معلومات عن قيود التسوية المحاسبية

كيف يتم قيود التسوية المحاسبية

من المعلوم لدى كل محاسب أن مبدأ الاستحقاق يقتضي تحديد مصاريف وإيرادات كل فترة مالية على حده، بغض النظر عن ما إذا تم دفعه نقدا من قبل الشركة في الفترة المالية من مصروفات وما تم تحصيله من قبلها من إيرادات.وتطبيقا لمبدأ مقابلة الإيرادات بالمصروفات، فإنه يتم حصر وتحديد كافة الإيرادات التي تخص الفترة المالية ومقابلتها بالمصروفات إلى تخص نفس الفترة

والتي لها علاقة بتحقق هذا الإيراد سواء دفعت نقدا أم لم تدفع من قبل المنشأة، فمادام أنها قد استحقت في الفترة المالية ذاتها فيجب الإعتراف بها ومقابلتها مع الإيرادات، لكي نتوصل إلى تحديد صافي الدخل للفترة المالية ناتجا عن مقابلة إيرادات الفترة المالية مصروفاتها فقط.
فالتسويات الجردية (Adjusting Entries) تضمن للشركة إتباع وتطبيق مبدئي تحقق الإيرادات (Revenue Recognition Principle) ومبدأ المقابلة (Matching Principle) وفرض الدورية (Periodicity Assumption) الذي يقتضي تقسيم الأنشطة الإقتصادية الشركة أو المنشأة إلى فترات مالية متساوية وذلك لإغراض إعداد القوائم المالية ويشير مبدأ تحقق الإيرادات أن يتم الإعتراف بالإيرادات عند نقطة البيع سواء كان البيع نقدا أم آجلا ، ومبدأ المقابلة الذي بموجب تتم مقابلة الإيرادات بالمصروفات للفترة المالية على أن يتم قياس كلام من الإيرادات والمصروفات على أساس الإستحقاق بدلا من الأساس النقدي. وبالتسويات الجردية تمكن الشركة من إعداد ميزانيتها العمومية بشكل مناسب وقياس معقول من حيت عرض قيم أصولها وخصوما وحقوق الملكية بأرصدتها الصحيحة في تاريخ إعداد الميزانية، مثلها أيضا في قائمة الدخل فهي تعرض قيمة الإرادات والمصروفات بالقيم التي تخص الفترة المالية. ومن هنا يترتب على الشركة تعديل وتسوية بعض الحسابات لكي تحمل كل فترة بما يخصها من الإيرادات والمصروفات، وعدم تحميل إيرادات ومصروفات فترة على فترة أخرى.ولهذا لا تعتبر أرصدة أصول وخصوم ومصروفات وإيرادات وحقوق الملكية الشركة الظاهرة في ميزان المراجعة (Trial Balance) المعد في نهاية الفترة المالية أرصدة نهائية وجاهزة لأغراض إعداد القوائم المالية وذلك للأسباب التالية:• 1.هناك عمليات أو أحداث لا تسجل يوميا ،وذلك لاستحالة عمل ذلك أو ربما يكون من غير الملائم أجراء قيود يومية يوميا لتسجيل تلك العمليات. مثال على هذه العمليات والأحداث هو استحقاق مرتبات وأجور الموظفين والعمال في الشركة استهلاك العدد والمهمات المكتبية لذلك يتطلب أجراء قيد التسوية لتسجيل هذه العملية وتحميلها ضمن مصروفات الفترة المالية. ولتوضيح هذه الصعوبة أنه لا يمكن تسجيل قيد مرتبات موظفي الشركة من قبل المحاسب يوميا ،وإنما يتم ذلك مثلا في نهاية كل شهر و يسجل قيد يومية واحد بقيمة المرتبات والأجور لموظفي وعمال الشركة. ومثال آخر المهمات العدد المكتبية فأنه يتم حصر العدد والمهمات المكتبية التي لم تستهلك في نهاية الفترة المالية وتطرح من قيمة أصل المهمات والعدد المكتبية والفارق يسجل به قيد وذلك لتسوية رصيد المهمات الصحيح .فمثل هذه العمليات والأحداث لا تظهر في ميزان المراجعة لذا يتطلب تسوية بعض الحسابات الموجودة بميزان المراجعة لتسجيل مثل هذه الحسابات.•
