معالجة النقص أو الزيادة في الخزينة عند الجرد :
قد يحدث أحيانا عند مطابقة الرصيد الدفتري لحساب الصندوق مع الموجود الفعلي من النقود في نهاية اليوم ، ظهور فرق بالنقص أو الزيادة . ويتم التحري عن أسباب الفرق واتخاذ الإجراءات المحاسبية لمعالجته .
الرصيد الدفتري = رصيد النقدية أول اليوم ( فعلي )+ المقبوضات – المدفوعات .
الرصيد الفعلي = العد الفعلي للمبالغ الموجودة في الخزينة في نهاية اليوم .
أولا :- حالة وجود عجز ( نقص ):
إذا كان الرصيد الفعلي أقل من الرصيد الدفتري
أ- يتم إثبات العجز : xx من حـ/ عجز الخزينة
xx إلى حـ/ الخزينة
ب- يتم البحث عن أسباب العجز :
1- إذا كان العجز نتيجة إهمال الصراف ( أمين الخزينة ) ، يحمل الصراف بذلك فيجرى أولا
قيد استحقاق xx من حـ/ الصراف
xx إلى حـ/ عجز الخزينة
وعند بدء الاستقطاع ( سداد الصراف ) يجرى القيد التالي :
xx من حـ/ الخزينة ( بالمبلغ المحصل )
xx إلى حـ/ الصراف
ويستمر الاستقطاع الشهري حتى استكمال مبلغ العجز
2- أما في حالة عدم مسؤولية أمين الخزينة عن العجز ، أي هناك ظروف لا يستطيع الصراف
التحكم بها فيتم إقفال العجز في حساب الأرباح والخسائر أي أن البنك يتحمل العجز بالقيد
الآتي :
xx من حـ/ أخ
xx إلى حـ/ عجز الخزينة
ثانيا :- في حالة وجود فائض ( زيادة ):
الرصيد الفعلي أكبر من الرصيد الدفتري
أ- يتم إثبات الزيادة بالقيد الآتي :
xx من حـ/ الخزينة
xx إلى حـ/ الزيادة في الخزينة
ب- يتم البحث عن أسباب الزيادة :
1- قد يظهر أن الزيادة تخص أحد عملاء البنك وأثبت ذلك بالطرق المشروعة فيقوم البنك
بصرف الزيادة له ، بعد أخذ تعهد منه بإرجاع المبلغ إذا ثبت بعد ذلك عدم أحقيته في
المبلغ ، ويتم الصرف بالقيد التالي :
xx من حـ/ الزيادة في الخزينة
xx إلى حـ/ الخزينة
2- في حالة عدم معرفة أسباب الزيادة ، فإما أن يبقى المبلغ محجوزا في سجلات البنك لفترة معينة ثم يتم تسويته بعد ذلك ، أو أن يقفل مباشرة في حساب الأرباح والخسائر بالقيد الآتي
xx من حـ/ الزيادة في الخزينة
xx إلى حـ/ أ. خ