين تحت رقابة المدير المالي وكذلك الشيكات غير المستعملة ويترتب أن تكون هذه المستندات بشكل خاص وكافة المستندات المالية مرقمة بالتسلسل وأن يراعى هذا التسلسل عند استخدامها مع الاحتفاظ بالنسخ الملغاة.

مادة (20) : اجراءات صرف وجرد الصناديق :
يتعين إجراء جرد مفاجئ للصناديق التابعة للشركة على فترات دورية خلال العام وعمل محاضر الجرد اللازمة ويكون الموظف المسئول عن استلام النقد (أمين الصندوق أو المكلف بالقبض أو المكلف بالتحصيل) مديناً بالعجز الذي قد يظهر نتيجة الجرد أما الزيادة فتقيد في حساب مستقل حتى يبرر أمين الصندوق سبب وجودها وإلا حولت للإيرادات المتنوعة على أن هذا لا يعفيه من التحقيق عملاً بمبدأ الزيادة في الصناديق كالنقص بها.
لا يجوز الاحتفاظ لدى أمين صندوق الشركة بمبلغ يزيد عن المبلغ اللازم لاحتياجات الشركة والذي يصدر بتحديده قرار من المدير العام بناءاً على اقتراح المدير المالي – ما لم تكن هناك رواتب نقدية تحت الصرف وتنتهي بعد موعد تسليم الرواتب بثلاثة أيام.
يحظر على أمناء الصناديق الاحتفاظ في صناديقهم بأموال غير أموال الشركة ، وكل ما يوجد في الخزينة يعتبر من أموال الشركة والا تعرض للمسائلة القانونية.

المادة ( 21) : أمر الصرف :

يعتبر المدير العام أو من ينوب عنه هو معتمد اوامر الصرف أو اوامر الدفع ويعتبر توقيعه على مستندات الصرف المختلفة توقيعاً نهائياً يجيز للمسئولين عن حفظ الأموال كلا حسب اختصاصه دفع النقود أو تحرير الشيكات أو اعتماد الإشعارات البنكية أو تسليم البضاعة أو شراء الاحتياجات .
إن اعتماد أمر الصرف لأي تصرف ينشأ عنه نفقة مالية سواء كانت بشكل نقود أو بضاعة أو قيود يستلزم بالضرورة تنفيذها بشكل سليم بواسطة المستندات النظامية المستعملة لدى الشركة وطبقاً للإجراءات المحاسبية الموضحة بالنظام المالي ويعتبر المدير المالي مسئولاً عن صحة تنفيذ هذه الإجراءات .
يعتبر ( سند الصرف النثري ) المستند النظامي الذي يجيز لأمناء الصناديق دفع النقود كما أن أمر دفع الشيكات هو المستند النظامي الذي يجيز سحب النقود من البنك .

مادة (22) : سلطات الاعتماد للصرف :

يصدر قرار بتنظيم سلطات وصلاحيات الاعتماد من مجلس الادارة أو من ينوب عنه بما لا يخل فى ايا من بنودها عن الخطة.
مع مراعاة القواعد و الاجراءات التنظيمية لهذه الحالات ….طبقاً جدول الصلاحيات .
يكون شراء العقارات والاصول الثابتة وكافة المصروفات الاستثمارية طبقا للمعتمد فى سلطات اعتماد الشراء و الصرف … طبقا ًجدول الصلاحيات .

الباب السادس : العهد المستديمة والعهد المؤقتة

مادة (23) : مسئولية العهد وكيفية الصرف :

