معلومات عن متطلبات نظام تكاليف الأنشطة على قاعدة البيانات

إن الهدف من نظام تكاليف الأنشطة هو تمكين الإدارة العليا من تقويم ربحية المنتجات والعملاء ووحدات المنظمة المختلفة، وذلك بتخصيص التكاليف على أساس توزيع موارد المنظمة بشكل شامل، أي أنه يعمل على قياس تكاليف الأنشطة والعمليات و مدى استغلال الطاقة المخططة. لذلك يقدم نظام تكاليف الأنشطة معلومات تسمح بتكوين نظرة استراتيجية حول المنظمة وتساعد الإدارة العليا في فهم اقتصاديات المنظمة المستقبلية المحتملة عند تصنيع المنتجات أو خدمة العملاء.
تقوم نظم تكاليف الأنشطة بربط تكاليف الموارد ضمن المنظمة بالأنشطة الإنتاجية والإدارية والمعلوماتية والفنية المختلفة اللازمة لإتمام عمليات الإنتاج والبيع مثل أنشطة تصميم المنتجات وتخطيط الإنتاج ورقابة النوعية.. الخ.
النشاط هو مجموعة من العمليات التي تقوم بإنجاز عمل محدد مثل شراء مواد، صيانة الآلات، تصميم المنتج، الإشراف على العملية الإنتاجية، …الخ. وتقوم هذه النظم بعملية ربط التكاليف الصناعية المساندة (التكاليف غير المباشرة) التي تنشأ ضمن المنظمة بالأنشطة، وذلك بافتراض أن الأنشطة هي التي تسبب نشوء تكاليف الصنع المساندة . وبما أن الأنشطة هي التي تسبب نشوء التكاليف، فإن ربط الموارد بالأنشطة المستهلكة لهذه الموارد يقدم آلية أفضل لفهم طبيعة نشوء التكاليف والرقابة عليها. إن تحليل أعمال المنظمة على شكل مجموعة من الأنشطة ودراسة العلاقات فيما بين هذه الأنشطة يساعد في تحديد الأهمية النسبية لهذه الأنشطة لإتمام عمليات الإنتاج والبيع، كما يساعد في تحديد الطاقة المتاحة والمطلوبة من كل نشاط من الأنشطة، مما يساعد في تحديد الموارد التي يجب تخصيصها على هذه الأنشطة من أجل تحقيق أهداف المنظمة.

يرى (Miller and Vollman ,1985, pp. 142-150 ) أن المرحلة الحاسمة في إدارة ورقابة تكاليف الصنع المساندة تتمثل في تطوير نموذج يمكن من خلاله التعرف على القوى المحركة لهذه التكاليف ، فهما يفترضان أن الذي يحرك هذه التكاليف ويسبب حدوثها ليس حجم الإنتاج وإنما العمليات والأنشطة المساندة مثل عمليات الإمداد وعمليات الجودة وعمليات الحصول على المعلومات. لذلك يصنفان الأنشطة بحسب الهدف من النشاط. يطلق على هذه العوامل المحركة “محركات تكاليف النشاط”، لأن حجم المحرك في كل نشاط هو الذي يحدد تكاليف النشاط، حيث يرتبط المستهلك من مورد معين مرن مع مستوى تشغيل النشاط، فمثلا يتعلق حجم الكمية المستخدمة من الوقود والزيوت بعدد ساعات عمل الآلة، كما تتعلق مصاريف إعداد وتهيئة الآلات بعدد مرات الإعداد والمدة الزمنية لكل عملية إعداد، كما تتعلق تكاليف التصميم الفني للمنتج بعدد التصميمات المنفذة والزمن الذي يحتاجه إعداد كل تصميم، كما تتعلق تكاليف قسم النقل بالكميات التي تم نقلها. يطلق على هذه المقاييس محركات تكلفة النشاط ( Activity Cost Drivers )، لأن تكاليف الأنشطة تتحرك تزايداً أو تناقصاً مع التغيير في هذه المقاييس (مسببات نشوء التكاليف ).