2.هناك بعض التكاليف لا تسجل خلال الفترة المحاسبية ،وذلك لأن هذه التكاليف تستهلك وتنقضي بمرور الزمن ولهذا من الأفضل أن تسجل في نهاية الفترة المالية بدلا من تسجيلها يوميا بالدفتر اليومية. مثال ذلك تكلفة المباني والمعدات و التأمين والإيجار، فمثل هذه التكاليف عادة ما تدفع مقدما ويستفاد منها لأكثر من فترة مالية لذا يتوجب توزيعها على الفترات المالية بطريقة معقولة ونظامية.•
3.هناك بعض البنود لم تسجل بالدفاتر وهي تخص الفترة المالية، فعدم تسجيل مثل هذه البنود مثلا في حالة المصروفات تكون أقل مما ولهذا دخل المنشأة سوف يكون أكبر مما يجب وبالعكس الإيرادات فعدم تسجيلها بالدفاتر وهي تخص الفترة المالية فبند الإيرادات يكون أقل مما يجب وعليه يكون دخل المنشأة أقل مما يجب مثال على تلك البنود هو المصروفات والإيرادات المستحقة.فالتسويات الجردية مطلوبة في أي وقت تريد الشركة أعداد قوائمها المالية ولا تحدد بوقت معين, فالنقطة الأساسية للبدء بالتسويات الجردية هي تحليل كل حساب في ميزان المراجعة لتحديد قيمة المبلغ الذي يخص الفترة المالية وما يخص الفترات المالية القادمة . ولغرض أعداد القوائم المالية وتحليل الحسابات، يتطلب فهم عمليات الشركة والعلاقة التبادلية للحسابات. فعملية إعداد قيود التسوية غالبا ما يتطلب مهارة مهنية وأن يكون المحاسب ذو كفاءة وخبرة كافية. وعملية تجميع بيانات التسويات الجردية يتطلب على الشركة أن تقوم بعملية الجرد الفعلي. والتسويات الجردية غالبا ما تعد بعد تاريخ الميزانية العمومية ومع ذلك فإن قيود التسوية تؤرخ بتاريخ الميزانية العمومية وذلك لأن عمل التسويات الجردية يتطلب وقتا أطول وبذل جهد أكبر من قبل المحاسبين وليس يوما واحدا.
أنواع قيود التسوية:
تصنف قيود التسوية عادة إلى ثلاثة أقسام وهي البنود المقدمة(Prepayments Items) والبنود المستحقة(AccrualsItems) والبنود المقدرة (Estimated Items) وهي كالتالي:•
البنود المقدمة:
وتنقسم إلى قسمين هما:
1. المصروفات المدفوعة مقدما(Prepaid Expenses): وهي المصاريف التي دفعت نقدا قبل تاريخ استحقاقها وسجلت كأصل في الدفاتر قبل أن تستخدم أو تستنفد ومثال عليها مصروف التأمين المدفوع مقدما ومصروف الإيجار المدفوع مقدما وغيرها.
2. الإيرادات المحصلة (المستلمة) مقدما (Unearned Revenues): وهي الإيرادات المستلمة أو المحصلة مقدما نقدا وسجلت كإلتزام قبل أن تكتسب مثل إيراد العقار المحصل مقدما والأتعاب المحصلة مقدما.• البنود المستحقة: وتنقسم إلى قسمين هما:
1. الإيرادات المستحقة (Accrued Revenues) : هي الإيرادات التي اكتسبت ولكن لم تستلم بعد نقدا أو لم تسجل في الدفاتر مثل إيراد الفائدة المستحقة.
2. المصروفات المستحقة (Accrued Expenses) : هي المصروفات التي تم الإستفادة من خدماتها ولكن لم تدفع نقدا أو تسجل في الدفاتر مثل مصروف الفائدة المستحقة ومصروف الرواتب والأجور المستحقة.•
البنود المقدرة Estimated Items :وهي البنود التي تعتمد حسابها على التقدير أو الخبرة الشخصية والبيانات المحاسبية الأخرى والظروف الإقتصادية العامة, مثل مخصص الديون المشكوك في تحصيلها و إهلاك الأصول الثابتة.
