المحاسبة النقدية هي طريقة محاسبية تسجل المدفوعات عند إجرائها واستلامها. هذه بعض مزايا وعيوب طريقة المحاسبة النقدية للشركات.
المحاسبة النقدية هي طريقة محاسبية حيث تقوم الشركات بتسجيل الإيرادات عند استلامها والمصروفات عند دفعها. تختلف طريقة المحاسبة هذه عن طريقة الاستحقاق ، والتي تتطلب من الشركات تسجيل الدخل عندما تكسبه والنفقات عندما تتكبدها.
ما هي المحاسبة النقدية ؟
المحاسبة النقدية هي منهجية محاسبية يتم بموجبها الاعتراف بالإيراد عند استلام النقد ويتم الاعتراف بالمصروفات عند دفع النقد. يتم استخدامه بشكل شائع من قبل الشركات الصغيرة ، لأنه سهل الفهم ولا يتطلب شخصًا لديه معرفة متقدمة بالممارسات المحاسبية.
تستخدم الأعمال التجارية الكبيرة المحاسبة على أساس الاستحقاق ، حيث يتم الاعتراف بالإيرادات عند اكتسابها ويتم الاعتراف بالمصروفات عند تكبدها. تفرض مصلحة الضرائب على المنشمات الأكبر استخدام المحاسبة على أساس الاستحقاق كأساس لإقراراتها الضريبية.
كيف تعمل المحاسبة النقدية في العمل
الشركات التي تستخدم المحاسبة النقدية تسجل الإيرادات في دفاترها عندما تتلقى مدفوعات نقدية ، بغض النظر عن موعد تقديم الخدمة. إذا قرر العميل الدفع مقدمًا مقابل عام من الخدمات القانونية في نهاية العام السابق ، فلا يزال بإمكانك تسجيل الدخل عندما تتلقى المال.
يمكنك تسجيل قيمة الدفعات المسبقة للعام بأكمله في ديسمبر إذا تلقيت الشيك قبل 31 ديسمبر. يمكنك تسجيل المبلغ بالكامل في يناير إذا كانت الدفعة بتاريخ 31 ديسمبر ، ولكنك تستلمها في 1 يناير.
المصروفات تعمل بنفس الطريقة. تقوم بتسجيل المصروفات في كتبك عندما تقوم بالدفع ، بغض النظر عن وقت حصولك على منفعة الدفع. إذا كنت تدفع لمدة ستة أشهر من أقساط التأمين في وقت واحد لتأمين معدل أقل ، فسوف تسجل المصروفات بالكامل في الشهر الذي تقوم فيه بالدفع. لا يتم تقسيم النفقات على ستة ويتم صرفها جزئيًا كل شهر
من يستخدم محاسبة الأساس النقدي؟
غالبًا ما يتم استخدام المحاسبة على أساس نقدي من قبل الشركات الصغيرة والأفراد العاملين لحسابهم الخاص الذين يفضلون طريقة أكثر وضوحًا لتسجيل المعاملات.
يسمح IRS بالطريقة النقدية للمحاسبة في ظل العديد من الظروف ، ولكن هناك قائمة بالكيانات المستبعدة، أو أنواع الأعمال التجارية التي قد لا تستخدم الأساس النقدي. ستحتاج الشركات التي تحتفظ بقوائم جرد لمنتجاتها بشكل عام إلى استخدام طريقة الاستحقاق.
يجب على الشركات الأكبر حجمًا استخدام طريقة الاستحقاق ما لم تستوفِ اختبار إجمالي إيصالات IRS ، بمتوسط إجمالي للإيصالات يبلغ 26 مليون دولار أو أقل على مدار السنوات الضريبية الثلاث الماضية (مفهرسة للتضخم).
متى يجب استخدام المحاسبة على الأساس النقدي ؟
يمكن لأنواع معينة من الأعمال تحقيق أقصى استفادة من هذا النوع من المحاسبة. على سبيل المثال:
الملاك الفرديون والشركات الصغيرة: من المرجح أن تستخدم هذه الشركات المحاسبة على أساس نقدي ، لأنها مباشرة وسهلة الاستخدام. بالإضافة إلى ذلك ، تميل أرباحهم إلى أن تكون أقل بكثير من قيود 25 مليون دولار سنويًا ، مما يجعل هذا النظام غير متاح لحسابات ضريبة الدخل.