أ‌- يجوز صرف عهدة مستديمة لمواجهة المصروفات التي تتطلبها طبيعة العمل ويحدد كل مدير ادارة الموظف/ الموظفين حسب حاجة العمل الذين تصرف لهم العهدة والمخولين بالصرف منها وبعد اتمام الاجراءات والاعتمادات المطلوبة الصرف .
ب‌- يجوز صرف عهدة مؤقتة لأغراض محددة بأعمال الشركة وبعد اتمام الاجراءات والاعتمادات المطلوبة الصرف ويجب تسوية هذه العهدة بمجرد انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله.
ت‌- تصرف العهد بموجب طلبات الصرف المعتمدة من المدير العام أو من ينوب عنه ويحدد فيه بدقة الأمور التالية: ( أسم المستفيد من العهدة ، مبلغ العهدة ، الغاية من العهدة ، تاريخ انتهاء العهدة ، أسلوب استردادها )
ث‌- تسترد العهدة من الموظف وفقاً لما جاء بالقرار الصادر من آمر الصرف وتعالج مالياً ومحاسبياً وفق نوع العهدة وفيما إذا كانت قد صرفت من أجل المصاريف أو كسلف شخصية.
ج‌- تسجل العهدة عند صرفها فوراً بالدفاتر كما تسجل تسويتها أيضاً بالدفاتر ، تصفى العهدة المستديمة والعهد المؤقتة ويسترد الرصيد النقدي منها وإيداعه في بنك أو خزينة الشركة في نهاية العام المالي .
ح‌- لا يجوز لمن بعهدته نقدا أن يعطي عهدة لأي سبب كان إلا بقرار من المدير العام أو من يفوضة بذلك على أن يتم إعداد سندات صرف رسمية بذلك على حساب الموظف، وأية عهدة معطاة بأوراق عادية دون تحرير سندات بها يعتبر مانح العهدة مسئولا عنها ويحاسب إدارياً على ذلك.
خ‌- يجوز صرف عهدة مستديمة لمواجهة المدفوعات النقدية العاجلة أو المصروفات النقدية الصغيرة ويحدد المدير المالى قيمة العهدة وفقا لإحتياجات العمل وكذلك البنود المختلفة الواجب الصرف منها والحد الاقصى لكل صرفية وكذلك إعادة النظر فى قيمة العهدة.

مادة (24) : تسويات العهد والاستعاضة :

أ‌- على المدير المالي متابعة تسديد العهد واستردادها في مواعيدها وعليه أن يعلم المدير العام خطياً عن كل تأخير في تسديدها أو ردها وتسترد العهد من الموظفين في حالات تأخرهم عن السداد أو خصمها دفعة واحدة من مستحقاقتهم طرف الشركة.
ب‌- يجب ان تؤيد المدفوعات النقدية التى تتم من العهدة المستديمة بمقتضى مستندات تمت مراجعتها وإعتمادها من مسئول الاعتماد ، يستثنى من ذلك الحالات التى يصعب فيها الحصول على مستند بشرط اعتماد مسئول الاعتماد فى حدود 1000 ريال و اكثر من ذلك تعتمد من المدير العام.
ت‌- يتم إستعاضة ما يصرف من العهدة المستديمة بشيك أو نقدا فى نهاية كل شهر أو عندما يصل الصرف منها الى 50% من قيمتها ويتم تسويتها فى نهاية الشهر.
ث‌- يتم جرد العهد المستديمة جردا مفاجئا مرة على الاقل كل شهر بمعرفة الادارة المالية وفى 31 ديسمبر من كل عام.
ج‌- يجوز صرف عهدة مؤقتة لأغراض خاصة بناء على طلب الادرات المختلفة وفى حدود الاختصاصات المخولة لهم على ان يحدد فى قرار الصرف المدة المحددة لتسوية العهدة , ويحظر صرف العهدة المؤقتة فى غير الاغراض المخصصة لها
ح‌- يجب تسوية العهد المؤقتة بمجرد انتهاء الغرض الذى صرفت من اجلة وفى حدود المدة المقررة لهذه العهدة , مع وجوب رد العهدة المؤقتة فى نهاية الشهر إذا لم تصرف فى الاغراض المخصصة لها.
خ‌- لا يجوز استعاضة العهدة المؤقتة ولا يجوز صرف اكثر من سلفة مؤقتة لشخص واحد فى نفس الوقت إلا بموافقة المدير العام والمدير المالى مجتمعين , كما لا يجوز صرف سلفة مؤقتة لغير العاملين بالشركة.

الباب السابع :الخزائن

مادة (25) : مواقع الخزائن :