والآن سوف نقوم بشرح كل البنود أعلاه بالتفصيل:
أولا قيود التسوية للبنود المقدمة:كما أسلفت سابقا إن البنود المقدمة إما أن تكون مصروفات مدفوعة مقدما أو إيرادات محصلة مقدما ولهذا فقيود التسوية للبنود المقدمة مطلوبة ويجب أن يسجل الجزء منها الذي يخص الفترة المالية بالدفاتر في تاريخ إعداد القوائم المالية لكي تحمل الفترة المالية بالمصروفات التي تخصها وبالإيرادات التي استحقت فيها.فالشركة إذا لم تسجل قيود التسوية في نهاية الفترة المالية للبنود المقدمة فإن أصولها وإلتزاماتها تكون أكبر مما يجب وتكون مصروفاتها وإيراداتها أقل مما يجب.ولتوضيح ذلك افترض أن شركة الهدى استأجرت عقارا لمدة سنتين بمبلغ وقدرة 10000 جنيه ففي نهاية السنة الأولى إذا لم تسجل الشركة قيد التسوية لهذا المصروف المدفوع مقدما فإن أصول الشركة سوف تكون أكبر مما يجب بمبلغ وقدره 5000 جنيه(10000÷ 2) وأن مصروفات الشركة سوف تكون أقل مما يجب بالمبلغ نفسه. وعليه يجب أجراء قيد التسوية في نهائية السنة المالية لكي تعكس أرصدة الأصول والخصوم والمصروفات والإيرادات بقيمها الصحيحة وأيضا.
1) المصروفات المدفوعة مقدما(Prepaid Expenses):كما ذكرت سالفا ,هي المصاريف التي دفعت نقدا قبل تاريخ استحقاقها وسجلت كأصل في الدفاتر قبل أن تستخدم أو تستنفد. ولهذا فعلى المحاسب في نهاية السنة المالية أن يحدد المبلغ الذي استنفد من قيمة المصروفات المدفوعة مقدمة لكي تتم مقابلتها بإيرادات السنة المالية وما تبقى من المصروفات المدفوعة مقدما يرحل إلى السنة القادمة وتعرض من ضمن الأصول الشركة.وتستنفد المصروفات المدفوعة مقدما، أما مع مرور الزمن مثل الإيجار و التأمين أو من خلال استخدامها واستنفادها مثل المهمات والعدد المكتبية.ولا نفهم من هذا أن الإنقضاء أو الاستنفاد أنه يتم تسجيل قيود اليومية لهذه المصروفات يوميا لأنه غير ضروري وغير عملي. فالمعتاد وما جرت عليه العادة هو أن يؤجل الإعتراف بمثل هذه التكاليف والمصاريف حتى تاريخ إعداد القوائم المالية ويتم تحديد الجزء المستنفد منها ويجرى له قيد التسوية اللازم وما تبقى منها يرحل ويعرض من ضمن الأصول للشركة.والجدير بالذكر أن عدم إجراء قيد التسوية الخاص بالمصروفات المدفوعة مقدما يؤدي إلى ظهور أرصدة الأصول بأكبر مما يجب وظهور أرصدة المصروفات بأقل مما يجب مما يؤدي إلى زيادة الدخل للسنة المالية بأكبر مما يجب.وتسجل المصروفات المدفوعة مقدما بإحدى الطريقتين التاليتين:
1. طريقة تسجيل المصروفات المدفوعة مقدما كأصل:وفقا لهذه الطريقة يتم تسجيل المصروفات المدفوعة مقدما كأصل على اعتبار أنها قيمة خدمات تستفيد منها أكثر من فترة مالية وتعتبر هذه الطريقة الأكثر شيوعا واستخداما والمفضلة في ظل إتباع الشركة طريقة القيود العكسية وتكون خطوات التسجيل كما يلي:
• تاريخ سداد المصروف و يكون القيد كما يلي :
××× حـ/ المصروف المدفوع مقدما ( حسب نوع المصروف مثلا مصروف الإيجار المدفوع مقدما)
××× حـ/ البنك
في نهاية السنة المالية يحدد المبلغ المستنفد الذي يخص الفترة المالية ويسجل بالقيد التالي:
××× حـ/المصروف (بالمبلغ الذي يخص السنة المالية)
××× حـ/ المصروف المدفوع مقدما•
ويقفل حـ/ المصروف في ملخص الدخل للسنة المالية ويرحل رصيد المصروف المدفوع مقدما للسنة المالية القادمة ويعرض بالميزانية العمومية من ضمن أصول الشركة.