محرك تكلفة النشاط ( Activity Cost Driver ): هو وحدة قياس لتحديد المستوى أو الكميات التي ينجزها النشاط. أي أنه الكمية المنجزة من تنفيذ نشاط معين، وبالتالي فإن محرك تكلفة النشاط هو تعبير عن أسباب نشوء التكلفة في نشاط معين.
أما معدل محرك تكلفة النشاط ( Activity Cost Driver Rate ): فهو عبارة عن نسبة تكاليف الموارد من أجل تأمين أو تنفيذ نشاط معين إلى مستوى الطاقة الذي يمكن جعله متاحا بواسطة هذه الموارد.
إن ربط التكاليف المساندة للإنتاج ( التكاليف غير المباشرة) بالأنشطة التي تسببت في نشوء هذه التكاليف وفق هذا المفهوم يقدم إمكانية أفضل لإلغاء مفهوم التكاليف غير المباشرة، فما يمكن أن يكون غير مباشر بالنسبة لوحدة المنتج يمكن أن يكون تكاليف مباشرة لأنشطة متعلقة بأمر الإنتاج، وما يعد تكاليف غير مباشرة لأمر الإنتاج يمكن أن يعد تكاليف مباشرة لأنشطة عملية الإنتاج بشكل عام، وأخيرا فإن ما يعد تكاليف غير مباشرة لعملية الإنتاج يكون تكاليف مباشرة للأنشطة التي تخدم المنظمة بشكل عام.
يتطلب تنفيذ الأنشطة كماً من الموارد مثل المواد والتجهيزات واليد العاملة. إن الحصول على هذه الموارد واستخدامها يؤدي إلى نشوء التكاليف التي تقوم المحاسبة بقياسها. من هنا تنشأ علاقة ارتباط قوية بين وجود النشاط ومستوى النشاط والتكاليف . تساعد علاقة الارتباط هذه على فهم أفضل لأسباب نشوء التكاليف وإمكانية تخفيضها مما ينعكس على تكلفة المنتجات. إن نظام تكاليف الأنشطة يقوم على تتبع أثر التكاليف من الموارد ( عمال ، مواد ، الآلات وبقية التجهيزات) إلى الأنشطة والعمليات ضمن المنظمة وصولا إلى تكلفة المنتج معين أو خدمة أو عميل. إنها تحتوي على التكاليف الاستراتيجية للمنتجات والعملاء. يمكن تقدير وتخطيط التكاليف الاستراتيجية للمنتجات أو الخدمات أو العملاء أو الوحدات التنظيمية، مما يمكن الإدارة العليا من فهم وتقويم المستويات المختلفة من المنظمة وهرمها التنظيمي.
إن التكاليف ترتبط بالطاقة التي يتوقع أن تحتاج إليها المنظمة، لأن المنظمة تقوم بتخصيص الموارد بناءً على الطاقة التي تتوقع أن تحتاج إليها، وبالتالي فإذا كانت الطاقة المتاحة أكبر من الطاقة المستهلكة فإن ذلك يقود إلى ارتفاع التكلفة. أما إذا زاد الطلب على الطاقة عن المتاح منها فان المنظمة بحاجة إلى تخصيص موارد إضافية لتزيد حجم الطاقة المتاحة ، مما يزيد من حجم التكاليف. لذلك يكون الوضع الأمثل عندما يتساوى الطلب على الطاقة مع المتاح من هذه الطاقة، وهذا ما يطلق عليه التكلفة العادية للوحدة وهي تساوي إلى التكاليف المنتظمة للطاقة المتاحة مقسومةً على عدد وحدات الطاقة المتاحة عند هذا الحد من التكاليف. وبالتالي فان التكلفة العادية لوحدة النشاط هي مقياس متوسط تكلفة الوحدة عندما يكون النشاط متغيراً بشكل كامل. لذلك تعد التكلفة العادية الأساس في تحديد السعر على الأمد الطويل ( Banker . and. Hughes ,1994 , pp. 479-494 ) . وبالتالي فإن تكلفة النشاط يجب أن تعرف على أنها التكاليف المنتظمة اللازمة لتأمين موارد النشاط اللازمة للوصول إلى مستوى الطاقة الإنتاجية المخططة .