الشركات التي تعمل بدون مخزون: تحتاج الشركات إلى حساب مخزونها عند افتتاح وإغلاق السنة الضريبية. تجعل المحاسبة النقدية هذه مشكلة لأنها تركز على تدفق الأموال بدلاً من تتبع حركة البضائع المخزنة، ومع ذلك ، يجب أن تكون الشركات التي تفتقر إلى المخزون على ما يرام باستخدام نهج المحاسبة على أساس نقدي. بالإضافة إلى ذلك ، يُسمح للشركات الصغيرة التي تندرج تحت سقف 25 مليون دولار بمعاملة المخزون كإمدادات ومواد غير عرضية.
الأعمال النقدية فقط: على الرغم من أنها ليست شائعة اليوم ، إلا أن بعض الشركات لا تقبل بطاقات الخصم أو الائتمان. من المحتمل ألا تضطر هذه الشركات إلى القلق بشأن الالتزامات المتعلقة بالائتمان
مشاكل المحاسبة النقدية
هناك العديد من المشاكل المتعلقة بالمحاسبة النقدية. أولاً ، يمكن استخدامه للتلاعب بالنتائج المالية لأي نشاط تجاري ، نظرًا لأن عدم تسجيل الأيصال نقدي يمكن أن يؤخر التعرف على الإيرادات، وبالتالي سيؤدي إلى تأخير دفع المورد إلى تأجيل الاعتراف بالمصروفات.
على سبيل المثال، من شأن صاحب العمل الذي يريد الإبلاغ عن مستوى منخفض من الدخل الخاضع للضريبة تسريع المدفوعات للموردين في نهاية العام من أجل زيادة المبلغ المعترف به للنفقات.
هناك مشكلة أخرى تتمثل في عدم تراكم الإيرادات والمصروفات ، مما قد ينتج عنه صورة مالية غير صحيحة للعمل التجاري.
على سبيل المثال ، إذا كان المقاول قد أنجز قدرًا كبيرًا من العمل في مشروع طويل الأجل ولكنه لم يكن قادرًا بعد على إصدار فاتورة للعمل حتى الآن ، فسوف يسجل المقاول خسارة تحت المحاسبة النقدية لأنه لا يوجد أي منها بعد
الفرق بين المحاسبة النقدية ومحاسبة الاستحقاق
قبل أن تختار أيًا من طريقة المحاسبة لعملك ، يجب أن تعرف العوامل الرئيسية التي تميز المحاسبة النقدية عن المحاسبة على أساس الاستحقاق. تساعدك معرفة الفروق بين الطريقتين على فهم تأثيرهما على عملك والتركيز على الطريقة التي ستناسبك بشكل أفضل.
1. الاعتراف بالإيرادات والمصروفات في النقد وطرق الاستحقاق
الفرق الأول بين المحاسبة النقدية والمحاسبة على أساس الاستحقاق هو الوقت الذي يتم فيه تسجيل المعاملات (عند الاعتراف بالإيرادات والمصروفات).
المحاسبة النقدية: في المحاسبة النقدية ، يقرر تبادل النقد متى يتم الاعتراف بالإيرادات والمصروفات. هنا ، تسجل الشركة الإيرادات عند استلام النقد ، والمصاريف عند الدفع النقدي.
المحاسبة على أساس الاستحقاق: في نهج الاستحقاق ، ليس للتدفق النقدي دور يلعبه في الاعتراف بالإيرادات والمصروفات. هنا ، يتم الاعتراف بالإيرادات عند اكتسابها. يتم الاعتراف بالمصروفات وفقًا لمبدأ المطابقة ، والذي ينص على أنه يجب تسجيل جميع المصروفات مع الإيرادات المقابلة المكتسبة في نفس الفترة المحاسبية.
على سبيل المثال ، تتكبد نفقات في شكل عمولة لمندوب المبيعات الخاص بك. يكسب مندوب المبيعات عمولة قدرها 1000 دولار عن عملية البيع التي نفذها في يناير ، ويتم دفع العمولة في مارس. وفقًا لمبدأ المطابقة ، يجب عليك تسجيل كل من البيع والمصروفات في نفس الفترة ، وهي يناير.
2. محاسبة القيد الفردي والقيد المزدوج
الاختلاف التالي هو نوع نظام المحاسبة. هناك نوعان من أنظمة المحاسبة المستخدمة على نطاق واسع: محاسبة القيد الفردي ومحاسبة القيد المزدوج.
