باختصار شديد نلقي الضوء علي عناصر النظام المحاسبي , بداية من دليل الحسابات و المجموعة المستندية و الدفترية و اللوائح التنفيذية للشركة و توزيع السلطات داخلها و مجموعة الاجراءات المحاسبية و التقارير المالية و الادارية و العاملين فى المنشآة .
النظام المحاسبي
لقد تعددت المفاهيم حول النظام المحاسبي , نتيجة لاختلاف الآراء فمنهم من عرفها : هو الإطار العام و الذي يسترشد به المحاسب و لا يجوز للمحاسب الخروج عنه , حيث هذا الإطار يحدد تسلسل العملية المحاسبية من تسجيل و تبويب و تصنيف و تصميم المستندات المؤدية للعمليات , و تحديد الإجراءات المتبعة فى جمع البيانات عن الأحداث الاقتصادية , و معالجتها و من ثم إخراجها علي شكل معلومات (تقارير مالية و قوائم مالية).
و هنالك تعريف آخر : بأنه النظام و الذي يشمل مجموعة من النماذج و السجلات و الإجراءات و الوسائل المستخدمة فى تسجيل و تلخيص و معالجة البيانات المالية ذات الصلة من خلال الدائرة المالية للمشاريع لأغراض الرقابة و التقييم و العرض حول المشاريع .
عناصر النظام المحاسبي الجيد
إن كل نظام محاسبي جيد يجب أن يحتوي علي العناصر التالية :-
(1) المجموعة المستندية Vouchers
وهي المستندات المستخدمة في المشروع حيث تعرف المستندات بأنها وثائق أو مذكرة مكتوبة تترجم الحدث المالي , وهنا تصنف المستندات إلي نوعين :-
* مستندات داخلية : و تلك المستندات و التي تنشأ من داخل المشروع مثل (فاتورة البيع _ مستند القبض أو الصرف _ مستند القيد ) .
* مستندات خارجية : و تلك المستندات و التي تنشأ من خارج المشروع مثل (فاتورة الشراء _ إشعارات بنكية ) .
– و تهدف المستندات إلي :
* مصدراً لإعداد القيود و التسجيل فى دفاتر اليومية .
* تقدم كدليل قانوني علي صحة العمليات المالية عن أحداث تجارية .
* تدعم الرقابة , كون أن المستند دليل لصحة العملية .
(2) المجموعة الدفترية Accounting Records
الدفاتر و السجلات المحاسبية و هي عبارة عن الدفاتر و التي تسجل بها العمليات المالية تسهيلاً لمتابعة عمليات المشروع , و هذة السجلات قد تكون يدوية , أو محوسبة الكترونياً , و هذة السجلات منها الإلزامية و منها الاختيارية في الاعداد , وتنقسم إلي سجلات من دفاتر مالية “دفتر الأستاذ” أو دفاتر إحصائية مثل دفاتر العقود و أوامر التوريد .
(3) مجموعة التقاريرالإدارية و المالية financial & management reports
و هي مجموعة القوائم الإدارية و المالية و هي التي تمثل الحسابات الختامة من قوائم مالية رئيسية (الميزانية العمومية _ الدخل _ التدفقات النقدية_ التغير فى حقوق الملكية ) التي تعد فى قسم المحاسبة , لتقديمها للإدارة العليا , و إلي أصحاب المشروعات و إلي الجمهور أو جهات ذات الصلة و المستفيدة منها .
(4) مجموعة الإجراءات المحاسبية و التعليمات المحاسبية Accounting Procedures
بشكل عام هي الإجراءات التي تنظم العمل المحاسبي فى المشروع , و عن طريقها يمكن تنظيم العمل و يمكن تلاقي حدوث الأخطاء أو الاختلاسات فى المشاريع .
(5) دليل الحسابات Accounts Guide
و هو قائمة منظمة أو جدول بأسماء و أرقام أو رموز الحسابات المفتوحة فى دفتر الأستاذ يتم أعداده فى ضوء خطة معينة لتبويب الحسابات .
(6) نظام القيد Accounting Entry System
و هو أساس عملية التسجيل فى النظام المحاسبي , إما أن يكون التسجيل باستخدام نظرية القيد المفرد أو نظرية القيد المزدوج للإثبات فى الدفاتر , و هذا يعود تبعاً لطبيعة الحدث التجاري و العملية التجارية .
(7) التسهيلات Facilities
مجموعة الآلات و المعدات و الأدوات المستخدمة فى قسم المحاسبة .
(8) العاملين فى المشروع employees in organization
و هم طاقم المحاسبة و التدقيق الداخلي و المكلفون من الإدارة العليا فى تنفيذ الدورة المحاسبية , من تحليل و تسجيل و تصنيف و تلخيص و استعراض النتائج النهائية و توصيلها لذات الصلة , و متابعة صحة و دقة النظام المحاسبي .
المصدر : كتاب مبادئ المحاسبة المالية _ أ/ مي عبد ربه الجرجاوي.