2. طريقة تسجيل المصروفات المدفوعة مقدما كمصروف:وفقا لهذه الطريقة تسجل المصروفات المدفوعة مقدما على أنها مصروفات تخص نفس السنة المالية وفي نهاية السنة المالية وعند بدء عملية إعداد القوائم المالية للشركة يحدد المبلغ المستنفد وما تبقى يفتح له حساب المصروفات المدفوعة مقدما ويرحل السنة القادمة.
1. تاريخ سداد المصروف و يكون القيد كما يلي :
××× حـ/ المصروف
××× حـ/ البنك
• في نهاية السنة المالية يحدد المبلغ المستنفد الذي يخص الفترة المالية ،ويتم تخفيض حساب المصروف بقيمة الجزء الغير مستنفد الذي يخص السنة المالية القادمة ويسجل بالقيد التالي:
××× حـ/ المصروف المدفوع مقدما(بالجزء غير المستنفد الذي يخص السنة المالية القادمة)
××× حـ/المصروف
• ويقفل حـ/ المصروف في ملخص الدخل للسنة المالية ويرحل رصيد المصروف المدفوع مقدما للسنة المالية القادمة ويعرض بالميزانية العمومية من ضمن أصول الشركة.
أمثلة على المصاريف المدفوعة مقدما:
المهمات المكتبية Supplies:هناك أنواع عديدة ومختلفة من المهمات المكتبية والعدد تستخدم لتسيير العمل اليومي في الشركات مثل القرطاسية والمذكرات وغيرها. فعندما تشتري شركة الهدى المهمات المكتبية مثلا بمبلغ وقدره 50000 جنيه وعلى افتراض أن الشركة تستخدم طريقة تسجيل المصروف كأصل فيكون القيد كالتالي: 50000 حـ/ المهمات المكتبية
50000 حـ/ البنك
وخلال العام تستخدم هذه القرطاسية وتستهلك خلال تسيير عمل الشركة. فيتم تأجيل الإعتراف بالمهمات المكتبية المستخدمة حتى بدء عملية الجر د الفعلي ولهذا تعد وتحصر قيمة المهمات المكتبية المتبقية ولو فرضنا قيمتها 15000 جنيه فالفارق بين قيمة المهمات المكتبية المسجلة كأصل وقيمة رصيد آخر المدة لها في نهاية السنة المالية يعتبر في حكم المصروف (50000-15000 = 35000 ) ويجرى قيد التسوية التالي:
35000 حـ/ مصروف المهمات المكتبية
35000 حـ/ المهمات المكتبية
وبعد إجراء قيد التسوية يرحل القيد إلى الحسابات ذات العلاقة. فيظهر رصيد حـ المهمات المكتبية بمبلغ وقدره 15000 جنيه وهو يتمثل قيمة المهمات المكتبية بالمخازن في تاريخ إعداد القوائم المالية. وإضافة إلى ذلك يظهر مصروف المهمات المكتبية بمبلغ وقدره 35000 جنيه وهو يمثل قيمة المهمات المستخدمة خلال السنة المالية. فإذا لم يتم عمل قيد التسوية، فسوف تظهر قيمة المصروفات أقل مما يجب بمبلغ وقدره 35000 جنيه و صافي الدخل سوف يكون أكبر مما يجب بمبلغ وقدره 35000 جنيه. علاوة على ذلك، فإن قيمة كلا من الأصول وحقوق الملكية للشركة ستكون أكبر مما يجب بمبلغ وقدره 35000 جنيه في الميزانية العمومية للشركة.ولتوضيح هذه الفكرة نفترض أنة بلغت إيرادات شركة الهدى لعام 2010م 250000 وبلغت المصروفات 145000 جنيه قبل تسوية مبلغ المهمات المذكور أعلاه(35000 جنيه) فتكون قائمة الدخل كما يلي:

المبلغ بعد التسويات الجردية
المبلغ بدون إجراء قيود التسوية
الفارق
الإيرادات
250000
250000
0
المصروفات
180000
145000
35000
صافي الدخل
70000
105000
+35000

ومن الجدول أعلاه يتبين لنا أن عدم إجراء قيود التسوية للمصروفات سيكون الدخل أكبر مما يجب بمبلغ وقدره 35000 جنيه أي بمبلغ 105000 جنيه على الرغم من أن المبلغ الصحيح لصافي الدخل لعام 2010م هو 70000 جنيه.
