النظام المحاسبي The Accounting System
ماهو النظام المحاسبي وما هو المقصود به ؟ هو الهيكل او التشكيلة او الوحدة التي تتضمن مجموعة مترابطة من المستندات والدفاتر والسجلات والتقارير والقوائم المحاسبية . والنظام المحاسبي ينقسم لقسمين يدوي و الألكتروني
القسم اليدوي : وهي الدفاتر والسجلات المحاسبية التي يتم تدوينها يدويا وهو النظام الأعتيادي مرئي وملموس
القسم الألكتروني : باستخدام الحاسوب في إدخال البيانات وتشغيلها وإعادة معالجتها وإخراج معلومات محاسبية على شكل التقارير المالية والقوائم المالية
ويستخدم النظام المحاسبي اليدوي والألكتروني نظام القيد المزدوج Double Entry System في إثبات التسجيل العمليات والفعاليات التي تقوم بها الوحدة الأقتصادية . والهدف إدخالها ومعالجتها ضمن إجراءات النظام ومن ثم تلخيصها والتقرير عنها .
ولذلك فأنه يمكن تعريف النظام المحاسبي بأنه يضم ثلاث مراحل أساسية :
1. إدخال البيانات الصفة المالية
2. معالجة البيانات بالتحليل والتبويب والتلخيص
3. التقرير عن المعلومات عن طريق مخرجات النظام المحاسبي من تقارير محاسبية
والنظام المحاسبي مبنى على مجموعة من العناصر الأساسية التي تشكل أجزاء من النظام التي تتولي عملية اثبات النشاطات والصفقات والفعاليات التي تؤثر على أصول والتزامات وحقوق الملكية للمشروع وهذه العناصر الأساسية هي :
• المجموعة المستندية
• الدفاتر المحاسبية
• القوائم المحاسبية
المجموعة المستندية :
وتشمل المتندات من وثائق ودلائل تتضمن تفاصيل العمليات والفعاليات التي تنجزها المنشاة وكل طرف فيها وهذه الوثائق هي بيان بطبيعة الأحدات التي تم إنجازها كما إنها تعزز وتؤيد وتثبت وقع الحدث كي يمكن إثباتها في النظام المحاسبي . وهذه المستندات هي نوعان خارجية وداخلية المستندات الخارجية هي على سبيل المثال فواتير الشراء المتعلقة بنشاط المنشاة التي تقوم به من فواتير كهرباء والهاتف وعلى هذا السياق المستندات الداخلية يكون مصدرها من داخل المنشاة الأقتصادية من الأدارات والأقسام المختلفة وعلى سبيل المثال صرف مواد مخزونية وفواتير المبيعات وسندات القبض ووصولات نقدية إذا يقوم النظام المحاسبي بوعد إستلامه هذه المستندات بإصدار مستندات المحاسبية وهي الأساس في إجراء وأثبات القيد المحاسبي
1. مستند قبض نقدي
2. مستند دفع نقدي
3. مستند قيد
مستند قبض نقدي :
وهو سند القبض يصدر من النظام المحاسبي بعد تحصيل المنشاة للنقدية على سبيل المثال مبيعات نقدية ، مقابل مبيعات بالحساب عند إستحقاق الدفعات من العميل وهذا السند يحتوى على البيانات التالية :
• وصف موجز للعملية المالية
• نوع النقدية بشيك او نقدا
• أسم الحساب الدائن للعملية النقدية
• ارقام أو رموز الحسابات
• رقم قيد اليومية في دفتر اليومية
• توقيع المخولين بإصدار المستند مثل أمين الصندوق
• توقيع وختم التدقيق الداخلي
ويمثل حساب النقدية الجانب المدين للقيد المحاسبي بأعتبار انه قبض النقدية ، أما الجانب الدائن الذي يظهر المستند يعتمد على طبيعة عملية التحصيل النقدي .
مستند دفع نقدي
ويصدر هذا المستند من النظام المحاسبي أيضا بعد إجراء التسديد النقدي ، على سبيل المثال مشتريات نقدية . ويتضمن هذا المستند معلومات عديدة تخص عملية الدفع النقدي وقد تشمل هذه المعلومات على ما يلي :
• وصف موجز للعملية المالية
• نوع النقدية المسددة بشيك او نقدا
• أسم الحساب المدين للعملية النقدية
• رقم او رمز الحساب ورقم القيد
• توقيع المخولين بأصدار المستند
• رقم او ختم التدقيق الداخلي
ويمثل حساب النقدية الجانب الدائن للقيد المحاسبي بأعتبار انه دفع النقدية ، أما الجانب المدين الذي يظهره المستند فأنه يعتمد على طبيعة عملية التسديد النقدية ، كما يجب ان يرفق مع مستند الدفع النقدي كافة المستندات الثبوتية التي تثبت صحة هذا الدفع .