أساس المحاسبة النقدية هو نظام الإدخال الفردي ، حيث تقوم بتسجيل المعاملات كإدخالات فردية في دفتر النقدية أو دفتر اليومية. يستخدم نهج المحاسبة النقدية هذا النظام لتسجيل المعاملات ، وهي إما النقدية الواردة كمدفوعات أو النقدية الخارجة كمصروفات.
في المحاسبة على أساس الاستحقاق ، يمكنك استخدام نظام القيد المزدوج حيث يتم تسجيل كل معاملة تحت حسابين على الأقل. ينتج عن كل معاملة ائتمان في حساب واحد وخصم متساوٍ في حساب آخر.
تفضل الشركات الكبيرة التي تستخدم المحاسبة على أساس الاستحقاق نظام القيد المزدوج ، حيث يسهل تسجيل الاعتمادات والخصومات لحسابات مختلفة مثل الأصول والخصوم والإيرادات والمصروفات وحقوق الملكية.
3. الذمم المدينة والذمم الدائنة
المحاسبة على أساس الاستحقاق مكونان فريدان: الذمم المدينة والحسابات الدائنة. إنها مهمة لأي عمل يشتري ويبيع بالائتمان.
حسابات القبض هي مجموع الأموال المستحقة لشركتك نتيجة للمعاملات الائتمانية التي يتم فيها تحقيق الإيرادات قبل استلام النقد. إنه حساب أصول ، لأنه يشير إلى دفعة وشيكة قادمة إلى شركتك.
الحسابات الدائنة هي إجمالي الأموال التي تدين بها للبائعين لديك عندما تشتري اللوازم منهم بالدين ولم تدفع لهم بعد. إنه حساب مسؤولية ، لأنه يشير إلى دفعة يتعين عليك إجراؤها للبائع.
لا تسجل المحاسبة النقدية حسابات القبض والحسابات الدائنة ، لأنه يتم تسجيل المعاملات عند تبادل الأموال. عادة لا يكون هناك ائتمان أو خصم ، لذلك ليس هناك أي إيرادات أو نفقات ليتم تسجيلها لاحقًا.
4. الضرائب
أحد أهم الفروق بين المحاسبة النقدية والمحاسبة على أساس الاستحقاق هو تأثيرها على الضرائب. نظرًا لاختلاف التعرف على الإيرادات والمصروفات اعتمادًا على ما إذا كنت تتبع طريقة النقد أو طريقة الاستحقاق، فإن هذا يؤثر في النهاية عندما يتعين عليك دفع ضرائبك. لفهم هذا بشكل أفضل، دعنا نفكر في السيناريو التالي لكلتا الطريقتين.
تحت المحاسبة النقدية:
أنت تدفع ضرائب لهذه المعاملة كجزء من دخلك لعام 2019. هذا لأنك تسجل البيع في عام 2019 ، عندما تم استلام النقد من العميل.
تحت المحاسبة على أساس الاستحقاق: أنت تدفع ضرائب للمعاملة كجزء من دخلك لعام XXXX. هذا لأنك سجلت البيع في XXXX، عندما بعت البضائع وأرسلت فاتورة للعميل.
5. تقديم التقارير
من الضروري لكل مؤسسة قياس أدائها وتحديد مركزها المالي. تقارير القوائم المالية تساعدك في ذلك. التقارير المالية الثلاثة الأكثر فائدة لأي مؤسسة هي بيان التدفق النقدي والميزانية العمومية وبيان الدخل أو بيان الأرباح والخسائر. تعمل هذه التقارير بشكل مختلف في كل طريقة محاسبية.
يحتوي بيان التدفق النقدي على سجلات التدفقات النقدية الداخلة والخارجة. في طريقة المحاسبة النقدية ، تسجل الشركة المعاملات عندما يأتي النقد أو يخرج
، وبالتالي فإن بيان التدفق النقدي يعطي صورة دقيقة عن مقدار الأموال الموجودة في شركتك في أي وقت.
في طريقة الاستحقاق ، يتم تسجيل المعاملات بغض النظر عن التدفق النقدي. هذا يعني أن بيان التدفق النقدي لا يوفر حقًا فهمًا واضحًا لمقدار الأموال التي لديك في شركتك.
توفر الميزانية العمومية معلومات حول أصول الشركة وخصومها في وقت معين. يتضمن تفاصيل حول ما تمتلكه (أصولك) ، وما تدين به (الخصوم) وما يتم استثماره في عملك (حقوق الملكية).