تمثل عدد وحدات محرك تكلفة النشاط الطاقة المتاحة من النشاط عند هذا الحد من الموارد المخصصة له. وبما أن المنظمات تقوم بتخصيص الموارد للأنشطة المختلفة قبل معرفة الطلب الفعلي على هذه الموارد ، فإن تكلفة تقديم هذه الموارد سوف تتحملها الأنشطة سواء تم استخدام هذه الموارد بشكل كامل أم لا . إن تكاليف هذه الموارد مثل العمل المباشر والطاقة الإنتاجية للآلات والإيجار والتأمين سوف تأخذ شكل التكاليف الثابتة طالما لم يتجاوز حجم الطاقة المستخدمة حدود الطاقة المتاحة. بينما يرتبط عرض بعض الموارد المرنة مباشرة بمستوى الإنتاج مثل المواد الأولية والطاقة الكهربائية فهي تقابل بدقة الطلب على هذه الموارد لذلك تعد تكاليف متغيرة. ويمكن تفسير سلوك العديد من عناصر التكلفة في الأمد القصير الأجل وفق مدخل مرونة الموارد. فالأنشطة التي تكون تكاليف الموارد المخصصة لها مرنة في المدى القصير أو المتوسط تصنف بأنها تكاليف متغيرة، أما تكاليف الموارد التي لا يمكن تعديلها إلا في الأمد الطويل الأجل فإنها تصنف ضمن التكاليف الثابتة.
إن البيانات حول الوقت الضائع وتكلفته لكل نشاط من الأنشطة لا تظهر في قائمة الدخل التقليدية، بالرغم من أهميتها للإدارة في تتبع ورقابة هذه التكاليف من أجل استخدامها في قرارات تحديد عدد العاملين في كل نشاط وطلبات العملاء التي يمكن قبولها(Banker,1995 ,pp.120 ). يترتب على ذلك أنه يجب ، لأغراض اتخاذ القرارات ، إعداد قوائم التكاليف على أساس التكلفة العادية بغض النظر عن أثر نسبة استغلال الطاقة على معدل محرك تكلفة النشاط. أما الإنفاق الإجمالي فيتم عرضه ضمن القوائم المالية التقليدية. إذ أنه من غير المعقول رفع تكلفة الوحدة الواحدة في فترات الكساد وتخفيض تكلفة الوحدة الواحدة في فترات الرواج .
يقوم نظام تكاليف الأنشطة بتجميع التكاليف المتعلقة بالأنشطة التي يمكن أن تشمل العديد من مراكز المسؤولية والتكلفة. فمثلا يتطلب حساب تكلفة طلبية عميل جديد من تركيب خط هاتف تحديد تكلفة تنفيذ هذه الطلبية في العديد من الأقسام ، قسم خدمة العملاء ، قسم التخطيط، القسم الفني ، قسم إعداد الفواتير، وقسم المحاسبة.
إن ما يميز نظام تكاليف الأنشطة، ليس فقط شمولية النظرة إلى حوامل التكلفة، وإنما اعتماده في حساب تكلفة حوامل التكلفة على المعدلات المعيارية التقديرية، وليس على التكاليف الفعلية، عند تتبعه لتكلفة تنفيذ الأنشطة والعمليات، وهذه المعدلات تحسب كما هو واضح على أساس الطاقة المتاحة القصوى المخططة وليس على أساس الطاقة المستغلة فعليا في وقت تنفيذ النشاط، لأن تذبذب كميات النشاط سوف تنعكس على تكاليف المنتجات والعملاء، مما يشوه مقياس الكفاءة الداخلية للنشاط، لذلك لا يوجد مبرر إلى عمليات تحديث مباشرة وفورية في نظام تكاليف الأنشطة وذلك لأن هذه المعدلات تبقى ثابتة على الأمد القصير.
أما من حيث دقة البيانات التي تشكل مدخلات نظام تكاليف الأنشطة فإنه ليس من الضروري أن تكون هذه البيانات دقيقة بنسبة 100%. فالمدير يمكنه صناعة قرارات جيدة بالاعتماد على فرضية زائد ناقص 10%.