مستند قيد
وهذا من صادرات النظام المحاسبي وهو في حالة لا يشمل على عملية نقدية وأنما عملية مالية محاسبية غير نقدية مثل البيع بالأجل او الشراء بالأجل يعني كل العمليات بالحساب ، كذلك يتسعمل في القيد الأفتتاحي لبدء عمل المشروع قيد إقفال حسابات وغيرها من القيود المحاسبية ويتطلب هذا المستند تحديد جانبي القيد المحاسبي المدين والدائن ويجب في سند القيد ان يتوفر فيه المعلومات التالية :
• مبلغ القيد الذي يمثل العملية المالية
• اسم الحساب الجانب المدين للقيد
• اسم الحساب الجانب الدائن للقيد
• رقم أو رمز الحسابات في القيد
• رقم القيد المحاسبي في الدفاتر
• توقيع المخولين بأعداد القيد
• توقيع التدقيق الداخلي
الدفاتر المحاسبية
1. دفتر اليومية العامة Daily Book
2. دفتر الأستاذ العام General Ledger
دفتر اليومية العامة
الغرض من هذا الدفتر إثبات العمليات والصفقات والفعاليات والنشاطات المالية التي تمت بأتباع قيود يومية طبقا لنظام المحاسبي بإستخدام القيد المزدوج وفقا للتسلسل الزمنى لحدوثها ويتضمن هذا الفتر كافة الأحداث والصفقات اليت يقوم بها المشروع خلال الفترة المالية بحيث يكون شامل لكافة الفعاليات .
ويتضمن الدفتر عدة صفحات مرقمة بصورة متسلسلة . أن مجاميع مبالغ الصفحات للجانب المدين والجانب الدائن يجب ان تتطابق في نهاية كل صفحة، بسبب اتباع القيد المزدوج في قيد العمليات التجارية . كما أن كل قيد يجب أن يخصص له رقم متسلسل للدلالة على القيد بالأضافة الي تاريخ حدوثه . أما رقم صفحة الأستاذ فانه يستخدم لغرض ترحيل القيد إلى دفتر الأستاذ .
كما أن دفتر اليومية يعتبر من الوثائق القانونية التي ينص عليها القانون التجاري ، وتخضع إلى الفحص والمراجعة القانونية بصورة دورية .ولذلك فان صفحات دفتر اليومية تكون مختومة من قبل جهة رسمية ، كما لا يجوز إجراء أية تعديلات على القيود ، على سبيل المثال القشط والمسح والحك وغيرها ، وأنما يجب ان يكون نظيف ومرتب وخالي من أية تعديلات تجعله غير مقبول وغير موثوق به .
أم أهمية دفتر اليومية فانها ، تتلخص بالنقاط الرئيسية التالية :
1. أنه كشف شامل لعمليات المشروع يتضمن كافة الفعاليات التي يزاولها المشروع خلال السنة المالية سواء كانت نقدية أو غيرها . وفي حالة عدم تسجيل أية فعالية قام المشروع بممارستها ، فانه يعتبر إخفاء لبعض الحقائق أو جوانب نشاط المشروع ، كما قد يؤدي إلى ضياع حقوق المشروع
2. أن هذا الدفتر يعكس حالة التوازن المحاسبي لبيانات النشاط التجاري ، حيث يجب أن يكون لكل فعالية يمارسها المشروع تأثير مزدوج على الوضع المالي ، حسبما يمثله النموذج المحاسبي ،بأن يكون لها جانب مدين يساوي ويعادل الجانب الدائن ، وأن مجموع العمليات المدينة تساوي مجموع العمليات الدائنة في نهاية السنة .
3. يتمتع هذا الدفتر بالصفة القانونية ، ولذلك فإن المشروع يستخدمه كبنية قانونية لمقدار الحقوق المترتبة لصالحه ، وكذلك لمقدار الحقوق المترتبة عليها للغير لذلك يجب ان يتصف بالدقة والوضوح وغير قابل للشك عند ظهور أية منازعات مع الغير .
دفتر الأستاذ العام
دفتر الأستاذ هذا هو عبارة عن مجموعة الحسابات التي يحتفظ بها النظام المحاسبي في الوحدة الأقتصادية لغرض تجميع البيانات المالية وتبويبها ومنه يتم عمل ميزان المراجعة .