في الأساس النقدي للمحاسبة ، نظرًا لأن الشركات لا تسجل الحسابات المدينة والدائنة ، فإن الميزانية العمومية لا تعكس الأصول أو الخصوم.
في طريقة الاستحقاق ، توفر الميزانية العمومية كل التفاصيل المتعلقة بالأصول والخصوم وحقوق الملكية. تساعدك المعادلة المحاسبية (الأصول = الخصوم + حقوق الملكية) على ضمان توازن سجلات شركتك.
يوفر بيان الدخل رؤى حول دخل الشركة ومصروفاتها وأرباحها أو خسارتها على مدى فترة زمنية. في المحاسبة النقدية ، هناك فرص أن تقوم الشركة بالإبلاغ عن مبلغ في بيان الدخل لا يمثل الربح الفعلي المكتسب أو الخسارة المتكبدة أثناء المعاملة.
وذلك لأن الشركة قد لا تتلقى المبلغ الكامل أو تسجل المصروفات الكاملة للمعاملة المذكورة في الفترة التي يتم فيها إنشاء بيان الدخل.
يقدم هذا صورة غير دقيقة للربحية. في طريقة الاستحقاق ، يتم تسجيل المعاملات بكامل الأرباح المكتسبة أو الخسائر المتكبدة في الفترة المحددة التي يتم فيها إنشاء بيان الدخل.
تساعدك السجلات من بيان الدخل في معرفة ما إذا كان بإمكان شركتك تحقيق ربح عن طريق زيادة الإيرادات أو خفض التكاليف. يعطي رؤية أفضل للربحية.
اختر الأفضل لك
يعد اختيار الطريقة المناسبة للمحاسبة لعملك أسهل كثيرًا بمجرد أن تعرف كيف يؤثر الاختيار على مجالات مختلفة من المحاسبة الخاصة بك. إن تطبيق الطريقة النقدية لعملك يجعل المحاسبة وتسجيل التدفق النقدي الخاص بك أمرًا بسيطًا ، لذلك إذا كان لديك شركة صغيرة جدًا وقمت بتسجيل كل شيء من حيث التدفق النقدي ، فإن نظام المحاسبة النقدية هو الخيار الأفضل للقيام به.
إذا كنت تمثل شركة كبيرة تشتري وتبيع بالائتمان ، وقمت بتسجيل حسابات القبض والحسابات الدائنة ، فمن المحتمل أن تكون طريقة الاستحقاق هي الخيار الأكثر حكمة.
إيجابيات وسلبيات المحاسبة على أساس النقد
جميع طرق المحاسبة لها مزايا وعيوب ، ولا توجد طريقة واحدة تعمل بشكل جيد لكل عمل. بصفتك مالكًا لنشاط تجاري صغير ، من المهم فهم مزايا وعيوب المحاسبة على أساس نقدي لتحديد ما إذا كانت مناسبة لشركتك الصغيرة.
مزايا المحاسبة على أساس النقد
1.سهل الفهم
تميل المحاسبة على أساس النقد إلى أن تكون أسهل في الفهم من طرق المحاسبة الأخرى. يعد حفظ السجلات أمرًا بسيطًا ، حيث يتم تسجيل الإيرادات والمصروفات عند الاستلام، دون الحاجة إلى تقسيم المبالغ على فترات زمنية أطول. إذا اخترت تنفيذ طريقة النقد لأعمالك الصغيرة، فقد لا يكون من الضروري طلب المساعدة من محاسب محترف.
2. يظهر التدفق النقدي
تشبه طريقة المحاسبة النقدية بيان التدفق النقدي. عندما يتعلق الأمر بتلقي المدفوعات ودفع الفواتير ، فإن تسجيل المعاملات باستخدام طريقة المحاسبة على أساس نقدي يمكن أن يوفر صورة دقيقة لمقدار النقد المتوفر لعملك بالفعل. إذا واجهت شركتك الصغيرة تقلبات نقدية على مدار العام بسبب المبيعات الموسمية ، فقد تكون طريقة المحاسبة النقدية مفيدة لمساعدتك في تخصيص مواردك.
3. نظام الدخول الفردي
يمكن أن تتم الطريقة النقدية باستخدام نظام إدخال واحد بسيط ، لذلك ليس من الضروري دائمًا وجود برنامج محاسبة معقد. يجب أن تكون التسويات البنكية في نهاية الشهر أسهل عندما لا تقوم بحجز المستحقات. ومع ذلك ، فإن أنظمة الدخول الفردي لها أيضًا عيوب ، موضحة أدناه.