أ‌- يتم انشاء خزينة رئيسية بالشركة تتولى هذه الخزينة إستلام النقدية والشيكات واوراق القبض التى تورد اليها من مصادر التوريد المختلفة للشركة.
ب‌- انشاء خزائن فرعية حسب حاجة مواقع الشركة المختلفة وتورد المتحصلات كل اسبوع أو عشرة الاف ريال ايهما اقرب بها الي الخزينة الرئيسية بالشركة .
ت‌- يتم انشاء بالشركة خزينة لحفظ اصول المستندات الرئيسية ( عقد التأسيس – سجل تجارى – ……الخ ) واصول العقود المبرمة بين الشركة والغير , الاوراق التجارية طويلة الاجل …… الخ وبصفة عامة جميع المستندات الهامة بالشركة ولا يتم فتحها إلا بمفتاحين احدهما طرف المدير العام والاخر طرف المدير المالى .
ث‌- تخضع خزينة الشركة للجرد المفاجئ فى أى وقت يحدده المدير المالى وكذلك فى نهاية السنة المالية للشركة ويكون الجرد شاملا لجميع محتوياتها , ويصدر المدير المالى قرار بتشكيل لجنة الجرد وبحضور امين الخزينة وفى حالة ظهور فرق بالعجز أو الزيادة يرفع الامر فورا من قبل رئيس اللجنة الى المدير المالى لاتخاذ الاجراءات اللازمة لتحديد المسئولية.

مادة (26) : مسئولية امين الخزينة :

أ‌- كشوف بالحركة اليومية للخزينة موضحا بها الرصيد النقدى والعهد النقدية وتراجع يوميا من الادارة المالية مع اوراق الاستلام و الصرف والتوريد ويتم عمل مطابقة يوميا بين الرصيد الدفترى والرصيد الفعلى .
ب‌- كشوف بجميع الشيكات والكمبيالات والاوراق التجارية الاخرى المحفوظة بالخزينة مرتبة حسب تواريخ الاستحقاق لمتابعة تحصيلها أو توريدها للبنك فى مواعيدها .
ت‌- يحظر على امين الخزينة الرئيسية الصرف من الايرادات أو المتحصلات … الا فى الظروف الاستثنائية وبقراركتابى مسبق من المدير المالى مجتمعين أو منفردين كلا فى حدود سلطته.
ث‌- ان يكون الصرف بناء على اوامر دفع أو اذون صرف معتمدة من سلطة الاعتماد.
ج‌- يحظر على امين الخزينة إيداع الى مبالغ أو مستندات ذات قيمة تخص الغير بخزينة الشركة .
ح‌- امين الخزينة مسئول مسئولية كاملة عما فى عهدته من نقود أو شيكات أو حوالات بريدية أو أى محرر ذى قيمة وجميع محتويات الخزينة تكون فى عهدته شخصيا ، كما يكون مسئولا بالتضامن عن كل عهدة فرعية تسلم من عهدته الى مساعده وعليه تنفيذ التعليمات الخاصة بالخزينة والتى تصدر فى هذا الشأن وفى حالة تغيير امين الخزينة – أو وفاته – يتم نقل عهدة الخزينة الى من يحل محله بعد اجراء جرد فعلى بمعرفة الادارة المالية .

الباب الثامن : خطابات الضمان

اولا : خطابات الضمان الوارده:

أ‌- خطابات الضمان الواردة من الغير لصالح الشركة تحول للادارة المالية لقيدها بالسجلات ومتابعة تاريخ انتهائها وسريانها ويكون المدير المالى أو من ينيبه مسئولا عن متابعة سريان خطابات الضمان الواردة لحين انتهاء الغرض المقدمة من اجلة .

ثانيا خطابات الضمان الصادرة :

أ‌- لا تصدر خطابات ضمان لصالح الغير إلا إذا كانت عن اعمال تدخل ضمن اهداف الشركة وواردة ضمن الموازنة التخطيطية للشركة .
ب‌- تحتفظ الادارة المالية بصورة من خطابات الضمان الصادرة وكذلك من طلبات مد صلاحيتها ولا يسمح بمد صلاحيتها بعد انتهاء الغرض منها الا بقرار من المدير العام مع الالتزام بمتابعة رد خطابات الضمان المنتهى غرضها أو صلاحيتها الى البنك ويتم تسجيل حركة خطابات الضمان الصادرة بسجل خاص بها للمتابعة .

الباب التاسع : الشراء

تتألف مشتريات الشركة من :