التأمين Insurance:تقوم معظم الشركات بالمحافظة على أصولها مثل المخزون والسيارات والشاحنات و المعدات والمباني وغيرها عن طريق التأمين عليها من السرقة والحريق والكوارث الطبيعية بأنواعها.ولهذا تقوم الشركات بدفع مبالغ مالية إلى شركات التأمين مقدما لغرض حماية أصولها،فتلك المبالغ هي تكاليف التأمين وتسمى أقساط التأمين (Insurance Premium). وكافة الشروط والسقوف المالية (التغطية) تحدد ضمن بوليصة التأمين (Insurance Policy)، وغالبا ما تكون فترة سنة هي الحد الأدنى لشروط التأمين، وقد تكون أكثر من سنة. ولهذا أقساط التأمين غالبا ما تسجل عند صرفها على أنها مصروفات مدفوعة مقدما وفي تاريخ إعداد القوائم المالية من الضروري تسجيل قيد التسوية لكي يعكس قيمة التأمين المستنفد خلال السنة المالية بجعل حـ/ مصروف التأمين مدينا وحساب التأمين المدفوع مقدما دائنا. فعلى سبيل المثال أفرض أن شركة الهدى دفعت بتاريخ 1/7/2010م مبلغ وقدره 24000 جنيه لمدة سنة لبوليصة التأمين ضد الحريق فيجرى قيد اليومية التالي:
24000 حـ/التأمين المدفوع مقدما
24000 حـ/ البنك
وفي نهاية السنة المالية على المحاسب أن يقوم بتحليل كل بوالص التأمين وتحديد المبلغ المستنفد من كل بوليصة تأمين على حده وذلك من خلال تقسيم مبلغ كل بوليصة تأمين على مدتها الزمنية وتحديد المبلغ الذي يخص السنة المالية وما يخص السنوات القادمة. وفي مثالنا السابق سنقوم بتحديد المبلغ المستنفد منها كما يلي (24000÷12 شهر= 2000 جنيه × 6 أشهر = 12000 جنيه) يجرى قيد التسوية التالي:
12000 حـ/مصروف التأمين
12000 حـ/ التأمين المدفوع مقدما
ومن قيد التسوية يتضح مايلي:• الجانب المدين من قيد التسوية يعترف بالجزء المستنفد من قسط التأمين،وهذا الجزء هو المصروف الذي يخص الفترة المالية.وهنا تكمن فكرة مبدأ المقابلة.لأن المصروفات تمت مقابلتها مع إيرادات الفترة المالية.• الجانب الدائن من قيد التسوية، يعتبر تخفيض لحساب التأمين المدفوع مقدما بمبلغ وقدره 12000 جنيه. و نتيجة لهذا التخفيض، فإن رصيد حساب التأمين المدفوع مقدما بعد قيد التسوية هو 12000 جنيه من مبلغ التأمين الأصلي 24000جنيه وهو يمثل الجزء غير المستنفد بعد.وبعد ذلك يتم ترحيل القيد إلى الحسابات ذات العلاقة.فيظهر رصيد التأمين المدفوع مقدما بمبلغ وقدره 12000 جنيه وهو يمثل المبلغ غير المستنفد للتأمين الذي يغطي فترة ستة أشهر قادمة من الفترة المالية القادمة وفي نفس الوقت قيمة مبلغ مصروف التأمين 12000 جنيه ويمثل قيمة التأمين المستنفد لفترة ستة أشهر من نفس السنة المالية. وإذا لم يتم إجراء قيد التسوية.ستكون مصروفات السنة المالية بأقل مما يجب بمبلغ وقدره 12000 جنيه وصافي الدخل سيكون بأكبر مما يجب بمبلغ وقدره 12000 جنيه علاوة على ذلك فإن قيمة كلا من الأصول وحقوق الملكية للشركة سيكون بأكبر مما يجب بمبلغ وقدره 12000جنيه في الميزانية العمومية للشركة.