مفهوم الحساب
وهو تبويب او تصنيف لنوع متجانس من البيانات المالية ولذلك فانه يختص بعملية معينة او عدد من العمليات المتماثلة التي يقوم بها المشروع . ويعتمد تحديد الحسابات التي يتكون منها النظام المحاسبي على تصنيف وتبويب البيانات بطريقة مفهومة ومفيدة للجهات التي تستخدم المعلومات المحاسبية .
وعادة ما يرمز بالحرف (ح) أختصار للدلالة على كلمة حساب . ويخصص لكل حساب صفحة منفصلة في دفتر الأستاذ العام ، يمثل الجانب الأيمن منها الطرف المدين والجانب الأيسر الطرف الدائن .
حسابات الأصول = + (مدين) ـــ (دائن )
حسابات المصروفات = + (مدين) ـــ (دائن )
حسابات الألتزامات = ــ (دائن) +(مدين)
حسابات حقوق الملكية = ــ (دائن) +(مدين)
حسابات االأيرادات = ــ (دائن) +(مدين)
أنواع الحسابات :
أولا : الحسابات الأسمية
وتشمل على الحسابات التي تنتهي في نهاية الفترة المالية، ولذلك تعتبر حسابات مؤقتة للمنشاة او الوحدة الأقتصادية حيث يتم إقفالها في نهاية الفترة المالية وهي ما يعرف بحسابات النتيجة وقد يطلق عليها أيضا الحسابات الوهمية لأنها تختفي في نهاية الفترة وتشمل على حسابات المصروفات وحسابات الأيرادات وعمليات البضاعة التي تنعكس أثارها على نتيجة الأعمال وعلى قيمة راس المال أو حقوق المالكين .
ثانيا : الحسابات الحقيقة
وتشمل على الحسابات الدائمة والمستمرة مع المنشاة او الوحدة الأقتصادية وأنها لاتنتهي في نهاية الفترة المالية ، ولذلك فانها تعتبر حقيقية تظهر في قائمة المركز المالي للمشروع ، وكما هو الحال لحسابات الأصول والألتزامات وحقوق الملكية . كما يتضمن هذا النوع الحسابات الشخصية وغير الشخصية ، ويقصد بالحسابات الشخصية بحسابات والعملاء والموردين والمساهمين أما الحسابات غير الشخصية فإنها لا تعود إلى أشخاص طبيعين ، على سبيل المثال حساب المخزون السلعي من البضاعة وحسابات الأصول الثابتة .
ميزان المراجعة
ويتم إعداد كشف ميزان المراجعة بعد الأنتهاء من إنجاز في نهاية الفترة المالية سواء كانت ربع سنوية او سنة مالية حيث يتضمن هذا الكشف مجموعة الحسابات التي يحتفظ بها النظام المحاسبي في دليل الحسابات ولكافة أنواعها ، الحسابات الحقيقة من الأصول والألتزامات ورأس المال ، والحسابات الأسمية من حسابات المصروفات والإيرادات وحسابات المخزون والتي تظهر في دفتر الأستاذ العام .
الهدف Objective من إعداد ميزان المراجعة :
1. إعداد قائمة تشمل على كافة الحسابات التي يتضمنها النظام المحاسبي ،مع مبالغها الناتجة عن تنفيذ العمليات والفعاليات التي زاولها المشروع خلال الفترة المالية ، وقد تكون هذه المبالغ في الجانب المدين، أو الجانب الدائن من ميزان المراجعه
2. التأكد من توازن حسابات النظام المحاسبي بسبب ان اتباع نظام القيد المزدوج Double Entry System ، مما يؤكد دقة العمليات الحسابية والمحاسبية التي تم إثباتها في الدفاتر والسجلات المحاسبية.
3. تهئية حسابات النظام المحاسبي لغرض إعداد الحسابات الختامية في نهاية السنة المالية ، التي تشمل حسابات النتيجة وكشف المركز المالي ، لغرض التقرير عن الفترة المالية .