عيوب المحاسبة على أساس النقد
1. نظام الدخول الفردي
في حين أن بساطة نظام الإدخال الفردي اللازم للطريقة النقدية يمكن أن تكون ميزة، إلا أن لها أيضًا بعض العيوب.
تتطلب طريقة الاستحقاق استخدام نظام القيد المزدوج، والذي يعتمد على المعادلات المحاسبية. تهدف هذه المبادئ المحاسبية التي تم تكريمها إلى توفير صورة موحدة وأكثر دقة للربح والخسارة يمكن استخدامها كأساس لتحليل الأعمال.
أيضًا، يمكن أن يوفر استخدام طريقة الاستحقاق تحكمًا أكبر بكثير في ترحيل المعاملات ، ويمكن أن يقلل من فرصة حدوث أخطاء.
2. مؤشر قصير المدى
في حين أن المحاسبة النقدية تشير إلى صحة التدفق النقدي للأعمال ، إلا أنها قد تقدم صورة مضللة للربحية على المدى الطويل. هذا لأن الطريقة النقدية لا تُظهر الدخل الذي تمت فوترته ولكن لم يتم استلامه.
علاوة على ذلك، لا يأخذ في الاعتبار النفقات المستقبلية، مما قد يكون مضللاً. على سبيل المثال ، قد تظهر كتبك لمدة شهر على أنها مربحة للغاية. ومع ذلك ، قد تكشف الرؤية الأعمق أن المبيعات كانت بطيئة بالفعل ، لكن عددًا من العملاء دفعوا فواتيرهم المستحقة.
قد يؤدي دفع فاتورة سنوية مثل قسط التأمين في دفعة واحدة إلى التخلص من أرباحك لمدة شهر واحد ، على الرغم من أن السياسة ستكون سارية المفعول لمدة عام كامل.
3. القيود
يجب أن يعكس اختيارك لطريقة المحاسبة الدخل والمصروفات التي تبلغ عنها للأغراض الضريبية بشكل صحيح. لا يمكنك استخدام الطريقة النقدية إذا كان عملك يحتفظ بالمخزون، أو كان شركة، أو لديه إجمالي إيصالات يزيد عن 26 مليون دولار في السنة.
هذه هي القواعد العامة ، ولكن هناك استثناءات – لذلك إذا شعرت أن عملك يقع ضمن إحدى هذه الفئات، فعليك استشارة أحد المحترفين
الأسئلة الشائعة
ما المقصود بالمحاسبة النقدية؟
المحاسبة النقدية هي طريقة محاسبية حيث يتم تسجيل إيصالات الدفع خلال الفترة التي يتم استلامها فيها ، ويتم تسجيل المصروفات في الفترة التي يتم فيها دفعها بالفعل.
ما هو الفرق بين المحاسبة على أساس النقد والمحاسبة على أساس الاستحقاق؟
تسجل المحاسبة على أساس النقد الإيرادات والمصروفات عند استلام المدفوعات الفعلية أو صرفها. لا يأخذ في الحسبان أيًا من وقت حدوث المعاملات التي تنشئها. من ناحية أخرى ، تسجل المحاسبة على أساس الاستحقاق الإيرادات والمصروفات عند حدوث هذه المعاملات وقبل استلام أي أموال أو دفعها.
لماذا نستخدم المحاسبة النقدية؟
تستخدم العديد من الشركات الصغيرة المحاسبة النقدية لبساطتها. يتم تسجيل الدخل والمصروفات في كتبك فقط عندما تصل الأموال إلى حسابك أو تتركه. هذا يعني أن أرباحك وهوامشك الفعلية سوف تتطابق مع ما تم تسجيله في حسابك.
من يستخدم المحاسبة النقدية؟
المحاسبة النقدية والاستحقاق طريقتان لإعداد التقارير المالية. يستخدم الأفراد والشركات الصغيرة والمؤسسات الفردية المحاسبة النقدية لتسجيل الإيرادات والنفقات عند تبادل الأموال.
من لا يستطيع استخدام طريقة المحاسبة النقدية؟
بشكل عام، لا يمكن استخدام طريقة المحاسبة النقدية من قبل: الشركات C ؛ الشراكات التي لديها واحدة أو أكثر من الشركات C كشريك أو شركاء ؛ و الملاجئ الضريبية.