2) الإيرادات المحصلة (المستلمة) مقدما (Unearned Revenues):وهي الإيرادات المستلمة أو المحصلة نقدا وسجلت كإلتزام قبل أن تكتسب مثل إيراد العقار المحصل مقدما و إيراد اشتراكات المجلات وإيداعات العملاء لخدمات مستقبلية. فهي إيرادات حصلتها الشركة قبل تاريخ اكتسابها .فالإيرادات المستلمة مقدما عكس تماما المصروفات المدفوعة مقدما لأن الإيرادات المستلمة مقدما في سجلات الشركة المستلمة ما هي إلا مصروفات مدفوعة مقدما في سجلات الشركة الدافعة.وأفضل مثال على هذه الحالة هو مالك العقار فإنه يستلم ويسجل المبلغ المستلم من قبل المستأجر لمدة عام مثلا على أنه أيراد عقار مستلم مقدما في حينه المستأجر يسجل المبلغ المدفوع على أنه مصروف الإيجار المدفوع مقدما.
وتسجل تسجيل الإيرادات المستلمة مقدما بإحدى الطريقتين التاليتين:
1. تسجيل الإيرادات المستلمة مقدما كإلتزام:وفقا لهذه الطريقة يتم تسجيل الإيرادات المستلمة مقدما كإلتزام على اعتبار أنها قيمة خدمات لم يتم تنفيذها أو تأديتها بعد وهي الأكثر شيوعا واستخداما وتكون خطوات التسجيل كما يلي:• تاريخ استلام الإيراد و يكون القيد كما يلي :
××× حـ/ البنك
××× حـ/ الإيراد المستلم مقدما( حسب نوع الإيراد مثلا إيراد الإيجار المستلم مقدما)•
في نهاية السنة المالية يحدد نصيب الفترة المالية ويسجل بالقيد التالي:
××× حـ/الإيراد المستلم مقدما (بالمبلغ الذي يخص السنة المالية)
××× حـ/ الإيراد
• ويقفل حـ/ الإيراد في ملخص الدخل للسنة المالية ويرحل رصيد الإيراد المستلم مقدما للسنة المالية القادمة من ضمن الإلتزامات المتداولة الشركة.
2. تسجيل الإيرادات المستلمة مقدما كإيراد:في ظل هذه الطريقة تسجل الإيرادات المستلمة مقدما على أنها إيرادات تخص السنة المالية وفق الخطوات التالية:. تاريخ استلام الإيراد و يكون القيد كما يلي :
××× حـ/ البنك
××× حـ/ الإيراد
• في نهاية السنة المالية يخفض حساب الإيراد بالمبلغ المحصل مقدما ويرحل السنة المالية القادمة ويسجل بالقيد التالي:
××× حـ/ الإيراد(بالجزء المحصل مقدما الذي يخص السنة المالية القادمة)
××× حـ/الإيراد المستلم مقدما
. ويقفل حـ/ الإيراد في ملخص الدخل للسنة المالية ويرحل رصيد الإيراد المستلم مقدما للسنة المالية القادمة من ضمن الإلتزامات المتداولة الشركة.وخلال الفترة المالية ليس منطقيا أو عمليا أن نكرر قيد التسوية كلما تحقق الإيراد للفترة المالية وإنما يؤجل الإعتراف بالإيراد حتى نهاية الفترة المالية عند إجراء التسويات الجردية ويسجل قيد التسوية بمبلغ الإيراد المتحقق للسنة في حال تسجيل الإيراد بطريقة الإلتزام أو بمبلغ الإيراد الغير متحقق في حال تسجيل بطريقة الإيراد.والجدير بالذكر أن عدم إجراء قيد التسوية الخاص بالإيرادات المستلمة مقدما يؤدي إلى ظهور قيمة الإلتزامات بأكبر مما يجب وظهور قيمة الإيرادات بأقل مما يجب مما يؤدي إلى تخفيض الدخل للسنة المالية بأقل مما يجب نتيجة لعدم الإعتراف بالإيراد المتحقق للسنة المالية.