أ‌- الأصول الثابتة .
ب‌- المواد ومستلزمات التشغيل والبناء والإنتاج والصيانة .
ت‌- المشتريات اللازمة للأغراض المكتبية.
ث‌- يكون تأمين مشتريات الشركة عن طريق الاستيراد من الخارج أو من السوق المحلي
ج‌- يتم التعاقد على شراء احتياجات الشركة بموجب أوامر شراء أو اعتمادات مستنديه ( أو ما في حكمها ) بعد اعتمادها من الجهة صاحبة الصلاحية طبقاً لجدول الصلاحيات.
ح‌- يتم إصدار طلبات الشراء كتابة حتى في الحالات التي يتم التفاهم فيها مع الموردين على سرعة تأمين الاحتياجات ، حيث يرسل لهم أمر الشراء لاحقاً.
خ‌- للمدير العام أن يقوم بتفويض من يراه مناسباً من الموظفين المسئولين بالشركة بصلاحية اعتماد الشراء، على أن يراعى في ذلك الالتزام التام بالصلاحيات الممنوحة حسب جدول الصلاحيات.
د‌- إن اعتماد الشراء يستلزم بالضرورة تنفيذه بشكل سليم بواسطة المستندات النظامية المستعملة لدى الشركة ويعتبر المدير المالي مسئولاً عن صحة تنفيذ هذه الإجراءات.

الباب العاشر : المخازن

أ‌- يتم استلام وتخزين وصرف البضاعة والرقابة عليها وفقاً للإجراءات المنصوص عليها بالدورة المستندية للشركة .
ب‌- تسلم جميع الأصناف التي ترد للشركة إلى الموظف المختص بالمخازن وتكون بعهدته وذلك بعد اتخاذ كافة الإجراءات الخاصة بالفحص والاستلام.
ت‌- تتم الرقابة على المخزن عن طريق الجرد والتفتيش الدوري والفجائي بالإضافة إلى الرقابة بواسطة القيد المنتظم في السجلات وتكون الادارة المالية متمثلة فى السيد المدير المالى مسئولة عن ذلك.
ث‌- بالإضافة إلى الجرد المستمر والمفاجئ يجري جرد كافة موجودات المخزن .
ج‌- في حالة وجود عجز في المخزون لأسباب خارجة عن إرادة الموظف المسئول حسب تقدير المدير المالي وموافقة مدير عام الشركة اتخاذ قرار بتسوية العجز على حساب الشركة وفيما عدا ذلك فالموظف المسئول عن المخزن مسؤولاً عن العجز.
ح‌- على إدارة الشركة أن تضع السياسة الملائمة للتأمين على المخزون ويكون المدير المالي مسئولا عن التأكد من تنفيذ هذه السياسة.

الباب الحادي عشر : المراجعة الداخلية

في حالة توافر المراجع الداخلي بالشركة يقوم بالتحقق من صحة تطبيق سياسات وإجراءات العمل والرقابة المعتمدة من قبل الإدارة العليا والتأكد من فاعليتها وإطلاع الإدارة العليا بنتائج أعمال المراجعة الداخلية أولاً بأول .
يقوم المراجع الداخلي بوضع برنامج المراجعة الداخلية لجميع نشاطات الشركة ومجوداتها وعمل جدول زمني بذلك يقوم بإطلاع رئيس مجلس الإدارة أو من ينيبه عليه ومناقشته واعتماده.
يقوم المراجع الداخلي بالتأكد مما يلي :
أ‌- صحة تطبيق النظام المالي والمحاسبي وإثبات القيود بالدفاتر والسجلات المحاسبية بحيث يمكن الاعتماد عليها .
ب‌- سلامة تطبيق وتنفيذ السياسات والأنظمة والإجراءات والأساليب المعتمدة في كافة المجالات الإدارية والمالية .
ت‌- فحص ومتابعة أرصدة وحركة الحسابات المدينة وإبداء الرأي حول فاعلية التحصيل .
ث‌- فحص ومتابعة أرصدة وحركة الحسابات الدائنة وإبداء الرأي حول فاعلية اتباع سياسات الشراء .
ج‌- صحة طلبات الشراء والعقود والاتفاقيات وجميع أنواع المستندات التي تنشئ التزام على الشركة تجاه الغير .
ح‌- سلامة الإجراءات المطبقة للحفاظ على ممتلكات الشركة بأعمال الجرد المفاجئ على المخازن والموجودات الثابتة وخزائن الشركة.
خ‌- وجود تغطية شاملة لجميع موجودات الشركة وممتلكاتها من خلال بوالص تأمين سارية المفعول .
د‌- صحة إجراءات شئون الموظفين وعدم تعارضها مع نظام العمل القطري.
ذ‌- التأكد من إثبات الحسابات بالدفاتر والسجلات والمحاسبية.
ر‌- على المراجع الداخلي القيام بأي أعمال يكلف بها من قبل الإدارة العليا وتقديم التقارير اللازمة للإدارة العليا عن نتائج هذه الأعمال.