القوائم المحاسبية
تتضمن التقارير والكشوفات والقوائم المالية التي يتم إعدادها من قبل النظام المحاسبي لغرض إظهار نتائج الأعمال خلال الفترة المالية وحقوق المالكين وتصوير الوضع المالي للمشروع في نهاية الفترة المالية وتشمل على اربعة قوائم رئيسية تتضمن ما يلي :
• قائمة الدخل
• قائمة حقوق الملكية
• قائمة المركز المالي
• قائمة التدفقات النقدية
قائمة الدخل :
ويتم في هذه القائمة إجراء عملية المقابلة المحاسبية Matching Concept فيما بين الأيرادات والمصروفات للتوصل الي صافي نتيجة النشاط خلال الفترة المالية من تحقيق صافي ربح أو خسائر ويعتمد تحضير قائمة الدخل على أساس ما يلي :
صافي الربح ( أو الخسارة ) = مجمل الإيرادات – مجمل المصروفات
ويمكن تحضير قائمة الدخل من حسابات النتيجة التي تشمل على ما يلي :
1. حساب المتاجرة
2. حساب الأرباح والخسائر
وهذا شرح مختصر لحسابات النتيجة سوف نذكر حساب المتاجرة الذي لم يعد يستعمل مثل السابق ولكن من واقع المعرفة العلم بالشئ
حساب المتاجرة
ويتضمن هذا الحساب عمليات البضاعة من مبيعات ومشتريات لغرض التوصل إلى مقدار مجمل الربح المتحقق عن هذه العمليات عن طريق إجراء المقابلة ويشمل حساب المتاجرة في جانبية المدين والدائن على الحسابات التالية :
الجانب المدين لحساب المتاجرة :
بضاعة اول المدة
إجمالي المشتريات
مصروفات الشراء
مردودات ومسموحات المبيعات
مجمل الربح
الجانب الدائن لحساب المتاجرة
إجمالي المبيعات
مردودات ومسموحات المشتريات
بضاعة أخر المدة
مجمل الخسارة
حساب الأرباح والخسائر
ويتضمن هذا الحساب كافة الحسابات المصروفات والإيرادات الناتجة عن غير عمليات البضاعة ، وذلك لغرض إستكمال إجراء عملية المقابلة المحاسبية بين الأيرادات والمصروفات للتوصل إلى صافي الربح والخسائر بعد حساب المتاجرة
الجانب المدين لحساب الأرباح والخسائر :
مجمل الخسارة
مصروفات المرتبات والأجور
مصروفات الإيجارات
مصروفات الهاتف و التلكس
وغيرها من حسابات المصروفات
صافي الربح
الجانب الدائن لحساب الأرباح والخسائر
مجمل الربح
إيرادات تأجير عقار للغير
إيرادات فوائد بنكية
إيرادات استثمارات مالية قصيرة الأجل
وغيرها من حسابات الأيرادات
قائمة حقوق الماليكن :
وهذه القائمة تبين التغيرات التي تطرأ على حقوق المالكين التي تتمثل برأس المال ، نتيجة أعمال المشروع من صافي ربح أو خسارة متحققة ، إضافة إلى المسحوبات الشخصية التي يقوم بها مالك المشروع خلال الفترة .
ويتم إعداد قائمة حقوق الملكية في نهاية السنة المالية كما يلي :
راس المال في اول المدة
يضاف :
الزيادة على رأس المال
الأرباح المتحققة
يطرح :
التخفيض في رأس المال
الخسائر المتحققة
المسحوبات الشخصية
راس المال في أخر المدة
قائمة المركز المالي ( الميزانية العمومية )
وتتمثل هذه القائمة بالميزانية العمومية ، حيث تضمن الحسابات الحقيقية للمنشاة او الوحدة الأقتصادية او المشروع والتي يحتفظ بها النظان المحاسبي فينهاية الفترة المالية حيث تشمل على حسابات الأصول المختلفة ، كما تشمل حسابات الخصوم من المطلوبات وكذلك حقوق الملكية للمشروع .
إن إعداد قائمة المركز المالي بشكل ميزانية عمومية يجب ان تتوازن بجانبها الأصول والخصوم ، وذلك بسبب نظام القيد المزدوج في قيد العمليات . وتظهر هذه القائمة حقيقية الوضع المالي للشمروع الذي يعكسها النظام المحاسبي.
كما أن الحسابات الحقيقة التي تظهرها الميزانية العمومية تصنف أما إلي أصول قصيرة الأجل ومطلوبات قصيرة الأجل ، إذا كانت هذه الحسابات تتعلق بقترة قصيرة أقل من سنة مالية ، أو أصول ثابتة ومطلوبات طويلة الأجل إذا كانت ذات تمتد لأكثر من سنة مالية .
قائمة التدفقات النقدية
وهذه القائمة تتضمن العمليات المالية التي تتداول النقدية فقط ، وأهمية إعدادها يعود إلى أهمية النقدية للمشروع في توفير احتياجاته من البضاعة وتسديد المصروفات الضروية للمشروع وكذلك تسدي التزاماته للأخرين كالدائنين .
رصيد النقدية في أول المدة
يضاف ( أو يطرح )
صافي التدفقات النقدية من العمليات التشغيلية
صافي التدفقات النقدية من العمليات الأستثمارية
صافي التدفقات النقدية من العمليات التمويلية
رصيد النقدية في اخر المدة
_________________