مثال على الإيرادات المستلمة مقدما:افترض أن شركة الهدى استلمت في 1/10/2010م مبلغ وقدره 100000 جنيه من شركة الخالدي لدعاية إعلانية لمدة خمسة أشهر وعلى افتراض شركة الهدى تسجل الإيراد المستلم كإلتزام عليها ويسجل القيد التالي في 1/10/2010م:
100000 حـ/ البنك
100000 حـ/إيراد الإعلان المستلم مقدما
وفي نهاية السنة المالية على المحاسب أن يقوم بتحليل كافة اتفاقيات الإعلان وتحديد المبلغ المتحقق من كل إتفاقية على حده ،وذلك من خلال تقسيم مبلغ كل إعلان على مدة الزمنية الذي يغطيها الإعلان وتحديد المبلغ الذي يجب الإعتراف به كإيراد للسنة المالية وما يخص السنوات القادمة. وفي مثالنا السابق نقوم بتحديد المبلغ المكتسب عن طريق (100000÷5 أشهر = 20000 جنيه × 3 أشهر = 60000 جنيه) يجرى قيد التسوية التالي:
60000 حـ/ إيراد الإعلان المستلم مقدما
60000 حـ/ إيراد الإعلان
ومن قيد التسوية أعلاه يتضح ما يلي:
1.الجانب المدين من قيد التسوية يعتبر تخفيض للإلتزام على الشركة وأنها قد خفضت إلتزاماتها بمبلغ 60000جنيه .ونتيجة لهذا التخفيض فإن رصيد الإلتزام الحالي هو 40000جنيه (100000-60000).
2• الجانب الدائن من قيد التسوية، يعبر عن اكتساب الشركة من مبلغ الإيراد المستلم مقدما مبلغ وقدره 60000جنيه وهو المبلغ الذي يخص الفترة المالية ويجب مقابلته مع مصروفات الشركة لنفس الفترة.وبعد ذلك يتم ترحيل القيد إلى الحسابات ذات العلاقة.
فيظهر رصيد إيراد الإعلان المستلم مقدما بمبلغ وقدره 40000 جنيه بالميزانية العمومية وهو يمثل الإيراد غير المتحقق من الإعلان للفترة المستقبلية وفي نفس الوقت قيمة إيراد الإعلان هي 60000 جنيه الإيراد المكتسب من الإعلان للسنة المالية. وإذا لم يتم إجراء قيد التسوية.ستكون الإيرادات وصافي الدخل أقل مما يجب بمبلغ وقدره 60000 جنيه، علاوة على ذلك فإن قيمة الإلتزامات ستكون أكبر مما يجب بمبلغ وقدرة 60000 جنيه وحقوق الملكية للشركة سيكون أقل مما يجب بمبلغ وقدره 60000 جنيه في الميزانية العمومية للشركة.
ثانيا قيود التسوية للبنود المستحقة:المجموعة الثانية من قيود التسوية هي البنود المستحقة. وقيود التسوية للبنود المستحقة تتطلب تسجيل الإيرادات المكتسبة والمصروفات المتحملة في الفترة المالية والتي لم يتم الإعتراف بها سابقا. فإذا لم يتم إجراء قيود التسوية للمستحقات, فحساب الإيراد وحساب الأصل المتعلق به و /أو حساب المصروف وحساب الإلتزام المتعلق به يكونا أقل مما يجب. لذا إجراء قيود التسوية للبنود المستحقة سوف يزيد كلا من الميزانية العمومية وقائمة الدخل للشركة.
