1- المجموعة الدفترية :
لاشك أن أكثر عناصر هياكل النظم المحاسبية تأثراً بالتشغيل الإلكتروني للبيانات هو المجموعة الدفترية ، أي مجموعة الدفاتر و السجلات المخصصة للأغراض تسجيل البيانات ، وفقاً لاحتياجات كل نظام محاسبي علي حده .
علي سبيل المثال ، تشتمل المجموعة الدفترية في ظل نظام المحاسبة المالية ، علي السجلات المحاسبية و التحليلية التالية :
• دفتر اليومية العامة .
• دفاتر اليوميات المساعدة ، مثل دفتر يومية الخزينة ، و دفتر يومية المشتريات الاجلة ، و دفتر يومية المصروفات النثرية ……… الخ .
• دفاتر الأستاذ المساعد ، مثل دفتر أستاذ مراقبة العملاء ، ودفتر أستاذ مراقبة الموردين ، و دفتر أستاذ مراقبة مخازن المواد .
• دفتر الأستاذ العام و موازينه الرقابية .
• الدفاتر التحليلية ، مثل دفتر تحليل المصروفات ، و دفتر تحليل ضريبة المبيعات المحصلة .
• السجلات الرقابية ، مثل سجل الأصول الثابتة و سجل العهد ، وسجل التأمينات لدي الغير ، وسجل خطابات الضمان السارية .
هذا ، وقد يضاف إلي ما تقدم في المنشآت الصناعية أستاذ مراقبة التكاليف ، لربط المجموعة الدفترية للمحاسبة المالية مع المجموعة الدفترية لمحاسبة التكاليف ، ة تسوية الفروق بينهما .
و النقطة ذات الأهمية هي ان هذه المجموعة الدفترية في ظل نظم المعالجة اليدوية تتخذ وسيطاً مادياً ملموساً ، يتمثل في مجلدات أو دفاتر تحليلية أو بطاقات سائبا ، و تتميز بأنها يمكن الرجوع إليها في أي وقت و قراءة ما بها بشكل مباشر .
أما في حالة نظم التشغيل الإلكتروني للبيانات المحاسبية ، فان هذه المجموعة الدفترية تتحول إلى مجرد ملفات إلكترونية ” Electronic Files ” مخزونة علي أحد وسائط التخزين الإلكتروني ( سوء كانت شرائط ممغنطة أو أقراص تخزين مرنه أو ثابتة ) . وهذه الملفات لا يمكن الوصول إليها في التعامل معها أو قراءة ما يوجد بها من قيود وبيانات إلا من خلال – وفقط من خلال – البرامج التطبيقية المختصة التي تم في ظلها إنشاء مثل هذه الملفات من الأصل .
هذا التغيير السافر في طبيعة المجموعة الدفترية في ظل التشغيل الإلكتروني للبيانات المحاسبية سوف يكون له تأثيره الكبير بوجه خاص علي طبيعة و إجراءات كل من نظم الرقبة الداخلية و المراجعة الخارجية ، أذ انه يعني ببسطة أمرين :
• صعوبة اكتشاف أي تعديل غير مشروع اجري علي محتويات الملف .
• صعوبة تحديد المسئولية عن هذا التعديل في حالة اكتشافه .
المجموعة المستندية :
المستندات ” Source Documents ” هي سند القيد في المحاسبة وبرهان قانونيته و صحته . ثم أنها ضرورة محاسبية لتحقيق مبدأ من أهم المبادئ المقبولة قبولا عاما في المحاسبة المالية ، هو مبدأ الموضوعية وقابلية البيانات للتحقيق و المراجعة .
في المحاسبة المالية ، تتعلق معظم المستندات بإثبات نشأة الإنفاق أو الالتزام بأنفاق . ويتكون الجانب الأعظم منها من مستندات تنشأ خارج الوحدة المحاسبية . ولا تستخدم المستندات الداخلية إلا في الأحوال التي يتعذر فيها الحصول علي مستند خارجي مؤيد للعملية.
أما في المحاسبة الإدارية ، فأن الكثير من المستندات و النماذج و الكشوف التحليلية يتم أعدادها داخليا في الأغلب الأعم . علي سبيا المثال :
في نظام محاسبية التكاليف الفعلية ، تتواجد المستندات و الكشوف الداخلية التالية بالنسبة لعنصر واحد فقط من عناصر التكاليف و هو عنصر المواد :
• أذن استلام مواد .
• أذن صرف مواد .
• أذن ارتجاع مواد .
• أذن تحويل مواد .
• كشف حصر المواد المباشرة .
• كشوف تحويل المواد غير المباشرة .
• بطاقة الصنف أو العين .
• صفحة الصنف بدفتر أستاذ مراقبة المخازن .
• محاضرة الجرد الفعلي المستمر .
مثل هذه النماذج و المستندات تعمل علي حصر عناصر التكاليف و تيسير عملية تتبع مسارها داخل الواحدة ، كما تعمل في الوقت ذاته كأداة فعالة لتحقيق أغراض الضبط الداخلي والرقابة علي تلك العناصر .
