معلومات عن مـحاسبـة التـكاليـف وتـوفـير البيانـات والمعلومـات اللازمـة لاتـخـاذ القـرارات

توفير البيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات :
يمثل اتخاذ القرارات عصب الوظيفة الإدارية في أي منشأة، ذلك لأن إدارة المنشأة تهدف إلى تحقيق الاستخدام والاستغلال الأمثل للموارد المتاحة لها، ولهذا دائماً فهي تسعى إلى اتخاذ القرارات في مجالات النشاط المختلفة (إنتاج وتسويق وشراء …الخ) بالأسلوب الذي يحقق الهدف العام للمنشأة مع العمل على إزالة التعارض وتحقيق التوازن بين أهداف مجالات النشاط المختلفة بصورة تحقق في النهاية الهدف العام للمنشأة.
هذا ولما كانت المنشأة وفقاً لمدخل النظم تعتبر نظاماً من النظم الفرعية داخل نظام أكبر هو المجتمع الذي تعمل من خلاله. فإن المنشأة أيضاً كنظام تتضمن نظماً فرعية (مثل نظام الإنتاج، نظام التسويق، نظام التكاليف …الخ) لكل نظام منها أهدافه وإجراءاته وقواعده وأجزائه، وتعمل هذه النظم الفرعية وفق إجراءات وقواعد محددة عملاً على تحقيق الهدف (أو الأهداف) العام للمنشأة. وهذا يلقي على إدارة المنشأة عند معالجتها لأي مشكلة عبئاً ثقيلاً، يتمثل في ضرورة دراسة اثر هذه المشكلة على النظم الفرعية المختلفة داخل المنشأة، وأثرها أيضاً على المنشأة ككل، ولاشك أن مثل هذا الموقف يزيد من صعوبة وتعقد عملية اتخاذ القرارات الإدارية ويتطلب من نظام المعلومات بالمنشأة بصفة عامة ومن نظام محاسبة التكاليف كنظام فرعي للمعلومات بصفة خاصة توفير البيانات والمعلومات التي ترشد القرار الإداري بصورة لا تؤدى إلى تعارض مصالح النظم الفرعية داخل المنشأة.
هذا وتمر عملية اتخاذ القرارات مهما كان نوع هذه القرارات بعدة خطوات أومراحل هي:
ــ تحديد المشكلة المراد حلها (والمطلوب اتخاذ قرار بشأنها).
ــ تحديد البدائل الممكنة لحل المشكلة.
ــ تحديد أسس الاختيار والمفاضلة بين البدائل المختلفة (أسس التقويم).
ــ تقويم البدائل المتاحة لحل المشكلة.
ــ المفاضلة بين البدائل واختيار البديل الأمثل.
وتحتاج الإدارة في كل مرحلة أو خطوة من هذه الخطوات إلى البيانات والمعلومات المناسبة لكل خطوة، سواء كانت معلومات مالية أو غير مالية، كمية أو وصفية. وغير خاف أن نوعية وكمية المعلومات وتوقيت الحصول عليها تختلف باختلاف طبيعة القرار، وهل القرار يرتبط بالنشاط الجاري أم يرتبط بالنشاط الاستثماري، وهل يرتبط القرار بمجال الإنتاج أو التسويق، هل القرار يعتبر ضمن مجموعة القرارات الروتينية (أو المبرمجة) أم ينتمي إلى مجموعة القرارات غيـر الروتينية (غير المبرمجة).
فالقرارات تعتبر مبرمجة إذا كانت روتينية متكررة ويمكن إخضاعها لإجراءات محددة ونظامية، بحيث لا يعتبر كل قرار بمثابة حالة فريدة تعالج بصفة مستقلة. أما القرارات غير المبرمجة فإنها تتصف عادة بأنها جديدة أي يصعب إخضاعها لإجراءات نظامية محددة، كما تتصف أيضاً بأنها أساسية يترتب عليها نتائج جوهرية ، وتستخدم استثمارات كبيرة وذات درجة مرتفعة نسبياً من الأهمية على أساس أن ارتكاب أي خطأ في اتخاذها قد يؤثر على مستقبل المنشأة. ومن أمثلتها قرار توطين المصنع، وقرار إضافة خطوط جديدة للإنتاج، وقرار تصنيع أو شراء بعض أجزاء المنتج.
هذا ويقوم النظام المحاسبي بصفة عامة ونظام محاسبة التكاليف بصفة خاصة بدور أساسي وهام في مساعدة الإدارة في اتخاذ القرارات بأنواعها المختلفة وفي مراحلها المختلفة، ويبرز دور نظام محاسبة التكاليف بصفة خاصة في مرحلة تقويم البدائل المختلفة تمهيداً للمفاضلة بينها واختيار أنسبها لظروف المنشأة، حيث يمد نظام التكاليف الإدارة بالبيانات والمعلومات الكمية المرتبطة بتكاليف كل بديل وأثر كل بديل على تكاليف وإيرادات الأنشطة المختلفة بالمنشأة.
وإذا كانت القرارات تتعلق بالمستقبل، إلا أن عملية اتخاذ القرار تمتد في الماضي والحاضر والمستقبل، ذلك لأن المشاكل التي تحتاج الإدارة إلى اتخاذ قرار بشأنها غالباً ما تظهر في الماضي أو في الحاضر، وتنشأ البدائل في الحاضر الذي يتم فيه التحليل والتنبؤ، وهذا يستلزم من نظام محاسبة التكاليف إمداد الإدارة بالبيانات والمعلومات المرتبطة بالمشكلة محل الدراسة والبدائل محل المفاضلة سواء تعلقت هذه البيانات بالماضي أو ما يحدث في الفترة الحالية، وهذا يؤكد ما سبق ذكره من ضرورة رقابة الأداء أولاً بأول دون الانتظار حتى نهاية الفترة.