1) الإيرادات المستحقة (Accrued Revenues) : هي الإيرادات التي اكتسبت ولكن لم تستلم أو تحصل بعد نقدا أو ولم تسجل في الدفاتر مثل إيراد الفائدة المستحقة. والإيرادات المستحقة إما أن تجمع وتكتسب مع مرور الزمن مثل إيراد الفائدة وإيراد الإيجار لأن الفوائد والإيجار لا تتطلب عمليات يومية لأنها بنود غالبا لا تسجل إلا في تاريخ إعداد القوائم المالية. أو نتيجة لأداء خدمات ولكنها إما لم تقدم بها فواتير ولم تحصل نقدا مثل إيراد العمولة وإيراد الأتعاب. والشركة لا تسجيل العمولات أو الأتعاب يوميا لأنه جزء فقط من هذه الخدمات متوفر.وإجراء قيد التسوية يبين المبلغ المستحق المتحقق في تاريخ الميزانية العمومية وسجل كإيراد للشركة خلال الفترة المالية. وعدم تسجيل قيد التسوية تكون الإيرادات والأصول أقل مما يجب. ولهذا فقيد التسوية للإيراد المستحق ينتج عنه وزيادة في حساب الأصل (مدين) وزيادة في حساب الإيراد (دائن).ومثال على هذا افترض أن شركة الهدى في 1/10/2010م أودعت مبلغ 140000 جنيه وديعة لأجل لدى بنك اليمن الدولي بفائدة 10% سنويا وتحصل الفائدة سنويا.وعليه في نهاية السنة المالية يجرى قيد اليومية التالي:
3500 حـ/ إيراد الفائدة المستحقة
3500 حـ/ إيراد الفوائد
140000×10%×3أشهر ÷12 شهر =3500 جنيه
وبعد ذلك يتم ترحيل القيد إلى الحسابات ذات العلاقة.فيظهر رصيد إيراد الفائدة المستحقة بمبلغ وقدره 3500 جنيه في تاريخ الميزانية العمومية . وفي نفس الوقت فإن قيمة إيراد الفوائد هي 3500 جنيه ويمثل قيمة الإيراد المتحقق من الفوائد للسنة المالية. وإذا لم يتم إجراء قيد التسوية.ستكون الأصول وحقوق الملكية في الميزانية العمومية والإيرادات وصافي الدخل في قائمة الدخل أقل مما يجب بمبلغ وقدره 3500 جنيه.
المصروفات المستحقة (Accrued Expenses) : هي المصروفات التي تم الإستفادة من خدماتها ولكن لم تدفع نقدا أو تسجل في الدفاتر مثل مصروف الفائدة المستحقة ومصروف الرواتب والأجور المستحقة وغيرها. والمصروفات المستحقة تنشأ من نفس الأسباب التي تنشأ منها الإيرادات المستحقة. ولا تخفى أي أحد فالمصروفات المستحقة في سجلات شركة الهدى ما هي إلا إيرادات مستحقة لشركة أخرى. ففي مثالنا السابق بخصوص إيرادات الفوائد المستحقة بمبلغ 3500 جنيه لشركة الهدى ما هي إلا مصروف الفوائد المستحقة لدى بنك اليمن الدولي.فالتسويات الجردية للمصروفات المستحقة تسجل على إنها التزامات موجودة في تاريخ الميزانية العمومية و الإعتراف بالمصروفات المحملة على الفترة المالية. وعدم تسجيل قيد التسوية تكون الإلتزامات والمصروفات أقل مما يجب. ولهذا فقيد التسوية للمصروف المستحق ينتج عنه وزيادة في حساب المصروف(مدين) وزيادة في حساب الإلتزام (دائن).
أمثلة على المصروفات المستحقة:الفوائد المستحقة:
لنفرض أن شركة الهدى وقعت ورقة دفع بمبلغ وقدره 100000 جنيه في 1/9/2010م وبفائدة سنوية 12% وتستحق في نهاية فبراير 2011م فعند تحديد مبلغ الفائدة المستحقة للفترة المالية هناك ثلاثة عوامل يجب أخذها بعين الإعتبار، تستخدم لتحديد مبلغ الفائدة وهي:1. القيمة الإسمية للورقة.2. معدل الفائدة, وغالبا ما يعبر عنه بمعدل سنوي.3. المدة الزمنية لاستحقاق الورقة.ولهذا فالفائدة المستحقة على شركة الهدى لورقة الدفع لمدة أربعة أشهر كالتالي(100000×12%×4 أشهر ÷12 شهر= 4000جنيه). ولتوضيح المعادلة المستخدمة لاحتساب الفائدة المستحقة كما يلي:
الفائدة = القيمة الإسمية للورقة × معدل الفائدة السنوي × المدة الزمنية